提升檔案管理人員素質 推進檔案管理科學化

曾嫣妍

市場經濟制度下，各行各業對人才管理的需求不斷加劇，檔案管理在人才的選拔與晉升方面起到了重要作用。因此，針對檔案管理工作的效率和進程起到直接影響是檔案管理的效果以及工作人員的穩定發展。這就需要提高檔案管理人員的文化水平以及業務水準，不斷增強檔案管理工作本身的合理化和科學化，幫助企業培養更多的管理人才，從而為企業的健康發展提供保障。

新經濟常態下，企業的整體發展規模在不斷壯大，大多數企業都加強了對檔案管理的重視，并且設立了相應的管理部門。同時，企業人才的信息檔案在此基礎上也在不斷增多，檔案工作管理水平也在不斷提升與發展，這就要求檔案管理人員要加強對此工作的重視，強化自己的綜合素質，適應企業的發展，發揮檔案管理部門在企業管理與發展中的作用，積極配合企業開展工作的需求，在日益發展和競爭的社會關系當中，幫助企業提升管理能力，發展企業的自身優勢，壯大企業的人才隊伍，增強企業的競爭實力，通過提升檔案管理人員的業務水平來提升檔案管理工作的科學化進程，提高檔案管理工作的效率，為企業在人才選拔方面打下基礎。

提升檔案管理人員素質的重要性

提高檔案管理工作的質量

在新時代背景下，企業的工作人員不斷增長，企業效益也逐漸增長，對人才的管理水平和利用水平也在不斷提升，檔案管理部門的工作在企業的發展過程中逐漸受到企業領導和管理人員的重視，通過不斷吸收先進的管理手段，推動檔案管理部門的信息化建設，都大大增加了企業檔案管理的工作效率與工作質量。但是無論利用多么先進的技術與科技，都需要經過檔案管理人員進行操作，因此檔案管理部門工作要不斷提升檔案管理本身的綜合能力，增強檔案管理人員的工作效率和工作意識，加強檔案管理人員的思想建設，通過與信息技術想結合的管理模式，才能真正推動檔案管理工作的管理水平和管理質量。

形成專業的管理體系

當前，強化檔案管理人員的專業能力，不僅可以為檔案管理體系的建設提供基礎，還可以提高檔案管理人員的思想觀念，改變傳統的檔案管理模式下的舊思想，將檔案管理工作的工作內容與工作流程都嚴格依據規章制度進行管理和開展。加強檔案管理人員的綜合素質，促進檔案管理工作的有效開展，對企業人員的檔案信息進行歸納和整理，為企業調用人才檔案信息做好充足的準備，節約調用人才信息檔案所需要花費的時間，從而提升檔案管理工作的工作效率與工作質量，形成專業的管理體系，提升企業管理人才信息的水平，促進企業現代化發展和科學化建設，增強企業的綜合實力和競爭力，樹立企業在社會上的良好形象。

檔案管理工作的現狀

對檔案管理工作不重視

企業要想在當前社會背景下穩定發展，需要重視對人才的培養和管理。然而，人才檔案信息管理工作卻沒有得不到企業的重視，甚至對檔案管理部門工作存在錯誤的了解和認知，單純認為檔案管理部門就是存放企業工作人員信息檔案的地方，檔案管理人員根本無需進行工作。導致企業對人才管理與培養受到限制，對人才的價值與利用不合理，從而導致資源浪費，阻礙了企業的發展和成長。

檔案管理人員的綜合實力不強

隨著企業規模的不斷擴大，在市場的競爭當中，不斷吸收和選取人才加入企業的建設團隊，導致了企業人才檔案的增多，增加了企業檔案管理部門的工作量，檔案管理人員本身的綜合實力不強，對檔案管理工作的工作意識和工作態度還停留在企業發展之前，導致檔案管理部門的工作效率低下，無法及時處理人才信息檔案，知識檔案管理部門的工作效率與工作質量低下，阻礙了企業的成長和發展，在管理人才方面也受到了極大的影響，限制了企業本身的發展前景。

信息化建設落后

隨著企業的不斷發展，社會信息技術不斷進步，傳統的紙質檔案被信息技術取代，但由于大部分企業對檔案管理部門工作的不重視，沒有在檔案管理中投入資金，這會導致檔案管理部門的信息化建設滿足不了實際的工程要求，科學管理也不到位，依然采用傳統的檔案管理模式，極大地影響了企業對人才檔案管理的水平和管理質量，傳統的檔案管理模式使企業的人才檔案受到損壞或者丟失，更不利于企業調用與查看檔案信息，檔案失去利用價值，從而阻礙了人才的發展，對企業的發展也起到一定的阻礙作用。

