試論事業(yè)單位如何全面實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理

楊靜

摘 要：伴隨著新時代的來臨，科學(xué)技術(shù)得到了一定的創(chuàng)新以及改進(jìn)，人們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ鞣绞桨l(fā)生了一定程度的改變，數(shù)字化管理朝著常態(tài)化趨勢發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理工作包含的要點諸多，本身有著復(fù)雜性和信息儲存量多等特征，而將數(shù)字化管理方式引進(jìn)檔案管理中，除了有利于提升檔案管理效率之外，同時還能夠增強(qiáng)質(zhì)量，促使事業(yè)單位得到良好開展。本文主要對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理期間存在的問題進(jìn)行了分析，同時結(jié)合實際情況提出了加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案數(shù)字化管理;存在的問題;完善措施

在事業(yè)單位管理工作開展期間，檔案管理屬于十分重要的一方面，其可以對事業(yè)單位內(nèi)部工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效調(diào)整。自從信息化技術(shù)得到了一定的改進(jìn)和創(chuàng)新以后，事業(yè)單位檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化趨勢邁進(jìn)，雖然事業(yè)單位借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升了檔案管理效率，可是因為受到多項因素的影響，導(dǎo)致信息化數(shù)字管理工作依舊有著諸多的問題存在。基于此，就要求事業(yè)單位檔案管理人員全面了解對檔案管理產(chǎn)生影響的相關(guān)因素，在此基礎(chǔ)上制定完善對策，以此確保事業(yè)單位良好運(yùn)行。

一、事業(yè)單位實施檔案數(shù)字化管理的必然性

1.是社會發(fā)展的基本要求

通常情況下，當(dāng)事業(yè)單位自身信息化建設(shè)能力越高，那么社會職責(zé)水平也就更高，經(jīng)濟(jì)效益也會隨之提升，這從一定程度上加快了社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，使人們生活有了明顯改善。基于此，加快事業(yè)單位綜合檔案數(shù)字化建設(shè)工作是極為重要的，有利于提升檔案管理質(zhì)量，為人們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并且還可以降低檔案管理人員工作壓力，確保檔案的完善性。

2.有利于提升檔案運(yùn)行效率

在新形勢發(fā)展背景下，事業(yè)單位全面實施綜合檔案數(shù)字化管理工作有利于提高管理效率，將紙質(zhì)檔案管理期間存在的各項問題徹底解決，制定完善的檔案管理體系，在提升檔案管理效率優(yōu)化配置檔案建設(shè)策略的基礎(chǔ)上改善檔案信息。而且應(yīng)用數(shù)字化管理模式還能夠增強(qiáng)管理效率，減少檔案管理輸出，改善檔案運(yùn)行系統(tǒng)，使事業(yè)單位和上級單位以及社會組織還有服務(wù)對象之間保持良好的檔案數(shù)據(jù)信息聯(lián)系性，全面滿足新時代背景下各機(jī)關(guān)以及社會公眾對于綜合檔案利用提出的各項要求，在降低檔案管理人員工作壓力的基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。

3.可以和檔案使用需求相符合

數(shù)字化管理主要是借助各項信息化系統(tǒng)全面管理設(shè)備，在這其中，檔案管理涉及到了多方面，分別是個性化、智能化以及信息化，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算平臺綜合性處理檔案數(shù)據(jù)信息，以此滿足事業(yè)單位對于檔案資源提出的各項要求。現(xiàn)階段，伴隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的加快，檔案管理工作從以往傳統(tǒng)保管方式逐漸轉(zhuǎn)變成了開放類型的檔案資源。因此，檔案管理需要對管理體系加以完善，將檔案優(yōu)勢發(fā)揮出來，以此為事業(yè)單位調(diào)閱信息提供良好幫助。

二、對于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀的分析

在實施事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的過程中，一般是借助計算機(jī)技術(shù)實施相關(guān)記錄工作的，這樣一來，檔案管理數(shù)據(jù)便會儲存于計算機(jī)內(nèi)部，和計算機(jī)中的內(nèi)容一樣。不過，具體工作開展期間，因為受到各項因素的影響，使得數(shù)字化檔案管理工作還面臨著嚴(yán)峻的安全隱患，導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)確性和完善性得不到保障。當(dāng)該項問題日益嚴(yán)峻，后果不容忽視。所以，文章中具體總結(jié)了事業(yè)單位數(shù)字化檔案信息管理期間存在的安全問題。

