區縣級醫院繼續醫學教育檔案管理存在的問題和對策分析

伍 娟

（重慶市江津區中心醫院，重慶 402260）

繼續醫學教育檔案是專業技術人員進行繼續醫學教育的重要記錄資料。一般包括項目檔案盒學分檔案兩類，項目檔案是指醫護人員申報的國家級、省部級、區縣級和單位自管繼續教育項目的從立項到完成項目所產生的各類資料；學分檔案是指專業技術人員通過外出學習、進修、學歷教育、發表論文、參與科研項目等形式獲取學分的支撐材料和學分登記表。

繼續醫學教育檔案是衛生專業技術人員職稱晉升、崗位聘任和年度考核的重要依據，缺其不可。規范完整的繼續醫學教育檔案可以為醫院及時了解人才培養成效、制定人才培養計劃提供依據。因此，如何科學規范的管理繼續醫學教育檔案是值得管理人員認真思考和探索的問題。

1 繼續醫學教育檔案管理存在的問題

1．1 繼續醫學教育檔案相關制度不完善

完善的制度是保證繼續醫學教育檔案工作順利開展的前提，不僅能夠明確管理人員的工作職責，規定工作流程，還有利于加強管理部門和各臨床科室和人員的溝通協調。然而，部分醫院的繼續醫學教育工作中缺乏完善的繼續醫學教育檔案管理制度，或有制度但內容不全、執行不到位，檔案管理工作呈現出較大的隨意性。同時由于缺乏相關制度約束，導致部分工作人員工作不積極，工作效率差。這種情況不利于繼續醫學教育檔案管理工作的持續穩定發展。

1.2 繼續醫學教育檔案管理人員業務素質不高

檔案管理人員的專業素質是影響繼續醫學教育檔案管理工作質量的一個重要影響因素，目前，醫院相關管理人員多為兼職人員，在負責繼續教育工作的同時，還承擔了科室其他工作，因此造成大多數工作人員對繼續醫學教育檔案的意義和重要性認識不足，檔案的管理知識主要來源于老員工的管理經驗，然而，老員工缺乏對繼續醫學教育檔案管理新知識和新觀念的更新學習，導致傳下來的經驗也不能適應現在的情況。

1.3 對繼續醫學教育檔案不重視

繼續醫學教育檔案管理工作是一項系統工程，涉及人員復雜，范圍廣，需要各臨床科室和管理部門共同協作、共同重視才能做好。然而，無論是臨床科室還是管理部門，都缺乏對該項工作的認識。他們覺得繼續醫學教育檔案主要是在職稱晉升、崗位評聘時需要，需要的檔案材料也僅僅只有學分驗證表這一項檔案材料，因此，向外出學習、舉辦繼續教育項目講座等材料則被擱置一旁，如果沒有管理部門的督促，這些材料最終被當作廢紙而丟棄。對于管理者來說，專業技術人員晉升職稱需要的也僅僅是學分證明表，向論文、科研項目等材料在專技人員晉升職稱時本就要提供，平日也用不著，也沒有上級管理部門來檢查，久而久之就忽視了這類資料的歸檔。

1.4 管理不規范，歸檔內容不完整、更新不及時

繼續醫學教育檔案的提供主要靠各專業技術人員，但由于缺乏相關操作規范的指導，無論是管理人員還是專業技術人員對如何完整、規范的提交和保存繼續醫學教育檔案都不是很清楚。有的醫院將繼續醫學教育檔案讓科室或者專業技術人員自己保存，但往往存在需要檔案卻發現檔案丟失的情況。有的醫院雖然由醫院管理部門統一管理，但歸檔內容單一，人員職稱、學歷變更的檔案信息為及時更新，調離人員檔案未及時提走，退休人員檔案未及時銷毀，這部分檔案也在一定程度上造成資源浪費。我院實施管理部門統一管理，但部分科室自行舉辦的講座未到管理部門提前備案，管理部門無法督促其上交項目檔案，科室的講座結束也就結束了，找不到任何檔案資料。

