試論信息化背景下高校教學檔案管理存在的問題及對策

摘要：高校教學檔案是高校教育教學成果的重要儲存載體之一，在現階段社會經濟和科學高速發展的背景下，互聯網時代已然到來，為面對互聯網時代中出現的各種信息科技手段發展，這就需要對高校教學檔案管理手段做出改良。本文就通過對現階段高校教學檔案管理中存在的問題進行分析，并結合信息化背景提出有效解決策略。

關鍵詞：信息化背景;高校教學檔案管理;問題;對策

信息化時代中出現的各種網絡技術讓信息交流和傳遞變得簡單起來，這也讓傳統信息儲存方式中的弊端展露出來，傳統檔案管理模式一般通過檔案袋對文件進行密封保管，這種管理模式容易造成信息外流，不能正確保護學生隱私，并且傳統檔案管理模式還可能會出現檔案袋丟失等情況，會對學生和高校都產生極大影響。因此，在如今信息網絡高速發展的時代，高校應該正確開發利用互聯網，讓高校檔案管理在信息化作為基礎的情況下進一步創新發展，充分利用科學技術簡化工作難度，還能減少工作中可能出現的問題，從而達到促進我國高校教學檔案管理進一步發展的效果。

一、信息化時代帶來的挑戰

隨著我國教育事業的進一步發展，國家和社會都對學校的辦學水平要求有進一步提高，現階段高校管理中不再是傳統模式中的以流程為主，更追求管理的效率和質量，力求做到科學化、規范化高校管理，因此，高校檔案管理作為高校管理中重要環節之一也就需要跟隨時代要求做出改變。傳統封閉式檔案管理讓學生在需要使用檔案時流程繁瑣，并且許多框架條例需要學生發掘遵守，如果在使用過程中不小心將密封線打開就會導致學生的檔案成為不具備真實依據的紙張。種種情況都表現出傳統檔案管理已經不再適應于這個高速發展的社會，因此需要高校檔案管理人員在把握信息化發展中出現的機遇，努力推陳革新，讓信息化高校教學檔案管理正確支持現階段社會發展。

1.信息化建設薄弱

由于信息化是近年來隨著科學技術革新出現的一個新型詞匯，現已被開發利用于各個方面，成為人們生活中離不開的技術之一。然而在許多高校中，由于將目標重心放置在教育教學方面，在信息化開發利用中就忽略了高校教學檔案管理這一環節，主要將信息化技術應用于網絡授課和教學中多媒體技術應用等。正是因為這種忽略讓我國高校檔案管理信息化發展處于一個尷尬位置，讓傳統高校教學檔案管理仍然成為現階段主流模式。這些問題出現的主要原因就是主流層面上沒有注意到網絡信息建設中的高校檔案管理，因此沒有專門的專家和學者進行進一步考察研究，就會造成就算想要建設改良也沒有相應指導措施和實施方案提供參考。

2.缺乏人才建設

信息化背景下要進行網絡高校教學檔案管理不僅需要對管理模式具備充分認識，還需要具備一定互聯網技術、信息技術、數據庫建設技術等相關專業知識，然而如今檔案管理人員缺乏專業技術，在科技化發展的時代已經不能很好利用新型科學技術進行管理工作建設，這就會制約信息化高校檔案管理工作發展。如今高校在信息化專業方面人才相當匱乏，這就成為阻礙信息化服務于管理工作的重要問題之一，因為大多數管理工作從業人員還同時兼并著其他管理工作，導致整個高效管理體系不能夠得到進一步發展，從而讓落后的管理制度制約高校發展，這種問題如果不能解決就會讓管理工作效率停滯不前，直到成為拖慢整體發展的一個累贅。而真正具備技術的高素質人才一般被用于高校教學工作開展中來，反而讓工人、轉業軍人等進行高校檔案管理工作，因為傳統高校檔案管理工作不需要具備太多專業從業知識，更像一種“閑職”，這種基礎情況導致后期管理工作改良開展也極具困難，因為知識水平等存在差異，在改革工作開展過程中就會出現管理人員意見不合從而產生糾紛等情況發生，這些潛在問題如果不能正確解決還會成為高校管理工作中的潛在危機，嚴重時會導致工作分歧和事務矛盾出現。

