新時代高校教務秘書工作創新探索

姚萌萌 安春姬

摘? ? 要：教務秘書工作是高校教學管理中的一個重要環節。教務秘書是領導者進行教學管理決策的得力助手，是保證各教學單位教學工作正常運轉、教務及師資得以完善管理的一支重要力量。為順應新時代高等教育綜合改革、應對高等教育快速發展和迎接“互聯網+”帶來的新挑戰，教務秘書在工作方式、工作觀念和工作思路上應有所改變和創新，才能滿足高等教育教學管理工作的需要，發揮管理育人和服務育人的作用。

關鍵詞：教務秘書;工作方式;工作觀念;工作思路

中圖分類號：G647? ? ? 文獻標識碼：A? ? ?文章編號：1002-4107（2021）07-0046-02

隨著高校改革的不斷深入，處于核心地位的教學管理工作逐步趨向科學化、規范化和制度化。教務秘書作為教學工作的基層管理者和執行者，對高校教學秩序的建立與運行起著十分重要的作用。教務秘書既是教務工作的具體執行者和操作者，又是各項教學活動的組織者和安排者，同時還是教務處與院部之間、教師之間和師生之間開展教學活動的連接者和聯絡者，教務秘書工作為學校教育教學工作的正常運行提供有力保障。為保障教育教學工作順利開展，教務秘書創新工作方式，提高工作效率，顯得尤為重要。

一、教務秘書工作創新的必要性

（一）順應新時代高等教育綜合改革

2015年，習近平總書記主持召開中央全面深化改革領導小組會議，通過推進建設世界一流大學方案;同年發布《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，

提出要推動一批高水平大學和學科進入世界一流行列或前列。2016年，開始新一輪建設。2017年，黨的十九大報告指出，要“加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展”。2018年，習近平總書記在全國教育大會上強調，要深化辦學體制和教育管理改革，充分激發教育事業發展生機活力。我國高等教育領域改革現在正處于攻堅克難的關鍵時期，教務秘書工作作為高校一項基礎、核心的教學管理工作，需要順應時代和高校發展需要，不斷創新工作理念、知識和方法。

（二）應對高等教育快速發展的需要

2019年初，教育部高等教育司副司長范海林介紹了《全面振興本科教育 推進高等教育內涵發展情況》，范海林表示，總體而言，我國已建成了世界上規模最大的高等教育體系，高等教育毛入學率達到48.1%，中國即將由高等教育大眾化階段進入普及化階段。2020年，受新冠肺炎疫情影響，為千方百計穩定和擴大就業，高職院校擴招100萬人，普通本科、研究生也大幅擴招，加快了中國高等教育進入普及化階段的節奏。學生人數的不斷增加帶來的是教學管理工作量的不斷增加，但教務秘書崗位人數基本不變，高校教務秘書工作面臨巨大的壓力和挑戰，必須探索創新工作思路，以此提高工作效率[1]。

（三）迎接“互聯網+”帶來的新挑戰

“互聯網+”已經影響了生活的方方面面，“互聯網+教育”的出現，孕育出一種全新的教育形態。智慧教室、翻轉課堂、慕課、微課等教學方式逐漸成為高校一種新的教學形式，不僅對教師和學生來說是挑戰，對教務秘書來說也是全新的挑戰。在新冠肺炎疫情防控期間，“互聯網+教育”帶來的新挑戰轉化成了新機遇，在應對突發應急事件時，“互聯網+教育”幫助高校應對危機，全面開展線上教學，關鍵時刻化危機為契機，開創了教學及其管理的新模式，也啟迪了教務秘書工作方式的創新。

二、教務秘書工作創新的路徑

2020年，高校借助現代化技術手段和信息化建設成果，所有高校響應國家號召“停課不停學、停課不停教”，“云教學”和“云辦公”的方式讓高校教學和管理工作基本不斷線，應對疫情而產生的新的工作方式，為教務秘書工作創新提供了新思路。

（一）工作方式創新

1.學校加強信息化建設，提供高效工作保障

目前，國內高校信息化發展進入智慧校園階段，用戶的需求、學生的培養、教師的發展是智慧校園的核心。

（1）打造智慧校園。智慧校園建設可以流程再造推動多部門協同。通過信息化手段實現管理及服務流程再造，將傳統的現場業務辦理逐步轉變為網上辦理、線上線下結合辦理、大廳辦理多種方式，將學校教務、人事、圖書、一卡通、迎新、離校、OA辦公、電子郵件等系統的數據互通，實現信息共享，以促進多部門之間的管理及服務協同，提高管理效率，提高校園數字化、智能化、一體化水平。

