大型醫院檔案數字化外包管理模式研究
——以山東大學齊魯醫院為例

張愛娥 楊 陽/山東大學齊魯醫院

大型醫院檔案數字化外包，是指醫院（委托方）根據檔案業務發展需求，將檔案數字化業務委托給專業機構，專業機構（外包方）利用自身的計算機、多媒體、互聯網等數字化技術手段，完成委托方提出的檔案數字化業務要求。目前，受專業化水平限制，大部分醫院選擇將檔案數字化外包，但由于檔案數字化管理尚處于初級階段，大部分醫院檔案數字化水平較低。本文結合檔案管理和山東大學齊魯醫院檔案數字化外包實踐，透析數字化外包風險、外包方的選擇、外包質量管理、外包效果評估等方面，為檔案數字化外包管理模式的推廣和應用提供科學依據。

1 大型醫院檔案數字化外包管理模式

大型醫院檔案數字化外包是一種科學有效的檔案管理手段，是醫院適應發展態勢，立足長遠建設采取的現代化管理模式。檔案數字化外包管理模式的實施使醫院檔案部門功能有所改變，醫院的檔案部門已不再是簡單的在技術層面開展工作，而是轉變成具備管理能力和技術的部門[1]。大型醫院檔案數字化外包管理模式的開展包括以下幾個部分：第一，在施行檔案數字化外包管理之前，需要根據醫院檔案業務自身情況，對檔案數字化外包管理進行風險評估，防范外包風險；第二，根據醫院檔案數字化外包風險評估結果，并結合醫院檔案管理需求，合理選擇外包方；第三，當開展醫院檔案數字化外包管理模式后，需要嚴格控制檔案數字化外包質量；第四，醫院檔案部門需要對外包完成的業務進行嚴格驗收，并且根據驗收情況對其保包效果進行準確評估[2]。大型醫院檔案數字化外包是具有創新概念的新型管理模式，不僅能夠提升醫院檔案辦公效率，促進核心競爭力的提升，有利于醫院有限資源的優化配置，增強內部柔性，同時也能強化檔案管理部門的功能作用。

1.1 控制檔案數字化外包風險

施行檔案數字化外包，要充分做好外包分析，對外包風險進行評估。要統籌分析，全局照觀，預估未知風險，制定應對策略。制定風險應對策略要結合以下幾點。

第一，要明確檔案管理的性質、目的以及與外包方之間的關系。即醫院在檔案外包管理模式中扮演的角色、所要發揮的作用，以及實施檔案數字化外包的目的，需要達到的效果，全方位做好檔案業務數字化外包前的準備[3]。第二，對檔案業務進行全方面分析，確定檔案哪些業務需要數字化外包，外包后對醫院內部工作將會帶來哪些影響，做好檔案數字化外包與自身工作的協調。檔案管理部門在數字化外包前、中、后階段都要發揮有效的監管作用。第三，醫院在檔案數字化外包前對其進行效果評估，對外包投資進行成本預估，提高醫院檔案數字化外包的性價比[4]。第四，由于檔案管理具有一定的保密性，在檔案數字化外包之前，要充分考慮檔案外漏的可能，以及檔案外漏后對醫院的影響，研究制定相應的策略，最大限度地避免不利情況的發生。第五，除以上四點之外，醫院還要積極與外包方進行檔案數字化外包具體事項的溝通和交流，了解外包過程，盡量避免因缺少溝通而引發的檔案數字化外包風險。

1.2 合理選擇外包方

大型醫院確定通過數字化外包的形式開展檔案信息數字化業務，就需要根據自身檔案業務需求選擇合理的外包方，外包方選擇是否合理將直接影響到醫院檔案數字化外包效果[5]。醫院可以向外界發布相關外包信息，所發布的外包信息應該具體、明確，醫院檔案管理部門應盡量把所有檔案數字化外包問題都一一寫明，比如具體的檔案外包業務項目、案卷數量、類別等，除此之外，還可以表明對外包方的能力要求，以及外包方所應具備的數字化設備條件。當面臨著若干個外包方時，醫院檔案數字化外包項目負責部門應與這些外包方協商外包事宜，并從中選取一個與醫院檔案數字化管理最符合的外包方。挑選外包方時要充分考慮外包方的資質、檔案業務經驗、業務能力及數字化設備水平等等。一般而言，資質高、業務經驗豐富、數字化設備先進的外包方是較好的考慮對象。選擇好一個合適的外包方既有助于外包工作的順利進行，也有助于取得良好的外包效果；相反，不僅會影響到最終的數字化外包效果，還會增加檔案數字化外包的風險。因此大型醫院在選擇外包方時，應該關注以下三點：（1）外包方的聲譽。這是醫院檔案業務取得良好外包成果的保障。（2）外包方的檔案數字化水平。對外包方進行實際考察，對數字化設備進行實驗檢測。除此之外，還包括外包方工作人員的專業能力等。（3）外包方的外包經驗。外包方是否有過為大型醫院提供優質外包服務的經驗等。

