大數據時代檔案管理模式變化研究

王冰冰

摘要：大數據時代下電子檔案信息的安全問題與隱私泄露問題頻繁發生，尚未取得有效的控制辦法，通過健全相關法律法規，能夠有效提升檔案安全問題，提升對檔案信息的控制水平。只有細致的針對信息安全管理問題進行約束才能避免不法分子做出違法行為，從而在根源上解決信息安全問題。隨著社會科學技術水平的不斷提升，大數據技術已經滲透到人們的生活與工作中，并且對檔案管理模式帶來了前所未有的變化，大數據技術不僅給檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰。需要我們采用相應的對策應全新的變化。通過健全電子檔案安全體系，完善各項管理辦法與相關法規，提升數字化檔案操作水平，進一步提升智能化檔案管理系統的完善性，實現大數據時代下檔案管理模式的先進性。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;模式變化

Research on the Change of Archives Management Mode in the Era of Big Data

WANG Bingbing

（Enrollment and Examination Institute of Ranghulu District， Daqing， Heilongjiang Province， 163000 China）

Abstract： In the era of big data， the security problems and privacy leakage of electronic archives information occur frequently， and effective control measures have not been obtained. Through the improvement of relevant laws and regulations， we can effectively improve the security problems of archives and the control level of archives information. Only by carefully restricting the information security management problems， can we avoid the illegal behavior of criminals and solve the information security problems at the root. With the continuous improvement of social science and technology， big data technology has penetrated into people's life and work， and has brought unprecedented changes to the archives management mode. Big data technology has not only brought opportunities but also challenges to the archives management. We need to adopt the corresponding countermeasures to deal with the new changes. By improving the electronic file security system， improving the management methods and related laws and regulations， improving the operation level of digital archives， further enhancing the perfection of intelligent archives management system， and realizing the advanced nature of archives management mode in the era of big data.

Key Words： Big data era; Archives management; Mode change

大數據時代下，互聯網技術、云計算技術改變了人們原有的工作與生活方式，檔案管理模式也逐漸朝向智能化方向發展。因此檔案管理工作于要基于大數據技術，進行思維優化與創新，從而在全新的時代背景下制定出滿足我國檔案管理工作先進要求的大數據發展戰略，因此有必要探究大數據時代對檔案管理工作帶來的改變。

1大數據背景下檔案管理發生的變化

當今時代是數據資源豐富的時代，需要針對數據資源制定出行之有效的管理對策，保證檔案管理工作有序進行，避免造成數據信息混亂的想象。在全新的檔案管理模式下，要充分考慮到檔案管理工作涉及的龐大數據資源，從而對檔案管理工作進行一系列的調整與創新。

1.1數據資源體系發生變化

館藏資源豐富是當前檔案館的普遍現象，從中能夠了解到檔案館數據資源非常龐大。檔案館資源的豐富程度能夠反映出檔案館的價值。在大數據背景下，有些檔案館開始探索全新的數據資源搜集途徑，從而有效擴充了檔案館的數據資源，在原有資源的基礎上拓展了獲取渠道，使數據資源往來變得更加頻繁，同時推動了數據資源搜集管理體系改變。

1.2檔案安全管理體系有所變化

大數據時代下，人們不僅享受數據資源為生活與工作帶來的便利，信息泄露事件頻繁發生也為人們敲響了數據資源隱患的警鐘，提升人們重視數據資源安全問題。檔案管理工作中的重要一環就是確保檔案資料的安全性。檔案館中存儲的檔案資源數量大、種類多、設計范圍廣泛，有些檔案資源對安全性要求較高涉及到保密原則，例如：有些國家黨政工作檔案需要加以保密管理，避免檔案信息泄露現象發生，這也提高了對檔案安全工作的要求。此外，在現代化進程不斷深入的背景下，信息化技術已經深入到各行各業中，大數據信息面臨的安全威脅不僅來自檔案管理內部，也需要做好面對外部因素對檔案信息安全造成的威脅。因此，檔案管理部門需要提升檔案管理的安全性，根據檔案類別及檔案安全管理特點，采取針對性的措施建設檔案安全保障系統，并且要結合大數據技術的特點，采取符合社會發展趨勢的安全保障體系^[1]。

