企業(yè)電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔方案探索

冷元企 叢 浩

（1.中國移動通信集團有限公司，北京 100033；2.中國移動通信集團江蘇有限公司，江蘇 南京 210029）

1 背景

2015年，國家檔案局、財政部修訂頒布《會計檔案管理辦法》，對于電子會計檔案的合法地位，電子會計檔案單軌制歸檔給出了制度依據(jù)。此后，國家相關部委積極推廣電子憑證的使用。2018年，海關總署推出電子《海關專用繳款書》。2020年，交通運輸部明確通行費電子票據(jù)作為電子會計憑證具有與紙質(zhì)會計憑證同等法律效力，在滿足相關條件基礎上，單位可以僅使用通行費電子票據(jù)進行報銷入賬歸檔，不再打印紙質(zhì)件。2021年初，國家稅務總局在全國推行增值稅專票電子化。全面施行電子發(fā)票電子化管理對企業(yè)意義重大，做好電子發(fā)票的“收、管、存、用”是企業(yè)財務和檔案工作現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級并助力企業(yè)各項經(jīng)營管理工作的使命擔當。

2 企業(yè)現(xiàn)狀

電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作以來，國家檔案局有關負責同志總結了企業(yè)層面幾個現(xiàn)狀：一是上熱下冷，國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局等有關部門積極推動，但企業(yè)層面并未有很多的企業(yè)參與試點。二是分布不均衡，有意愿的均為信息化程度高的企業(yè)。三是各企業(yè)電子發(fā)票報銷、入賬操作不統(tǒng)一。有的單位要求將電子發(fā)票打印，有的單位要求將電子發(fā)票和驗證信息都打印。

3 企業(yè)電子發(fā)票電子化歸檔的必要性

3.1 服務企業(yè)發(fā)展，服務大局的擔當

2020年3月，財政部、國家檔案局共同發(fā)布《關于規(guī)范電子會計憑證報銷、入賬、歸檔的通知》，對于如何使用、接收、保管電子發(fā)票做出規(guī)定。電子發(fā)票在前端實現(xiàn)了電子化報銷、入賬，而電子發(fā)票電子化歸檔既是業(yè)務閉環(huán)需要，也是檔案管理部門服務企業(yè)發(fā)展，服務大局的責任。

3.2 提高檔案信息化的必要手段

信息化時代，發(fā)票管理對象的載體由紙質(zhì)變?yōu)殡娮?，發(fā)票的獲得和傳輸變得更加方便，與此同時，會計工作由線下逐步遷移到線上，會計信息流動更快捷。檔案管理部門實現(xiàn)電子發(fā)票電子化歸檔，能夠促使會計檔案電子化管理轉(zhuǎn)型升級，以點帶面推動其他各類電子文件的單軌制歸檔，加速企業(yè)檔案信息化工作，從而更好地融入企業(yè)整體信息化進程。

3.3 降本增效的有力舉措

電子發(fā)票電子化歸檔，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票立卷管理模式、方法和存儲形式，省去傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票管理所付出的紙張費、打印耗材費、物流配送費、整理人工費、實體庫房保管費等，也讓后期檔案調(diào)閱利用從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?，從一維的轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗑S，實現(xiàn)“信息多跑路，員工不跑路”的服務方式。

4 企業(yè)電子發(fā)票電子化報銷和入賬分析

4.1 電子發(fā)票電子化報銷主要環(huán)節(jié)為電子發(fā)票獲取、歸集

1）電子發(fā)票獲取主要有三種方式：一是通過商家系統(tǒng)開票并推送至個人郵箱；二是通過商家系統(tǒng)開票并存入微信卡包；三是通過短信、微信鏈接等下載。

2）電子發(fā)票歸集：此環(huán)節(jié)主要是電子發(fā)票的上傳、采集、查驗、防重。企業(yè)可通過手機端、PC端上傳電子發(fā)票，采集發(fā)票信息可通過手工錄入、二維碼解析、OCR智能識別，使發(fā)票數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結構化數(shù)據(jù)。通過調(diào)用稅務接口或稅務部門專用軟件方式，及時完成發(fā)票合法合規(guī)性校驗，同時對電子發(fā)票進行是否重復報銷的校驗，對發(fā)票抬頭、稅號、專票抵扣期限等信息進行異常預警提示，能夠自動識別、提取發(fā)票金額和稅額，排除偽、重發(fā)票。

