基于供應(yīng)商績效評價體系的體外診斷試劑精細(xì)化管理

賈昱晞，周偉，方沅湘，辛建雪，曹群

中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)院績效與運營管理辦公室，北京 100730

該文所稱體外診斷試劑（簡稱試劑），是指按醫(yī)療器械管理的體外診斷試劑，包括在疾病的預(yù)測、預(yù)防、診斷、治療監(jiān)測、預(yù)后觀察和健康狀態(tài)評價的過程中，用于人體樣本體外檢測的試劑、試劑盒、校準(zhǔn)品、質(zhì)控品等產(chǎn)品。 試劑可以單獨使用，也可以與儀器、器具、設(shè)備或者系統(tǒng)組合使用[1]。從檢測原理和方法的角度，試劑可分為生化診斷試劑、免疫診斷試劑、分子診斷試劑、微生物診斷試劑、病理診斷試劑等。從以上概念可以看出體外診斷試劑的種類繁雜、專業(yè)性強、時效性高，因此管理難度較大。 并且試劑由于不能向患者單獨收費，構(gòu)成了醫(yī)院檢驗項目的純成本，在北京市醫(yī)耗聯(lián)動綜合改革落地后，醫(yī)院試劑成本管控的壓力更大，現(xiàn)代化醫(yī)院的高效運營亟需探索試劑管控的新模式，提升管理效率。

1 體外診斷試劑管理現(xiàn)狀

1.1 北京協(xié)和醫(yī)院試劑管理現(xiàn)狀

1.1.1 制度先行規(guī)范試劑管理 為規(guī)范醫(yī)院試劑全流程管理，依據(jù)政府采購法和醫(yī)院相關(guān)管理規(guī)定，制定《北京協(xié)和醫(yī)院臨床應(yīng)用體外診斷試劑管理制度》，明確試劑采購、庫存、質(zhì)量監(jiān)督等管理辦法。 一是規(guī)范準(zhǔn)入新增試劑。首先由臨床科室提交技術(shù)需求及采購預(yù)算申請，試劑管理部門審核后委托招標(biāo)代理機構(gòu)發(fā)布公告，對報名響應(yīng)的品牌嚴(yán)格進行技術(shù)審查， 招標(biāo)代理機構(gòu)組織評審。二是出入庫管理由科室屬地負(fù)責(zé)，試劑管理部門定期組織院級盤點及庫存考核。 三是嚴(yán)把試劑質(zhì)量。 通過方法學(xué)比對、干擾分析等技術(shù)審查，對試劑進行線性、靈敏度等多項性能驗證，建立質(zhì)量動態(tài)監(jiān)控體系，強化不良事件監(jiān)管，夯實檢驗基礎(chǔ)[2]。

1.1.2 管理的工作量和難度較大 一是品種眾多。入院試劑（盒）品種達2 100 余種，其余輔助試劑、校準(zhǔn)品、質(zhì)控品有1 300 余種。二是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分布不均衡。試劑涵蓋全院19 個臨床醫(yī)技科室，年度試劑成本支出約3億元左右，涉及供應(yīng)商130 多個。七成供應(yīng)商的代理產(chǎn)品種類不足10 種，其采購金額僅占總金額的1/5。見表1。三是供應(yīng)商質(zhì)量參差不齊。大量供應(yīng)商業(yè)務(wù)少、實力不足、服務(wù)質(zhì)量不穩(wěn)定、人員及代理權(quán)變更頻繁[3]。

表1 試劑供應(yīng)商代理產(chǎn)品種類情況

1.1.3 利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)基礎(chǔ)管理功能 利用醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)（hospital resource planning, HRP）系統(tǒng)管理試劑供應(yīng)商，已實現(xiàn)基本功能包括但不限于：一是試劑字典管理，供應(yīng)商可與管理部門、使用科室實時共享數(shù)據(jù)；二是訂單管理功能，從使用科室下單—管理部門審核—供應(yīng)商接單送貨—使用科室驗收入庫、消耗出庫，實現(xiàn)供應(yīng)商參與的全流程閉環(huán)管理；三是賬單結(jié)算功能，按照系統(tǒng)定期推送的試劑賬單，供應(yīng)商可上傳發(fā)票信息并查詢校驗狀態(tài)。

