電子檔案信息資源共享利用管理模式初探

楊莉

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2103-5042-7930

摘? 要：該文深入探討了新時期下電子檔案信息資源共享利用管理方式的創新工作特點、創新發展策略，以有效促進我國各個企業電子檔案信息資源共享利用管理創新工作的平穩健康發展，推動新時期下的企業管理單位生產經營檔案管理工作的高層次質量化和可持續發展。將檔案管理與現代信息技術相結合，在技術應用、信息服務、資源整合等方面，提高檔案管理水平。

關鍵詞：電子檔案? 資源共享? 管理? 信息技術

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）03（b）-0106-03

On the Management Mode of Sharing and Utilizing Electronic Archives Information Resources

YANG? Li

（Fujian Provincial Hospital， Fuzhou， Fujian Province， 350001? China）

Abstract： This paper mainly discusses the innovation characteristics and development strategies of the management mode of sharing and utilization of electronic archives information resources in the new era， so as to effectively promote the stable and healthy development of the management innovation of sharing and utilization of electronic archives information resources in various enterprises in China， and promote the high-level quality and sustainable development of the production and operation archives management of enterprise management units in the new era. The combination of archives management and modern information technology can improve the level of archives management in technology application， information service and resource integration.

Key Words： Electronic archives; Resource sharing; Management; Information technology

在我國社會主義市場經濟社會持續健康發展與推進現代中國企業管理制度建設改革開放進程不斷加快的大時代背景下，新歷史時期的電子檔案信息資源共享利用管理模式的素質水平一直約束著整個企業業務是否可持續健康穩定發展。一直以來，檔案管理監督工作的各種人為管理干預限制困素較多，存在一定的主觀能動性，檔案管理監督工作確實可以對相關企事業單位的社會經濟效益和其他經濟管理活動行為進行有效監督和合理約束，能夠助力相關企事業單位開展相關檔案工作服務質量的不斷提升[1]。

新時期電子檔案信息資源共享就是將信息技術與現代管理體系結合，為企事業單位提供最大范圍內的共享信息服務。整合功能軟件與硬件，采集、存儲、審核以及共享，從而將電子檔案信息資源價值充分地發揮出來。

1? 新時期電子檔案信息資源共享利用管理方式的存在的問題或困惑

1.1 人才流動越發頻繁

隨著我國經濟社會的發展，現代企業管理制度也不斷成熟。尤其是在現代電子檔案信息資源共享利用管理制度朝著現代化、多元化要求轉變的大背景下，檔案管理也成為新時期下企業管理事務的重要組成部分。并且在市場化配置資源的影響下，電子檔案信息資源共享利用管理工作的人才流動規模也在發生著巨大的變化。因此，在人才流動越發頻繁的嚴峻形勢下，我國各個地區的電子檔案信息資源共享管理工作也先后經歷由一個部門的隸屬部門管理到一個專門部門管理的過程。這就需要電子檔案管理人員要根據檔案材料的來源、內容、形式等進行針對性整合與管理，為企事業單位的電子檔案信息資源共享利用管理工作提供更優質的檔案內容。

1.2 檔案利用手段較落后，共享機制不夠完善

面對海量的信息資源，檔案的利用者對檔案信息的需求日趨多樣性、迫切性和實效性。而大部分的檔案館都停留在現場排隊、人工登記查詢階段。各部門之間的信息孤立，無及時溝通，無數字化。查詢信息的需求者無法查閱到相關有效信息的關聯性，檔案無法為其提供正確的指引[2]。

1.3 信息化建設基礎設施薄弱

當前在我國，檔案管理相關工作流程自動化規范程度較低，有些相關單位對推進檔案管理信息化體系建設重視程度不高，對推進檔案管理工作投入的主要專項經費投入不足，以至于一些計算機檔案使用起步較晚。雖然有些檔案機構已經引進了數字計算機等各類先進設備，但是這些先進設備多數只用于基層辦公室的文字處理，對各類檔案管理信息的采集加工、存儲和利用開發以及再利用依舊需要處于手動操作處理階段，這就嚴重阻礙了我國檔案管理信息系統建設的快速進程。

1.4 信息化檔案數據權限管理及安全體系有待加強完善

檔案管理機構對檔案信息的采集、整理、生成與檢索、查閱、利用兩者控制權限沒有合理區分，未完全統一檔案數據電子信息元著錄項標準，無法確保檔案文件的權威性和可信度。在信息系統技術安全保障和網絡安全方面控制不到位，制度不規范，也無法保障電子檔案信息的安全[3]。

2? 基于新形勢下的電子檔案信息資源共享管理工作的創新策略

2.1 由分散管理走向集中管理

根據相關調查表明，傳統的檔案管理部門對于電子檔案資料的收集往往較為分散，管理都是以結構或部門為一個整個群體。但由于每個機構或單位之間存在一定的獨立性，電子檔案信息資源共享管理工作也就成為了一項較為復雜的工作。因此，在新時期下，電子檔案信息資源共享管理工作應逐漸改變這種單一化的管理形式，通過采用建立集中的“電子檔案管理中心”、成立專業的“電子檔案管理機構”等方式來提高電子檔案管理的工作效率。不僅如此，在電子檔案管理工作由分散管理走向集中管理的過程中，企業內部電子檔案管理創新工作也應該充分借助原有的檔案管理工作模式，得出一些自己獨特的看法與見解，再運用類比、對比等手法在同類或異類事物得到深度認知。其次，再將這些總結歸納的工作想法融入新時期的電子檔案信息資源共享管理工作之中，形成獨具特色的電子檔案管理工作模式。最后，檔案管理工作的創新不僅是考驗檔案管理人員的專業技能與專業知識，還是幫助檔案管理人員提高創新思維的重要舉措。由此，在檔案管理工作創新的過程中，檔案管理者首先應跳出自己的舒適圈，學會利用自身優勢借鑒適合學校實際發展需要的成功經驗和方法，同時也要對其關聯行業的知識進行深入學習，并在其學習、借鑒中找到合理的工作方法，促進電子檔案信息資源共享管理由分散走向集中管理[4]。

