民國檔案文件級目錄著錄探析：以永康為例

胡 瑞/永康市檔案館

民國檔案是中華民國時期國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的各種歷史記錄，做好民國檔案著錄工作是確保民國檔案實體安全、提高檔案利用率的重要舉措。新發展階段，推動民國檔案文件級目錄著錄和數字化工作，能夠為民眾查詢利用民國檔案提供更精準、更規范的檔案資源，助力“最多跑一次”改革，為打造浙江“重要窗口”貢獻檔案力量。永康市檔案館現存民國檔案10個全宗、3238卷，原卷內有43741件。2020年開展了文件級目錄重新著錄工作，并已部分完成。下面筆者以永康為例，分析著錄工作中存在的困難與問題，并提出相應的對策。

1 著錄中存在的困難

1.1 字跡辨識具有難度

首先是繁簡體隔閡?，F行簡體字自20世紀五六十年代開始推廣，至今大多數人對于繁體豎版已殊感隔閡，著錄人員如缺乏相關專業知識，識別起來存在困難。其次是字體、字跡差異較大。民國檔案中的公文、書信基本都是手寫，一般來說呈、報告類的上行文多用小楷，字跡工整；或者執筆者有一定文化水平、書法功底較好，即便用行書、草書書寫，也好辨認。而指令、訓令、委令類的下行文，其字跡多龍飛鳳舞，且隨意涂改圈點的現象嚴重，但是借助上下文、前后件，字跡也可勉強辨認。但若執筆者文化水平較低，字跡頑劣且不尚修辭，又夾雜錯別字、方言土話，辨別難度則更大。此外，名流間的私人書信，特別是寫作者具備一定書法水平，出于藝術審美等因素考量，文中會故意夾雜一些異體字，如多筆少筆、將偏旁挪位等。而著錄人員辨認原字已經比較困難，再要辨別異體字就更加困難。再次是字跡褪色或檔案破損，影響字跡辨認。

1.2 內容理解存在困難

一是民國檔案存在繁體豎排、不標句讀、行文半文半白等特點，且當時公文用語也與今殊異，工作人員初次接觸，難免在內容理解上存在困難。此外，民國公牘寫作是僚吏的“專業”，他們慣用所謂的“春秋筆法”。民國時天下板蕩，官員調動頻繁，1942年至1949年8年間，永康縣縣長就換了9人，長官不能切實掌握政務，僚屬俱懷五日京兆之心；加之鄉鎮保甲自治，土豪劣紳上下其手，基層勢力盤根錯節。這些亂象體現在公文中，便是極盡欺瞞之能事。處理這些檔案時，如何排除干擾抓住主干，準確概括出文義并提煉出精華，是文件級目錄著錄工作的重中之重。

二是部分責任者和受文者難以確定。傳統私人信函自有一套格式文法，常用字、號代替正式姓名，著錄過程中確定責任者和受文者時，需要進行一定的甄別甚至是考證。如永康市檔案館民國檔案中一封落款為“呂師揚”的信中，抬頭為“松泉縣長勛鑒”，檔案服務企業錄入人員在責任者一欄僅錄入“呂師揚”三字，受文者則錄為“松泉縣政府”。如果單憑信件原文體現的信息，如此填寫貌似并無不妥；但稍一考證，可知呂師揚是呂公望之子，呂公望是永康近代名人，護國討袁時做過浙江省督軍兼省長，而呂師揚時任浙江四專區保安總隊長兼義烏縣長。信中還推薦了卉川鄉正副鄉長的人選，在同一時期的另外幾件檔案中，筆者也查到了永康縣政府對卉川鄉長官的委任狀，任命的正副鄉長恰好與呂的推薦相同。那么我們就可得出結論，“松泉”是時任永康縣長沈濤的字或號，故受文者該錄為“永康縣長沈濤”而非子虛烏有的“松泉縣”。最后根據個人責任者應盡可能標明官職的原則，責任者一欄也建議改為“浙江四專區保安總隊長兼義烏縣長呂師揚”。

1.3 工作人員業務能力有待提升

一是檔案服務企業工作人員。民國檔案具有特殊性，檔案服務企業在人員選擇上應選用專業人員，但現實情況是大部分工作人員存在專業不對口的現象，且從業時間偏短、接受培訓時間不足，如此次項目中，有好幾名工作人員7月以后才入職、10月便隨項目組進駐市檔案館開展著錄工作，接受專業培訓的時間明顯不足。

二是檔案館工作人員。首先是工作量巨大，館工作人員即便只負責抽檢驗收環節，按照要求也必須保證20%的抽檢率。以目前縣市級檔案館的人員編制，可勻出來負責這項工作的力量顯得捉襟見肘。永康市檔案館第一階段完成著錄達4萬多件，按照要求應抽8000多件，而項目規定在3個月內完成，因此工作日內每人每天需要檢查100多件。檔案館是黨群部門，館內負責抽檢的同志還要完成黨委政府交辦的其他任務，時間上并不寬裕。其次是專業能力存在一定欠缺，而抽檢是一項“雞蛋里挑骨頭”的工作，要求館工作人員要比服務企業人員更具專業素養和責任心，對館工作人員業務能力提出了極高要求。

