信息化視域下高校教學檔案管理創新思考

潘秀明

摘 要：近年來，隨著信息科學技術的快速發展和逐漸推廣，人類已經全面進入了信息化時代，人們的工作和生活都受到信息化技術的巨大影響。在信息化時代，高校的檔案管理與以往相比發生了較大的變化，因此高校的教學檔案管理工作應當不斷創新以適應新時代的發展，但就目前來說我國部分高校在檔案管理工作方面還存在著一些問題，已經在很大程度上阻礙了檔案管理工作質量的有效提升，因此，必須對其給予足夠的重視。

關鍵詞：信息化;教學檔案管理;問題;措施

一、引言

高校檔案管理工作會隨著學校的發展和辦學規模的擴大而逐漸增加，高校教學檔案管理工作所涉及的信息范圍廣、數據處理量較大，在信息化時代處理好教學檔案管理工作已經成為了擺在現代高校面前的一項重要任務。因此，在當前從信息化的角度來對高校教學檔案管理的創新進行深入思考具有很強的現實意義。

二、高校教學檔案管理工作存在的問題

1.進行信息化管理的意識較為薄弱。思維決定行動，人們的行為模式與處事方法在很大程度上會受到自身思想意識的影響與制約，高校的教學檔案管理工作總體質量的好壞在很大程度上與高校自身所秉持的發展理念和重視程度有直接關系。從近幾年我國高校教學檔案管理發展的實踐來看，部分高校在教學檔案管理工作方面還存在著較為明顯的信息化管理意識較為薄弱的問題，已經在很大程度上落后于時代發展步伐，阻礙了高校教學檔案管理工作質量與效率的提高。具體來說，高校進行信息化管理的意識較為薄弱這一問題主要表現為高校領導者對教學檔案管理工作信息化建設的重視程度不足。領導者是學校發展政策的制定者和發展方向的掌舵者，因此，高校領導對教學檔案管理工作信息化建設認識水平的高低和重視程度的強弱將會直接影響到教學檔案管理工作信息化的具體推進與實施。就目前來說，我國部分高校存在著由于校領導對教學檔案信息化建設認識程度不足而導致的高校教學檔案管理水平低下的問題，教學檔案管理工作已經不能滿足學校發展的要求。

2.教學檔案管理人員的專業素養不足。高校的教學檔案管理工作歸根結底需要依賴于檔案管理工作人員，因此，高校教學檔案管理工作人員專業素養的高低與實際工作能力的強弱將會對高校自身教學管理工作的發展產生重要影響。從近幾年我國高校檔案管理的發展實踐來看，部分高校還較為明顯地存在著教學檔案管理人員的專業素養不足的問題，不能夠滿足信息化時代高校對檔案管理工作提出新要求與新目標。具體來說，高校教學檔案管理人員的專業素養不足主要表現為以下兩個方面：

首先，教學檔案管理人員的管理知識結構單一。隨著高校發展時間的逐漸增加和發展規模的不斷擴大，高校在教學管理工作方面相關信息和數據的產生也在逐漸加快，在新的時代發展背景下原有的檔案管理理論知識已經不能夠滿足高校的發展要求。由于管理工作人員在新時代未能夠積極主動地探索教學檔案管理的新模式和學習教學檔案管理工作的新方法，因此，在具體的操作與實施階段教學檔案管理工作的質量遲遲得不到有效提升。其次，教學檔案管理工作人員的信息技術能力不足。在當前的信息化時代發展背景下，高校教學檔案管理工作迫切要求工作人員能夠有效掌握和利用信息技術來處理教學檔案的管理工作，但就目前來說，部分高校的教學檔案管理工作人員自身對信息技術的認識程度不足、掌握水平較低，在日常管理工作開展的過程中還存在著較多的傳統思維管理現象，導致高校教學檔案管理工作的水平長時間得不到有效提高。

3.信息化設備不完善，規章制度不健全。在信息化時代，高校教學檔案管理工作的順利有序推進需要以完善的信息化設備以及健全的規章制度為基礎，但就目前來說，我國高校在教學檔案管理工作方面還存在著信息化設備不完善，規章制度不健全的問題，高校的教學檔案管理工作受到較大程度的阻礙。首先，部分高校的信息化設備在基礎設施的建設方面無論是計算機硬件還是相關配套軟件，都存在著明顯的設備短缺和設備陳舊落后問題，導致教學檔案管理工作難以順利有序推進。其次，部分高校在教學檔案管理工作信息的收集與處理方面規章標準不統一，不同學院和專業之間存在著一些差異，給高校教學檔案管理的信息化處理造成了不利影響。

三、信息化視域下高校教學檔案管理的創新措施

1.著力增強高校的信息化建設意識。針對目前我國部分高校在發展過程之中存在的進行信息化管理的意識較為薄弱這一問題，高校自身應當充分意識到從思想意識領域著手來著力增強高校信息化建設意識的重要性與必要性。具體來說，要想實現增強高校信息化建設意識這一目標，可以從以下兩個方面進行考慮：首先，從學校層面來說，高校自身應當以學校領導者為切入點，通過提高學校領導者對教學檔案管理工作信息化建設的認識來增強其對信息化建設的重視，力求能夠在最大程度上確保在學校教學檔案管理工作方面給予其必要的人力、物力和資金支持，確保教學檔案管理工作的順利有序開展。其次，從國家層面來說，政府要重視當前信息化時代發展背景下對高校各方面工作的時代性指引和方向性指導，站在我國高校發展總體布局的戰略性高度對檔案管理工作進行必要的指導，提供必要的信息化技術人才進行援助和輔助。

