試論事業單位如何全面實現綜合檔案數字化管理

楊靜

摘 要：伴隨著新時代的來臨，科學技術得到了一定的創新以及改進，人們日常生活以及工作方式發生了一定程度的改變，數字化管理朝著常態化趨勢發展。事業單位檔案管理工作包含的要點諸多，本身有著復雜性和信息儲存量多等特征，而將數字化管理方式引進檔案管理中，除了有利于提升檔案管理效率之外，同時還能夠增強質量，促使事業單位得到良好開展。本文主要對事業單位檔案數字化管理期間存在的問題進行了分析，同時結合實際情況提出了加強檔案數字化管理的策略。

關鍵詞：事業單位;檔案數字化管理;存在的問題;完善措施

在事業單位管理工作開展期間，檔案管理屬于十分重要的一方面，其可以對事業單位內部工作環節進行有效調整。自從信息化技術得到了一定的改進和創新以后，事業單位檔案管理工作逐漸朝著數字化趨勢邁進，雖然事業單位借助計算機網絡技術提升了檔案管理效率，可是因為受到多項因素的影響，導致信息化數字管理工作依舊有著諸多的問題存在?；诖?，就要求事業單位檔案管理人員全面了解對檔案管理產生影響的相關因素，在此基礎上制定完善對策，以此確保事業單位良好運行。

一、事業單位實施檔案數字化管理的必然性

1.是社會發展的基本要求

通常情況下，當事業單位自身信息化建設能力越高，那么社會職責水平也就更高，經濟效益也會隨之提升，這從一定程度上加快了社會經濟發展，使人們生活有了明顯改善。基于此，加快事業單位綜合檔案數字化建設工作是極為重要的，有利于提升檔案管理質量，為人們提供優質服務，并且還可以降低檔案管理人員工作壓力，確保檔案的完善性。

2.有利于提升檔案運行效率

在新形勢發展背景下，事業單位全面實施綜合檔案數字化管理工作有利于提高管理效率，將紙質檔案管理期間存在的各項問題徹底解決，制定完善的檔案管理體系，在提升檔案管理效率優化配置檔案建設策略的基礎上改善檔案信息。而且應用數字化管理模式還能夠增強管理效率，減少檔案管理輸出，改善檔案運行系統，使事業單位和上級單位以及社會組織還有服務對象之間保持良好的檔案數據信息聯系性，全面滿足新時代背景下各機關以及社會公眾對于綜合檔案利用提出的各項要求，在降低檔案管理人員工作壓力的基礎上增強檔案管理質量，實現檔案管理目標。

3.可以和檔案使用需求相符合

數字化管理主要是借助各項信息化系統全面管理設備，在這其中，檔案管理涉及到了多方面，分別是個性化、智能化以及信息化，應用大數據、云計算平臺綜合性處理檔案數據信息，以此滿足事業單位對于檔案資源提出的各項要求?，F階段，伴隨著事業單位改革進程的加快，檔案管理工作從以往傳統保管方式逐漸轉變成了開放類型的檔案資源。因此，檔案管理需要對管理體系加以完善，將檔案優勢發揮出來，以此為事業單位調閱信息提供良好幫助。

二、對于事業單位數字化檔案管理現狀的分析

在實施事業單位數字化檔案管理工作的過程中，一般是借助計算機技術實施相關記錄工作的，這樣一來，檔案管理數據便會儲存于計算機內部，和計算機中的內容一樣。不過，具體工作開展期間，因為受到各項因素的影響，使得數字化檔案管理工作還面臨著嚴峻的安全隱患，導致檔案信息的準確性和完善性得不到保障。當該項問題日益嚴峻，后果不容忽視。所以，文章中具體總結了事業單位數字化檔案信息管理期間存在的安全問題。

1.采取的檔案管理技術和設備較為滯后，檢索效率有待提升

當前階段，應用數字化技術是實施數字化檔案管理工作的關鍵。其中，數字化技術對于檔案數字化管理質量以及效果體現有著直接性的影響。從目前工作現狀來看，數字化技術應用單位不具備廣泛性，大多數事業單位實施檔案管理工作期間，采取的技術較為滯后，存在著技術和檔案管理工作之間不相符情況。而且應用數字化技術期間所需的費用特別多，事業單位資金較少，無法及時對設備進行更新以及改進，采取的基礎設施過于老化，根本不符合當代應用條件，從而影響了數字化檔案管理工作效率的提高。從事業單位檔案管理實際情況看出，大部分單位依舊以手工檢索方式為主，計算機檢索處理受到的應用不具備普遍性，這從很大方面上加劇了檢索工作量，導致檔案管理質量降低。例如，在人事檔案信息整理期間，各項單位保存信息期間有著非常大的差別，應用手工檢索方式的話不僅會對檔案人員帶來很大麻煩，而且還不利于檔案管理工作良好開展。

2.工作標準不完善在社會經濟不斷發展的背景下，人們對于檔案管理工作的重視程度越來越高，不過基于信息化技術的提升和改進，怎樣將數字化技術和檔案管理工作相互結合到一起，將數字化檔案管理優勢全面體現出來是目前事業單位面臨的重點內容。因為數字化方案應用處于初期階段，不管是制定制度還是工作標準落實等方面，缺少基本的細化準則，數字化檔案管理沒有落實基本要求，規范性有待進一步增強。在這一現狀下，導致檔案管理工作人員處于被動狀態，而要想扭轉該種現象，就必須制定統一且完善的數字化標準，在共享檔案的基礎上將使用價值更加全面地體現出來。

3.檔案數字化管理人員工作能力較低

當前階段，促使事業單位檔案管理工作良好開展的關鍵在于高技能并且高素質的數字化檔案管理人員，因為專業人員是數字化檔案管理工作的關鍵，這就需要事業單位依照數字化檔案管理要求重點培養管理人員知識點掌握能力，創建專業性強并且經驗豐富的數字化檔案管理團隊，以此和數字化檔案管理要求相符合。不過從當前情況來看，因為機構編制等因素對事業單位有著直接性的影響，因此事業單位在實施檔案數字化管理工作期間面臨著管理人員更新滯后以及其專業技能不高的現象，這些現象從一定程度上阻礙了我國事業單位數字化檔案管理工作的良好開展。

4.檔案數字化管理安全隱患性高

雖然采取互聯網技術實施檔案數字化管理工作能夠有效提高檔案管理效果，不過社會關注的重點現象依舊是互聯網安全現象，如檔案數字化管理系統受到黑客攻擊或者是被病毒侵害以后，檔案數據信息的安全性降低，而且事業單位中的大多數檔案管理人員并不具備專業性，本身掌握的計算機知識點少之又少，沒有真正了解到加強檔案管理工作的作用，從而加劇了檔案數字化管理工作出現信息泄漏風險的概率。