信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對策探討

吳巖

摘 要：高校檔案涉及多方面內(nèi)容，如學(xué)生個(gè)人信息、教師個(gè)人信息、教學(xué)科研信息、教學(xué)資料、學(xué)習(xí)資料等。高校開展規(guī)范有效的檔案管理工作，不僅能夠?yàn)楦咝８鞑块T管理及各項(xiàng)工作的開展提供有力依據(jù)和幫助，還能進(jìn)一步推動(dòng)高校教育的發(fā)展與提升。在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)人工開展的檔案管理工作存在一定的滯后性，雖然近年來高校已針對檔案管理做出改進(jìn)，但整體信息化建設(shè)水平較低，難以符合新時(shí)代發(fā)展要求。基于此類情況，還需要高校管理人員能夠全面分析和明確現(xiàn)階段檔案管理存在的危機(jī)和相關(guān)問題，結(jié)合信息化時(shí)代要求，制訂合理的解決對策，有效應(yīng)用信息技術(shù)的情況下提高檔案管理效果。本文就高校檔案管理做出分析，提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高校檔案管理;危機(jī);對策

高校教育工作開展過程中檔案管理屬于較為重要的工作內(nèi)容之一，但目前很多高校管理人員對檔案管理缺乏正確認(rèn)知，通常會(huì)將更多的注意力、資金和重心放在教學(xué)工作、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)研討工作等相關(guān)項(xiàng)目工作的開展上，對檔案管理缺少重視。對于檔案管理來說，其不僅收集、存儲(chǔ)大量的重要檔案和文件信息，如學(xué)生檔案、教學(xué)科研成果等，還能夠?qū)Υ鎯?chǔ)的檔案資料進(jìn)行合理開發(fā)和利用，更好地為高校教育事業(yè)的發(fā)展提供有力幫助。而在信息化時(shí)代背景下，借助信息技術(shù)，開展檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠極大程度提升檔案管理的實(shí)效性，為高校教育信息化發(fā)展與應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但現(xiàn)階段高校檔案管理還存在諸多影響因素和危機(jī)，需要高校加強(qiáng)重視，積極進(jìn)行問題查找、原因分析，充分利用信息技術(shù)，結(jié)合檔案管理實(shí)際要求采取針對性對策。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)特點(diǎn)及有效性分析

檔案管理轉(zhuǎn)變以往的傳統(tǒng)人工管理方法，創(chuàng)新應(yīng)用信息化管理模式，主要指利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等信息技術(shù)手段，借助智能設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，發(fā)展為數(shù)字資源，以更好地對檔案進(jìn)行收集、處理、管理和開發(fā)利用。該管理模式具有高效性、自動(dòng)化、信息化等特點(diǎn)。而開展信息化建設(shè)，對于高校檔案管理來說，主要具有以下兩方面優(yōu)勢。

1.改善提升檔案管理質(zhì)量

在互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)未廣泛應(yīng)用時(shí)，高校檔案管理工作的開展一般由人工進(jìn)行，主要涉及人工書寫、人工編輯、人工整理歸檔、人工調(diào)取管理等。這種管理工作的開展模式，存在滯后性和誤差性，很多檔案資料從收集至歸檔需要耗費(fèi)較長時(shí)間，且人員在進(jìn)行管理時(shí)也容易因工作量大、工作能力等因素產(chǎn)生工作失誤，導(dǎo)致檔案缺失、檔案歸檔錯(cuò)誤等。而應(yīng)用信息技術(shù)，可借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智能設(shè)備，對檔案資料進(jìn)行高效處理和管理，在一定程度上提高檔案資料的安全性、保密性、完整性和真實(shí)性。同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用可提高檔案管理的共享性和自動(dòng)化，達(dá)到減少工作量、降低管理失誤、提高管理質(zhì)量的效果。

2.促進(jìn)高校資源與社會(huì)資源有效連接

高校檔案管理工作職能涉及服務(wù)社會(huì)、傳承文化等方面，高校內(nèi)所包含的相關(guān)教育資源都會(huì)以不同形式的檔案資料存放于相應(yīng)的檔案室中。借助信息技術(shù)，能夠以互聯(lián)網(wǎng)搭建資源共享平臺(tái)和信息交流平臺(tái)，各個(gè)高校的教育資源都可以呈開放共享狀態(tài)。這種管理方式也能夠更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，滿足社會(huì)文化傳播需求。

二、信息化時(shí)代高校檔案管理工作開展中存在的危機(jī)問題

1.缺少正確的檔案管理意識(shí)

