信息化時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理

趙夏

摘 要 信息化時(shí)代中，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生巨大的變化，在新的時(shí)代背景下不斷優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理，不但利于提高檔案管理工作的效能，還利于推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理仍存在不少問題，未能較好地順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展時(shí)態(tài)，使事業(yè)單位檔案管理的有效性沒能充分的發(fā)揮出來，這并不利于事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)健康高效發(fā)展。本文通過分析信息化時(shí)代背景下的事業(yè)單位檔案管理問題，提出相關(guān)的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞 信息化時(shí)代 事業(yè)單位 檔案管理

中圖分類號(hào)：G20;G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0745（2021）03-0036-02

事業(yè)單位檔案管理是專門負(fù)責(zé)管理單位各個(gè)部門在發(fā)展進(jìn)程中所形成的歷史文件，這項(xiàng)管理性的工作不僅對(duì)所在單位的工作及發(fā)展具有重要的意義，而且對(duì)于整個(gè)社會(huì)也表現(xiàn)出現(xiàn)實(shí)及長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義。當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)和信息的普及發(fā)展，通信技術(shù)日趨成熟，廣泛地影響著人們生活的諸多方面，信息化時(shí)代悄然到來[1]。信息化時(shí)代中，事業(yè)檔案管理得以借助互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息資源的快速采集和高效利用，并借助現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的更上一層樓，而新的時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理仍存在不少問題，未能較好地順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展時(shí)態(tài)，使事業(yè)單位檔案管理的有效性沒能充分的發(fā)揮出來，基于此，通過分析信息化時(shí)代背景下的事業(yè)單位檔案管理問題[2]，進(jìn)而探討優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的路徑，以進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

1 信息化時(shí)代背景下的事業(yè)單位檔案管理問題

1.1 檔案管理觀念未更新

信息化時(shí)代背景下，相應(yīng)的信息化管理模式已被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，而當(dāng)前許多事業(yè)單位檔案管理工作依然存在管理觀念未更新，技術(shù)水平落后等瓶頸，之所以出現(xiàn)這樣的情況，多是由于管理者對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不清，錯(cuò)誤地認(rèn)為這項(xiàng)工作的意義僅是收集資料、存檔，不夠重視檔案的建設(shè)工作，沒能夠緊跟時(shí)代步伐，積極創(chuàng)新并改革檔案管理工作，造成檔案管理技術(shù)水平落后，難以適應(yīng)信息化時(shí)代背景的管理工作，致使檔案管理工作效能不高。

1.2 檔案管理信息化程度有待提高

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作要充分發(fā)揮其工作效能，理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，積極創(chuàng)新管理形式，借助物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，不斷提高檔案管理的信息化水平。而許多事業(yè)單位由于傳統(tǒng)的檔案管理模式印記較重，加之存在認(rèn)知不足、不夠重視等情況，未能充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，使得檔案管理信息化程度不高，極大地制約著事業(yè)單位檔案管理工作的效率及水平。

1.3 信息化管理體系仍需完善

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要充分利用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，從而合理配置單位人力資源及財(cái)力資源，進(jìn)一步提升檔案管理的專業(yè)性及實(shí)效性。而許多單位往往更注重主營(yíng)業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，而忽視信息化管理體系的建設(shè)及完善，這使得檔案信息存在著潛在的安全隱患，威脅到檔案信息資源的安全性。信息化管理體系的構(gòu)建是一個(gè)系統(tǒng)的工程，包括辦公自動(dòng)化、業(yè)務(wù)管理科學(xué)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和商務(wù)活動(dòng)電子化等方面的工作，可以說涉及的內(nèi)容非常多，需要企業(yè)從人力物力方面進(jìn)行投入，包括引進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的專業(yè)人才，購(gòu)買一定的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，同時(shí)還要構(gòu)建全面的企業(yè)信息化管理制度。事業(yè)單位忽視信息化管理體系的建設(shè)及完善的根本原因是事業(yè)單位在這方面構(gòu)建過程中涉及到上至領(lǐng)導(dǎo)的決定，下至員工的積極參與，以及企業(yè)的財(cái)務(wù)資金投入，環(huán)節(jié)非常的多，不是建設(shè)不到位，就是更新不及時(shí)等問題出現(xiàn)。