4.2 電子發(fā)票入賬環(huán)節(jié)

入賬環(huán)節(jié)，實現(xiàn)報銷單據(jù)與核算系統(tǒng)賬務的對接，經(jīng)審批后無問題報賬單進入核算系統(tǒng)進行會計核算入賬，生成賬務憑證信息，并建立憑證號與電子發(fā)票版式文件的對應關系，為歸檔建立數(shù)據(jù)連接。

5 企業(yè)電子發(fā)票電子化歸檔來源、程序、要素分析

新修訂《檔案法》第三十七條規(guī)定，“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，實現(xiàn)電子發(fā)票電子化歸檔必然要符合檔案法的規(guī)定。

5.1 電子發(fā)票電子化歸檔來源要可靠

電子發(fā)票應用的是類似于關系數(shù)據(jù)的文件結構，這類文件只需要定義其關鍵元數(shù)據(jù)，定義好文件的格式，所有發(fā)票元數(shù)據(jù)信息都以數(shù)據(jù)庫形式存儲和管理，用戶購買商品的發(fā)票數(shù)據(jù)自動寫入數(shù)據(jù)庫中，成為關系數(shù)據(jù)庫表文件中的一條數(shù)據(jù)記錄，當用戶需要下載并打印發(fā)票時，數(shù)據(jù)庫表中的這條數(shù)據(jù)記錄可以轉(zhuǎn)換為PDF或者JPG發(fā)票文檔[1]。企業(yè)接收的電子發(fā)票主要是在經(jīng)營管理活動中外單位開具的電子發(fā)票（JPG、PDF或OFD格式），電子發(fā)票僅是會計檔案中會計憑證的一部分，處理電子發(fā)票是財務管理活動的一個環(huán)節(jié)。接收的電子發(fā)票在企業(yè)財務系統(tǒng)進行驗證，財務系統(tǒng)實現(xiàn)了與國家稅務總局系統(tǒng)連接，通過電子發(fā)票上的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、校驗碼等信息，可驗證電子發(fā)票的真實性、唯一性，從而確保了電子發(fā)票來源可靠。

5.2 電子發(fā)票電子化歸檔程序要規(guī)范

電子發(fā)票電子化歸檔程序規(guī)范主要通過兩方面控制。一是通過制度規(guī)范約束，企業(yè)應遵循國家檔案局《關于規(guī)范電子會計憑證報銷、入賬、歸檔的通知》要求，嚴格按照《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》制定《報賬指南》和《操作手冊》，由財務審核人員對報賬的關鍵環(huán)節(jié)進行把關，一旦發(fā)現(xiàn)紕漏，退回重新審批處理。二是技術控制，通過系統(tǒng)化對象控制為過程控制，對管理過程進行規(guī)范。企業(yè)通過詳細記錄電子發(fā)票報銷、入賬、歸檔的背景元數(shù)據(jù)和過程元數(shù)據(jù)，來遵守規(guī)范的程序要求，并實施“四性檢測”，在歸檔時驗證整個過程的規(guī)范性。財務系統(tǒng)預設置歸檔類型，默認自動收集業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的內(nèi)容文件數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)信息（支持人工上傳），同時對歸檔電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性等進行檢測，并對檢測通過的歸檔電子文件材料壓縮打包進行封裝，還支持登記表部分信息的自動捕獲與計算，確保歸檔電子發(fā)票合規(guī)流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)中，為后續(xù)電子發(fā)票的管理、保存和利用，夯實基礎。

5.3 電子發(fā)票電子化歸檔要素要合規(guī)

電子檔案構成要素合乎規(guī)范要求。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等齊全完整，《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》指出網(wǎng)頁信息收集對象主要是文本、靜態(tài)圖片等可視靜態(tài)內(nèi)容，而“頁面中的動畫、音視頻、腳本、URL等內(nèi)容，在保證真實性、可用性和安全性的情況下也可以進行收集。企業(yè)應參照國家相關規(guī)范，明確與電子發(fā)票相關聯(lián)的電子記賬憑證、報銷單、報銷依據(jù)、電子納稅申報表等都應該歸檔。不同的電子文件來自不同的業(yè)務系統(tǒng)，所有的電子文件，都在檔案系統(tǒng)集合，完成組件，實現(xiàn)關聯(lián)，確保電子發(fā)票歸檔的要素合規(guī)。

