探究常見電力檔案管理的改進(jìn)方法

陳文靜

電力檔案在電力企業(yè)的經(jīng)營和管理中充當(dāng)著重要的角色，不僅是電力工程建設(shè)和竣工驗收的必備資料，也是電力工程運(yùn)維、檢修及改建、擴(kuò)建過程中的參考依據(jù)。但是實際工作中電力檔案的管理存在很多問題，致使電力檔案的重要作用沒能充分發(fā)揮出來。鑒于此，本文分析了電力檔案管理中的常見問題并進(jìn)一步提出一些針對性的改進(jìn)方法，以供借鑒。

電能是推動社會發(fā)展和進(jìn)步的重要能源，電力企業(yè)作為提供電能的支柱性民生產(chǎn)業(yè)，為了保障國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展也必須加快生產(chǎn)建設(shè)步伐。電力檔案記錄了電力企業(yè)經(jīng)營管理中的各類文件和數(shù)據(jù)、信息，是企業(yè)歷史的見證，也是企業(yè)未來發(fā)展的重要依據(jù)。因此，電力企業(yè)應(yīng)該重視檔案的管理工作，通過規(guī)范化、科學(xué)化的管理，讓檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理工作的重要性

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)管理者可以通過檔案中的信息了解企業(yè)發(fā)展歷史，進(jìn)而對當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r有更清晰的認(rèn)識，同時對未來的發(fā)展戰(zhàn)略做出正確規(guī)劃。一方面，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中一定會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和資料，如企業(yè)的建設(shè)項目、會議記錄、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、經(jīng)營數(shù)據(jù)、設(shè)備資料等，這些都要記錄在檔案之中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者通過這些歷史資料可以深入了解企業(yè)是如何建立和逐步發(fā)展起來的，了解當(dāng)前的發(fā)展趨勢是否正常。另一方面，詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整的檔案資料是對過去企業(yè)經(jīng)營狀況的全面總結(jié)，企業(yè)管理者通過對檔案資料的研究分析，可以發(fā)現(xiàn)以往工作中是否有不足之處，是否有值得以后借鑒的經(jīng)驗和教訓(xùn)，然后對企業(yè)做出正確的短期目標(biāo)或長遠(yuǎn)計劃。

電力檔案是服務(wù)于電力企業(yè)的檔案，與其他類型企業(yè)檔案的不同之處在于其具有自己的專屬特性。由于電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展關(guān)系到人民生活和社會穩(wěn)定，電力企業(yè)的檔案必須做到清晰、準(zhǔn)確、詳細(xì)、全面、規(guī)范、系統(tǒng)。由此可見，做好檔案管理工作對電力企業(yè)自身的良性發(fā)展與社會的和諧穩(wěn)定都具有重要的現(xiàn)實意義。

二、電力檔案管理工作中的常見問題

（一）檔案管理工作不受重視

在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境影響下，電力企業(yè)普遍存在“重效益、輕管理”的現(xiàn)象，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、部門管理者還是群眾職工，甚至是檔案管理人員自己，都對檔案管理工作重視程度不高。比如對于某個工程項目，電力企業(yè)只關(guān)注它的施工進(jìn)度、經(jīng)營效益，對工程相關(guān)的圖紙、材料、會議記錄等重要信息的歸檔管理缺乏監(jiān)督和跟進(jìn)，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不完整、不嚴(yán)謹(jǐn)，影響了檔案管理的價值體現(xiàn)。

（二）檔案管理系統(tǒng)不完善

雖然檔案管理部門的設(shè)立在電力企業(yè)中由來已久，但是其工作往往不受重視，造成其機(jī)構(gòu)建設(shè)和人員配備方面存在較大的問題。從機(jī)構(gòu)建設(shè)方面看，電力企業(yè)沒有健全的監(jiān)督管理機(jī)制，對檔案管理部門的工作效率和工作質(zhì)量要求不高，沒有嚴(yán)格的獎懲制度來約束檔案管理人員的工作態(tài)度。從人員配備方面看，目前電力企業(yè)的檔案管理部門人員分配不均的現(xiàn)象十分顯著，檔案管理部門精細(xì)化管理水平不高，各個員工的業(yè)務(wù)范圍分配不清，人員調(diào)動比較隨意，導(dǎo)致一些工作難度大、內(nèi)容繁雜的崗位人手不足，而一些工作量小、工序簡單的崗位人員過剩，使檔案管理工作效率難以提高。