1.3檔案行政管理體系發生變化

考慮到檔案管理工作種類繁多，無法用統一的檔案管理標準制約所有檔案管理工作。此外，傳統的檔案管理辦法已經不再適用于大數據背景下的檔案管理工作，容易在缺乏大數據技術支持下發生檔案銜接不及時、檔案缺乏連續性或區域之間關系不緊密等問題。在大數據技術支持下，利用網絡技術手段能夠建立全國范圍內的檔案聯網體系，從而改變傳統檔案管理工作模式下區域之間存在阻隔的局面，在現代化信息技術支持下，能夠將全國各地的數據檔案進行統一規范管理，提升檔案管理統籌能力，推進檔案管理工作有序進行^[2]。

2大數據時代下檔案管理面臨的利弊

2.1大數據時代下檔案管理面臨的優勢

大數據時代為檔案管理工作提供了先進的技術支持，現代化科技促進了檔案管理技術變革，為信息化檔案管理起到了推動作用。使原有檔案管理工作理念與方式發生了改變，工作重點由重視檔案數量保管轉變為重視檔案信息價值。在信息技術龐大的保存功能下，為檔案保管與存儲空間提供了技術支持，從而有原本的紙質保管方式改變為電子存儲方式，解決了紙質檔案不易保存的問題，從而避免了由于紙張破碎或丟失造成檔案信息損壞的想象。以電子方式進行檔案保管工作能夠提升檔案查詢工作效率，并且易于篩選出重復保存的檔案信息，能夠及時對無效檔案進行處理，從而保證檔案信息與價值高度整合^[3]。

2.2大數據時代給檔案管理工作帶來的挑戰

大數據時代下，原有的紙質檔案管理方式面臨了一定的挑戰與沖擊，并將紙質檔案管理方式的弊端也暴露出來。由于我國信息化建設發展時間不長，對先進技術的應用與研發能力并沒有大到爐火純青的階段，在很多方面仍存在提升的空間。以電子化方式開展檔案管理共做需要面對檔案信息安全與隱私泄露的威脅。面對這樣的局面，并沒有研發出有效的應對技術，有關法律法規也需要進一步完善，這使得檔案信息數據丟失想象頻繁發生，在一定程度上威脅了個人及單位的利益^[4]。

3大數據時代下檔案管理工作的有效策略

3.1進一步普及大數據思維

在大數據時代下急需改變原有的檔案管理工作思維方式，要將大數據思維應用到全新的檔案管理工作中，不能身陷傳統的檔案管理工作思維方式中。在檔案搜集渠道與搜集方式不斷擴大的形式下，檔案數據信息數量勢必會日益提升，在信息爆炸的時代要靈活應用大數據技術做好檔案管理工作。在大數據時代背景下，檔案數據信息不但要求具有真實性、客觀性，也要能夠進行數據信息篩選操作，要求能夠支持二次數據處理與深入挖掘，從而發揮出檔案信息的價值。從而更好的把握大數據時代為檔案管理工作帶來的機遇，檔案管理部門需要加強對相關工作人員的思維引導力度，要讓其真正的認識到大數據在檔案管理工作中能夠發揮的價值，跳出數據資源僅能用于計算的思維局限，而是將大數據技術與日常生活聯系在一起，如果能夠將大數據技術應用對現有數據資源分析處理中，便可發現檔案之間存在的關聯，進而實現檔案資源共享，構建網絡化檔案資源應用模式。為了加大對大數據思維的普及力度，可以組織檔案管理相關人員參與到大數據與檔案管理工作的培訓活動中，從而讓工作人員對大數據技術有更為全面的認識，從而使工作人員的意識保持在時代技術的前端，有利于實現在工作中將大數據技術與檔案管理工作密切銜接。此外，檔案管理部門可以組織其他部門參與到檔案管理知識與技術培訓中，聯通各部門之間的大數據思維，讓各個部門配合檔案管理部門利用大數據技術開展檔案管理工作^[5]。

