王 靖
(清華大學(xué)財務(wù)處)
2015年3月,李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃,標(biāo)志著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來。如何利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)優(yōu)化高校經(jīng)費報賬模式,有效防范經(jīng)費風(fēng)險,提高核算質(zhì)量和財務(wù)管理水平是高校普遍思索的課題。
目前大部分高校積極探索新的報銷模式,比如排隊取號報銷、物流式報銷、收單式報銷和網(wǎng)上預(yù)約報銷然后投遞等。以T高校為例,從2017年開始推行網(wǎng)絡(luò)報銷,實現(xiàn)從手工接單報銷到網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷的過渡,大大縮短了報銷經(jīng)辦人的現(xiàn)場等候時間,提高了核算效率和服務(wù)水平。
網(wǎng)絡(luò)報銷模式是項目負(fù)責(zé)人在項目系統(tǒng)里授權(quán),經(jīng)辦人拿到相關(guān)票據(jù)整理粘貼,在網(wǎng)報系統(tǒng)的授權(quán)項目里填寫票據(jù)明細(xì),提交報銷單并打印,交項目負(fù)責(zé)人簽字,將報銷單后附原始票據(jù)通過投遞機或現(xiàn)場投遞,財務(wù)人員拿到紙質(zhì)報銷單據(jù)審核后,出納通過網(wǎng)銀系統(tǒng)支付。具體流程如圖1:

圖1 現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)報銷流程圖
網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷,改變了傳統(tǒng)的現(xiàn)場接單的模式,經(jīng)辦人不用在現(xiàn)場等待,可以通過PC端或移動端在任何時間和地點操作,避免因時空受限而影響報銷時效,也適當(dāng)避免因等待時間過長或溝通不暢而引發(fā)的矛盾沖突。改變了支付方式,由以往的刷卡或現(xiàn)金支付調(diào)整為網(wǎng)銀支付,降低了資金管理風(fēng)險,提高了資金結(jié)算的安全性,系統(tǒng)及時反饋,確保了資金的安全和可追蹤性。由于經(jīng)辦人在提交報銷單前會整理票據(jù),適當(dāng)減輕財務(wù)人員整理審核票據(jù)的壓力,從而提高了財務(wù)審核的工作效率。
在網(wǎng)絡(luò)報銷實行的初期階段,各環(huán)節(jié)的票據(jù)審核仍然主要依靠人工操作沒有統(tǒng)一的判定標(biāo)準(zhǔn)。由于部分經(jīng)辦人財務(wù)制度意識薄弱,財經(jīng)專業(yè)水平有限,會出現(xiàn)此類問題:如不能有效遵守“一事一報”“一類一報”等基本報賬原則,導(dǎo)致報銷原始單據(jù)整理不符合要求;原始單據(jù)不全、貼票混亂;取得的發(fā)票不符合報銷規(guī)定;報銷單填寫不規(guī)范;相關(guān)附件不齊全;電子發(fā)票重復(fù)打印或無預(yù)算、超預(yù)算支出等原因?qū)е峦藛巍_@給財務(wù)審核人員增加了較大的重復(fù)工作量和審核難度,同時也使得財務(wù)報銷的退單率居高不下,溝通的時間成本較高。
另外,網(wǎng)銀支付的銀行信息是經(jīng)辦人在系統(tǒng)中手工維護,容易出現(xiàn)銀行卡號輸入錯誤發(fā)生退款的情況,影響報銷款及時到賬。如果借款人在沖賬時未告知提前借款的情況,還可能導(dǎo)致重復(fù)轉(zhuǎn)賬現(xiàn)象的發(fā)生。
“信息孤島”的現(xiàn)象依然存在,盡管形式上財務(wù)系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)部分模塊連接,但一般多為單向傳遞,未能形成有效的信息交互閉環(huán)。另外,有些信息共享沒有延伸到業(yè)務(wù)前端,對于前臺報賬的操作員來說仍處于信息斷層的狀態(tài)。以科研預(yù)算業(yè)務(wù)為例,項目預(yù)算只在項目經(jīng)費查詢系統(tǒng)里可以看到,但是網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報賬系統(tǒng)并不顯示相關(guān)項目預(yù)算剩余額度。容易出現(xiàn)即使做出報銷單也因預(yù)算額度不夠不能報銷導(dǎo)致退單的情況,不利于科研項目的預(yù)算管理。
