企業電子發票電子化報銷、入賬、歸檔方案探索

冷元企 叢 浩

（1.中國移動通信集團有限公司，北京 100033；2.中國移動通信集團江蘇有限公司，江蘇 南京 210029）

1 背景

2015年，國家檔案局、財政部修訂頒布《會計檔案管理辦法》，對于電子會計檔案的合法地位，電子會計檔案單軌制歸檔給出了制度依據。此后，國家相關部委積極推廣電子憑證的使用。2018年，海關總署推出電子《海關專用繳款書》。2020年，交通運輸部明確通行費電子票據作為電子會計憑證具有與紙質會計憑證同等法律效力，在滿足相關條件基礎上，單位可以僅使用通行費電子票據進行報銷入賬歸檔，不再打印紙質件。2021年初，國家稅務總局在全國推行增值稅專票電子化。全面施行電子發票電子化管理對企業意義重大，做好電子發票的“收、管、存、用”是企業財務和檔案工作現代化轉型升級并助力企業各項經營管理工作的使命擔當。

2 企業現狀

電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作以來，國家檔案局有關負責同志總結了企業層面幾個現狀：一是上熱下冷，國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局等有關部門積極推動，但企業層面并未有很多的企業參與試點。二是分布不均衡，有意愿的均為信息化程度高的企業。三是各企業電子發票報銷、入賬操作不統一。有的單位要求將電子發票打印，有的單位要求將電子發票和驗證信息都打印。

3 企業電子發票電子化歸檔的必要性

3.1 服務企業發展，服務大局的擔當

2020年3月，財政部、國家檔案局共同發布《關于規范電子會計憑證報銷、入賬、歸檔的通知》，對于如何使用、接收、保管電子發票做出規定。電子發票在前端實現了電子化報銷、入賬，而電子發票電子化歸檔既是業務閉環需要，也是檔案管理部門服務企業發展，服務大局的責任。

3.2 提高檔案信息化的必要手段

信息化時代，發票管理對象的載體由紙質變為電子，發票的獲得和傳輸變得更加方便，與此同時，會計工作由線下逐步遷移到線上，會計信息流動更快捷。檔案管理部門實現電子發票電子化歸檔，能夠促使會計檔案電子化管理轉型升級，以點帶面推動其他各類電子文件的單軌制歸檔，加速企業檔案信息化工作，從而更好地融入企業整體信息化進程。

3.3 降本增效的有力舉措

電子發票電子化歸檔，改變了傳統紙質發票立卷管理模式、方法和存儲形式，省去傳統紙質發票管理所付出的紙張費、打印耗材費、物流配送費、整理人工費、實體庫房保管費等，也讓后期檔案調閱利用從紙質轉變為電子，從一維的轉變為多維，實現“信息多跑路，員工不跑路”的服務方式。

4 企業電子發票電子化報銷和入賬分析

4.1 電子發票電子化報銷主要環節為電子發票獲取、歸集

1）電子發票獲取主要有三種方式：一是通過商家系統開票并推送至個人郵箱；二是通過商家系統開票并存入微信卡包；三是通過短信、微信鏈接等下載。

2）電子發票歸集：此環節主要是電子發票的上傳、采集、查驗、防重。企業可通過手機端、PC端上傳電子發票，采集發票信息可通過手工錄入、二維碼解析、OCR智能識別，使發票數據轉化為結構化數據。通過調用稅務接口或稅務部門專用軟件方式，及時完成發票合法合規性校驗，同時對電子發票進行是否重復報銷的校驗，對發票抬頭、稅號、專票抵扣期限等信息進行異常預警提示，能夠自動識別、提取發票金額和稅額，排除偽、重發票。

4.2 電子發票入賬環節

入賬環節，實現報銷單據與核算系統賬務的對接，經審批后無問題報賬單進入核算系統進行會計核算入賬，生成賬務憑證信息，并建立憑證號與電子發票版式文件的對應關系，為歸檔建立數據連接。

5 企業電子發票電子化歸檔來源、程序、要素分析

新修訂《檔案法》第三十七條規定，“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”，實現電子發票電子化歸檔必然要符合檔案法的規定。

5.1 電子發票電子化歸檔來源要可靠

電子發票應用的是類似于關系數據的文件結構，這類文件只需要定義其關鍵元數據，定義好文件的格式，所有發票元數據信息都以數據庫形式存儲和管理，用戶購買商品的發票數據自動寫入數據庫中，成為關系數據庫表文件中的一條數據記錄，當用戶需要下載并打印發票時，數據庫表中的這條數據記錄可以轉換為PDF或者JPG發票文檔[1]。企業接收的電子發票主要是在經營管理活動中外單位開具的電子發票（JPG、PDF或OFD格式），電子發票僅是會計檔案中會計憑證的一部分，處理電子發票是財務管理活動的一個環節。接收的電子發票在企業財務系統進行驗證，財務系統實現了與國家稅務總局系統連接，通過電子發票上的發票代碼、發票號碼、開票日期、校驗碼等信息，可驗證電子發票的真實性、唯一性，從而確保了電子發票來源可靠。