檔案管理在高校管理工作開展中屬于基礎(chǔ)且較為重要的內(nèi)容，但現(xiàn)階段很多高校管理者對檔案管理的重要性意識(shí)不足，在日常管理中會(huì)將更多的關(guān)注度投放在課程改革、教學(xué)科研、教育活動(dòng)等相關(guān)工作中，對檔案管理不予重視。這種情況下缺乏檔案管理意識(shí)，自然不會(huì)針對高校檔案管理制訂相應(yīng)的制度、管理方法和保障措施，難以促進(jìn)檔案管理得到發(fā)展和滿足新時(shí)代要求，甚至還會(huì)因管理落后而引發(fā)危機(jī)。

2.缺少充足的檔案管理資金支持

檔案管理的開展需要基礎(chǔ)的設(shè)施和完善的設(shè)備技術(shù)，但很多檔案管理在開展中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，信息化設(shè)備技術(shù)投入程度也相對較低，這主要因?yàn)楦咝＝逃l(fā)展中對檔案管理缺少資金支持。首先，信息化時(shí)代下，很多高校管理者對檔案管理模式等方面雖然做出了相應(yīng)的改進(jìn)和完善，但改進(jìn)完善力度不足，使得檔案管理信息化水平得不到提升。其次，目前部分高校并沒有將檔案管理納入整體評價(jià)體系，缺乏對檔案管理現(xiàn)狀及需求的了解。這種情況下資金投入不足，會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)度滯后，無法對檔案資料進(jìn)行有效的保密保護(hù)工作。

3.檔案管理基層人員能力不足

對于檔案管理來說，不僅需要由基礎(chǔ)設(shè)施和智能設(shè)備技術(shù)為其工作的開展提供技術(shù)保障，還需要由專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員為其工作的開展提供基礎(chǔ)條件。但目前檔案管理人員能力不足，難以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。對于檔案管理基層工作人員來說，其多年來都依靠人工管理的方式開展各項(xiàng)工作，在信息化建設(shè)初期很難立刻轉(zhuǎn)變管理方式。同時(shí)，很多高校缺少對基層工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，使得多數(shù)人員對智能設(shè)備和信息技術(shù)的操作能力較低。這種情況下即使開展信息化管理，也難以突顯該管理方式的有效性。

4.高校檔案信息化管理缺少保障體系

首先，很多高校在對檔案管理時(shí)，并沒有針對檔案管理工作內(nèi)容、信息化建設(shè)需求和相關(guān)要求，制訂相對應(yīng)的管理制度，如考核體系、激勵(lì)機(jī)制等，這種情況下導(dǎo)致檔案管理基層人員缺少工作熱情，當(dāng)基礎(chǔ)工作需求無法滿足后自然會(huì)降低檔案管理工作效率。其次，建設(shè)資金缺位、信息化建設(shè)缺少管理中心，導(dǎo)致檔案管理在信息化建設(shè)過程中整體進(jìn)度滯后，缺少可依托的核心力量，整體信息化建設(shè)工作開展效果較差。

5.檔案管理存在諸多安全隱患危機(jī)

對于檔案管理安全方面，現(xiàn)階段很多高校在管理中還存在以下兩方面危機(jī)。（1）實(shí)體檔案資料管理危機(jī)。即使開展檔案管理信息化建設(shè)，很多較為重要的檔案資料還是需要以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存管理，這種情況下除了要求檔案管理人員專業(yè)能力滿足要求外，還需要確保檔案室的安全性。在信息化建設(shè)過程中，檔案室內(nèi)會(huì)引進(jìn)很多智能設(shè)備，以及基礎(chǔ)的電氣設(shè)備，這些設(shè)備若未進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，極易引發(fā)超負(fù)荷運(yùn)行、設(shè)備故障等問題，導(dǎo)致安全事故的發(fā)生。同時(shí)檔案室內(nèi)的通風(fēng)、潮濕度也會(huì)對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生影響，且若未配備監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)，容易發(fā)生檔案失竊事件。（2）電子檔案管理危機(jī)。電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理方式上存在一定差異，其主要借助計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備開展一系列管理工作。所以對于電子檔案來說，若計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備軟件的性能不滿足管理?xiàng)l件，容易發(fā)生檔案文件格式轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤、無法生成等問題。另外，網(wǎng)絡(luò)具有虛擬性，電子檔案與紙質(zhì)檔案相比缺少真實(shí)性，在管理過程中若沒有在網(wǎng)上對電子檔案的管理過程進(jìn)行監(jiān)控管理，極易發(fā)生檔案被隨意更改的問題。這些不加以重視和有效解決，不僅會(huì)影響檔案資料的開發(fā)利用，滯后高校檔案信息化建設(shè)，還會(huì)降低高校整體發(fā)展水平。