2019年實行新政府會計制度,基于權(quán)責(zé)發(fā)生制的財務(wù)會計收入支出核算要求財務(wù)部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門聯(lián)系更為緊密。以科研事業(yè)收入為例,科研合同的完工進度是否能及時反饋到財務(wù)系統(tǒng),或財務(wù)報賬情況是否能真實反映科研業(yè)務(wù)進程,對財務(wù)報銷信息化建設(shè)提出了更高的要求。
原始單據(jù)作為財務(wù)報銷的重要數(shù)據(jù)支撐和依據(jù),包含了大量的經(jīng)濟信息,由于單據(jù)流轉(zhuǎn),在投遞和保管過程中存在丟失的風(fēng)險。比如票據(jù)粘貼不當(dāng),投遞點設(shè)置不科學(xué),投遞機出故障而未能及時投遞,與系統(tǒng)信息不同步,發(fā)生退單來回取單據(jù)等原因都可能導(dǎo)致原始票據(jù)丟失。電子發(fā)票還可以補打,紙質(zhì)發(fā)票如果丟失,會給經(jīng)辦人、報銷人和財務(wù)人員都造成很大影響。
由于沒有全面實現(xiàn)財務(wù)票據(jù)影像化,經(jīng)辦人仍然要拿著紙質(zhì)發(fā)票找項目負(fù)責(zé)人簽字審批。對項目負(fù)責(zé)人來說,為了加強管理,幾乎每張報銷單都需要負(fù)責(zé)人簽字,超過一定金額還需要財務(wù)主管和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。部分經(jīng)費的報銷從事前審批到實際開支審批可能需要審核簽字多次,在某種程度上占用了審批人的時間成本。對經(jīng)辦人而言,有可能從拿到發(fā)票開始就要跑各部門去走手續(xù)簽字審批;也可能存在因經(jīng)辦人能力受限事前審核不完整導(dǎo)致未經(jīng)過相關(guān)部門及院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),采取事后審批方式報銷,形式上審批的情況居多,對業(yè)務(wù)實質(zhì)不能起到充分的控制監(jiān)督作用。
另外,由于報賬審批流程是線下的,經(jīng)辦人和相關(guān)負(fù)責(zé)人無法通過信息系統(tǒng)查看報賬進度,這種信息不對稱現(xiàn)象也不利于報賬效率和滿意度的提升。
目前我國高校在經(jīng)濟活動的內(nèi)部控制中,大多注重財會的事后監(jiān)督工作,比如加強賬務(wù)復(fù)核,注重審計和巡查等。但在事前預(yù)防、事中監(jiān)督方面一定程度上沒有引起高度重視,容易在問題出現(xiàn)之后再去整改,缺乏有力的監(jiān)管手段在事前防范經(jīng)濟風(fēng)險的發(fā)生。監(jiān)督形式比較單一,財務(wù)監(jiān)督工作容易出現(xiàn)漏洞,給違法違紀(jì)人員以可乘之機。比如票據(jù)造假,偽造簽字,實際發(fā)生業(yè)務(wù)與票據(jù)不符,虛假列支等,都會導(dǎo)致高校財務(wù)資產(chǎn)流失,引發(fā)經(jīng)濟風(fēng)險。
針對以上問題,高校應(yīng)當(dāng)優(yōu)化財務(wù)信息系統(tǒng)報銷流程,以政府會計制度改革為契機,借助信息化手段,梳理內(nèi)控流程,將內(nèi)部控制理念和制度浸入到財務(wù)報賬的各個環(huán)節(jié),建立一體化智能財務(wù)報賬體系,加強監(jiān)督管理機制,實行財務(wù)監(jiān)管模式、簽字審批形式、電子發(fā)票報銷監(jiān)控和資金支付方式的改革創(chuàng)新,實現(xiàn)貫穿事前防范、事中控制、事后監(jiān)督的全過程管理,提高高校的財務(wù)治理水平。
一體化的智能財務(wù)報賬體系應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、科研信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)平臺比如差旅平臺等系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),實現(xiàn)數(shù)據(jù)高度共享和交互。