醫院檔案管理在大數據時代的創新途徑探析

毛永青

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-2812

摘? 要：隨著計算機技術的不斷更新，信息數據展現出極為明顯的爆炸式增長，這將給各項與生活問題相關的工作帶來深刻影響。在大數據背景之下，醫院在檔案管理上存在著新問題和新情況，更是在管理創新方面面臨嚴峻的挑戰。現基于大數據背景，針對醫院檔案管理工作面臨的任務重、應用差、安全性弱等突出情況，提出一些可行性創新途徑，以便起到醫院檔案管理工作質量改善的參考作用。

關鍵詞：醫院管理? 檔案管理? 大數據時代? 創新途徑

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）03（b）-0094-03

Analysis on the Innovative Ways of Hospital Archives Management in the Era of Big Data

MAO Yongqing

（ Mindong Hospital of Ningde City， fujien province， Fu'an， Fujian Province， 355000? China）

Abstract： With the continuous update of computer technology， information and data show a very obvious explosive growth， which will have a profound impact on the work related to life problems. Under the background of big data， there are new problems and new situations in the archives management of hospitals， especially in the management innovation. Based on the background of big data， this paper puts forward some feasible and innovative ways to improve the quality of hospital archives management.

Key Words： Hospital management; Archives management; Big data era; Innovation approach

在信息技術的持續發展時代，每個行業均會收集、匯總大量數據與信息，通過對這些信息的分析，了解其可利用價值，以及具體的利用方法等，對于信息使用者而言至為關鍵，而檔案部門則在系統性任務面前扮演著非常重要的角色。其中在醫院特別是在公立醫院中，檔案管理將涉及到醫生、患者以及醫學研究等多個種類、紛繁復雜的檔案資源，一旦管理失當，將會造成醫院、患者等方面的巨大損失。如今很多醫院已經構建了基于信息技術的檔案管理系統，并有效應用于門診、問診、費用結算等環節，然而當處于大數據背景下時，檔案信息管理平臺依然有一些懸而未決的問題，解決這些問題才能在大數據背景下更好地服務于患者、回饋于社會，并促進醫院向好的方向發展。

1? 大數據時代背景分析

大數據是以云計算數據處理和應用模式為依托，有效應對信息社會快速發展情況的數據資源收集與處理過程的表現，它可以借助近于無限的數據資源加工與利用形式，取得共享信息資源的理想效果，從而讓使用者更加方便、快捷地檢索所需信息[1-2]。在此背景下，醫院如果要想更好地發展、更好地為患者及社會提供服務，就需要持續調整創新管理思維，改善既有的檔案管理策略，唯有如此才能合理改善檔案資源利用效率，讓醫院服務質量有向好的方向發展的可能性。

2? 大數據時代醫院檔案管理所面臨難題

2.1 任務數量過大

在大數據背景下，醫院所產生的檔案信息總量大幅度增加，其包含的內容也日益廣泛，因而傳統意義上的檔案管理策略，必然無法滿足工作需求。例如：醫院儀器設備總量增加，如CR、CT、MRI等均需要工作人員進行儀器信息的整理與儲存[3]。根據實際調查了解，現在絕大多數醫院均采用整理成信息資料再存儲的做法，所占資源將消耗大量儲存空間。而在大數據技術發展和完善狀態下，將有更多信息需要用數字化存儲形式，當對它們進行整理時，有關工作人員要重視信息分類工作，例如：對于住院病歷與就診病歷而言，需要較長的保存年限，且每年這類數據存儲空間都以百TB計。但如今有一部分醫院卻未能做到檔案管理工作大數據平臺建設專業化，這將造成工作人員開展此類工作的參考依據缺失、工作效率低下等問題。且如憑借數據技術完成檔案管理，還要有存儲數據能夠快速流動的保障，可現在絕大多數醫院在這方面需求的滿足性上都有所欠缺，只能進行基本的檔案分類管理，而無法勝任大量資源流動供應工作，造成檔案管理大數據系統自身價值發揮的失靈[4]。

