高校檔案管理實踐研究

石貞貞

高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，提升檔案管理工作的科學性有助于提升高校的工作效率，進而促進高校工作的有序開展。但是現(xiàn)階段，高校檔案管理工作存在信息化水平較低、檔案管理室收集材料不全面、專業(yè)人才隊伍不足等問題。本文通過分析高校檔案管理工作實踐以及存在的問題，探索其進一步發(fā)展的方向，以期進一步提升高校檔案管理水平，為相關研究提供借鑒。

一、高校檔案管理工作實踐

（一）解放思想，創(chuàng)新高校檔案管理工作

高校檔案管理者應積極解放思想，創(chuàng)新檔案管理工作。首先，高校檔案管理者在任何時候都堅持實事求是的原則。實事求是是我們面對生活和工作的正確態(tài)度，只有堅持實事求是的原則，才有助于形成正確的世界觀、人生觀、價值觀。檔案是對歷史的記錄，是歷史的見證者，高校檔案管理者只有堅持實事求是的原則，才能充分發(fā)揮檔案記錄歷史的重要作用。因此，檔案管理者必須保持持之以恒的奮斗精神以及無私奉獻的工作作風。其次，高校檔案管理者積極變革檔案管理方式，引入新興信息技術，提升檔案管理工作的信息化水平與效率。

（二）以人為本，強化面向全體師生的服務意識

高校檔案管理工作講求以人為本，強化面向全體師生的服務意識。首先，高校檔案管理人員將檔案管理工作透明化。高校檔案管理工作由專人負責，在過去，檔案管理多以“保密”的形式進行，這就割裂了檔案管理工作與全校師生間的關系。現(xiàn)在高校檔案管理者將檔案管理工作透明化，及時向全校師生公布存檔地點以及存檔內容，便于教師以及學生查閱資料。其次，高校檔案管理者注重將檔案歸類存放。高校檔案記錄的是教師的教學活動和學生的學習經歷，對檔案進行歸類存放可以節(jié)約教師和學生查找相關資料的時間。

（三）全面協(xié)調，強化各主體間的溝通交流

高校檔案管理工作強化全面協(xié)調，加強各主體間的溝通交流。首先，高校檔案管理者注重與高校行政人員的溝通交流。高校行政人員負責處理校內的各項事務，其中很多內容需要留檔保存，以記錄學校的發(fā)展歷程。高校檔案管理者積極與行政人員進行交流溝通，可以縮短獲得有效信息的時間，提升工作效率。其次，高校檔案管理者強化與學生的交流溝通。當今社會就業(yè)形勢嚴峻，學生擁有大量證明其經歷和能力的材料能夠提升競爭優(yōu)勢，但是很多學生在校期間不注重保留相關信息。如若高校檔案管理者加強與學生間的聯(lián)系，則有助于學生在較短時間內獲得相關證明其能力與經歷的材料，提升就業(yè)競爭力。此外，學生將自己的就業(yè)信息反饋給學校并在檔案管理室進行保留，有助于學校統(tǒng)計學生的就業(yè)率。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）高校檔案管理的信息化水平較低

高校檔案管理存在信息化水平較低的問題，主要體現(xiàn)在以下兩個方面。一方面，大多數(shù)高校的檔案管理工作依然以手工形式為主，即由檔案管理工作人員對紙質資料進行整理、歸納。這種整理方式不僅工作效率低下，而且管理者在整理檔案的過程中極易出錯，不利于科學、完整地保存檔案。另一方面，有些高校雖然在檔案管理工作中引入了新興信息技術，但是對新技術的使用率較低，僅停留在“表面擁有”階段，不利于充分發(fā)揮信息技術的重要作用，不利于提升檔案管理者的工作效率。例如，很多高校擁有檔案錄入與歸類電子系統(tǒng)，但是檔案管理者并不注重通過電子系統(tǒng)錄入內容，這就造成了資源浪費。

（二）高校檔案管理室收集材料不全面

高校檔案管理室收集材料不全面是高校檔案管理存在的問題之一。首先，高校檔案管理室中的學生信息較少。高校檔案管理室主要記錄學校發(fā)展以及教師教學成果、學生的學習成績，記錄學生信息的內容少之又少，不利于普通學生從學校檔案室中查找資料。其次，高校人事檔案是反映教職工信息的重要內容，對于教師日后的職業(yè)發(fā)展具有重要作用。但是目前高校檔案管理室保存教師信息時只留有一些基本信息，忽視了記錄教師的教學過程以及教學特色，這就造成了高校檔案管理室收集信息不全面的問題。