1.2 現(xiàn)階段試劑管理存在的問題

1.2.1 體外診斷試劑行業(yè)管理不到位 目前國家制定了體外診斷試劑的注冊管理、質(zhì)量驗收等相關(guān)規(guī)定，但試劑的有關(guān)政策數(shù)量及完善程度仍落后于藥品和醫(yī)用耗材。藥耗實行集中帶量采購，嚴(yán)格執(zhí)行“兩票制”、鼓勵實行“一票制”，試劑卻依舊是多層代理的銷售模式，供應(yīng)商容易在流通環(huán)節(jié)抬高價格，影響試劑市場的健康發(fā)展。且試劑由于其自身特點，容易與設(shè)備儀器造成綁定，形成單一來源采購[4]。 封閉試劑的價格被大品牌、大廠家把控，在缺少集中采購的情況下，醫(yī)院采購試劑的成本控制壓力更大[5]。

1.2.2 試劑供應(yīng)商管理中存在不足 該院對試劑供應(yīng)商的管理長期集中在業(yè)務(wù)流程管控，側(cè)重試劑前期準(zhǔn)入環(huán)節(jié)的性能驗證和價格比較，未能有效落實入院后的考核淘汰機制，容易忽視對供應(yīng)商后續(xù)服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督，導(dǎo)致供應(yīng)商缺乏改善售后服務(wù)的主動性。對試劑供應(yīng)商的評價則基本依靠使用者憑主觀印象打分的原始方式，沒有建立科學(xué)系統(tǒng)的供應(yīng)商績效評價體系，無法達到供應(yīng)商精細(xì)化管理的目的。

2 建立供應(yīng)商績效評價體系

2.1 績效評價體系設(shè)計

2.1.1 績效評價管理思路創(chuàng)新 針對目前存在的試劑采購成本高、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復(fù)雜、供應(yīng)商眾多等問題，可通過對不同等級的供應(yīng)商進行有側(cè)重的管理，以促進供應(yīng)商提供持續(xù)有效、質(zhì)量可控的服務(wù)。根據(jù)該院試劑管理工作重點，結(jié)合體外診斷試劑的行業(yè)特點，以問題為導(dǎo)向，建立定期動態(tài)的供應(yīng)商績效評價體系，形成優(yōu)勝劣汰的競爭機制[6]。“定期”即每年對供應(yīng)商進行綜合性評價，只有通過年度評審的供應(yīng)商方可在第二年繼續(xù)為醫(yī)院提供服務(wù)。同時每季度對供應(yīng)商進行階段性評價，并及時公示反饋，為供應(yīng)商持續(xù)改善服務(wù)提供方向。“動態(tài)”主要指供應(yīng)商績效評價體系指標(biāo)中的調(diào)整項指標(biāo)，根據(jù)試劑管理工作情況靈活設(shè)計指標(biāo)，如產(chǎn)品價格、不良事件等指標(biāo)，旨在鼓勵供應(yīng)商主動降低供貨價格、提高服務(wù)品質(zhì)、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。

2.1.2 細(xì)化績效評價指標(biāo)規(guī)則 根據(jù)調(diào)研提煉出管理部門及臨床科室關(guān)注的考核點，建立供應(yīng)商績效評價體系[7]，指標(biāo)分為自動計分指標(biāo)和自主評分指標(biāo)，自動計分指標(biāo)由HRP 系統(tǒng)自動算分，自主評分指標(biāo)由管理部門及臨床科室打分。 具體指標(biāo)設(shè)計見表2。

