大數據時代創新事業單位檔案管理的策略分析

楊麗麗

摘 要：隨著智能化、信息化技術的發展以及大數據時代的到來，信息化檔案管理發展到了一個全新階段，也使事業單位的檔案管理面臨新的挑戰和機遇。在新形勢下，事業單位只有不斷優化檔案管理方式，創新檔案管理思路，才能真正做到與時俱進，更好地適應大數據時代的發展。

關鍵詞：大數據;事業單位;檔案管理

檔案管理是推動事業單位持續穩定發展的關鍵，同時也是回顧事業單位發展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時期環境之下，事業單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術，尤其是大數據、云計算以及互聯網等，其可以直接應用到事業單位經營決策、管理等工作中，并實現管理工作綜合效益的持續提升。對此，探討新時期事業單位檔案管理工作創新，具有重要意義。

一、大數據概念

大數據是指很難在一定時間內使用常規工具進行管理和處理的海量數據集合，也可稱之為巨量資料。大數據不僅是一種數據集合，更是一種信息資源的集合，為社會發展、企事業單位進步提供了海量、客觀的數據支持。大數據的容量非常大，大量的自動或人工數據通過互聯網方式集合在一起，可以用數據海洋來形容。大數據的數據來源廣泛，數據格式、內容多樣化，不僅包含文本、圖片、視頻等信息，還包含模擬信號等信息。大數據的產生速度非常快，對數據處理速度的要求也非常高。同時，大數據對信息真實性的要求比較高，只有數據質量得到保證，才能更好地發揮大數據的決策支持作用。

二、事業單位檔案管理存在的問題

（一）制度長期不完善且內容流于形式

事業單位的檔案管理制度，大多數照搬了上級機構的政策和內容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導致部分管理制度發生混亂，缺乏統一的優化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關注、支出和設施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導致事業單位檔案管理工作與實際工作產生了錯位和脫節，檔案的留存與機構運行之間沒有形成應有的閉環，一些管理制度執行不力，影響了事業單位的整體發展。

（二）信息保密及保密技術

事業單位的檔案具有一定保密性要求，需要對個人、集體全面負責，這就要求事業單位建立健全檔案保密制度。但事業單位受制于自身的性質，在檔案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完備，不僅如此，事業單位在執行檔案保密制度方面存在諸多問題，導致制度落實不到位，多數制度流于形式。另外，互聯網及大數據技術的普及，一方面提高了事業單位的工作效率，另一方面也給保密工作帶來了新挑戰。若不法分子對事業單位內部文件有所企圖，利用病毒、黑客攻擊等方式竊取內部信息資料，就會嚴重影響檔案信息的安全性。

（三）檔案信息化管理基礎較薄弱

其一，相比于發達國家，我國進入信息化時代后，在事業單位內部，用于檔案信息化管理的基礎設施較為滯后，而事業單位用戶計算機、網絡等基礎載體建設中的投入有限，制約了檔案信息化建設的大范圍推廣。其二，在“互聯網+檔案管理”模式建構中，對于檔案信息管理軟件系統的建設相對不足，事業單位檔案信息管理軟件系統建設未能充分考慮本企業發展實際，這使得基于當前軟件系統實施的檔案信息管理功能不全，難以滿足事業單位服務及管理需要。

三、大數據視域下事業單位檔案管理的優化

（一）轉變對檔案信息化管理的認知

作為傳統紙質檔案管理的進一步延伸和創新，事業單位檔案信息化管理具有無與倫比的優勢，其能為事業單位的信息決策、管理規劃和服務實施提供有效支撐。在實際管理中，事業單位檔案管理人員首先應認識到檔案信息化建設的必要性，然后借助于互聯網技術，構建檔案管理全新模式，并以此來優化自身服務和管理模式，提升事業單位工作效率和競爭能力。此外，為進一步提升檔案信息化管理的效率和質量，還需建立一套符合本單位發展實際的檔案信息管理制度，該制度既要考慮事業單位業務開展及服務管理需要，同時又要考慮檔案管理特征，這樣才能實現檔案信息生成、歸檔、保存、利用過程的全面監管，不斷提升檔案管理質量。

（二）加強人才隊伍建設

第一，事業單位應充分認識到引進專業人才的重要性，加大對檔案管理人才的引進力度，保證對新鮮血液的注入，積極打造老中青合理搭配的人才隊伍，構建老年人參與、中年人為輔、年輕人為主的合理人才結構。第二，事業單位應加大對現有檔案管理工作人員的培訓力度，經常性地開展在崗人員培訓活動、學習考察活動，促使在崗人員及時接受先進的工作理念和檔案管理知識，全面提升檔案管理人員的專業水平。與此同時，應加強對在崗人員的計算機操作技術培訓，全面提高在崗人員的計算機操作水平，更好地保證信息安全。此外，事業單位還應積極鼓勵在崗工作人員“走出去”，多與同行交流溝通，共享資源和經驗，互通有無，全面提高自己的專業技能和綜合素養。

（三）細化檔案管理措施，提高管理效益

首先需要確保細化性歸檔工作，在工作中及時制定完善的檔案歸檔范圍，這一范圍必須保持細致性與明確性，在工作職能調整以及業務發展期間，可以保持持續性發展。在制定具體的范圍時，需要充分考慮檔案的儲存完整性以及資料的全面性，確保內部控制體系的建設綜合水平。同時還需要做好文件檔案的環節性管理工作，不僅需要及時落實檔案工作機制，還需要及時制定歸檔計劃，基于歸檔工作的突出問題，在年末做好重點排查工作，及時落實集中化與全面性的歸檔管理，保障歸檔工作的細致與全面性。對于事業單位而言，需要將文件檔案資料的交接當作是第一任務，以規范化措施作為基礎，保障資料信息的清晰性。另外，還需要持續強化人員方面的培訓教育工作，借助現場指導、視頻教育以及手冊宣傳等多種途徑實現對人員的專業性技術水平的培養，重修提升檔案管理工作的針對性水平，提高檔案管理工作人員的自覺意識。

（四）拓寬事業單位對檔案的利用途徑

在大數據環境下，事業單位對檔案的利用途徑不應局限在單位內部，還應拓寬成社會共享資源。在新形勢下，事業單位應積極拓寬自己的檔案利用途徑，全面提高資料信息的價值。首先，檔案管理人員應全面掌握不同檔案資料類型，深入挖掘檔案資料在不同方面的作用和價值，從而為檔案資料開發奠定基礎。檔案管理工作人員應積極挖掘不同檔案之間的聯系，積極整合相關的數據信息，進一步方便社會大眾、事業單位內部應用檔案。其次，事業單位檔案管理部門還需要加強與社會其他檔案管理機構之間的聯系，將數據共享做大、做強，共同推動檔案管理信息的開放和共享，更好地服務于人民大眾需求。檔案管理人員應充分認識到檔案信息資源共享的重要性，在加強事業單位檔案信息庫建設的同時，還需要加強對共享平臺的維護與管理，充分做好資源共享工作，例如，為社會提供查找服務、咨詢服務等，在提升事業單位社會形象的同時，充分發揮檔案管理的社會價值。

四、結束語

信息技術被運用在不同領域中，給各行各業帶來了很大的改變，推動了行業改革。事業單位管理工作非常重要，關系到很多國家重要檔案，能有效推動社會的發展，因此要在事業單位管理工作中加強信息技術的應用，實現經濟效益和社會效益相結合，同時推動國家信息技術的進步，實現二者合作共贏。

參考文獻：

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