2.2 應用效率較低

檔案管理工作從本質上講，目的是有利于醫護人員對檔案內部信息的應用，而當今社會相關工作人員需要充分了解檔案信息特征，也就是在容易獲取、數量多、具有較強共享度這些特征上加以把握，但實際應用此類特征的功能卻未能引起足夠的重視[5-6]。部分醫院工作人員在做此類工作時發現檔案信息沒有及時做好，并將信息進行共享。尤其是一些電子檔案占比較高，可是工作人員卻未能給其以精準化管理的支持，導致應用效率的遲遲未能跟進。這一問題發生的根源在于：工作人員在面對大數據技術時，掌握意識與掌握能力不足，且有部分醫院有著典型的檔案信息閑置的弊端，也就是在投入大量人力、財力、物力建設大數據檔案管理平臺后，后期卻面臨著使用率不高的問題。例如：臨床討論記錄檔案內容很多，其中術前討論記錄檔案中有上級文件與討論記錄表，疑難危重病討論記錄檔案中有上級文件、疑難危重病討論記錄表、住院超30天患者上報表等，內容極多，但往往記錄之后即棄而不用。

2.3 存在安全隱患

大數據檔案工作在信息系統方面的安全隱患是客觀存在的，且又是值得重視的問題。對于醫院檔案信息而言，其中涉及大量科研成果、患者隱私等問題，在進行管理工作時，安全管理問題顯得尤為突出，應當給予足夠重視。可在大數據背景下，信息共享可以在提升信息利用率的同時，造成信息傳遞環境的復雜化，從而使信息因流動而出現較大的安全風險隱患，隱患會因為檔案信息大數據平臺所產生的安全管理薄弱問題而增加。之所以出現這種情況，工作人員未能充分重視大數據平臺安全保護工作難辭其咎，這在未來管理工作中要充分注意。

3? 大數據時代醫院檔案管理的創新舉措

上文提及的大數據時代背景下，醫院普遍面臨檔案管理工作開展困難的情況，解決這些普遍性的問題，需要著眼于大數據時代特點，以及醫院在信息存儲使用上的獨立性，該文據此提出下述創新途徑[7]。

3.1 管理理念的創新

從當前醫院檔案管理具體情況來看，一些醫院管理者、檔案從業者已經意識到大數據技術和檔案管理工作間有著密切關聯，并嘗試創新檔案管理模式，然而效果卻不盡如意。主要原因在于管理觀念依然比較落后，無法與時代發展需求同步。比較典型的問題在于片面認為檔案管理等同于相關資料的收集與存儲，卻忽略了在管理價值方面的表現，從而讓檔案管理工作不能充分發揮其作用，影響到醫院的發展。所以醫院要不斷創新檔案管理觀念，尤其是使具體管理者工作觀念得到調整。首先，要對醫院管理者的管理思路做出優化，充分體會到大數據技術對于檔案的價值，為其作用發揮提供堅實保障;其次，檔案管理部門需要以更主動的態度投身于此項工作，尤其讓大數據技術擁有參與具體事務的可能性，只有在得到兩級管理者支持下，才能為科學應用大數據技術帶來保障;最后，醫院應加大檔案管理信息化力度，保證它的可持續化發展。

3.2 軟硬件設施建設

醫院在探索檔案信息化管理路徑時，需要主動激發員工工作的積極性，使之配合大數據技術應用，借以提升工作價值。而做好檔案信息化管理之中的硬件與軟件建設，則是檔案工作具體開展的先決條件[8]，所以醫院有必要增加這方面資金的投入。可從各醫院的實際發展情況分析，很多都沒有做好這一點，這會直接造成醫院內部檔案管理工作難，醫院的檔案收集、存儲、利用以及直接相關的信息安全方面臨嚴峻挑戰。就此，醫院有義務也有責任做好檔案管理理念持續調整，做好資金、人力、物力等方面的投入。要在認真探索醫院綜合發展情況之后，以科學明確的態度規劃設備資金具體數額，并制訂后續合理化物資引進計劃，給檔案管理信息化工作提供前提條件支持。醫院應以大數據檔案管理工作為出發點，做好技術人員專業培訓、做好有關設備的定期維護等。再者還需要基于醫院檔案管理的現實情況，做出更健全、更完整的檔案軟件和硬件設施管理策略，保證檔案管理工作得到更好的效果。