2.建設高素質信息化工作團隊。針對目前我國部分高校在教學檔案管理工作方面存在的教學檔案管理人員的專業素養不足這一問題，高校自身必須充分意識到以建設高素質信息化工作團隊為手段來促進教學檔案管理工作質量和效率提升的重要作用。具體可以從以下兩個方面進行考慮。

首先，對原有教學管理工作人員進行專業化、系統化培訓。由于高校的教學檔案管理工作具備著相對明顯的復雜性與長期性，因此，不可能通過在短時間內大批量更換原有教學管理工作人員的方式來實現教學檔案管理工作水平質的提升，這有違事物發展規律也不具備可操作性。當前，我國高校應當通過聘請專業權威人士來學校開展講座和培訓的方式對原有工作人員進行專業化培訓，在培訓內容方面重點突出時代發展過程中誕生的新的教學檔案管理理論知識，重視對原有工作人員進行信息化方面的技能培訓，對諸如大數據和云計算技術進行系統化培訓，力求能夠在最大程度上確保高校的教學檔案管理工作能夠與時俱進，實現信息化的高校管理。除此之外，高校還要不斷增強教學檔案管理工作人員的服務意識，使其積極主動的學習，提升自我，逐漸滿足高校對教學檔案管理工作提出的新要求與新目標。

其次，引進優秀人才。除了通過對原有教學檔案管理工作人員進行集中培訓的方式來建設高素質信息化工作團隊之外，高校還應當意識到通過優秀人才引進的方式來提高教學檔案管理信息化團隊整體專業性和專業素質的重要意義。高校要以人才引進為契機，為教學檔案管理工作輸入新鮮血液，使優秀人才的引進為教學檔案管理工作的信息化發展提供新思路，開拓新境界。在此過程之中，高校需要有的放矢地發揮好所引進人才的作用，有目的和有計劃地逐漸改變以往傳統的教學檔案管理模式。需要注意的是，在人才引進的過程之中高校不僅要對被引進人才的管理能力進行嚴格要求，還要對被引進人才的信息化技能進行嚴格把關，力求能夠在最大程度上確保所引進的人才集高水平理論知識和高水平實際操作能力于一身。

3.加強信息化基礎設施建設，建立健全規范機制。針對目前我國部分高校在檔案管理工作的信息化構建方面存在的信息化設備不完善以及規章制度不健全的問題，高校自身應當充分意識到以加強信息化基礎設施建設，建立健全規范機制為手段來推動高校教學檔案管理工作質量與效率提升的重要作用。具體可以從以下兩個方面進行考慮。

首先，加大資金投入，引進和購買先進的信息化設備，創新教學檔案管理工作模式。由于目前我國部分高校在教學檔案管理工作方面的信息化設備短缺且設備陳舊，在這種環境之下，高校必須增加對信息化設備購買和引進的資金投入以滿足學校發展對教學檔案信息化管理的時代要求。在購買和引進現代化信息設備的過程中高校要盡量避免盲目購買，要在分析自身需要的基礎上制定購買計劃。在購買先進信息化設備的基礎上，高校還要重視創新教學檔案管理工作模式，以信息化設備為基礎構建科學歸檔系統，構建檔案管理信息化平臺，為檔案管理部門與學校其他部門之間的溝通與聯系能夠保持順暢，為教學檔案管理信息的收集和處理提供良好平臺，進一步實現高校教學檔案管理工作的信息化。

其次，高校要健全信息化管理規范制度。當前，我國高校應當統計各學院和各專業的教學數據處理標準，不斷規范相關信息的匯總工作，力求能夠在最大程度上為教學檔案處理的規范化減少阻礙。除此之外，高校還可以通過借鑒和吸收其他學校成功建設經驗的方式來促進自身教學檔案管理工作信息化建設能力的提高，但是在學習和借鑒的過程中需要注意的是避免照搬照套別人經驗，而是要細致并深入的分析自身發展規律和發展特點的基礎之上有的放矢，取其精華，去其糟粕，科學使用和有效提取其中的合理成分，力求能夠在最大程度上確保規章的調整與改進能夠符合當前信息化時代的創新發展要求。

四、結束語

本文以高校教學檔案管理的信息化建設為切入點，深入分析現階段高校教學檔案管理工作存在的問題，例如，進行信息化管理的意識較為薄弱、教學檔案管理人員的專業素養不足以及信息化設備不完善，規章制度不健全等，并在此基礎上提出了諸如增強高校的信息化建設意識、建設高素質信息化工作團隊以及加強信息化基礎設施建設，建立健全規范機制等創新性發展措施，希望對于促進我國高校教學檔案管理工作質量與效率的提高有一定的借鑒意義。

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基金項目：本文系僑批檔案與中華優秀傳統文化創新發展研究，課題編號：FJ2018ZTB003