3.2加大對檔案管理相關人員的崗位培訓力度

對于檔案管理人員來說，大數據時代的到來無疑對其原有工作方式帶來了強烈沖擊，傳統檔案管理工作雖然要面對高強度的工作量，但并不要求工作人員具備較高的技術水平，傳統檔案管理工作更側重于對檔案具體實物的管理。在大數據時代下，信息化檔案管理工作要求檔案管理人員在工作能力方面要有所提升，并且具備一定的信息技術操作能力，不再是僅憑借認真的工作態度就能高質量完成工作任務的時代，檔案管理人員必須要掌握基本的電腦操作技術，并且要在實踐工作中摸索出工作技巧。由于各單位負責檔案管理工作人員的年齡都相對偏大，這些人員基本無法達到大數據時代下檔案管理工作的技術水平標準，所使用的設備也存在一定的滯后性，距離檔案管理數字化目標具有一定的差距。因此，部分檔案管理部門需要購進先進的軟硬件設備，并且要對相關工作人員開展崗位培訓工作，提升其檔案數字化處理能力，改變原有的檔案管理工作模式，為進行對檔案資源的二次處理與深入挖掘工作提供精準、全面的技術支持，如此一來，能夠有效降低檔案管理工作人員的工作量，調動檔案管理人員的工作熱情，從而提升檔案管理工作的效率，為檔案使用者提供更為快捷的服務^[6]。

3.3建立檔案服務工作體系

新時代背景下檔案管理工作服務體系需要實現的社會化、多元化、便捷化、個性化功能，要滿足使用者的需求，充分挖掘出不同檔案信息之間存在的聯系與使用價值，為信息使用者提供智能化的檔案服務。在信息化時代背景下，檔案管理工作人員需要對網絡信息技術具備一定的認知，要認清其對檔案管理工作的改變，不能單純認為信息技術是一項全新的技術方式，而是要認識到其對我們生活與工作方式帶來的變化。大數據時代下，數據共享不僅擴大了檔案服務的工作范圍與對象，也進一步優化了檔案信息化的體系，要積極應用網絡技術支持檔案信息化建設，讓檔案管理部門在各項社會活動中發揮出主觀能動性，從而擴大檔案服務的輻射范圍。同時，在全新的技術支持下，要對傳統的檔案服務方式進行創新，深入挖掘答案數據信息，探尋不同檔案之間存在的內在聯系。檔案數據中涵蓋了不同行業內部的研究成果與機密文件，是推動社會發展與國家建設的寶貴資源，特別是一些先進技術的資料信息。最后，要需要加大管控力量提升服務品質，檔案管理人員要變更原有的工作模式，準變管理者的身份，要為檔案使用者提供服務，將檔案信息傳遞給他人，堅持以滿足用戶需求為方向，建立檔案服務管理過程監督體系，對檔案管理的各個流程進行進一步規范與完善，保證大數據時代下檔案管理工作的深度與質量^[7]。

4結束語

綜上所述，大數據時代背景下，檔案管理工作也迎來了全新的變革。檔案管理人員要清晰認識到檔案管理工作在大數據技術下發生的改變，認清大數據技術對檔案管理工作帶來的利弊，并在大數據時代下做好各項措施，強化檔案管理人員對大數據的認識，并培養其具備大數據檔案管理能力，建立檔案管理服務體系，提升檔案數據化管理工作質量與價值。

參考文獻

[1]楊永久.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].中國管理信息化，2018，21（1）：120-121.

[2]王璇.大數據時代公路檔案管理模式變化淺析[J].山東檔案，2019（2）：72-73.

[3]張海鵬，劉一辰，侯俊合.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].法制博覽，2019（1）：297.

[4]張群.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].赤峰學院學報（自然科學版），2017，33（17）：105-106.

[5]趙新民，秦廣久，馬向陽，等.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].山東農業工程學院學報，2020，37（5）：184-188.

[6]聶上博.個人數字檔案管理研究[D].湘潭：湘潭大學，2020.

[7]楊慎之.大數據時代檔案社會化服務探究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2017.