淺談信息化條件下如何做好檢察機關的檔案工作

高煥強

隨著科技強檢步伐的快速推進，檢察機關的紙質、音像、電子、實物等傳統檔案載體得到普遍應用外，信息化、數字化、網絡化形式也已經成為檢察機關檔案的重心。在推進依法治國的進程中，對檢察機關訴訟檔案的利用率也隨之提高，傳統的案卡查閱、目錄查詢、實體查卷手段顯然已不能滿足當前現代化檔案管理需求。通過對檔案規范化、專業化、信息化管理，運用計算機網絡和數字化處理手段，實現檔案信息的合理配置、資源共享，提高檢察機關檔案管理水平和檔案的利用率。

一、規范化是信息化條件下檢察機關檔案管理的基礎

結合檢察檔案工作的特點，建立健全規范的檔案信息化管理制度，明確檔案收集、錄入等相關的技術規范和流程是檢察機關檔案信息化管理的基礎。

統一檢察檔案業務規范。根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應檢察機關檔案信息化管理的檔案制度。以訴訟檔案為例，檔案管理標準化包括：訴訟檔案的格式標準、目錄要求標準、保管期限標準及各項技術標準等，這些標準，是檔案信息化數據庫中的基礎，業務科室兼職檔案員按照最新的統一標準做好紙質檔案的整理，不能新舊標準混用，表標準規范檔案是數據信息化資源共享的前提。

配套的安全設施。一是檔案庫房的環境安全。檔案庫房要配備滅火器、除濕器、吸塵器、空調、監控，每周監測溫濕度等環境參數是否適宜，根據具體情況采取相應有措施，并做好記錄。二是保證電子檔案信息網絡安全。檔案網絡要啟用準入制度，安裝防火墻;檔案數據服務器要做好雙重備份，檔案終端要安裝殺毒軟件，保證對電子文件和電子檔案的安全性、穩定性和完整性。

做好檔案收集管理工作。各業務部門的專職檔案人員要嚴格按照檔案入檔的時間節點做好檔案收集工作，這就需要了解本科室工作特點、檔案類別、保管期限、立卷歸檔業務規范，把檔案閱卷工作作為業務工作的一部分，不能搞兩張皮，以便將辦結的案件或應當歸檔的文書及時歸檔，確保檔案不遺失、檔案內容真實全面。

二、專業化是檢察機關檔案信息化管理的關鍵

檔案管理工作有其特有的知識結構，同時又具有一定的專業性。

檢察機關檔案管理人員的現狀。據了解，目前基層檢察機關檔案管理人員的現狀不容樂觀，不但是專業人員的缺少，還有是人員不固定問題。檔案管理常常被當作是一個邊緣部門，招錄公務員重點是法律專業人才，基本很少考慮到檔案管理這一門類，將檔案崗位或者作為老同志退休前的中轉站，有時候還會以工作需要為由，頻繁地調換檔案員，并且缺乏檔案工作上的銜接。從一定程度上影響了檢察檔案管理工作的正常開展，進而影響檢察檔案利用工作。

專業化是檔案管理的關鍵。提高檢察機關的檔案管理信息化水平，專業化人才是關鍵。一是領導和人事部門在人才招錄要向工作有所傾斜;二是對現任職的檔案員進行教育培訓，優化檔案知識結構，提升現有檔案管理人員的專業素能;三是重視檔案管理的交接工作，交接的不僅是程序，還要是管理的真經，通過前輩帶后輩，了解檢察機構的沿革發展史，熟悉檢察檔案的架構。

保障檔案隊伍的穩定性。一是加強檔案工作的組織領導，領導要從全局的高度重是檔案工作，檔案管理人員遇到問題也要勤溝通、多請示，尋求領導的支持，及時調整和補充檔案信息化管理隊伍;二是積極為檔案人員營造成長進步的良好環境，實現其自身價值與職業生涯的共同發展，既留住人也留住心，保障檔案管理隊伍的專業化和穩定性。

三、信息化為檢察機關的檔案管理插上騰飛的翅膀

在檔案數據信息安全運行的前提下，運用現代信息化手段，健全科學、合理、高效的檔案管理機制，從而為更好地助力建設檔案管理信息化，更好地推進檔案管理工作的現代化。

配備統一規范的信息化設備。要實現檢察機關查詢檔案信息的快速、準確、全面，紙質檔案完成數字化是捷徑。一是計算機終端及網絡的普及。利用計算機網絡對檔案管理可實現自動編目、檔案快速檢索、自動存儲、檔案統計以及借閱檔案一體化審批管理等功能，為檢察機關檔案管理實現信息化提供硬件保障。二是大容量存儲載體。隨著檢察機關檔案數量的加大，不但是檔案庫房面臨容積不足的問題，紙質檔案的數字化處理后的電子檔案對存儲空間也提出有更高的要求，需要使用大容量的存儲載體和存儲備份載體。利用計算機高容量的磁盤存儲系統，不但可減輕管理人員的勞力之苦，而且能提高檔案工作效率。

