新形勢(shì)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在的問題與策略

黃佳平

在國(guó)有企業(yè)不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)的基礎(chǔ)上，國(guó)企內(nèi)部的人事檔案管理方面存在的問題開始顯現(xiàn)出來。在了解國(guó)有企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容的基礎(chǔ)之上，存在諸如檔案管理內(nèi)容缺失、檔案管理環(huán)境差等問題，并且對(duì)這些問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行探究。對(duì)已有問題提出相對(duì)應(yīng)的解決辦法，促進(jìn)新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)人事檔案管理方面的發(fā)展。

國(guó)有企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容

人事檔案是記錄個(gè)人主要經(jīng)歷的文件材料，因此人事檔案管理的基礎(chǔ)工作主要圍繞紙質(zhì)檔案展開，其基本內(nèi)容主要是：

1.對(duì)資料的收集與整理。一份人事檔案記錄了員工從入職到退休期間各項(xiàng)考評(píng)、獎(jiǎng)勵(lì)、任免的相關(guān)文件材料。因此，國(guó)有企業(yè)尤其是一些老國(guó)企，員工多，人事檔案的數(shù)量非常大。此外，人事檔案的材料收集與整理工作并非一勞永逸，因?yàn)椴粩嘤行碌牟牧闲纬桑粩嗍占?，不斷整理，不斷完善?/p>

2.檔案的鑒定與保管。檔案需要隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案鑒定的原則一直在不斷改進(jìn)和完善。主要包括三方面的內(nèi)容：首先是具體單位需要制定檔案價(jià)值判斷的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；其次可以依據(jù)其價(jià)值大小對(duì)檔案的保存期限進(jìn)行規(guī)定，最后在對(duì)超出保存期限的檔案進(jìn)行銷毀或者其他處理。檔案的鑒定需要客觀、公正地展開。

檔案保管工作是在對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理之后的必備程序，檔案保管的目的就是為了保持檔案的完整性。這一活動(dòng)不只是在檔案室內(nèi)進(jìn)行，也要保證檔案在流轉(zhuǎn)過程之中的完整，良好的檔案保管工作可以使檔案更好地發(fā)揮作用。

3.檔案的編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。檔案的編目是檔案管理工作之中的重要組成部分。它可以對(duì)已經(jīng)存在的檔案進(jìn)行目錄的編制，以便于保管查閱。而后期檢索也與檔案編目工作緊密聯(lián)系，在檔案編目良好的情況下，檔案檢索才能順利進(jìn)行。檔案統(tǒng)計(jì)就是需要利用各種的技術(shù)手段以及統(tǒng)計(jì)方法，對(duì)存在的檔案進(jìn)行歸類整理、數(shù)據(jù)劃分等，對(duì)檔案保存過程之中的種種現(xiàn)象以及問題進(jìn)行數(shù)字化描述，檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作過程之中各方面的綜合體現(xiàn)。

當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的問題

人事檔案內(nèi)容缺失

人事檔案是企業(yè)內(nèi)部組織人事活動(dòng)，進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。其中資料收集是檔案管理的第一步，然而就在檔案的收集過程中就會(huì)產(chǎn)生一些問題。

首先，在檔案資料收集過程中會(huì)產(chǎn)生一系列問題。一方面，檔案持有人提供的相關(guān)資料不全面，如續(xù)簽合同，在職學(xué)歷等等，其中也包括由于國(guó)有企業(yè)在不同階段招收不同員工所需要的人事檔案內(nèi)容不同而造成的種種區(qū)別；其次，各部門資料形成時(shí)間長(zhǎng)短不一，資料收集工作斷斷續(xù)續(xù)，編目統(tǒng)計(jì)更是難以開展，有些行程較早部門的資料積壓較多，一些員工不斷調(diào)配，導(dǎo)致其中包含著大量的無用檔案，由于企業(yè)內(nèi)部對(duì)人事檔案的不重視，導(dǎo)致檔案大量的積壓，對(duì)檔案編目工作的開展造成了很大難度。最后，企業(yè)內(nèi)部人員調(diào)配過程中，檔案不能及時(shí)轉(zhuǎn)移，導(dǎo)致后期一系列內(nèi)容空擋、缺檔。