2 解決問題的若干對策

2.1 注重業務培訓

從檔案館的角度來講，建議中央檔案館、省級檔案館組織民國檔案管理專門培訓班，培訓內容應多樣，培訓形式要靈活。除邀請專家和業務骨干講授常用繁體字、民國公文套話等專業知識和著錄過程中實際操作要點外，還可以邀請相關文化領域的教授和名人舉辦文化講座，重點講授民國時期政治文化方面的知識。還可以組織參觀民國檔案展覽、書法展覽，在參觀過程中實地學習民國時期公文書寫習慣等相關知識。

從檔案服務企業的角度來講，建議嚴格執行工作人員上崗前培訓制度，培訓的內容要到位、培訓的時長要保證、培訓的質量要把關。把培訓和工作有機結合起來，以老帶新，在實踐中學習、在學習中實踐。要樹立培訓常態化思想，業務培訓不是畢其功于一役，項目過程中、項目與項目之間都要根據實際情況和發現的新問題及時組織現場或遠程培訓。單靠公司自身，培訓力量可能不足，也可尋求檔案主管部門的協助，或將部分培訓納入檔案部門培訓體系之中。

2.2 強化溝通機制

項目組內部溝通機制要明確，負責人、二審要根據著錄進度和問題定期召開組內交流會，評點問題、查漏補缺。還可建立文件級著錄共享數據庫。項目組著錄過程中，將出現重要人員的字、號、職務和機構名稱等進行總結，工作人員遇到文件中沒有直接給出明確的責任者、受文者時，可以通過共享數據庫進行查詢，提高效率與準確度。就拿上文提到的呂師揚與永康縣長沈濤的書信舉例，項目組應及時將“永康縣長沈濤，字松泉”之類的信息錄入共享數據庫，那么以后再有其他組員遇到“松泉”而不明所以時，通過檢索共享數據庫，便能很快得出正式的職務與姓名了。如有的公文中署名“浙江省政府主席黃”“省政府主席沈”，通過檢索，可得出兩位責任者分別為黃紹竑與沈鴻烈；書信中有抬頭為“僑如”的，通過檢索，可知受文者為永康縣長鄭惠卿。

檔案館和項目組之間更要加強溝通。各地檔案館文件級目錄著錄的基礎不盡相同，館內負責抽檢的同志與項目組人員的水平參差不齊，這就需要雙方建立起有效的溝通機制并盡快磨合。項目組進駐后，負責館員應當第一時間與項目組負責人通過電話、微信、釘釘等建立聯系，還可以成立臨時工作小組，便于雙方及時協調溝通。檔案館和項目組要結合館藏民國檔案實際情況和服務合同內容，共同制定工作計劃，合理安排進度。著錄過程中，要根據項目進度，定期召開項目協調會，檔案館提出各階段發現的問題及整改要求，項目組也可就具體困難要求檔案館予以幫助解決。

2.3 提高抽檢效率

第一，要明確錯誤的類型，是文字辨識錯誤還是題名提煉不準確、不規范，據此給出相應的整改措施。以題名提煉不準確、不規范為例，項目組在對永康市檔案館某份館藏檔案進行題名時，因原件無事由，故摘抄原文中前三個人名并略作概括，形成《浙江省保安司令部為飭知王葛和、程章化及徐寶金等盜匪一案內王葛和等判決情形等事的布告》的題名。該題名粗看符合著錄規范，但查考與此相關的前后幾十件檔案可以發現，這些檔案都是關于永康縣芝英鎮當選鎮長應永昌被保長聯名舉報難孚眾望且把持鎮民代表會涉嫌賄選一事的，這份檔案的出現略顯突兀。細查檔案內容，發現其中提及了16名盜匪，“應君遠即應永昌”赫然在列。可知，此件存在的意義即是證明應永昌劣跡昭著，甚至曾參加盜匪集團、參與綁票殺人。因此題名中其他盜匪名字都可以省略，但唯獨不能遺漏應永昌。為此館工作人員強調項目組在題名時，務必要注意題名的規范性。

第二，要利用目錄采集軟件的追溯功能，對錯誤結果進行統計分析，重點關注經常發生錯誤的類型，據此開展有針對性的培訓。另外，如發現項目組中有人員錯誤率明顯偏高，應要求相關人員及時反思整改，必要時應聯系企業進行撤換。

2.4 尋求社會力量支持

民國檔案文件級目錄著錄分為技術性工作和系統性工作，技術性工作包括掃描、分件、編號等，這些工作一般由檔案服務企業完成；系統性工作則是在技術性工作的基礎上，對民國檔案內在價值進行深入挖掘，包括對題名進行精準提煉、進行檔案開放與分級鑒定等。如題名一項，不再是簡單地查錯補漏，而是要盡可能確保題名簡潔明了，并能體現檔案內容與特色元素，且用詞妥洽精當、語句平順優美、立論中正持平不加貶褒。這就要求工作人員具有較高的文化修養、扎實的古文功底、濃厚的歷史興趣，既要具備相應的才能，還要有耐心坐得住冷板凳。建議在確保檔案安全的前提下，適當引入當地社會力量，如邀請鄉賢、文化名人等參與進來。這批文化人士往往熟知鄉土文化，并熱衷于鄉土文化的傳承推廣工作。據筆者了解，筆者所在的永康及周邊的義烏、東陽、蘭溪等縣、市，都有熱心于鄉土文化相關事業的地方文化人士。建議檔案館以開放的心態，采取組建外聘專家團隊、文史研究會等形式，邀請地方文化人士參與民國檔案著錄工作。