智慧校園建設可以同時加強教育信息化建設。一是利用信息技術構建基于網絡的學習空間，促進高校人才培養模式改革，推動高校教育教學模式創新，打造頗具特色的信息化應用體系和管理模式。二是建設智慧教室、錄播教室、沉浸式遠程直播教室等現代化教室，打造優質在線課程，滿足跨空間和時間的教學需求。三是構建數字化教學資源管理平臺。將高校日常教學積累的各類視頻、音頻、圖片、文件等資源做好分類儲存，將高校教學資源進行統一和集中管理，以便在教學、教研和評估等工作中對其進行再利用。

（2）完善教學管理系統。教學管理系統是高校師生常用也必用的一個綜合信息管理系統。教學管理系統中的數據也是學校財務、人事、學生管理、PU等系統的基礎數據源，學生和教師的相關數據是否準確直接影響著學校各類費用核算以及學生獎、助學金評定等工作。因此，建設完善的教學管理系統尤為重要。

完善的教學管理系統應滿足教學管理人員和師生的需求。教學管理人員可以分權限編輯、管理和查看教學相關運行數據及分析結果;教師可以在系統上完成與教學任務相關的工作;學生可以查看培養方案要求、課程、成績、學業完成情況等與學業有關的內容;教務秘書可以高效完成學籍、排課、成績、畢業等管理工作。

2.教務秘書合理運用信息化，提高工作效率

教務秘書要了解并熟練使用學校信息化建設成果。教務秘書工作煩瑣、復雜，教學管理系統是教務秘書工作的一個重要抓手，熟練使用教學管理系統，清楚掌握辦事流程和要求，對完成教務秘書工作可以達到事半功倍的效果。

教務秘書要了解并熟練使用現代化辦公軟件。教務秘書工作需要整理、填報和核對大量的數據，如學生重修報名開課、教師教學工作量核算、學生成績數據分析等需要依據學校相關制度開展的工作，以上工作所需要的數據可以從教學管理系統中導出，但所有數據的提供需要二次甚至是多次加工，因此熟練使用Office等辦公軟件也可以大大提高工作效率。

（二）工作觀念創新

1.高校加強教務秘書隊伍建設和培訓

高校要加強教務秘書隊伍建設和培訓，打造一支相對穩定的、專業的、具有創新意識的教務秘書隊伍[2]。高校根據教師和學生數量確定教務秘書配備數量，引進適量的教務秘書。對新入職教務秘書進行專業崗位培訓，培訓內容包括崗位職責、規章職責、辦事流程、教學管理系統操作等。對于在崗教務秘書也要給予其參加培訓和學習的機會，學習新的政策、教育理念和優秀同行的教學管理經驗[3]。

2.教務秘書具備工作創新意識和能力

創新是指個人打破常規，突破現狀，敢為人先，敢于挑戰未來，謀求新境界。教務秘書工作包括學籍、考試、課程、成績等方面，教務秘書這“一根針”如何串起“千條線”，就需要教務秘書具備創新意識和能力。創新意識和能力的獲得需要教務秘書樹立終身學習的理念，抓住一切學習新理念、新方法的機會，善于思考，敢于打破常規，拓寬工作思路。根據實際情況，不斷改進工作方式和方法，充分發揮主觀能動性，勇于嘗試新方法，利用現代化信息技術手段來提高工作效率[4]。

（三）工作思路創新

教務秘書工作緊緊圍繞教師和學生，通過管理和服務發揮著自己的價值。教務秘書工作不是簡單地上傳下達，而是需要站在教師和學生的角度去思考問題，確定教師和學生的訴求，以教師和學生能夠接受的方式解釋學校政策制度。教務秘書工作不是簡單地執行任務，而是需要在完成教育教學管理工作后有總結和思考，為領導決策提供有價值的參考意見。教務秘書工作不是簡單地周而復始，而是需要教務秘書本身對自己工作有反思、有總結、有改進[5]。

教務秘書作為教學工作的基層管理者和執行者，對高校教學秩序的建立與運行起著十分重要的作用，教務秘書這支隊伍的建設和發展應得到高校的重視和支持。高校重視教務秘書隊伍建設并加強教務秘書隊伍培訓，建立和完善教務秘書工作發展路徑;教務秘書在做好本職工作的基礎上創新工作方式、觀念和思路。如此，教務秘書才能順應時代發展和高等教育改革需要，為高等教育教學管理和服務做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]黃博.論高校教學秘書工作的創新[J].職教通訊，2015（11）：67-69.

[2]李燕瓊.民辦本科院校教學秘書隊伍建設研究——以廣州市花都區3所民辦本科院校為例[D].桂林：廣西師范大學，2018.

[3]黃銳遠.高校教學秘書隊伍問題及對策研究——以寧波大學為例[D].上海：華東師范大學，2009.

[4]韋素玲.高校教學秘書隊伍專業化建設的路徑[J].黑龍江教育（高教研究與評估），2012（2）：71-73.

[5]饒麗麗.新時期高校教學秘書工作創新路徑探索[J].產業與科技論壇，2019，18（9）：271-272.

■ 編輯∕陳晶