5.2 電子發票電子化歸檔程序要規范

電子發票電子化歸檔程序規范主要通過兩方面控制。一是通過制度規范約束，企業應遵循國家檔案局《關于規范電子會計憑證報銷、入賬、歸檔的通知》要求，嚴格按照《企業會計信息化工作規范》和《會計檔案管理辦法》制定《報賬指南》和《操作手冊》，由財務審核人員對報賬的關鍵環節進行把關，一旦發現紕漏，退回重新審批處理。二是技術控制，通過系統化對象控制為過程控制，對管理過程進行規范。企業通過詳細記錄電子發票報銷、入賬、歸檔的背景元數據和過程元數據，來遵守規范的程序要求，并實施“四性檢測”，在歸檔時驗證整個過程的規范性。財務系統預設置歸檔類型，默認自動收集業務系統產生的內容文件數據及元數據信息（支持人工上傳），同時對歸檔電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性等進行檢測，并對檢測通過的歸檔電子文件材料壓縮打包進行封裝，還支持登記表部分信息的自動捕獲與計算，確保歸檔電子發票合規流轉到檔案系統中，為后續電子發票的管理、保存和利用，夯實基礎。

5.3 電子發票電子化歸檔要素要合規

電子檔案構成要素合乎規范要求。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》要求電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等齊全完整，《政府網站網頁歸檔指南》指出網頁信息收集對象主要是文本、靜態圖片等可視靜態內容，而“頁面中的動畫、音視頻、腳本、URL等內容，在保證真實性、可用性和安全性的情況下也可以進行收集。企業應參照國家相關規范，明確與電子發票相關聯的電子記賬憑證、報銷單、報銷依據、電子納稅申報表等都應該歸檔。不同的電子文件來自不同的業務系統，所有的電子文件，都在檔案系統集合，完成組件，實現關聯，確保電子發票歸檔的要素合規。

6 電子發票電子化歸檔技術路線

國家檔案局《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》指出，電子文件歸檔和電子檔案管理工作主要有兩種實現的技術路線，第一種通過獨立的電子檔案管理系統來實現，即將業務系統中的電子文件導入電子檔案管理系統完成歸檔（以下簡稱對接式歸檔），第二種方式是在業務系統中設計執行電子文件歸檔和電子檔案管理功能實現，電子文件可不脫離原業務系統（以下簡稱嵌入式歸檔）。按照兩種技術路線進行了分析，對存在的利弊比較如表1。

表1

企業（尤其是下屬單位較多的集團型）應站在全局角度，從成本、周期、難易度、普及速度等方面綜合考慮，選擇合適的技術路線。對于財務系統和檔案系統均實現集中統一的企業可直接采用對接式歸檔；對于財務系統統一、但檔案系統不統一的企業可分兩步走，第一步先在集中統一的財務系統內實現嵌入式歸檔，第二步待實現了檔案系統的集中統一建設后，再與財務系統對接；對于財務系統與檔案系統均不統一的企業，可由企業內各單位自行決定采用合適技術路線。

7 成效預估

7.1 社會效益

電子發票電子化報銷、入賬、歸檔將節約大量紙張，減少紙質會計資料的打印、傳遞、整理、保管成本，減少社會資源消耗，推動節能減排，為國家實現碳達峰、碳中和貢獻檔案力量。

7.2 經濟效益

據不完全估算，每一筆電子發票電子化歸檔將節約紙張、打印耗材、人工、保管等成本約0.3元[2]，企業可測算全年本單位的報銷數量，以企業年報銷1000萬筆計算，可每年節省300萬元，經濟效益非常可觀。

7.3 管理效益

電子發票電子化報銷、入賬，單據審核流轉時間縮短，財務人員根據上傳的電子發票及相關信息進行審核，提高了工作效率，提高了報賬效率。電子發票電子化歸檔，能推動與電子發票有關其他會計憑證電子化歸檔，將分散在財務系統中涉及資金、報表、稅務等模塊的數據按照會計記賬原理和會計檔案存儲邏輯，集成存儲在檔案系統中，為會計檔案信息共享利用提供了便利。之前，查清一筆賬，需要在不同的業務系統之間切換，現在只需要在檔案管理系統就可一步到位。

8 結語

電子發票電子化歸檔是電子發票能否長期作為證據使用的關鍵環節，電子發票作為電子文件，沒有電子化歸檔固化信息，有可能造成日后信息丟失，無法識讀。實現電子發票電子化歸檔是電子發票全流程管理至關重要的一環，如果歸檔沒有解決，沒有證據留存，后期將無法維護企業自身權益、無法配合上級巡視、檢查。

開展電子發票電子化報銷、入賬、歸檔工作是一個系統工程，需要從組織保障、制度規范、系統平臺、資源配備、人才隊伍等方面加強，推動集團型企業電子發票電子化歸檔需要總部的財務、檔案和信息化部門間形成合力，從數據交互、管理流程方面結合企業實際形成統一標準，統一規范。新時代、新風貌、新做法，電子發票電子化歸檔是一個不斷完善、與時俱進的過程，企業檔案管理部門要認真吃透國家檔案主管部門的最新要求，緊跟行業前沿和新技術發展趨勢，通過參與試點，為服務公司整體發展，檔案高質量發展做貢獻。