國家綜合檔案館效率評價研究

段薇薇/連云港職業技術學院

2020年6月20日的第十三屆全國人大常委會第十九次會議上，新修訂的檔案法正式通過，自2021年1月1日起正式施行。這是我國檔案事業法治建設的一個重要的里程碑事件。

檔案館作為我國保存各類檔案資源的主體，如何通過檔案館有效利用檔案、充分發揮檔案館對經濟、文化、教育、軍事等事業的促進作用是社會主義現代化檔案事業建設的重要環節。新修訂的檔案法新增國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案的條例也表明了國家對檔案事業的重視，研究歷年國家綜合檔案館的效率是為了對檔案事業的過去可能的問題進行分析，從而對檔案事業的未來發展做出更好的指導。隨著數字化時代的到來，許多傳統的以實物為載體的檔案面臨著數字化發展的新要求，效率提升迫在眉睫，研究檔案館的利用效率不言而喻。

1 檔案事業發展與效率評價

當前國內學者對檔案館的研究多從檔案館的組織結構、服務質量、數字資源的整合等方面對檔案館進行研究。張斌等[1]研究了在數字人文的背景之下，從服務觀念、工作體制、資源建設、業務內容、人員結構五個角度出發，指明新時期我國檔案館的發展方向。周俊燁[2]構建了基于關聯數據的LAM云服務平臺，為圖書館、檔案館和博物館的數字資源整合提供了新的方向。鄧君等[3]以用戶感知理論為基礎，從用戶視角對公共檔案館的服務質量影響因素進行分析與探討。周林興[4]提出可以從借助社會化媒體提升檔案館社會知名度、合理配置資源、培育適應時代要求的價值理念和文化精神、構建科學的檔案信息資源體系、以及打造多元服務鏈提升檔案館的服務能力四個方面實現檔案館的公共價值。上述研究為我國檔案館的發展提供了不同方向的依據和建議，但對于檔案館的效率評價這方面，學界的研究還較少。

DEA作為一種客觀評價方法，在多投入多產出的應用場景下具有巨大的優勢，它是一種重要的評價相對效率的方法。DEA法廣泛應用于場館效率領域的評價，王惠[5]通過公共圖書館投入產出省際面板數據，運用數據包絡分析法分析我國公共圖書館的靜態效率以及動態效率，追尋引發其變化的深層原因。李震[6]等采用數據包絡分析、文獻資料調研等方法，對我國大型體育場（館）免費、低收費對外開放的效率進行實證研究。孫鈺等[7]運用基于二次目標函數的DEA 交叉效率模型，對中國35個大中城市公共基礎設施經濟效益狀況進行了評價和分析。

基于以上所述檔案事業的發展背景以及相關文獻的參照，可以發現DEA方法在效率評價方面應用廣泛，通過構建DEA模型對檔案館進行綜合效率評價切實可行。本文通過構建DEA模型對我國1991年至2019年的國家綜合檔案館進行效率評價，最后對實證的結果進行分析，提出相關的政策建議。

2 研究方法與數據

2.1 BCC效率測度模型

數據包絡分析（Data Envelopment Analysis）最早由三位美國的運籌學家Charnes、Cooper、Rhodes于1978年提出，用于評價同類型單元之間的相對效率，適用于多輸入多輸出的系統。DEA本質是一種線性規劃模型，它的基礎的模型包括CCR與BCC模型，基礎的CCR模型構建原理如下。

假設有n 個需要測算的決策單元（D M U），記作DMUj,j ∈ [1,n]，每個單元有m種投入和q種產出，投入記作ix ,i [1,m]∈ ，產出記作ry ,r [1,q]∈ ，其投入角度的線性規劃模型如下：

u,v ≥ 0,i ∈ [1,m];r ∈ [1,q];j ∈[1,n]

注：其中λ代表決策單元的線性組合系數，θ表示模型的解。

2.2 數據來源

本文選擇國家綜合檔案館作為效率評價對象，選取的投入指標分別是國家綜合檔案館館數、國家綜合檔案館專職人員、國家綜合檔案館建筑面積，產出指標分別是國家綜合檔案館的館藏檔案、照片檔案、開放檔案、利用檔案。共7種投入產出指標構建指標體系，具體選取指標如表1所示，其中X1表示國家綜合檔案館館數，X2表示國家綜合檔案館專職人員數，X3表示檔案館建筑面積， Y1表示館藏檔案，Y2表示照片檔案，Y3表示開放檔案，Y4表示利用檔案。

表1：國家綜合檔案館效率投入產出指標

3 實證過程與結果分析

運用DEA Solver-Pro5.0軟件分別采用投入導向的CCR與BCC模型對中國1991年至2019年以來國家綜合檔案館的效率進行測算，得到初始效率。效率評價結果如表2所示。