1.采取的檔案管理技術(shù)和設(shè)備較為滯后，檢索效率有待提升

當(dāng)前階段，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是實施數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵。其中，數(shù)字化技術(shù)對于檔案數(shù)字化管理質(zhì)量以及效果體現(xiàn)有著直接性的影響。從目前工作現(xiàn)狀來看，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用單位不具備廣泛性，大多數(shù)事業(yè)單位實施檔案管理工作期間，采取的技術(shù)較為滯后，存在著技術(shù)和檔案管理工作之間不相符情況。而且應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)期間所需的費(fèi)用特別多，事業(yè)單位資金較少，無法及時對設(shè)備進(jìn)行更新以及改進(jìn)，采取的基礎(chǔ)設(shè)施過于老化，根本不符合當(dāng)代應(yīng)用條件，從而影響了數(shù)字化檔案管理工作效率的提高。從事業(yè)單位檔案管理實際情況看出，大部分單位依舊以手工檢索方式為主，計算機(jī)檢索處理受到的應(yīng)用不具備普遍性，這從很大方面上加劇了檢索工作量，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量降低。例如，在人事檔案信息整理期間，各項單位保存信息期間有著非常大的差別，應(yīng)用手工檢索方式的話不僅會對檔案人員帶來很大麻煩，而且還不利于檔案管理工作良好開展。

2.工作標(biāo)準(zhǔn)不完善在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，人們對于檔案管理工作的重視程度越來越高，不過基于信息化技術(shù)的提升和改進(jìn)，怎樣將數(shù)字化技術(shù)和檔案管理工作相互結(jié)合到一起，將數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢全面體現(xiàn)出來是目前事業(yè)單位面臨的重點內(nèi)容。因為數(shù)字化方案應(yīng)用處于初期階段，不管是制定制度還是工作標(biāo)準(zhǔn)落實等方面，缺少基本的細(xì)化準(zhǔn)則，數(shù)字化檔案管理沒有落實基本要求，規(guī)范性有待進(jìn)一步增強(qiáng)。在這一現(xiàn)狀下，導(dǎo)致檔案管理工作人員處于被動狀態(tài)，而要想扭轉(zhuǎn)該種現(xiàn)象，就必須制定統(tǒng)一且完善的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，在共享檔案的基礎(chǔ)上將使用價值更加全面地體現(xiàn)出來。

3.檔案數(shù)字化管理人員工作能力較低

當(dāng)前階段，促使事業(yè)單位檔案管理工作良好開展的關(guān)鍵在于高技能并且高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人員，因為專業(yè)人員是數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵，這就需要事業(yè)單位依照數(shù)字化檔案管理要求重點培養(yǎng)管理人員知識點掌握能力，創(chuàng)建專業(yè)性強(qiáng)并且經(jīng)驗豐富的數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊，以此和數(shù)字化檔案管理要求相符合。不過從當(dāng)前情況來看，因為機(jī)構(gòu)編制等因素對事業(yè)單位有著直接性的影響，因此事業(yè)單位在實施檔案數(shù)字化管理工作期間面臨著管理人員更新滯后以及其專業(yè)技能不高的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象從一定程度上阻礙了我國事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的良好開展。

4.檔案數(shù)字化管理安全隱患性高

雖然采取互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實施檔案數(shù)字化管理工作能夠有效提高檔案管理效果，不過社會關(guān)注的重點現(xiàn)象依舊是互聯(lián)網(wǎng)安全現(xiàn)象，如檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)受到黑客攻擊或者是被病毒侵害以后，檔案數(shù)據(jù)信息的安全性降低，而且事業(yè)單位中的大多數(shù)檔案管理人員并不具備專業(yè)性，本身掌握的計算機(jī)知識點少之又少，沒有真正了解到加強(qiáng)檔案管理工作的作用，從而加劇了檔案數(shù)字化管理工作出現(xiàn)信息泄漏風(fēng)險的概率。