建立統一的檔案軟件平臺。檢察機關檔案信息資源要想實現高效共享，需要有一個統一的平臺和安全接口。目前，各省級檢察院使用的檔案管理平臺不一，建議由高檢院根據建立統一的檢察系統檔案信息管理平臺，或者是出臺一個統一的設計技術規范，建成一個上通高檢院、省院，下通基層檢察院的計算機檔案管理網絡平臺，滿足檢察系統的檔案資源庫共享的要求，并能與政府電子政務平臺的端口對接，實現全國、全省檢察機關各單位之間的互聯互通，保證上級檢察機關對基層院檔案資源的查詢管理，達到檔案信息資源的有效管理和共享利用的最大化。該平臺面向多用戶、易操作、功能齊全的特點。針對不同崗位的人員可設定相應的權限，既滿足不同部門的使用需求又不能造成權限的冗余。同時，檔案管理系統具有檔案新增、批量導入、轉出、查閱、統計、維護、錯誤提醒等多種功能，既利于檔案管理人員靈活操作，又便于檢察干警利用檔案信息化系統查詢所需的檔案資料。

四、保密性貫穿檢察機關信息化檔案管理的全部

檔案信息是黨和國家的寶貴財富，是檢察機關的無形資產，檔案管理安全工作，維護檔案資料的完整性、保密性，確保檔案信息資源不流失，保密工作在檔案管理過程中的顯得尤為重要。

實體檔案方面。紙質檔案、音像檔案、實物檔案作為傳統檔案，是做好檔案保密的基礎，這個基礎必須夯實，落實防火、防潮、防盜、防鼠的專業防護要求。不斷完善檔案的保管條件，既要做到統一、整齊、規范，又要保證檔案庫房環境的安全可靠。確保檔案不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。

電子檔案方面。電子檔案的保密工作，應對網絡時代的挑戰，保證電子檔案的安全已是當務之急。一是檢察檔案網絡一定要與互聯網實行物理隔離，決不許一機兩用，與外網互連互通;二是定期進行網網絡安全檢查，確保涉密信息不上網。三是在密級文件管理上，按規定做到專機專用專人管理，做到涉密文件不上網、上網文件不涉密，內網上的各類信息資料不得轉載到外網或其他公網。四是涉密移動存儲介質不得在外網計算機上使用，廢舊電腦的硬盤必須統一處理等。

檔案的利用方面。檔案管理員必須對涉密檔案進行科學、規范、嚴格管理，認真區分普通、秘密、機密檔案，嚴格把控保密期限，嚴把解密的時間節點，及時確定哪些檔案可開發利用，哪些檔案的利用有范圍界限;哪些檔案處于保密期在本階段還不能提供利用。確保在不泄密的前提下，使檔案信息資源得到最大限度地利用。

五、提高檔案利用率是檢察檔案管理的價值所在

提高檔案利用率是檔案管理工作的出發點和落腳點，發揮檢察檔案的利用價值是檔案管理部門的職責使命。

在案件偵破、定罪量刑、案件復查中的指導價值。在自偵案件和監察委辦理案件偵破過程中，通過查閱相關聯的訴訟檔案可以大大縮短辦案期限和節省辦案資源，通過查閱以往類似的疑難案件，借鑒以往的經驗，觸類旁通，有利于追求辦案法律效果與社會效果的有機統一。另外，12309檢察服務中心在接待群眾來信來訪時，通過查閱相關的訴訟檔案，核查案件的相關證據，以便做到有理有據，及時答復舉報人和控告申訴人，助力檢察服務高效便捷運行。

在檢察信息、調研工作提供服務。檢察檔案真實地記錄了本院的發展史和每年的機構改革、人員變動等重大事件，通過利用這些檔案資源，圍繞當前檢察工作的重點以及領導和社會關注的問題，及時為領導提供有有價值的信息和調研，輔助領導決策，更好地支持和服務檢察工作的發展。

六、結語

信息化條件下檢察機關檔案管理是在規范化、專業化、信息化的基礎上，在保證檔案數據信息安全的前提下，加快現代化信息技術在檢察機關檔案管理中的應用，提高檢察機關檔案利用率，已成為目前檢察檔案管理工作的重中之重。