表2 北京協(xié)和醫(yī)院供應(yīng)商績效評價體系的指標(biāo)設(shè)計

指標(biāo)說明：①計算公式中的標(biāo)準(zhǔn)值由HRP 系統(tǒng)根據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析給出建議值，經(jīng)業(yè)務(wù)測算后確定，不同指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)值不同。 標(biāo)準(zhǔn)值的設(shè)定意義在于，對因特殊情況或客觀原因需要分類管理的供應(yīng)商可設(shè)置不同的標(biāo)準(zhǔn)值，如外地供應(yīng)商的發(fā)票提交時間普遍較長，則設(shè)置較大的標(biāo)準(zhǔn)值。 在計算指標(biāo)時，優(yōu)先取該供應(yīng)商的特殊標(biāo)準(zhǔn)值進行計算，其他未設(shè)置特殊標(biāo)準(zhǔn)值的供應(yīng)商則按正常標(biāo)準(zhǔn)值計算。 ②設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)值的公式，其計算結(jié)果為百分?jǐn)?shù)，還應(yīng)轉(zhuǎn)換為對應(yīng)得分區(qū)間，見表3，不同指標(biāo)項的百分比區(qū)間及指標(biāo)分?jǐn)?shù)支持動態(tài)調(diào)整。③除調(diào)整項外，基礎(chǔ)指標(biāo)中每項滿分均為100 分，各個指標(biāo)設(shè)置可調(diào)整的權(quán)重，權(quán)重之和為1。調(diào)整項基礎(chǔ)分為0分，根據(jù)管理工作情況進行額外加減分。總分?jǐn)?shù)=指標(biāo)1×權(quán)重1+指標(biāo)2×權(quán)重2+…指標(biāo)n×權(quán)重n±調(diào)整項得分。依據(jù)總分?jǐn)?shù)進行綜合排名，甄選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商服務(wù)臨床科室。

表3 指標(biāo)計算百分比結(jié)果及分?jǐn)?shù)擋位換算示例

2.2 績效評價體系的基礎(chǔ)條件

2.2.1 績效評價的方法基礎(chǔ) 績效評價的方法分為定性方法、定量方法、定性定量相結(jié)合方法，幾種常用評價方法的原理及優(yōu)缺點如下表4[8]。

表4 績效評價的方法原理及優(yōu)缺點

根據(jù)各類評價方法特點，定性方法受主觀因素影響大，且評價結(jié)果較為粗略，純定量方法則不易操作[9-11]。采用層次分析法構(gòu)造績效評價體系[12]，并確定各指標(biāo)權(quán)重，用模糊綜合評判法確定對整個樣本進行綜合評價。

2.2.2 績效評價的數(shù)據(jù)基礎(chǔ) 供應(yīng)商績效評價的指標(biāo)中，成本收益率需精細(xì)核算試劑成本與對應(yīng)項目收費情況，對數(shù)據(jù)基礎(chǔ)要求極高[13]。 試劑不可單獨收費，無法同高值醫(yī)用耗材一樣與收費項目一一匹配，核算成本收益率需要分析并評估人力物力的消耗。該院歷時月余，借助臨床工作經(jīng)驗，梳理檢驗數(shù)據(jù)、收入數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系并進行綁定，解決了主試劑與項目一對多、多對一、多對多情況下的收入拆分問題，將輔助試劑、校準(zhǔn)品、質(zhì)控品核算到單測試成本。與成本核算相結(jié)合的績效評價是做好精細(xì)核算的基礎(chǔ)，考慮部分產(chǎn)品使用過程中存在正常損耗，下一步成本核算的方向是將HRP 系統(tǒng)與檢驗設(shè)備進行綁定，通過儀器后臺的操作數(shù)據(jù)與試劑匹配關(guān)系來統(tǒng)計實際檢測情況。

2.2.3 績效評價的信息基礎(chǔ) 績效評價體系綜合性強，考核指標(biāo)多，數(shù)據(jù)量大，非人工所能核算，需要借助信息系統(tǒng)及大數(shù)據(jù)分析。 該院HRP 系統(tǒng)在試劑供應(yīng)商管理原有功能的基礎(chǔ)上，開發(fā)了供應(yīng)商考核等管理模塊功能，將基礎(chǔ)指標(biāo)的計算公式寫入程序，由管理部門靈活設(shè)置指標(biāo)權(quán)重、調(diào)整項指標(biāo)、自主評分指標(biāo)百分比區(qū)間及指標(biāo)分?jǐn)?shù)檔位。 實現(xiàn)多層次數(shù)據(jù)深度查詢，第一層按供應(yīng)商查詢各指標(biāo)得分，第二層查詢供應(yīng)商在各個庫區(qū)的指標(biāo)得分，第三層展示第二層的得分步驟，見表5。 最終形成供應(yīng)商考核分析報表，并可多維度查詢統(tǒng)計。

表5 供應(yīng)商考核數(shù)據(jù)第三層查詢報表內(nèi)容展示

3 績效評價體系考核結(jié)果應(yīng)用

通過對供應(yīng)商進行多維度綜合評價， 實現(xiàn)動態(tài)考核，形成分級管理機制，不斷增強供應(yīng)商的服務(wù)意識，優(yōu)化供應(yīng)商團隊。