表2：1991年至2019年國家綜合檔案館效率值

第一，DEA有效分析：1993年、2007年、2010年至2012年、2014年至2019年，這些年份的綜合技術效率、純技術效率規模效率均為1，達到了DEA有效。11個年份達到了DEA有效，從投入角度來看，這些年份國家綜合檔案館投入的專職人員、檔案館數、檔案館面積都得到了有效的利用，投入要素的利用率達到了100%。并且在2014年至2019這6年之中的DEA效率均為有效。從2010年至2019年僅2013年為弱DEA有效，這說明我國國家綜合檔案館的利用效率上近10年來不斷進步，并一直保持較高的利用效率。

第二，DEA弱有效分析：DEA弱有效的年份為1991年、1992年、1994年、1998年、2006年、2013年。其中1991、1992、1994、1998、2006年均表現為規模效率小于1，純技術效率為1，規模報酬遞增，投入要素的利用率達到了100%，僅2013年表現為純技術效率小于1，規模報酬遞增。

第三，DEA無效分析：DEA無效的年份有1995年至1997年、1999年至2005年、2008年至2009年，這12年的純技術效率與規模效率均無效，造成DEA無效的原因可能包括檔案館綜合管理水平的不協調、投入人員的資源浪費等。從表中我們可以發現，雖然這12個年份中，效率值未達到1，但是隨著時間推進，技術效率也同樣在不斷提高。

第四，技術效率分析：在1991年至2019的29年之中，技術效率有效的有11個年份，技術效率的均值0.904。從2014年至2019年，技術效率保持在1，說明技術效率總體呈現較好的發展狀態，并且在不斷地進步。從時間角度分析，我國國家綜合檔案館的技術效率呈現出了先降后升的趨勢，并且從2010年開始，我國的國家綜合檔案館基本一直保持著有效率的狀態。

第五，純技術效率分析：純技術效率可以反應在一定規模下投入要素的生產效率，從1991年至2019年，有16年效率值達到了1，29年間的平均純技術效率值為0.997。說明檔案館這些年整體的發展水平處于較高的水準。

第六，規模效率分析：規模效率的均值為0.906，存在17個規模效率小于1的單元年份。技術效率是純技術效率與規模效率的乘積，由于純技術效率較高，但規模效率相對較低，因此導致技術效率也相對較低。

表3：投入資源利用率情況

由于DEA模型得到都是相對的效率值，DEA決策單元的效率都是當前DMU同生產前沿上的投影點比較得來，所以存在著理想的調整值。從投入最小化的角度來分析，可以得到投入要素的利用率情況，投入要素利用率如表3所示，三種投入要素的平均投入要素利用率分別為99.66%、98.75%、99.69%，總體上處于較高水平，檔案館數量、檔案館面積利用效率很高，而檔案館專職人員利用效率略低一些，但總體也處于較高水平。

4 結論與建議

我國的國家綜合檔案館從1991年至2019年這期間效率總體呈現較高的狀態，并且近年來的相對效率值一直保持在有效狀態，說明在我國檔案館事業的在檔案產出的利用方面不斷改善，通過對歷史數據進行實證分析，也可以發現在存在著人員、檔案館數量的投入冗余和檔案利用不足的一些年份中，后續相關年份的人員、檔案館投入數等存在著削減等實際的改善，提高了效率，說明我國的檔案主管部門能及時意識并積極調整相關檔案館的投入，從而提升我國的檔案館效率，并且這與DEA模型的改善方向是一致的，這說明DEA模型能較好地反映檔案館的相對綜合效率。研究還發現，盡管國家綜合檔案館投入資源利用效率較高，專職人員利用率也有一定的改進空間，這和規模效率相對較低的結論對應，說明國家綜合檔案館的管理還需要改進。

第一，提高國家綜合檔案館的人力資源利用水平。為適應數字化的時代，從檔案館專職人員的角度來看，并非是簡單地減少或增加檔案館專職人員數量，應加強對專職人員的入職篩選，完善培訓制度，提高檔案館專職人員的專業素質。第二，加強檔案事業的信息化建設。一方面，繼續推進實物載體的檔案有條件地進行電子化備份，加強電子化檔案事業的建設，大力發展數字化檔案館。另一方面，通過發展云計算等技術手段，大力推動電子檔案資源的開放利用。第三，不斷完善檔案管理制度建設。依法治檔，加強檔案事業的法治氛圍，對違反相關法律的行為加大查處力度。完善檔案事業的管理服務體系，以人為本，建立協調有效的溝通機制，提升人員的服務效率和水平。第四，提高檔案開放與利用水平。我國的國家綜合檔案館在我國各類檔案館處于核心位置，各類別檔案館應借鑒國家綜合檔案館的發展狀況，發現不足，進一步提高檔案館效率。鼓勵符合規定的檔案館開展特色專題活動，通過開展文化主題節日、公益講座、免費參觀等發揮檔案館的特色資源優勢，提高檔案開放與利用的程度，鼓勵利用檔案館開展愛國主義、中國特色社會主義、中國優秀傳統文化等方面的學習教育，大力建設社會主義文化強國。