如圖2所示,一體化智能財務(wù)報賬體系主要包括:(1)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng),其主要功能如項目授權(quán)管理,網(wǎng)上預(yù)約填報、預(yù)算額度審核、提交票據(jù)、修改信息、生成報銷單等網(wǎng)上報賬信息維護;(2)數(shù)據(jù)監(jiān)控平臺:從事前、事中、事后根據(jù)風(fēng)險規(guī)則從后臺稽核異常數(shù)據(jù),提示防范財務(wù)風(fēng)險;(3)網(wǎng)上審批系統(tǒng):審批人通過該系統(tǒng)在線審簽經(jīng)辦人提交的業(yè)務(wù)單據(jù),也用于記錄其審批內(nèi)容及流程;(4)接單系統(tǒng):實現(xiàn)單據(jù)物流化管理,主要包括接單、分單、記錄留痕、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)傳接等功能;(5)賬務(wù)核算系統(tǒng):處理業(yè)務(wù)的核心財務(wù)軟件。主要包括制單、記賬、復(fù)核、賬表查詢、項目管理等功能;(6)銀校互聯(lián)系統(tǒng):銀行專線與財務(wù)內(nèi)網(wǎng)的直接鏈接。實現(xiàn)出納復(fù)核、實時轉(zhuǎn)賬、查詢、打印銀行回單及對賬功能;(7)微信平臺:包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)和查詢模塊,業(yè)務(wù)培訓(xùn)模塊普及報銷指南和財經(jīng)規(guī)章制度,查詢模塊可以推送和查詢報賬進度、項目預(yù)算執(zhí)行情況等信息;(8)電子檔案系統(tǒng):用于存儲電子化會計憑證和原始數(shù)據(jù),對數(shù)據(jù)操作進行記錄存檔,確保數(shù)據(jù)處理可追溯,保證電子信息的真實、完整,為后續(xù)的數(shù)據(jù)挖掘和決策管理提供支撐。

圖2 一體化智能財務(wù)報賬體系流程圖
一體化智能財務(wù)報賬體系相比于已有網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)主要改進如下:
探索推進報銷憑證影像化試點,隨著電子發(fā)票的普及,在網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)通過二維碼掃描或手動上傳電子發(fā)票圖片,并存儲在“電子票據(jù)”模塊,在填寫報銷單時選擇要報銷的電子發(fā)票。對重復(fù)提交的電子發(fā)票,系統(tǒng)會與存儲庫自動比對,提示重復(fù),避免電子發(fā)票重復(fù)上傳報銷的問題。財務(wù)部門將報銷的關(guān)鍵詞、要求、額度等標(biāo)準(zhǔn)化信息在后臺予以設(shè)置嵌入,就可以通過AI(人工智能:Artificial Intelligence)圖像識別技術(shù)從電子發(fā)票版式文件中自動識別報銷內(nèi)容并對比信息來完成單據(jù)的預(yù)審工作。同時,發(fā)票信息與稅務(wù)系統(tǒng)直接對接,對上傳的電子發(fā)票直接驗證,不需經(jīng)辦人再提供驗真結(jié)果,避免偽造發(fā)票信息的情況。通過會計憑證影像化實現(xiàn)電子發(fā)票報銷監(jiān)控,加強財會監(jiān)督。
通過與項目預(yù)算模塊連接,進行項目預(yù)算額度審核,在事前申請報銷時,系統(tǒng)對所選擇的業(yè)務(wù)類型進行預(yù)算校驗,如果預(yù)算通過則可以提交,同時凍結(jié)相應(yīng)預(yù)算額度,沒有額度則無法提交。審批人進行業(yè)務(wù)審批時凍結(jié)相應(yīng)額度,審批駁回時同時釋放凍結(jié)的額度,財務(wù)審核付款后占用預(yù)算額度。并對報賬業(yè)務(wù)根據(jù)預(yù)算自動分類,規(guī)范報銷用途,避免紙質(zhì)票據(jù)分類混亂的情況,自動生成報銷單。通過在網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷系統(tǒng)設(shè)置預(yù)算審核模塊保證負(fù)責(zé)人能及時掌握預(yù)算執(zhí)行情況,強化對經(jīng)濟活動的預(yù)算約束,使預(yù)算管理貫穿于經(jīng)濟活動的全過程。另外,在經(jīng)辦人提交借款時,設(shè)置預(yù)計還款時間,根據(jù)預(yù)計還款時間在系統(tǒng)里設(shè)置還款預(yù)警,避免暫付款長期掛賬。