（三）檔案管理設(shè)備落后

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式。應(yīng)用電子檔案管理模式，工作人員將各類數(shù)據(jù)、文件、聲音、影像等信息錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中，既能有效避免檔案內(nèi)容丟失造成損失，又能為檔案的整理、查詢以及更改提供便利。但是在電力企業(yè)中電子檔案管理模式的應(yīng)用還存在一些不足，其中設(shè)備落后是最主要問題。現(xiàn)階段，電力企業(yè)已經(jīng)基本實現(xiàn)檔案管理的計算機(jī)系統(tǒng)辦公，但是卻忽略了與電子檔案管理相關(guān)的其他配套設(shè)施的配置和升級，設(shè)備不足或設(shè)備落后問題在檔案管理部門中十分常見，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、不全面或者檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定，給檔案管理工作的日后開展留下安全隱患。

（四）檔案信息收集不全面

電力檔案是電力企業(yè)對過往歷史的記錄資料，這些資料包括文字以及照片、聲音、影像等各種類型信息，但是檔案管理人員在實際工作中大多只注重文字信息的采集，其他類型信息所占的比例極低。分析原因大致有三：其一，檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)檔案信息收集的方法，“文字更能詮釋信息的內(nèi)容”的觀念根深蒂固，在搜集檔案資料時常常忽略其他類型信息的價值;其二，采集照片、聲音、影像資料需要照相機(jī)、錄音筆、攝像機(jī)等設(shè)備，工作人員覺得攜帶這些設(shè)備行動不方便或者根本沒有這些設(shè)備供他們使用;其三，一些負(fù)責(zé)檔案監(jiān)督的主管機(jī)構(gòu)在核查業(yè)務(wù)時主要檢查書面材料是否完整，而未將影像、相片、錄音等看做檔案的一部分，于是檔案管理人員認(rèn)為只要把書面的文字材料整理好就可以交差了，即使帶回了音像資料，監(jiān)管部門沒有要求必須保存，他們也會為圖方便將這些棄之不用。

（五）檔案管理人員素質(zhì)不高

在電力企業(yè)中，檔案管理工作人員素質(zhì)普遍不高，存在工作態(tài)度不認(rèn)真、專業(yè)技能不足兩方面問題。首先，很多檔案管理工作人員對檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義認(rèn)識不足，不能充分體會到自身工作的重要性，在工作中懶散隨意、不思進(jìn)取，導(dǎo)致檔案管理中存在漏洞和錯誤。其次，由于檔案管理工作技術(shù)性不高，工作人員文化程度偏低是普遍現(xiàn)象，其中不乏一些兼職人員，再加上企業(yè)不重視檔案管理工作隊伍的素質(zhì)提升，以致檔案管理人員的專業(yè)技能水平和綜合素質(zhì)各方面都不能滿足工作需要，檔案管理混亂、工作效率不高。

（六）電力檔案編制研究成果缺少實踐價值

近年來，為了最大程度的開發(fā)電力檔案信息資源，提高電力檔案信息的利用率，電力行業(yè)學(xué)者對電力檔案編制進(jìn)行了大力研究。但是就目前的應(yīng)用情況來看，大多數(shù)檔案編研成果不夠?qū)嵱?，?dāng)然也有一部分研究取得了具有實踐價值的成果，但隨著檔案管理技術(shù)的不斷創(chuàng)新和改革，這些編研成果很快落伍。這也是提升電力檔案管理工作需要解決的問題之一。