6 電子發(fā)票電子化歸檔技術路線

國家檔案局《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》指出，電子文件歸檔和電子檔案管理工作主要有兩種實現(xiàn)的技術路線，第一種通過獨立的電子檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)，即將業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件導入電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔（以下簡稱對接式歸檔），第二種方式是在業(yè)務系統(tǒng)中設計執(zhí)行電子文件歸檔和電子檔案管理功能實現(xiàn)，電子文件可不脫離原業(yè)務系統(tǒng)（以下簡稱嵌入式歸檔）。按照兩種技術路線進行了分析，對存在的利弊比較如表1。

表1

企業(yè)（尤其是下屬單位較多的集團型）應站在全局角度，從成本、周期、難易度、普及速度等方面綜合考慮，選擇合適的技術路線。對于財務系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)均實現(xiàn)集中統(tǒng)一的企業(yè)可直接采用對接式歸檔；對于財務系統(tǒng)統(tǒng)一、但檔案系統(tǒng)不統(tǒng)一的企業(yè)可分兩步走，第一步先在集中統(tǒng)一的財務系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)嵌入式歸檔，第二步待實現(xiàn)了檔案系統(tǒng)的集中統(tǒng)一建設后，再與財務系統(tǒng)對接；對于財務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)均不統(tǒng)一的企業(yè)，可由企業(yè)內(nèi)各單位自行決定采用合適技術路線。

7 成效預估

7.1 社會效益

電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔將節(jié)約大量紙張，減少紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理、保管成本，減少社會資源消耗，推動節(jié)能減排，為國家實現(xiàn)碳達峰、碳中和貢獻檔案力量。

7.2 經(jīng)濟效益

據(jù)不完全估算，每一筆電子發(fā)票電子化歸檔將節(jié)約紙張、打印耗材、人工、保管等成本約0.3元[2]，企業(yè)可測算全年本單位的報銷數(shù)量，以企業(yè)年報銷1000萬筆計算，可每年節(jié)省300萬元，經(jīng)濟效益非常可觀。

7.3 管理效益

電子發(fā)票電子化報銷、入賬，單據(jù)審核流轉(zhuǎn)時間縮短，財務人員根據(jù)上傳的電子發(fā)票及相關信息進行審核，提高了工作效率，提高了報賬效率。電子發(fā)票電子化歸檔，能推動與電子發(fā)票有關其他會計憑證電子化歸檔，將分散在財務系統(tǒng)中涉及資金、報表、稅務等模塊的數(shù)據(jù)按照會計記賬原理和會計檔案存儲邏輯，集成存儲在檔案系統(tǒng)中，為會計檔案信息共享利用提供了便利。之前，查清一筆賬，需要在不同的業(yè)務系統(tǒng)之間切換，現(xiàn)在只需要在檔案管理系統(tǒng)就可一步到位。

8 結語

電子發(fā)票電子化歸檔是電子發(fā)票能否長期作為證據(jù)使用的關鍵環(huán)節(jié)，電子發(fā)票作為電子文件，沒有電子化歸檔固化信息，有可能造成日后信息丟失，無法識讀。實現(xiàn)電子發(fā)票電子化歸檔是電子發(fā)票全流程管理至關重要的一環(huán)，如果歸檔沒有解決，沒有證據(jù)留存，后期將無法維護企業(yè)自身權益、無法配合上級巡視、檢查。

開展電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作是一個系統(tǒng)工程，需要從組織保障、制度規(guī)范、系統(tǒng)平臺、資源配備、人才隊伍等方面加強，推動集團型企業(yè)電子發(fā)票電子化歸檔需要總部的財務、檔案和信息化部門間形成合力，從數(shù)據(jù)交互、管理流程方面結合企業(yè)實際形成統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范。新時代、新風貌、新做法，電子發(fā)票電子化歸檔是一個不斷完善、與時俱進的過程，企業(yè)檔案管理部門要認真吃透國家檔案主管部門的最新要求，緊跟行業(yè)前沿和新技術發(fā)展趨勢，通過參與試點，為服務公司整體發(fā)展，檔案高質(zhì)量發(fā)展做貢獻。