網(wǎng)銀支付通過系統(tǒng)提取銀行賬戶信息,對公付款自動識別和提取電子發(fā)票上的開票方銀行賬戶信息,對私報銷將個人銀行賬號與銀行代發(fā)系統(tǒng)相關(guān)信息關(guān)聯(lián),避免手工填寫銀行賬戶信息錯誤而發(fā)生退單的情況,也避免了收款單位與開票方不一致的問題,防止偽造業(yè)務(wù)代開票的情況。影像化和AI預(yù)審等將財務(wù)人員從繁重?zé)o聊的發(fā)票審核比對中解放出來,大大節(jié)省人力成本,大幅提高報賬效率。
報銷完成后憑證和票據(jù)信息自動保存到電子檔案系統(tǒng),實現(xiàn)去紙質(zhì)化報銷,財務(wù)人員、經(jīng)辦人和相關(guān)負(fù)責(zé)人經(jīng)授權(quán)可以實時查詢電子憑證和附件,方便項目結(jié)題審計或其他情況查閱憑證,避免大量人力去手工翻閱紙質(zhì)憑證。
網(wǎng)上審批系統(tǒng)將手工簽字審批轉(zhuǎn)移到PC端或移動端操作,相關(guān)審批人可以不受時空限制,在審批系統(tǒng)上查看經(jīng)辦人提交的票據(jù)信息及附件,通過密鑰和電子簽名校驗對報銷業(yè)務(wù)進行逐級審批,最后推送到財務(wù)人員。經(jīng)辦人和審批人都可以通過審批系統(tǒng)查看審批的進度。該系統(tǒng)將報銷經(jīng)辦人、審批人和財務(wù)人員緊密聯(lián)系在一起,跨越了以往當(dāng)面審簽、柜臺報銷的時空限制,節(jié)省時間成本,大幅提高了審批和報銷的效率。
通過在審批流程中預(yù)先嵌入內(nèi)控和相關(guān)報銷制度,在審批環(huán)節(jié)中只能按照規(guī)定流程進行審批,一方面對分區(qū)審批核算的情況可以統(tǒng)一把控執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)尺度,提高審批標(biāo)準(zhǔn)化;另一方面可以有效杜絕越級審批和人為干預(yù)改變審批流程,從而有效地提高內(nèi)控力度,降低了財務(wù)風(fēng)險。對審批人而言,由于網(wǎng)上審簽具有保留審批意見痕跡、信息相對公開等特點,將督促審批人根據(jù)崗位職責(zé)及權(quán)限內(nèi)容認(rèn)真審查審批事項的真實性與合理性,有利于進一步規(guī)范經(jīng)濟行為。對經(jīng)辦人而言,系統(tǒng)能記錄經(jīng)辦人提交的業(yè)務(wù)單據(jù)內(nèi)容、報銷金額、發(fā)票張數(shù)、業(yè)務(wù)流程及時間等相關(guān)報銷信息,對處理過的信息做了備忘,建立了一種自主監(jiān)督監(jiān)控方式。
與業(yè)務(wù)平臺對接,對容易出現(xiàn)風(fēng)險的業(yè)務(wù)活動從源頭上進行控制。比如:T高校近兩年推出網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)與差旅平臺對接。差旅平臺是T高校針對差旅報銷提出的個性化服務(wù),該平臺提供預(yù)訂國內(nèi)機票、火車票、酒店等出行服務(wù),可通過手機端和PC端實現(xiàn)票務(wù)和住宿的預(yù)訂以及改簽,因公出行訂票時,可以直接選擇付款的財務(wù)項目,行程結(jié)束后,財務(wù)部門對因公差旅費用集中結(jié)算,不再需要個人辦理差旅借款和報銷。一方面在經(jīng)費報銷中緩解了師生出差墊付資金的壓力,使訂票更加便捷,報銷更加簡化;另一方面考察了差旅業(yè)務(wù)的真實性和合規(guī)性,提高了差旅透明度,有效降低了差旅業(yè)務(wù)中出現(xiàn)假發(fā)票的情況。
通過與其他業(yè)務(wù)部門的信息平臺對接,建立財務(wù)部門與其他部門協(xié)同配合的聯(lián)動工作機制,打破部門之間的信息壁壘,促進業(yè)務(wù)財務(wù)深度融合。如通過建立設(shè)備全生命周期平臺,與財務(wù)核算系統(tǒng)對接,打通采購和資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié),做到全程透明、可追溯的設(shè)備全生命周期管理;資產(chǎn)建賬環(huán)節(jié)引入采購、發(fā)票、實物圖片等信息,信息在線推送到財務(wù)系統(tǒng)完成報銷并記賬,實現(xiàn)資產(chǎn)賬與財務(wù)賬的實時對接。資產(chǎn)系統(tǒng)引用財務(wù)項目經(jīng)費、設(shè)定折舊年限,與財務(wù)系統(tǒng)信息共享,全方位實現(xiàn)了財資結(jié)合的動態(tài)實時監(jiān)管。