檔案管理環(huán)境差

大多數(shù)企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的檔案收集方法，紙質(zhì)檔案依然是大多數(shù)企業(yè)人事檔案的主要組成部分。環(huán)境因素對(duì)紙質(zhì)檔案的保存的耐久性有決定性的作用。但是由于大多數(shù)企業(yè)對(duì)于檔案管理并不重視。檔案室通常都是頂層或者底層，是企業(yè)內(nèi)部不能用來辦公的區(qū)域，陰暗潮濕，易有蟲害。在這種保存環(huán)境之下，紙質(zhì)檔案受潮和蟲蛀都是很嚴(yán)重的問題。

管理方法相對(duì)陳舊

首先，標(biāo)準(zhǔn)化水平低。因?yàn)闄n案管理工作不被重視，所以很多企業(yè)在日常工作中并無專業(yè)專職的檔案管理人員。即便有也是年紀(jì)比較大，對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)手段并不熟悉，很多工作還是依靠手抄筆謄，效率低下的同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化水平也低。管理工作也只停留在“保存”這個(gè)層面，與真正的“管理”這個(gè)含義相差很遠(yuǎn)。

其次，流程化不足。現(xiàn)在檔案冊(cè)不是放在柜子里一動(dòng)不動(dòng)。企業(yè)內(nèi)部日常工作中有很多事項(xiàng)甚至個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)都需要從檔案中提取資料，同時(shí)企業(yè)內(nèi)部與外部人才流動(dòng)也越來越頻繁，檔案在企業(yè)內(nèi)部與外部之間的流轉(zhuǎn)也越來越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。檔案資料流轉(zhuǎn)要不就是自主性大，要不就是審批繁復(fù)影響效率，以及檔案資料涉及的多個(gè)部門之間不能有機(jī)協(xié)調(diào)。

國(guó)有企業(yè)檔案管理存在問題的原因

國(guó)有企業(yè)的檔案管理方面在以往并不受到重視，長(zhǎng)時(shí)間的采取傳統(tǒng)的管理辦法，人事檔案管理的基礎(chǔ)工作尚不完善，利用工作更是剛剛起步。

國(guó)有企業(yè)檔案管理方式粗放，工作沒有連貫性統(tǒng)一性

在信息化高度發(fā)展的今天，信息化是人事檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。國(guó)有企業(yè)人事檔案管理也逐步走上了信息化的道路。但是目前來說，這個(gè)信息化是初步的，不完善的。國(guó)有企業(yè)相關(guān)部門對(duì)于檔案管理的不重視，導(dǎo)致對(duì)相關(guān)方面的資金投入較少，無法使其完整配備現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)。從整體上來說，也沒有一個(gè)完整的檔案信息化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

制度不完善，易造成檔案管理失控

相關(guān)人員的人事檔案是隨著相關(guān)人員的工作調(diào)動(dòng)進(jìn)行的。另一方面來說，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部人員在往外調(diào)動(dòng)之時(shí)，檔案可能不會(huì)及時(shí)帶走，就會(huì)造成無用檔案增多的情況。并且在國(guó)有企業(yè)辦事的過程之中，員工的自主性非常強(qiáng)，對(duì)檔案管理也沒有合理的制度，完善統(tǒng)一的流程。在這方面很容易出現(xiàn)國(guó)有檔案內(nèi)部檔案管理政策性的不足。

新時(shí)期國(guó)有企業(yè)檔案管理的發(fā)展對(duì)策

隨著時(shí)代發(fā)展，更多的新技術(shù)出現(xiàn)在人們視野之中，國(guó)有企業(yè)逐漸發(fā)現(xiàn)人事檔案對(duì)于企業(yè)管理與發(fā)展的重要性，開始在認(rèn)識(shí)到已有問題的基礎(chǔ)之上尋找真正的能夠解決問題的措施。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

首先要從意識(shí)層面上來說，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重要程度的認(rèn)識(shí)。首先從企業(yè)的角度來說，要完善人事檔案管理相關(guān)的制度，培訓(xùn)專門的檔案管理人員，增加企業(yè)內(nèi)部關(guān)于檔案管理各方面的培訓(xùn)，通過各種活動(dòng)來提升員工對(duì)于人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。比如說在企業(yè)內(nèi)部召開相關(guān)的講座，要讓員工認(rèn)識(shí)到人事檔案信息與自己的利益息息相關(guān)，為檔案管理的不斷創(chuàng)新奠定思想基礎(chǔ)。檔案管理重視程度需要領(lǐng)導(dǎo)階層帶頭為基層員工形成好的模范作用，只有公司領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理增加重視程度，基礎(chǔ)員工才能真正認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)自身發(fā)展的重要性。