以信息化手段為依托創新高校畢業生檔案管理的方法

王穎

摘? 要：高校畢業生的檔案對于學生自身來說是極為重要的，它是記錄了學生在學習生涯中各類能力的進步與思想覺悟的重要材料。在現如今的高校畢業生檔案管理中，在管理模式與管理技術上都存在一些不足，檔案管理人員的管理素質也有待提升，這給高校畢業生的檔案管理工作帶給了一定的難題。因此，本文基于信息化手段為依托創新高校畢業生檔案管理的方法進行分析，并提出相應對策。

關鍵詞：信息化? 高校? 畢業生檔案? 檔案管理

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）02（b）-0130-03

Innovating the Methods of College Graduates' File ManagementRelying on the Means? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?of Information Technology

WANG Ying

（Graduates Employment Guidance Center of Jilin Provincial College， Changchun， Jilin Province， 130000? China）

Abstract： The archives of college graduates are extremely important to the students themselves. It is an important material that records the progress and ideological awareness of students in various abilities during their study career. In the current file management of college graduates， there are some deficiencies in the management mode and management technology， and the management quality of the file managers needs to be improved， which brings certain problems to the file management of college graduates. Therefore， this article analyzes the method of innovating the archives management of college graduates based on information technology， and proposes corresponding countermeasures.

Key Words： Informatization; Colleges and universities; Graduate files; File management

隨著我國信息技術的發展，高校畢業生檔案的管理模式也受到啟發，如何在信息化時代利用信息化手段創新高校畢業生的檔案管理成了我們研究的課題，高校畢業生檔案對于學生來說，不僅關乎于學生步入社會后的就業問題，還對未來的工作生活有著一定的影響，因此急需研究一種優質、便捷的檔案管理方式，來改善現如今陳舊的高校畢業生檔案管理模式，利用信息化手段的優勢，來探索檔案管理的方法。

1? 傳統模式下高校畢業生檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度陳舊，技術落后

在現如今的高校畢業生檔案管理的過程中，雖然已經利用了一些信息化技術，但值得注意的是，一些高校的畢業生檔案管理的信息化技術水平明顯達不到要求，以至于還存在著使用陳舊的檔案管理模式，對學生的畢業信息收集情況不明朗，在檔案的錄入過程中，還使用傳統的人工輸入，這大大增加了高校畢業生檔案信息不完整或出現錯誤的可能性，在記錄高校畢業生的學習成績時，也需要檔案管理人員逐層查閱，這不僅嚴重地降低了記錄高校畢業生檔案的效率，也增加了信息出現差錯的概率，對信息化技術的掌握明顯不足，還在依靠打電話、發短信等方式與對方溝通，這為后續的高校畢業生檔案管理埋下了真實性的隱患。此外，針對高校畢業生的檔案管理制度，也沒有形成一個高效、透明、真實的管理制度，缺乏對檔案管理人員的培養與監督。

1.2 檔案管理員的業務素養尚待提升

我們知道，高校畢業生的檔案管理與檔案管理人員息息相關，可以說檔案管理人員有著對高校畢業生未來人生的參與情況，檔案管理人員信息化利用程度的高低與高校畢業生檔案管理的水平有著密切的關系。以目前大部分高校畢業生檔案管理的情況來看，問題主要分為了以下三種：一是在高校畢業生檔案管理工作的領導，通常情況下，負責高校畢業生檔案管理人員的管理工作，這一類領導雖然學歷高、管理人員的能力強，但對高校畢業生檔案管理上卻有著短板，不僅對信息化技術手段理解的不夠透徹，對于實際的檔案管理工作認識也是較為模糊。二是針對于直接參與檔案管理的工作人員來說，一般都是出身于非管理專業的人員，導致檔案管理知識不夠扎實。三是針對于整個高校畢業生檔案管理的總體來說，高校對于檔案管理的重視程度有所欠缺，導致整個檔案管理的專業人才不足，增加了高校畢業生檔案管理的復雜性。

1.3 檔案管理的質量把控不到位

在高校畢業生的管理過程中，很大程度上是因為檔案管理的質量把控不到位而導致出現質量問題，一些高校在對畢業生進行檔案管理的過程中，因為信息化手段不足，信息化技術尚未掌握，導致檔案資料的鑒定出現了一些時間管理上的問題，使得信息對比的效率嚴重延緩，增加了時間成本耗費了人力不說，還會將一些關鍵性信息有所遺漏，這對于高校畢業生檔案管理工作的展開來說是存在著嚴重問題的，因為檔案管理人員的管理手段較為陳舊，信息化技術相對欠缺，使得一些高校畢業生的檔案出現差錯，還得不到及時的修改與補充，更有甚者，部分高校的畢業生檔案管理人員還對檔案的真實程度不夠重視，這大大降低了高校畢業生檔案的真實性，嚴重損害高校畢業生檔案工作人員的形象。

2? 信息化高校畢業生檔案管理的優勢

2.1 改善傳統模式下檔案管理模式

在以往的高校畢業生檔案管理的模式下，通常檔案都是分開進行保存的，紙質檔案雖然更具有真實性，但是這種紙質檔案不僅占用存放空間，一旦發生意外情況損壞了檔案，檔案就無法進行復原了，但依托信息化手段對檔案進行管理，大大降低了這一風險，將學生檔案以電子文檔的形式進行管理，不僅有效地降低了占用空間資源的不必要浪費，還對檔案的管理效率與質量有著質般的提升。