3.1 部分供應(yīng)商的評價結(jié)果

通過前期大量基礎(chǔ)工作，目前該院HRP 系統(tǒng)中的供應(yīng)商考核功能已開發(fā)完畢，經(jīng)測試順利生成供應(yīng)商綜合考核表。 見表6。

表6 北京協(xié)和醫(yī)院供應(yīng)商綜合考核表

3.2 供應(yīng)商的績效評價等級

根據(jù)考評結(jié)果，成績優(yōu)異的供應(yīng)商，可在同等條件下，在今后準(zhǔn)入試劑時優(yōu)先選擇。考評成績位于中間層的供應(yīng)商為考核觀望期，根據(jù)其表現(xiàn)隨時調(diào)整等級。 對處于分?jǐn)?shù)底層且不能主動進行整改的供應(yīng)商，可進行清理并重新遴選[14]。 見表7。

表7 供應(yīng)商等級標(biāo)準(zhǔn)說明

3.3 績效評價結(jié)果分析

通過對130 多家在院供應(yīng)商的績效評價結(jié)果進行匯總，全面掌握所有試劑供應(yīng)商的服務(wù)情況。可以看出，該院大部分供應(yīng)商表現(xiàn)情況較好，近60%的供應(yīng)商最終評級為A 等，其中32%的供應(yīng)商在該次考核中獲得滿分，評級為C 等和D 等的供應(yīng)商分別占3%和4%。 見圖1。

圖1 供應(yīng)商績效評價結(jié)果匯總

雖然該次考核結(jié)果顯示大部分供應(yīng)商表現(xiàn)較好，但通過分析各個指標(biāo)的得分情況，發(fā)現(xiàn)指標(biāo)如“產(chǎn)品價格”一項，考核期間沒有供應(yīng)商主動降價，因此該指標(biāo)沒有加分。供應(yīng)商的積極性不足，計劃通過結(jié)果反饋、評比表彰、調(diào)整指標(biāo)權(quán)重等方式促進供應(yīng)商主動作為。

3.4 基于績效評價的精細(xì)化管理措施

3.4.1 充分利用績效評價結(jié)果，反饋供應(yīng)商 作為提升服務(wù)能力和水平的重要手段，供應(yīng)商的績效評價需要發(fā)揮導(dǎo)引作用，將考核結(jié)果進行公開，使得被評價主體明確考核規(guī)則。 根據(jù)考核內(nèi)容供應(yīng)商可規(guī)避不良服務(wù)行為，選擇加分的良好服務(wù)行為。同時建立透明公開的反饋渠道，一方面對考核體系進行合理解釋，一方面結(jié)合政策變化和管理實際需要適時對評價體系進行動態(tài)調(diào)整，調(diào)整要嚴(yán)格遵照一定的原則和程序，保障供應(yīng)商績效評價體系的穩(wěn)定性、適用性和靈活性[15]。

3.4.2 建立績效獎懲機制，為采購提供依據(jù) 評價指標(biāo)的推動需要配套供應(yīng)商績效獎懲制度，提高試劑供應(yīng)商評價制度的拘束力[16]。 該院引入招標(biāo)代理公司對試劑進行采購，在采購前利用績效評價體系對現(xiàn)有供應(yīng)商進行初步考核，為采購工作提供指導(dǎo)依據(jù)。 同時從建立長效機制入手，加大對不良事件及違約供應(yīng)商的處罰力度。 定期對有質(zhì)量、 服務(wù)方面等不良表現(xiàn)的供應(yīng)商進行通報，并通過清理整頓，提高供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)[17]。

3.4.3 在物資采購全領(lǐng)域應(yīng)用供應(yīng)商考核 醫(yī)院的藥品、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)用耗材等各類物資采購均離不開第三方供應(yīng)商的參與，大型供應(yīng)商往往代理同品牌的設(shè)備、耗材和試劑。將試劑供應(yīng)商績效評價體系延伸應(yīng)用至物資采購全領(lǐng)域，有利于各個物資管理部門如藥劑科、醫(yī)工處、績效與運營管理辦公室等之間互聯(lián)互通、信息共享，也有利于供應(yīng)商盡快適應(yīng)醫(yī)院的評價體系，提高供應(yīng)商的遵從度[18]。