2.2 由紙質管理走向電子化、網絡化管理

實現電子檔案信息資源共享歸檔管理的信息電子化、網絡化不僅能夠更好地充分適應新時期檔案管理相關制度深化改革的發展需要，還能夠充分滿足當代中國社會對電子檔案信息資源共享管理的各種多元化發展需求。傳統的檔案管理人員工作記錄制度主要目的是通過一種手寫檔案記錄方式來準確記錄各項工作調研及日常檔案管理等各項工作。隨著當前我國信息網絡技術的不斷逐步發展成熟，檔案的使用管理手段與檔案記錄管理方式也在發生一些新的改變。因此，在“互聯網+”的21世紀，電子檔案信息資源共享檔案管理改革工作也將更應根據當前檔案管理的實際發展需要，對我國電子檔案信息資源共享的檔案管理的人事物模式進行合理化創新。同時，相關檔案管理工作人員還希望可以充分利用計算機、掃描儀等多種現代網絡信息技術設備將管理電子檔案相關管理檔案的網絡信息管理資源直接轉變形成為圖文電子稿等多種網絡信息形式，實現電子檔案管理相關工作的面向數字化信息發展。由于電子檔案信息資源共享管理工作仍然是一個較為注重保密的領域工作，這就需要相關檔案管理工作人員在收集整理與保存記錄個人的檔案資料時還需要定期做好密切相關的保密工作，而保證現代電子檔案信息處理技術的實時保密性，不僅能夠有效促進電子檔案資料的永久加密保存，對用于進行檔案管理的重要信息的實時安全性與嚴密性也需要有一定的技術保障[5]。

2.3 提升電子檔案管理人員綜合素質，推動信息化建設

電子檔案信息資源共享管理工作往往是一項管理技術含量要求強、程序繁瑣的復雜工作。這就需要電子檔案管理工作人員同時具備嚴謹踏實的管理工作生活態度與良好的管理職業道德文化素養，管理單位也因此應定期組織內部相關專業技術檔案管理人員進行培訓，不斷提升所屬內部相關檔案管理工作人員的技術管理水平，包括相關法律法規、內部風險控制等。改變過去的檔案工作方式觀念，變被動工作為主動，自覺充分發揮主人翁服務意識，通過探索采取成立多元化電子檔案管理工作組的形式加以合理配置人力資源，提高檔案管理人員的基本專業技能，為單位的相關電子檔案管理隊伍建設工作培養一支高層次素質人才隊伍。在現代化的信息社會中形成科學的電子檔案管理方式與手段，創新電子檔案管理的方法與形式也是促進我國各個地區電子檔案信息資源共享管理工作創新的重要途徑[6]。

2.4 推進檔案信息化服務中心建設，提高利用需求

長期以來，電子檔案管理人員都習慣于通過同時提供檔案利用者的次數、編印量和檢索等的工具和館藏資料數量等一系列硬性的衡量指標等方面來衡量一個國家檔案館的發展情況。不容否認，在特定的社會歷史發展條件下，這種管理方法仍然是有效的、積極的，然而在世界經濟信息時代這個大歷史背景下，信息技術的文化含量及其所直接產生的經濟效益才真正是目前衡量我國檔案管理事業持續發展的重要標尺。只有不斷轉變檔案傳統利用理念，強化對館藏檔案資源信息管理資源的檔案客源信息管理服務功能，用我國館藏管理檔案的核心價值理念含量、知識產權含量、提供者和利用所直接產生的社會經濟和其他社會相依力量來真實反映我國館藏利用檔案的發展情況，從而才能使館藏檔案資源信息管理資源能夠適應我國社會經濟發展的實際需要，適應現代社會公眾對個人檔案管理利用的日益需求。因此，創建國家檔案管理服務信息中心迫在眉睫[7]。檔案管理信息公共服務管理中心職能有別于國家檔案館或國家檔案產品行政監督管理局等機關，不是現代國家檔案體制的一個產物，檔案信息服務管理中心僅僅是各管理機構之間的一個鏈接或者紐帶，其實是具有針對檔案信息整理、保管、處置和管理提供檔案服務綜合利用的一級管理機構。由國家檔案查詢保管管理服務部、檔案整理查詢綜合利用整理服務部、檔案查詢整理利用服務部這3個職能部門共同構成。其中，資源整理部和綜合利用升值部分別是整個中國檔案系統信息管理服務資源中心的兩個靈魂，其內部具有將整個檔案管理信息服務資源的綜合使用價值充分挖掘體現出來的巨大潛力，使整個檔案管理信息服務資源能夠得到有效利用，從而有效滿足廣大社會公眾的資源利用價值需求[8]。

3? 結語

企業在經營管理的進程中，潛藏著諸多經濟風險。面對無所不在的經濟風險，電子檔案信息資源共享管理工作影響著各項經濟活動能否平穩進行、企業單位事業能否長遠健康發展。電子檔案信息資源共享管理工作作為檔案管理工作的重要環節之一，對企業的經濟活動開展具有重要的監督和指導意義。因此，相關管理部門應高度重視電子檔案信息資源共享管理工作對企業經濟事業可持續發展的重要性，通過建立健全相關電子管理工作制度、由分散走向集中管理、由紙質管理走向電子化、網絡化等創新手段以及加強電子檔案管理部門的相互溝通來充分發揮電子檔案管理職能，從而推動電子檔案信息資源共享管理工作的高質量發展。

參考文獻

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