利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式提升服務(wù)能力

董敏

依托大數(shù)據(jù)的檔案管理屬于近年來業(yè)界關(guān)注的焦點(diǎn)，大數(shù)據(jù)對檔案管理重心、檔案管理方法均帶來了較為深遠(yuǎn)影響。基于此，本文將圍繞利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式的路徑和提升檔案服務(wù)能力的策略開展深入研究，希望研究內(nèi)容能夠給檔案從業(yè)人員帶來一定啟發(fā)。

結(jié)合實際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國很多單位在大數(shù)據(jù)與檔案管理的結(jié)合方面存在不足，這種不足主要體現(xiàn)在頂層設(shè)計、數(shù)字化程度、管理模式、服務(wù)能力等方面。為保證基于大數(shù)據(jù)的檔案管理充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，正是本文圍繞該課題開展具體研究的原因所在。

利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式的路徑

建設(shè)檔案管理工作平臺

為保證大數(shù)據(jù)較好用于檔案管理模式創(chuàng)新，檔案管理工作平臺的建設(shè)必須得到重視，以此提高資金投入，引進(jìn)計算機(jī)等設(shè)備夯實大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用基礎(chǔ)。依托技術(shù)手段，完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，檔案智能化管理則即可順利推進(jìn)，存放時間過長導(dǎo)致的紙質(zhì)檔案字跡模糊等問題也能夠有效規(guī)避。各單位需關(guān)注數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)，并保證技術(shù)人員和檔案人員共同負(fù)責(zé)檔案的分類整理，檔案負(fù)責(zé)人及存檔時間相關(guān)信息也需要及時記錄，檔案查找工作將獲得便利，過期檔案清理工作的定期開展也能夠獲得支持。此外，檔案管理工作平臺的建設(shè)還需要得到健全的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)支持，以此實現(xiàn)檔案管理任務(wù)的合理分配，大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的有效、及時應(yīng)用將得到更好得到的保障。

健全檔案安全管理機(jī)制

數(shù)據(jù)信息在大數(shù)據(jù)時代面臨的威脅較為多樣化，數(shù)據(jù)失真等問題也較為容易出現(xiàn)，為同時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境催生的安全風(fēng)險問題，檔案安全管理機(jī)制的健全存在較高必要性。在基于大數(shù)據(jù)的檔案管理模式創(chuàng)新探索中，必須認(rèn)識到內(nèi)部檔案管理工作機(jī)制健全的重要性，真正將內(nèi)控制度與檔案管理工作緊密結(jié)合，同時設(shè)置的責(zé)任監(jiān)督機(jī)制需要從以檔案管理工作角度出發(fā)，避免人為因素引發(fā)的數(shù)據(jù)泄露或丟失問題出現(xiàn)。此外，檔案管理系統(tǒng)還需要由專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)定期優(yōu)化升級，安全防御軟件的安裝也需要嚴(yán)格落實，同時結(jié)合不同部門員工的工作需求差異，即可對檔案的修改和查閱權(quán)限進(jìn)行科學(xué)設(shè)置。檔案管理模式的優(yōu)化還需要關(guān)注有關(guān)部門的相互確認(rèn)，同時需設(shè)法實現(xiàn)檔案管理的透明化，保障檔案管理工作的公正、公平，各類糾紛問題將得到更好規(guī)避。為保證檔案管理能夠引起更多人的重視，檔案開放性也需要設(shè)法增強(qiáng)，輔以針對性的安全管理，大數(shù)據(jù)將更好在檔案管理中更好地發(fā)揮自身優(yōu)勢。

構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)溝通交流渠道

為適應(yīng)社會發(fā)展現(xiàn)狀，依托大數(shù)據(jù)的檔案管理工作還需要關(guān)注對各類新老媒體的利用，網(wǎng)站、微博、微信等新興媒體與檔案管理工作的結(jié)合極為關(guān)鍵，針對性的宣傳教育將順利開展，保證在網(wǎng)絡(luò)檔案資料利用過程中用戶能夠自覺實現(xiàn)自身操作行為的規(guī)范。通過針對性地構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)溝通交流渠道，檔案管理工作的服務(wù)能力將大幅提升，這一過程中需充分利用信息技術(shù)建設(shè)開展交流平臺建設(shè)。通過對用戶檔案資料需求的分析，關(guān)注用戶對信息技術(shù)操作方法的掌握情況，即可通過溝通交流等方式更好地為用戶提供服務(wù)，以此解決用戶在檔案利用過程中面臨的各類問題，用戶對檔案管理工作的滿意程度自然能夠有效提升。依托網(wǎng)絡(luò)渠道，檔案管理人員間的有效交流、溝通也能夠順利開展，以此分享工作經(jīng)驗，研究工作難點(diǎn)與重點(diǎn)，依托大數(shù)據(jù)的檔案管理模式創(chuàng)新將更好推進(jìn)，檔案管理工作也能夠更好適應(yīng)時代發(fā)展。

