新媒體時代高校檔案管理策略研究

朱鵬艷 王菡

山東體育學院

一、新媒體技術：高校檔案管理可寄托的新型載體

新媒體是相對于傳統媒體而言的一種以移動技術、網絡技術和數字技術，通過信息傳播媒介（互聯網、寬帶局域網、無線通信網和衛星等），以數字電視、電腦和手機為主要輸出端，向用戶提供視頻、音頻、語音等信息和服務的新型信息傳播交互方式，開啟了互動范圍廣、資源種類多、共享信息強的新時代[1]。

當前，隨著信息化建設的不斷推進，新媒體技術打破了傳統紙質檔案管理方式和渠道單一性、傳播空間有限性等形式，構建了檔案管理方式和渠道的多元性、共享性、開放性、及時性等新特點，高校檔案管理迎來了信息化建設的新格局，為高校檔案管理工作便捷、有效的進行提供了新的平臺。因此，檔案管理工作者理應學會審時度勢，順應時代發展潮流，緊跟時代發展步伐，在持續推進檔案管理信息多元化的同時，積極探尋新媒體時代檔案管理的新型載體，從而為新時期高校檔案管理工作提供服務[2]。

二、新媒體時代促進高校檔案管理的諸多機遇

隨著移動互聯網技術的發展，人們都不謀而合地邁進新媒體時代，數字技術和網絡技術已廣泛應用于各大領域，高校檔案管理領域也不例外。高校檔案管理作為記錄高校各個階段工作和發展路程的原始記錄，對保存學校歷史、服務科學研究、傳承檔案文化，以及決策參考等能夠提供真實可靠的數據價值。此外，推動檔案管理數字化建設不僅能夠提升工作效率，還可通過各高校間的檔案信息資源交流共享，提升高校的教學水平和科研能力[3]。由此，新媒體背景下，高校檔案管理人員應把握好新的契機，激發檔案管理創新動力，進而提升新時期高校檔案管理水平[4]。

（一）豐富了高校檔案管理的表達體系

傳統意義上的檔案管理模式較為繁瑣且自成一體，傳統檔案管理理念也不再適應新時期的要求。新媒體技術與手段的出現，為高校檔案管理工作創設了良好的數字媒介環境，其強大的存儲和記憶功能，開啟了新媒體時代的新氣象，它不受地域、時空限制，打造了一個內容豐富、種類繁多、涉及范圍較廣、實效性較高的檔案管理體系，實現了海量信息源在全球范圍內的摩擦、交融與互動[5]。

現如今，許多高校通過應用新媒體手段，集文字、圖片、動畫等受眾所喜聞樂見的形式于一體，設置信息反饋、校友聊天室及主題教育等專門板塊，不僅增強了高校檔案信息傳播的影響力，以高質量的信息資源增強用戶黏性，而且豐富了高校檔案管理的表達體系[6]。

（二）拓展了高校檔案管理的空間、形式和渠道

長期以來，高校檔案管理模式主要以傳統檔案管理模式呈現，進而導致高校檔案管理的發展進程緩慢，耗費了大量的時間、人力、物力，服務對象較為狹窄，各大高校之間缺乏互動交流的渠道，靈活性較差。新媒體時代的來臨，使得高校檔案管理工作發生了革命性的轉變，新媒體技術的應用解除了時間與空間上的隔閡，擺脫了地域上的限制，高質量的信息資源（教育信息、科研信息、社會信息等）可以在各大高校進行資源共享，相互交流，從而為高校檔案管理信息化建設提供海量信息源，有助于提升高校檔案管理的服務水平，拓展其服務空間，培養高質量的人才。新媒體技術的廣泛應用突破了高校一直以來故步自封的檔案管理模式，轉換了高校檔案管理人員一直以來被“封閉”的思維定勢，拓寬了高校檔案管理渠道，使檔案管理的空間、形式更加多元化。

（三）提升了高校檔案管理的實效性

新媒體時代來臨之前，檔案資料都是以紙質版保存，一些重要的文獻資源經過長期的翻閱和查詢，由于紙質資源極易被污染和損壞，字跡逐漸模糊不清，很難實現長期保存，同時對于服務對象的需求也不能做到及時有效的跟蹤和反饋，嚴重影響著高校檔案管理的實效性。新媒體背景下，高校檔案資源實現長久保存已不是難題，查閱資料也更加方便快捷，同時節省了大量的空間，用戶可以隨時隨地獲取所需的檔案資源，更為重要的是高校檔案管理部門不再只是傳統單一的檔案管理模式，“交什么就保管什么，交多少就保管多少”，不再是一味地進行信息資源的接收，而是由被動的接收者轉化為主動的收集者[7]。在新媒體技術與手段的應用下，有助于促進高校檔案管理實現實時互動與反饋，更加信息化、科學化，增強高校檔案管理的實效性。