（三）高校檔案管理缺乏專業(yè)的人才隊伍

高校檔案管理缺乏專業(yè)人才，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理的發(fā)展。首先，目前高校的檔案管理者多為中年群體，他們學習新知識的主動性不強，也不注重通過改變管理方式提升工作效率。而且現(xiàn)階段的很多檔案管理者并沒有專業(yè)教育背景，只是根據(jù)日常習慣進行檔案整理與歸納，不利于提升高校檔案管理工作的工作效率以及信息化水平。其次，高校檔案管理缺乏專業(yè)的技術人員，不利于提升高校檔案管理室的信息化水平。隨著互聯(lián)網的快速發(fā)展，借用各種電子系統(tǒng)進行信息錄入與整理已成為常態(tài)，熟練使用各類電子系統(tǒng)的前提是高校擁有專業(yè)的電子技術人員。

三、高校檔案管理發(fā)展方向

（一）提升高校檔案管理的信息化水平

提升檔案管理的信息化水平是促進高校檔案管理發(fā)展的重要舉措之一。首先，高校要加強數(shù)字平臺的建設。高校應當提高對檔案管理工作的重視程度，積極引入各種新興技術提升檔案管理工作的信息化水平，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。其次，高校檔案管理者要提升對各種信息技術的利用率，切實提升工作效率。提升對信息技術的利用率是提升高校檔案管理信息化水平的重要舉措，檔案管理者應當積極學習各種新興技術，利用新興技術進行檔案內容的錄入和歸納工作，以提升工作效率。

（二）增加高校檔案管理室的材料內容

增加高校檔案管理室的材料內容可以進一步提升檔案管理室在高校中的重要地位，促進高校檔案管理的進一步發(fā)展。首先，高校檔案管理者要增加對學生信息的記錄與歸檔。學生的在校表現(xiàn)、成績單、參與的社會實踐項目等都可以成為高校檔案管理室的收錄內容，以此彌補高校檔案記錄中學生信息的缺失。其次，高校檔案管理者要注重收集教師各方面的信息。不同教師的教學特色不同，研究項目不同，且在學術研究中取得的成就不同，而這些信息對于教師自身的發(fā)展來說是非常重要的。高校檔案管理者應當及時收集教師的最新信息，以增加檔案管理室的材料內容。同時，教師也要注重總結自身的發(fā)展經歷，并將相關信息交由檔案室保管。

（三）建設高校檔案管理的專業(yè)人才隊伍

建設高校檔案管理專業(yè)人才隊伍可以促進高校檔案管理的進一步發(fā)展，所以，高校要注重引入專業(yè)檔案管理與技術人才。首先，高校要聘用一批具有專業(yè)教育背景的檔案管理人員。隨著中國教育的不斷發(fā)展，檔案學已經成為一門獨立學科，并且為社會培養(yǎng)了一批專業(yè)人才。高校在招聘人才的過程中要注重將“科班出身”作為選擇標準之一。其次，高校要注重引入掌握信息技術的人才。高校應當通過提升薪資待遇、給予安家費等方式吸引更多技術人才，以提高檔案管理專業(yè)人才信息技術水平。

四、結語

提升高校檔案管理水平，促進高校檔案管理實踐的進一步發(fā)展有助于完善高校工作內容，提升高校工作效率。因此，高校應當強化自身檔案管理實踐水平。雖然現(xiàn)階段高校檔案管理工作存在一些問題，但是這些問題都能夠得到解決。長遠來看，高校應當積極借助互聯(lián)網的重要作用提升高校檔案管理的信息化水平，增加檔案管理室的材料內容，建設檔案管理專業(yè)人才隊伍，以充分提升檔案管理水平。

【基金項目】2020年度河南省社科聯(lián)調研課題“中原學構建背景下的漢語國際推廣研究”（編號：SKL—2020—841）;2020年度南陽師范學院校級思想政治專項課題“地方特色文化資源融入漢語國際推廣基地的建設研究”（編號：2020SZ007）;2020年南陽師范學院校級決策研究課題“漢語國際推廣發(fā)展機制改革”（編號：2019WYJC13）。

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（作者單位 南陽師范學院地理科學與旅游學院）