3.高校檔案管理技術和制度落后

行業信息化不是一朝一夕能夠完成的事情，在行業信息化發展的過程中也同樣影響到高校的教學檔案管理工作進度，在我國有個顯著的特點表現在，科技水平高速發展的時代中仍有多種行業處于傳統信息管理模式，在信息收集和錄入環節都采用人工手抄錄入等形式，并且還依舊保存著傳統的信息采集、傳遞與接收方式，這種落后的信息管理方式就讓很多檔案信息失去其時效性，喪失其使用價值，并且這種信息傳遞方式容易出現信息不對稱、內容中有明顯錯誤等情況。學籍信息、學籍課表、成績與考試數據收集過程中，許多高校還在采用傳統教學信息管理模式，需要逐級對接，這就讓信息的傳遞需要經過多重審批，無形之中增加了工作量，增長信息傳遞所花費的時間和人力物力。傳統信息管理模式也不利于教師和學生第一時間接收到最新的教學咨詢，并對教學工作作出規劃和安排，只能依靠電話、張貼告示和文件收發等方式來傳遞信息，例如在學生選課環節，這種模式就會導致后接收到信息的同學可能不能選到自己心儀的課程，而一開始就接收到信息的同學反而能隨意挑選課程，這一定程度上不能讓教學工作公平開展，損害了學生個人的權益。

二、信息化背景下高校檔案管理的方案

1.加強信息化建設

加強高校信息化建設就需要從基礎做起，首先需要認識到高校教學檔案管理是教學工作中不可缺少的一環，能夠極大程度上減少管理工作花費的時間，讓信息傳遞變得更加準確化。高校應該建立自己的校內網站，還可以通過社交軟件開發小程序方便學生和教師使用，例如，通過微信小程序開發校園管理工作平臺，將學生的個人選課信息和課程表等統一上傳到其中，教師也可以將課程變動等信息通過小程序傳遞給自己的學生，方面統一協調管理，這種方法可以將繁雜的管理工作糅合到一起，通過一個統一的平臺讓教師和學生根據不同的需要進行信息查詢和傳遞，這種一對一方式的信息傳遞模式，既減少信息傳遞中所需要花費的大量時間，又可以避免信息傳遞出現錯誤。

2.加強專業人才培訓

在如今高校教學檔案管理從業人員中，大量從業人員不具備互聯網和信息技術相關知識，這也是制約高校教學檔案管理信息化的重要原因之一，因此面對人才匱乏的情況下，高校應該將具備技術的專業人員從教學工作中抽調出一部分進行信息化建設開展，同時針對傳統信息管理中的工作人員，高校應該統一組織進行培訓，提升其專業知識水平從而能夠達到與時俱進的目的。面對一些不能夠良好接收新信息的從業人員，高校應該采取調離轉職等形式，避免工作開展由于信息不對等等問題產生延誤，同時學校應該做好宣傳工作，將信息化管理模式推送給學生和教師，轉變其原有觀念，讓其逐漸適應到新型的信息管理模式中來，在減少工作流程和工作困難的同時便利教學管理工作開展，推動全校一起進行信息化轉變過程。學校還可以開放學生和教師的意見投送平臺，針對管理工作中存在的主要問題進行優先解決方案，把有限的人才資源最大化利用起來，把主要問題攻克后再進行局部開發工作，形成信息化高校教學檔案管理工作聯系開展循環。

3.推動高校教學檔案管理工作制度和技術改革

信息化改革最重要的就是轉變傳統教學檔案管理中逐級批準的模式，要最大程度上減少管理工作中存在的流程復雜問題，就需要讓逐級傳遞信息的模式轉變為直接傳遞，把信息通過網絡化平臺直接傳遞給有需要的群體，從而減少工作中流程繁瑣的問題。學生在接收信息也需做到統一定時發送，確保每個學生都能及時接收到學校推出的教學信息，能最大程度上保障每個學生的權益不受侵害。

三、結束語

高校教學檔案管理工作信息化是時代的要求也是工作的要求，只有建立起良好的信息管理模式才能保障教學教育工作正常開展，形成科學化、合理化的管理模式。這不僅需要高校對信息化問題重視起來，同時需要各個學者和管理從業人員不斷地嘗試和改良。

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作者簡介：

嚴萍，女，1983年6月27日，河南，碩士研究生，西安交通大學城市學院，高校教學檔案管理。