沒有理論體系作為指導

在企業的發展過程中，一些領導和管理者為了獲得更多的經濟利益，忽視了對檔案管理工作，長此以往，就會導致檔案管理人員的工作熱情不高。再加上沒有完善的規章制度約束檔案管理人員，也沒有相應的管理理論指導檔案管理工作，所以在檔案管理的過程中，極容易因為檔案管理人員操作不規范，導致對人才信息檔案的管理不到位，從而阻礙了人才的晉升和發展。

檔案管理科學化的主要策略

重視檔案管理工作

雖然大部分的企業都開展了檔案管理工作，但是受到以前管理理念的影響，部分領導和管理人員對此項工作并不重視。因此，需要從觀念上進行轉變，檔案管理工作是對企業的人才信息檔案進行管理，而不是單純的將公司人員的檔案進行存放，毫無技術含量的工作。加強企業領導層的認知，并提高對檔案管理工作人員的重視，從上到下進行思想觀念的轉變，并正確認識與了解人才檔案對企業發展和成長的作用，對人才檔案進行充分的認識，了解人才檔案的價值，在企業的管理個發展過程中充分利用人才，將人才的價值發揮到最大化，以確保企業的人才資源，得到充分利用，提供人才發展的空間，為企業的發展起到推動作用，為檔案管理的科學化發展奠定基礎。此外，還需要不斷推動檔案管理工作的建設進程，為人們的生活提供更多便利。

開展檔案管理人員培訓活動

檔案管理人員是工作中的主體，為了更好地強化工作效果，需要加強對檔案管理人員素質的要求，在選取檔案管理人員時，要提高檔案管理人員的要求，盡量選取高質量、高素質的管理人才，要求不僅能夠及時發現管理中的問題，還能對檔案管理工作的日常規劃提供基礎，提升檔案管理人員的綜合素質。其次，要對檔案管理人員進行全方位的職業培訓，改革創新培訓模式和培訓內容，以提高檔案管理人員的綜合能力為內容，加強對檔案管理人員的技能培訓，將檔案管理工作的理論與實踐相結合的培訓模式，通過實際工作，深化檔案管理人員的理論知識，并讓檔案管理人員熟悉檔案管理工作的工作流程，加強檔案管理人員與檔案管理工作的融合，使管理人員盡快的融入工作崗位中，提高檔案管理工作的工作效率，為企業科學化、合理化的管理人事檔案資料，為企業在人才管理與人才選拔方面奠定基礎，促進企業管理水平的提高。

推動檔案管理部門的信息化建設

推動檔案管理部門信息化建設程度，加強對檔案管理工作的重視，并投入資金成本，改變傳統檔案的管理模式，用科技信息技術替換傳統的紙質檔案管理模式，改變檔案“堆積如山”“雜亂無章”的情況，提高檔案的利用效率，企業要將信息技術與檔案管理部門的工作進行結合，創新管理模式，引進先進的互聯網技術人才，創建屬于企業發展文化的檔案信息管理系統，方便企業整合和管理各部門的工作人員的檔案信息，并進行統一的規格進行編碼存儲，方便后期進行查閱調取檔案文件，節省調取檔案所需要的時間，通過檔案管理的信息化建設，可以節省出大量的有限地方并進行綜合利用，為企業的發展節約成本的投入，并有效提升檔案管理人員的工作效率，利用信息技術確保錄用檔案信息的效率與準確性，也能確保人才檔案信息的保存情況，提高檔案管理部門的工作質量和工作效果。

建立相應的規章制度

企業要建立相關的規章制度來規范企業檔案管理部門的工作，利用制度對檔案管理工作中的各個環節和流程進行有效的約束，端正檔案管理人員的工作態度與規范工作行為，避免發生因為檔案管理人員的工作疏忽，在抄錄檔案時出現錯誤的情況。

企業還要建立相應的獎罰制度，完善制度體系，將責任落實到每位工作人員的頭上，加強對工作人員的檔案信息管理，積極采取措施，減少檔案管理人員出錯等情況的發生，完善管理體系，以科學化的管理理論作指導，可以指導檔案管理人員開展相關的管理工作，加強管理人員檔案管理信息化和科學化的重視，提高對不同檔案信息的利用率，實現各檔案管理部門之間的溝通，強化各個部門之間的合作關系，創建良好的工作環境，從而增強企業的凝聚力，加強企業的綜合實力，提升企業在市場當中的競爭力與影響力。

結 語

新時代下，以前的檔案管理方式已經不能滿足當前事業發展的要求，需要創新管理方式，強化工作人員的綜合素質，在檔案管理人員的發展特點出發，開展培訓活動，提高他們的檔案管理和服務意識，幫助他們樹立一個正確的工作態度，強化檔案管理人員的自身建設，培養他們的責任意識，實現對檔案內容的信息化管理，進而不斷提高檔案管理人員的工作能力，提高企業的管理水平，促進企業在發展中取得優勢。

（長沙市軌道交通運營有限公司）

參考文獻：

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