三、新媒體時代高校檔案管理面臨的潛在挑戰

（一）文化傳承與教育功能減弱

檔案記錄了高校的各種實踐活動，檔案所儲備的信息資源存在著一定的文化屬性，在科研能力、教學水平、行政管理、文化傳承等方面發揮著重要的價值。檔案是高校歷史長河中所演化而成的一種特殊的歷史記錄，是促進高校與社會文明延伸和發展的寶貴財富，是高校文化建設的真實見證和真實反映，更是學校未來發展中的重要參考資源。檔案管理對于高校的發展而言較為重要，能夠無形中對教師與學生的行為規范產生積極影響，能夠引導學生綜合素質的提升，傳播文化思想，引領校園風尚。當前，新媒體技術應用廣泛，它帶來便捷的同時，也使高校檔案管理文化地位受到了挑戰，文化的權威性及傳承逐漸削弱，文化主體的多元性難以對學生發展產生深遠的影響。

（二）高校檔案信息碎片化傳播嚴重

新媒體背景下的信息傳播速度之快，范圍之廣，新媒體技術與手段已深深融入到人們的生活，為全民狂歡提供了信息平臺，人們可以在海量信息資源里盡情的遨游、狂歡，這其中充斥著各種良莠不齊的信息資源，他們崇尚顛覆傳統，趕超時尚，不切實際和夸大其詞的信息隨處可見，這對于受眾想要客觀和全面的了解檔案信息變的越發困難。此外，一旦不健康的新聞或是負面信息通過新媒體被廣泛散播，將會對高校師生的價值觀造成巨大的沖擊，極易使高校師生的思想與價值觀念受到侵害，喪失獨立思考的主動性，不利于高校良好精神風貌的養成。

（三）高校檔案管理專業人才較為缺乏

當前，大多數高校普遍存在著檔案管理人員缺乏的問題，新媒體時代對高校檔案管理的影響，究其根源，取決于新媒體對高校檔案管理專業人才隊伍的沖擊。新媒體環境對于高校檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質提出了更高水平的要求，高校檔案管理人員只憑借原有的管理理念、知識、技能、經驗等去執行，將會對高校檔案管理信息化建設造成一定的妨礙，不利于高校檔案管理實現創新發展[8]。

四、新媒體時代高校檔案管理的應對策略

（一）堅守高校檔案文化教育主體地位

為了推動高校檔案文化建設順利開展，促進高校檔案文化的傳承與教育功能最大限度的發揮，新媒體環境下，應充分挖掘新媒體技術優勢，實現高校檔案文化高質量傳播、高質量發展的目標。首先，應堅持開放性的管理理念，本著共享的原則，在微博、微信、官網等不同的社交平臺上，設計高校檔案的專門板塊，實時更新高校檔案信息資源，可以利用新媒體技術手段對高校檔案信息進行加工，以文字、圖片、動畫等形式呈現，從而吸引廣大師生的關注，擴大傳播范圍。其次，高校檔案管理部門應及時與廣大師生進行溝通交流，及時收集用戶的反饋與意見，通過多元化的服務方式向廣大師生展示檔案文化的魅力和文化價值，從而滿足廣大師生的多元文化需求。

（二）提供優質的高校檔案信息資源

新媒體環境下，用戶對高校檔案信息資料的質量要求也隨之增高。尤其是在“人人都是信息生產者”的時代語境下，用戶需要的是實效性強、利用價值高的檔案信息資料。因此，檔案管理人員應全方位獲取用戶需求，及時追蹤用戶反饋，掌握檔案發展趨勢，使高校檔案資料價值最大化的展現出來。此外，檔案信息資源傳播過程中，應加強監督管理，對檔案資料不規范、不真實、不完備等問題及時處理，以及發表不正當觀點或言論及時制止，阻止大范圍傳播，以保證為高校師生提供優質的檔案信息資源。

（三）打造高質量的高校檔案管理人才隊伍

檔案管理專業人才隊伍缺乏一直以來都是高校檔案管理工作的困擾。現如今，新媒體時代的來臨，對高校檔案管理人才提出了更高的要求。因此，加強高質量檔案管理人才隊伍建設迫在眉睫。高校檔案管理部門應加強頂層設計，提高重視程度，在人才招聘時應適當抬高入職的門檻，重點招收一些具備新媒體實踐應用能力且擁有檔案管理能力的專業技術型人才。此外，檔案管理部門應定期組織人員進行專業培訓，可以采取講座、互動、交流的形式開展，改變工作人員傳統檔案管理模式的思維定勢，主動加強對新媒體技術的學習與探索，變被動為主動，促進人才隊伍綜合素質的提升，進而為高校檔案管理工作高質量的開展奠定堅實的基礎。

五、結語

綜上所述，新媒體時代的出現賦予了高校檔案管理諸多機遇，高校檔案管理的內容更加豐富，信息資源傳播方式更快，覆蓋范圍更廣，為新階段高校檔案管理工作高效率的開展提供了良好的條件。高校檔案管理在迎來機遇的同時也面臨著許多潛在的挑戰，如何輕松應對這些挑戰，就需要高校檔案管理人員轉變觀念，主動探索，及時跟進，充分發揮檔案資源在高校建設與發展中的價值，促進高校檔案管理工作的持續健康發展。