2 基于信息化時(shí)代背景的事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑

2.1 更新檔案管理觀念

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代需要，積極更新觀念，從傳統(tǒng)的檔案管理工作中跳脫出來，引入檔案信息化管理的理念，并從檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)入手，不斷加強(qiáng)檔案的建設(shè)工作。首先，管理者需加強(qiáng)認(rèn)知，充分了解檔案管理工作的重要意義，進(jìn)而提高對(duì)這些工作的重視程度，從上而下地進(jìn)行檔案建設(shè)，加大檔案管理信息化的建設(shè)力度及資金投入，進(jìn)一步創(chuàng)新并改革檔案管理工作;其次，檔案管理人員自身也需更新觀念，樹立起信息化的理念，打破傳統(tǒng)被動(dòng)式的工作理念，不斷提高業(yè)務(wù)水平和開拓創(chuàng)新的意識(shí)，憑借良好的責(zé)任意識(shí)和敏銳的思想意識(shí)，了解信息化時(shí)代背景下的檔案管理變化趨勢(shì)，積極應(yīng)對(duì)并及時(shí)反應(yīng)，進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的深度及廣度。同時(shí)還應(yīng)積極通過培訓(xùn)、自我學(xué)習(xí)等途徑，提高自身對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的認(rèn)知，能夠靈活應(yīng)用各類軟件設(shè)備，不斷提升自身的信息化管理水平及綜合素養(yǎng)，以滿足信息化時(shí)代對(duì)檔案管理人員的能力要求。尤其是采取強(qiáng)化人才培訓(xùn)，技術(shù)交流與合作等方式來造就一大批精通既懂技術(shù)，又懂管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、技術(shù)過硬的“復(fù)合型”專業(yè)化的信息技術(shù)人才，來推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部信息化建設(shè)。最后是事業(yè)單位要改變審批流程。事業(yè)單位雖然作為社會(huì)服務(wù)組織，是非盈利性的，不參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，但是社會(huì)不可缺少的重要組織，為教育、科技、文化、衛(wèi)生等發(fā)揮了巨大作用，因此在社會(huì)環(huán)境不斷變化的今天，各行各業(yè)都在與時(shí)俱進(jìn)，事業(yè)單位要為這邊部門做好服務(wù)工作，提升工作效率，自身就要不斷加強(qiáng)信息化的建設(shè)。不斷優(yōu)化審批流程，從項(xiàng)目的審批，到項(xiàng)目的落實(shí)不需要經(jīng)歷過多的環(huán)節(jié)，讓信息化建設(shè)真正落實(shí)到實(shí)處。

2.2 進(jìn)一步完善信息化管理體系

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位只有進(jìn)一步完善信息化管理體系，才能有效提升檔案管理工作的實(shí)效。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，諸如大數(shù)據(jù)技術(shù)、電子掃描技術(shù)等，以豐富事業(yè)單位信息化管理系統(tǒng)的功能、內(nèi)容，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化提供保障。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的檢索功能，持續(xù)更新檔案數(shù)據(jù)信息，充分比對(duì)分析大數(shù)據(jù)新舊數(shù)據(jù)信息，科學(xué)地收集、整理事業(yè)單位檔案資料，予以有效歸檔，以保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，大大提高檔案管理工作的時(shí)效性。借助電子掃描技術(shù)，能將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案信息，以進(jìn)一步完善事業(yè)單位的數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以減低檔案管理的難度，提升檔案管理工作的效率。最終達(dá)到構(gòu)建起一個(gè)由管理、規(guī)劃、運(yùn)籌、系統(tǒng)分析和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員組成的管理機(jī)構(gòu)。

2.3 強(qiáng)化電子檔案的管理

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位的電子文件數(shù)量越來越多，作為非文本數(shù)據(jù)，電子檔案占據(jù)空間小、信息儲(chǔ)存量大、易于查找，這使得事業(yè)單位的檔案管理從傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理形式中跳脫出來，工作人員的勞動(dòng)量也大大減少，檔案管理工作更為便捷，檢索效率也得以大大提升，因此對(duì)電子檔案的管理成為了檔案管理工作的重要內(nèi)容之一（如圖1所示，電子檔案文件管理系統(tǒng)）。

由于電子檔案的記錄形式較為特殊，真實(shí)性不明，規(guī)范不一，存儲(chǔ)的時(shí)期也不盡相同，因此需要檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行有效地篩選，將關(guān)鍵的信息予以歸檔，摒棄無用的、不必要的信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案的范化管理，以節(jié)約人力和物力，充分發(fā)揮電子檔案的作用。

3 結(jié)語

總之，信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案信息量逐年增加，檔案管理工作也發(fā)生巨大的變化，只有積極優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，更新檔案管理觀念、進(jìn)一步完善信息化管理體系、強(qiáng)化電子檔案的管理，充分利用信息化技術(shù)積極創(chuàng)新并改革這項(xiàng)工作，使事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)一步適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要，有效提升檔案管理工作的效能，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉婷婷.如何做好新時(shí)期數(shù)字化檔案管理工作的思考[J].卷宗，2017（17）：12-15.

[2] 于春琳.事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)策略與價(jià)值討論[J].才智，2018（16）：203.