科研信息系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)之間信息實時共享,全過程在線管理。從科研經(jīng)費的到款認(rèn)領(lǐng)開始,到經(jīng)費撥入具體項目,財務(wù)核算所需的項目基本信息和科研合同信息均可從科研信息系統(tǒng)讀取,為權(quán)責(zé)發(fā)生制記錄科研合同完成進度提供支撐,實現(xiàn)科研經(jīng)費的全過程監(jiān)管。
建立數(shù)據(jù)監(jiān)控平臺,從系統(tǒng)后臺梳理風(fēng)險規(guī)則,制定事前預(yù)防、事中監(jiān)控、事后復(fù)查三種防控稽核模式,通過系統(tǒng)直聯(lián),在網(wǎng)報環(huán)節(jié)、賬務(wù)處理環(huán)節(jié)中,嵌入風(fēng)險預(yù)警服務(wù)功能,從經(jīng)辦人提交網(wǎng)報預(yù)約開始稽核風(fēng)險,控制報銷的合規(guī)性和規(guī)范性,對形式和實質(zhì)不符合財務(wù)規(guī)章的票據(jù)和業(yè)務(wù)在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中給予警示,在財務(wù)核算環(huán)節(jié)規(guī)范賬務(wù)處理,將風(fēng)險防控由事后監(jiān)督前移到事前和事中,事后對經(jīng)濟業(yè)務(wù)復(fù)查,對問題憑單統(tǒng)計分析存入風(fēng)險庫。真正做到事前預(yù)防,事中監(jiān)控,事后復(fù)查,進行全流程監(jiān)控,有效降低經(jīng)濟風(fēng)險。
為了加強內(nèi)控防范風(fēng)險,有效建立高校一體化智能報賬體系,提高財務(wù)報賬效率和質(zhì)量,需要有以下保障措施:
學(xué)校管理層應(yīng)高度重視,充分發(fā)揮在內(nèi)部控制和信息化建設(shè)中的組織引領(lǐng)作用。在此前提下,增強全員的內(nèi)控意識,統(tǒng)籌規(guī)劃,在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上,精心組織一體化智能報賬體系的頂層設(shè)計,以內(nèi)部控制為抓手,以信息化技術(shù)為手段,明確任務(wù)分工,梳理流程,進行流程再造,制定詳盡的系統(tǒng)架構(gòu)方案與計劃,各部門間打破壁壘,密切配合,加強系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)對接,為一體化智能報賬體系的順利運行奠定基礎(chǔ)。
建立高校一體化智能報賬體系離不開信息技術(shù)的有力支持。一方面需要加大資金和技術(shù)投入,不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),保障系統(tǒng)正常運行,保證大量數(shù)據(jù)信息的兼容和存儲,維護數(shù)據(jù)安全、穩(wěn)定;系統(tǒng)服務(wù)器定期維護和升級,以適應(yīng)報賬需求。另一方面,要加強網(wǎng)絡(luò)安全防范建設(shè),運用先進的防火墻、數(shù)據(jù)加密、權(quán)限準(zhǔn)入等技術(shù),建立網(wǎng)絡(luò)安全防護體系,規(guī)范操作,有效防范數(shù)據(jù)丟失與被入侵的風(fēng)險,建立數(shù)據(jù)備份庫,確保財務(wù)信息安全性與穩(wěn)定性。
隨著互“聯(lián)網(wǎng)+”教育時代的到來,高校財務(wù)工作不再是傳統(tǒng)意義上的核算,財務(wù)工作的重心逐漸由“核算型”向“管理型”轉(zhuǎn)變。高校財務(wù)人員對高校業(yè)務(wù)的參與度越來越高,高校的管理決策也越來越需要財務(wù)數(shù)據(jù)的支撐,培養(yǎng)業(yè)財融合型的財務(wù)人員已經(jīng)成為高校財務(wù)管理轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新的重要人力資源保障。如何不被人工智能取代,掌握自身的核心競爭力成為財務(wù)人員普遍思考的問題。為適應(yīng)新環(huán)境的要求,財務(wù)人員應(yīng)不斷更新專業(yè)知識和理念,積極適應(yīng)新變化,從單調(diào)重復(fù)的報賬中解放出來,釋放更多的精力和活力去向數(shù)據(jù)分析和財會管理轉(zhuǎn)型,從財務(wù)視角為高校的管理決策提供專業(yè)支撐,為一體化智能保障體系不斷完善優(yōu)化提供人力保障。