強(qiáng)化信息資源聚集

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作必須基于時代發(fā)展而進(jìn)行調(diào)整，這一過程中檔案管理模式的創(chuàng)新必須不斷完善檔案管理系統(tǒng)，并保證系統(tǒng)擁有較廣的覆蓋區(qū)域。具體實踐應(yīng)設(shè)法優(yōu)化檔案資源管理結(jié)構(gòu)，這種優(yōu)化需聚焦半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化，結(jié)合以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理工作現(xiàn)狀，必須關(guān)注大數(shù)據(jù)檔案理念的樹立，檔案工作人員需要更新自身對工作的認(rèn)識，并關(guān)注對社會力量的利用。在大數(shù)據(jù)支持下，檔案管理人員需強(qiáng)化彼此的合作，不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力和信息收集能力，以此更好在檔案管理模式創(chuàng)新中發(fā)揮自身作用，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作。

利用大數(shù)據(jù)提升檔案服務(wù)能力的策略

建設(shè)高效服務(wù)平臺

檔案管理工作平臺在檔案管理模式創(chuàng)新中能夠發(fā)揮積極作用，為同時實現(xiàn)檔案服務(wù)能力的提升，高效服務(wù)平臺的建設(shè)也需要得到重視。在高效服務(wù)平臺的建設(shè)過程中，需關(guān)注管理制度的落實、智慧檔案管理的構(gòu)建、檔案人員的能力建設(shè)三方面內(nèi)容，這類內(nèi)容與檔案管理工作的理念、內(nèi)容創(chuàng)新存在密切關(guān)聯(lián)，直接影響服務(wù)能力的發(fā)揮和基礎(chǔ)能力的提升。在檔案管理人員的能力建設(shè)方面，需結(jié)合大數(shù)據(jù)應(yīng)用理念，以此開展服務(wù)能力和專業(yè)技術(shù)的經(jīng)常性培養(yǎng)，為檔案人員提供更多開拓視野和學(xué)習(xí)的機(jī)會及途徑，這一過程中的人才培養(yǎng)機(jī)制健全需遵循以人為本理念，在單位內(nèi)部形成促進(jìn)人才發(fā)展的良好氛圍。基于現(xiàn)階段檔案管理工作實際和社會發(fā)展現(xiàn)狀，檔案管理工作的針對性轉(zhuǎn)型也需要得到重視，這一轉(zhuǎn)型需充分結(jié)合大數(shù)據(jù)理念，積極應(yīng)用社會大數(shù)據(jù)，開展智慧檔案管理探索。在智慧檔案管理探索中，需結(jié)合詳細(xì)記錄的用戶信息數(shù)據(jù)，以此通過檔案管理系統(tǒng)收集用戶的檔案信息利用率，以此合理配置檔案資源，檔案管理服務(wù)內(nèi)容即則可有效優(yōu)化。此外，還應(yīng)關(guān)注大數(shù)據(jù)分析的針對性開展，以此打造個性化檔案服務(wù)項目，更好滿足不同客戶的差異性需求，輔以檔案資源管理平臺，用戶需求即則可更好滿足用戶需求。在管理制度的落實過程中，必須重點(diǎn)關(guān)注制度的創(chuàng)新與落實，依托剛性的考評制度、科學(xué)的制約機(jī)制、嚴(yán)格的獎懲措施，檔案服務(wù)能力提升的基礎(chǔ)將進(jìn)一步夯實。

創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容

在具體的檔案服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新中，相關(guān)單位應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，這種創(chuàng)新可從服務(wù)理念和服務(wù)途徑兩方面入手。在大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新中，這一創(chuàng)新應(yīng)聚焦個性化、人性化、知識化及智能化檔案服務(wù)探索，如依托智能化檔案系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的智能抓取、快速分析并同時打造便捷服務(wù)通道，檔案服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新即則可順利實現(xiàn)，檔案資源的充分利用和廣泛傳播也能夠同時實現(xiàn)；在大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)途徑的創(chuàng)新中，應(yīng)聚焦檔案遠(yuǎn)程服務(wù)、微服務(wù)、云服務(wù)探索，以此更好實現(xiàn)檔案服務(wù)途徑的拓展，近年來我國很多單位在相關(guān)探索中取得了喜人成果。具體探索可基于微信公眾號的開設(shè)展開，以此提供檔案信息的查詢和咨詢服務(wù)，用戶與檔案的距離能夠?qū)⒃谖⑿殴娞栔С窒吕瑱n案信息的服務(wù)范圍擴(kuò)大、服務(wù)效率提升、服務(wù)效果提高也能夠順利實現(xiàn)。在檔案云服務(wù)的探索中，“檔案云”屬于其中的關(guān)鍵，檔案服務(wù)可由此基于此易擴(kuò)展、按需方式提供，以此更好實現(xiàn)檔案信息查詢利用服務(wù)的開放，檔案服務(wù)能力將進(jìn)一步提升。

結(jié) 語

綜上所述，大數(shù)據(jù)在檔案管理模式創(chuàng)新和服務(wù)能力提升中能夠發(fā)揮積極作用。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的建設(shè)檔案管理工作平臺、健全檔案安全管理機(jī)制、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)溝通交流渠道、建設(shè)高效服務(wù)平臺等內(nèi)容，則直觀展示了基于大數(shù)據(jù)的檔案工作創(chuàng)新途徑。為進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新，大數(shù)據(jù)思維的樹立、軟硬件的持續(xù)更新、檔案管理云平臺的搭建同樣需要得到重視。

（濰坊職業(yè)學(xué)院）

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