目前看，常用的選擇外包方的途徑有兩種：一是直接與外包方磋商，二是招投標。根據直接與外包方磋商，就是醫院選擇一定數量的外包方，與其進行直接面對面磋商，選擇口碑好、信譽好、外包質量有保證、數字化設備齊全的檔案管理機構作為外包方，并簽訂合同。一般情況下，醫院可以與和外包方有過合作經驗的企業進行咨詢考察，以為參考借鑒，再結合自身實際和需求做出決策。通過招投標的方式就是醫院公開發布招投標信息，允許感興趣的外包方參加招標，醫院通過對報名的外包方的逐層評估和篩選，確定最終符合條件的外包方。招投標方式適用于檔案數字化外包投資金額較大的情況下，或當所需要進行數字化外包的檔案業務較多時。

1.3 外包質量管理

醫院檔案數字化外包質量管理是由檔案外包業務的性質、范圍等因素決定的。通常情況下，醫院檔案數字化外包質量管理的重點內容可以概括為“四監控，二協調”：“四監控”指的是質量監控、速度監控、成本監控、效果監控；“二協調”指的是醫院與外包方之間的溝通與協調、檔案部門工作人員與外包方工作人員之間的溝通與協調。在醫院檔案數字化外包實施過程中，醫院應該對外包方進行實時監測，及時了解外包檔案業務的進展情況和階段性結果，要求外包方定期匯報外包檔案業務的處理情況，以便對外包質量進行監管。

為了保證醫院檔案數字化外包的工作質量，達到檔案數字化外包目標，需要制定一個績效管理計劃。這是整個檔案數字化外包質量管理中所有環節的核心。通過統籌分析檔案數字化外包工作具體性質、需求和目標，制定外包績效評估指標和目標，一旦醫院檔案數字化外包目標確定，績效評估指標就可以為醫院檔案管理部門和外包方提供明確而直觀的績效管理方法，以此來確定在外包方外包過程中醫院所要達成的各項檔案數字化外包目標。此外，在外包方外包工作過程中，醫院檔案管理部門要對最終績效評估指標和所要達成的外包目標進行定期復審，針對外包方在具體實施中遇到的檔案數字化外包質量問題，醫院檔案管理部門要及時調整不適宜的績效評估指標，以此實現對醫院檔案數字化外包質量管理。

1.4 外包效果評估

醫院對檔案數字化外包效果評估是檔案數字化外包管理模式中的重要部分。在醫院檔案數字化外包實施階段，醫院需要對檔案數字化外包流程進行效果評估，分階段對外包方的服務質量、服務水平進行考核，將其作為醫院數字化外包效果評估的依據。根據對上文醫院和外包方制定的績效管理計劃，檔案數字化外包實施期間，醫院檔案管理部門要對外包工作人員進行及時績效溝通，并且定期對外包方的績效目標完成情況做出外包效果反饋和評估，及時了解檔案數字化外包工作的實際運行情況，并對外包方出現的問題進行及時記錄。在外包效果評估階段，醫院檔案管理部門根據制定的績效目標對外包方各階段的實際績效進行衡量和考核[6]。為了保證評估結果的準確性，對于外包效果評估指標要具有合理性、科學性和針對性，除此之外，評估指標還應具有差異性、公正性。當確定好評估指標后，由于檔案數字化外包實施過程中，各個階段是相互影響、相互關聯的，為了均衡各項績效指標的評估效果，醫院檔案管理部門應確定各項績效指標在數字化外包過程中的權重，以此得到準確的外包效果評估結果，下圖為大型醫院檔案數字化外包效果評估流程。

2 結束語

此次對大型醫院檔案數字化外包管理模式進行了深入研究，并取得了一定的研究成果，但大型醫院檔案數字化外包管理模式仍處于發展初期，此次對該模式的認識和研究深度還不夠，對其還有待進一步研究。檔案數字化外包管理模式雖然提高了醫院檔案數字化管理水平，但其實施過程中還具有一定的風險，所以在今后的實施過程中，還要對其進行不斷的創新和調整。