2.2 利用網絡技術提升檔案管理的效率

一些高校畢業生檔案管理過程中出現的問題，往往是因為傳統模式下檔案管理的不方便導致的，例如在傳統高校畢業生檔案的管理中，往往需要向學校各部門進行學生信息的收集、整理、匯總，最終形成畢業生的檔案，但在這個過程中，由于檔案管理員的個人因素，極易出現檔案信息收集不全，遺漏重要信息的事件發生。但有效地利用信息化手段進行收集畢業生檔案信息時，就可以大幅度避免此類問題，將高校畢業生檔案信息在網絡上進行處理，不僅更加高效、便捷，還可以真正意義上將高校畢業生檔案管理做到最優，從根源上避免高校畢業生檔案信息遺漏的事件發生。

3? 利用信息化手段提升畢業生檔案管理的方法

3.1 改變傳統高校畢業生檔案的管理觀念

一般來說，高校畢業生檔案的管理工作是由高校一手負責，這也是高校對于畢業生未來的充分保障，高校一般在新生入學后，對學生的檔案進行保存與管理，并針對檔案情況的不同來對其分類管理，在學生在校學習受教育的過程中，充分掌握學生的學習情況、日常情況以及生活情況，并對這些信息加以記錄并妥善保存，在對高校畢業生檔案管理的管理觀念上，檔案管理人員應該充分加強信息化檔案管理的觀念，在收集學生檔案信息的過程中，應該充分重視學生的角色，切實為學生的檔案管理工作提升工作效率，完善高校畢業生檔案管理制度，畢業生檔案管理工作雖然復雜，但相關的管理層也應該充分加強提高檔案管理人員的素質，讓檔案管理人員及時轉變角色，從學生轉變成人才，為未來的高校畢業生檔案管理工作打下堅實的基礎，使得檔案管理工作更加具有效率性與規范性。

3.2 加強高校畢業生檔案材料的內容管理

眾所周知，在高校畢業生檔案管理的過程中，因為其畢業生檔案信息的來源不同，在性質與類別上都存在諸多差異，這給高校畢業生檔案管理人員的工作帶來了極大的挑戰。因此在高校畢業生檔案管理的過程中，管理人員應該充分依托信息化手段進行檔案管理，將畢業生檔案輸入到計算機中進行妥善管理，完善的將學生信息進行記錄。此外，還可以利用計算機的搜索功能快速查找所需要的畢業生檔案信息，及時查漏補缺，真正意義上將高校畢業生的檔案管理好。此外，各個高校要針對自身的信息化檔案管理模式進行聯動，將畢業生的檔案管理形成完善的管理機制，將學生日常的學習情況、信用記錄、日常表現與特長優勢等等方面都納入學生檔案進行管理，利用計算機的信息化技術制成電子文檔形式的學生檔案，切實提升高校畢業生檔案管理的質量與效率。

3.3 明確高校畢業生檔案管理的優化方向

在高校學生畢業之后，學生檔案會隨著畢業生的求職過程傳遞到用人單位的手中，檔案中的諸多內容對于畢業生來說十分重要，用人單位不僅可以在檔案中看到畢業生在整個學習生涯中的成績與表現，還記錄著學生在畢業后的工作情況，因此高校畢業生的檔案管理人員應該充分利用依托信息化手段，將學生的檔案信息完整錄入計算機中，依托計算機網絡的共享性對高校畢業生的檔案信息進行充分關聯，在未來的檔案查詢過程中，準確無誤地查詢到檔案信息。另外值得一提的是，在運用信息化手段進行檔案收集記錄的過程中，還要注意網絡系統中存在的安全隱患，必須要嚴格按照相關規定對高校畢業生檔案的電子文檔進行加密保存，切實加強高校畢業生檔案管理的安全性。

3.4 提升高校畢業生檔案的管理水平

檔案管理人員在對高校畢業生檔案信息進行收集的過程中，也要對畢業生所掌握的專業技能與專業素養予以真實記錄，我國當前對于專業技能人才十分看重，因此檔案管理人員應該充分依托互聯網手段對畢業生在校期間所獲得的專業技能證書、技能競賽的名次進行信息收集，并制作成電子文檔。此外，利用信息化手段，要將高校畢業生檔案管理制度充分完善，建設專業的檔案錄入系統，將高校畢業生檔案管理納入高校發展的總體規劃當中來，專項撥款加大高校畢業生檔案管理的建設，構建更加專業的檔案管理人才隊伍，加強對高校畢業生檔案管理人才的日常專業培訓，健全檔案管理人員的工作制度，獎懲制度分明。從真正意義上加強高校畢業生檔案管理的工作效率。

3.5 健全高校畢業生檔案的管理機制

在當前的高校畢業生檔案管理工作中，學生本身就對檔案管理的相關事宜不夠了解，基于此，高校要重點加強學生本身對于檔案管理的重視程度，對于高校畢業生檔案管理的工作人員來說，要強化其檔案管理知識，讓學生在入學時，就要對其檔案進行充分管理。此外，根據學生的重視程度，高校可以選擇在學校論壇、學校刊物或校內廣播中進行檔案管理工作的普及，讓學生們知道檔案的重要性，在檔案管理人員收集檔案信息的過程中，學生應該充分保證檔案的真實性，不能弄虛作假，從根本上保障學生檔案的質量。此外，很多高校畢業生檔案的檔案管理人員中，有一部分是學生志愿者，因此在檔案管理上要充分保證其工作質量，規范其工作內容，盡量安排一些基礎的檔案信息收集工作。

4? 結語

綜上所述，在對于高校畢業生檔案進行管理的過程中，要注重其信息化手段的運用以及管理，讓高校畢業生的檔案管理更加高效、真實與完整，將高校畢業生檔案充分進行信息化、規范化的管理，這不僅可以使高校畢業生的檔案管理工作更加高效便捷，還可以使畢業生在步入社會后的工作與生活更加靈活與方便。因此，我們要依托信息化手段建立高校畢業生的檔案管理制度，多方協同提升高校畢業生檔案管理的效率與質量。

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