3.3 提高人員的素養

檔案管理工作者所擁有的綜合素質，是企業核心競爭力提升的必然選項，也是大數據背景下人力資源工作做好的關鍵做法，給醫院未來工作奠定扎實基礎。在當前時代背景下，檔案管理給工作人員綜合素質提出了極為嚴格的要求，所以做好隊伍建設可謂時不我待。各醫院應在構建檔案管理方面多加留意，健全常態化的人才培養機制，依檔案大數據管理建設的要求，構建人員工作交流平臺，并借助主題教育與專業培訓等多種形式，讓檔案管理者加強理論知識方面的學習，且醫院還可以從戰略發展的視角，讓計算機專業知識背景、檔案管理經驗背景兼備的復合型人才得到培養，使其成為醫院在大數據時代檔案管理工作的中堅力量[9]。

3.4 改善服務的水平

管理目標在于服務，所以醫院應當從患者角度出發，努力提升檔案服務水平。移動互聯網技術有著無限應用場景，人們在多個生活方面都展現出了重大變化，大家利用手機便可以完成銀行轉賬、購物、病情診治等活動。所以醫療檔案服務工作要對服務方向與服務策略進行調整，使其更好地同患者需求相一致，即基于前期的檔案管理，做好相應的準備，做好服務的銜接。如醫院要在智慧化醫院建設方面加大力量，以“互聯網”為載體，構建完善程度更高的醫療檔案服務系統，讓患者更方便地接受病歷、檢查結果以及醫療費用等方面的查詢、下載等服務，達到真正意義上的服務水平。例如：該院在醫療技術準入管理記錄方面便進行了基于改善服務水平的探討，將上級文件、二類以上技術準入申請書及批準文件、科室各類技術目標、職能部門監管記錄等直接同服務要求相關聯，取得了比較理想的效果。

3.5 安全管理的強化

在進行更為細致的醫院檔案信息管理工作期間，安全管理意義突出，以大數據管理為方向的安全工作將重點涉及下述幾點：一是給有關管理者提供必要的計算機、大數據安全知識培訓，使其能理性察覺可能出現的安全隱患，并制定與之相配套的合理化運行制度，確保醫院檔案資料源頭上的安全性;二是在使用大數據技術時，應當保證其對深入挖掘檔案信息的隱性功能，以此為出發點進行檔案信息備份，確保醫院檔案資料在使用期間的安全性;三是對計算機系統存在的漏洞，進行防火墻、殺毒軟件等的病毒入侵阻擋，確保醫院檔案資料面臨安全問題的及時排查與解決。

4? 結語

該文簡要分析了大數據背景，以及在此背景下醫院檔案管理工作面臨的難題，包括任務重、應用差，以及安全性相對較弱等。由此給出可以有效處理此類問題，且具有一定創新性的舉措，如醫院檔案管理觀念進步、人員素質改善，以及更加具體的檔案管理創新、技術策略創新和安全保護創新等議題。處于大數據背景下時，檔案信息管理平臺依然有一些懸而未決的問題，而解決這些問題之后，才能在大數據背景下更好地服務于患者、回饋于社會，并促進醫院向更好的方向發展。總而言之，醫院管理者要轉變之前的錯誤看法，就需要充分地體會到大數據技術所帶來的巨大變革影響，為發揮大數據技術功能奠定堅實的物質基礎，帶動醫院檔案管理的可持續化發展。

參考文獻

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