2 加強繼續醫學教育檔案管理的對策

2．1 加強宣傳，提高專業技術人員重視度

醫院高層領導要帶頭重視繼續醫學教育檔案工作，要把繼續醫學教育檔案同醫院其他檔案工作同部署、同落實。醫院管理部門應廣泛收集有關繼續醫學教育檔案管理的上級文件、查閱相關文獻資料，提高自身對繼續教育檔案重要性的認識，進而通過OA、微信工作群、朋友圈、專題工作會向全院專業技術人員宣傳繼續醫學教育檔案的重要性及其利用價值，增強全院醫務工作者對該項工作的重視度。

2.2 完善和健全管理制度

完善和健全的管理制度是保障一項工作規范開展的前提，因此，要做好繼續醫學教育檔案管理工作，必須首先制定符合醫院實際的、切實可行的檔案管理制度，明確管理部門、各科室和專業技術人員的職責，讓各類人員首先了解自己在該項工作中應該干什么；其次需要制定監督考評制度，將監督考評常態化，讓各類人員了解怎么做才能將此項工作做好；最后需要制定獎懲制度，對在繼續醫學教育檔案管理工作中表現突出的科室和個人給予年終獎勵，并且在年度評優、職稱晉升等方面給予加分和傾斜。

2.3 提高管理人員專業素質，配備專職管理人員

通過“請進來，送出去”的方式，加強管理人員對檔案專業知識的了解程度。邀請區縣甚至市級繼教管理部門負責人到醫院針對繼續醫學教育檔案做專題培訓，該方式不僅能提高管理人員的專業水平，還能對繼續醫學教育檔案的重要性起到很好的宣傳。隨時關注政府部門或社會團體發布的與繼續教育檔案相關的培訓，組織管理人員參加，以提高業務素質；同時還可以將管理人員派送到繼續醫學教育檔案做得好的單位進修學習，并借鑒其他單位的先進管理經驗。

安排專職人員對繼續醫學教育檔案進行管理。繼續醫學教育檔案管理人員的專業素質是影響檔案管理工作的重要因素，管理人員的工作性質對檔案管理工作的重要性也不容易忽視。專職人員崗位職責明確，對專職人員工作質量考核目標清晰，有利于保障檔案管理工作的時效性、保障檔案管理質量。

2.4 制定繼續醫學教育檔案操作規范，完善繼教管理系統功能

標準操作規程明確規定了每項工作的流程，對工作的開展具有很強的指導性，能保證工作的統一性、規范性。因此，為了規范繼續醫學教育檔案管理工作，繼續醫學教育檔案工作也應有這樣一個標準操作規程。針對繼續醫學教育檔案的標準操作規程應包括歸檔流程、學分檔案歸檔內容和歸檔方式、繼續教育項目歸檔內容和歸檔方式、繼續醫學教育借閱流程。

目前各省市基本都有繼續醫學教育管理平臺，各單位也能在該平臺實現簡單的學分檔案管理，對于繼續教育項目也能進行簡單的查詢，但該平臺不能查找獲得學分的職稱材料、不能查看繼續醫學教育項目執行的資料。因此，要讓繼續醫學教育管理系統真正發揮電子檔案管理的作用，還應開發其上傳資料的功能。這樣不僅有利于上級部門隨時了解各單位繼續醫學教育工作情況，還有利于各使用單位實現繼續醫學教育檔案的信息化管理。

3 結語

繼續醫學教育檔案有利于分析醫院專業技術人員知識更新情況，有利于了解各科室專業發展方向，能為醫院人才培養計劃提供有效依據。因此，做好繼續醫學教育工作對醫院發展具有重要現實意義。在此情況下，應對繼續醫學教育檔案管理工作提出更高的要求，在今后的工作中，醫院要重視此項工作，政府相關部門也要重視完善繼續醫學教育檔案相關制度，以便更好地指導各醫院繼續醫學教育檔案工作。這樣才有利于繼續醫學教育檔案工作的可持續發展。