談大數據時代檔案管理模式的變革

蘆利萍

【摘? 要】當下，伴隨信息技術、網絡技術的廣泛應用，我國已全面進入大數據時代。在這一背景下，人們工作、生活的方方面面都受到了極大的影響，檔案管理也不例外，傳統的檔案管理模式已變得不合時宜。論文分析了大數據背景下檔案管理所采用的技術，深入地闡述了大數據技術對檔案管理的影響，并有針對性地提出了職業技術學院檔案管理模式變革的具體策略。

【Abstract】At present， with the wide application of information technology and network technology， China has fully entered the big data era. Under this background， all aspects of people's work and life have been greatly affected， and archives management is no exception. The traditional archives management mode has become inappropriate. This paper analyzes the technology used in archives management under the background of big data， deeply expounds the influence of big data technology on archives management， and pointedly puts forward specific strategies for the reform of archives management mode in vocational and technical college.

【關鍵詞】大數據;職業技術學院;檔案管理模式;變革

【Keywords】big data; vocational and technical college; archives management mode; reform

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）09-0007-03

1 引言

現如今，大數據技術的發展速度越來越快，并逐步應用于各行各業之中。這一技術的應用，促進了各個行業的良好發展。

就當前來看，在大數據時代背景下對檔案工作進行管理，不僅面臨著較大的機遇，也面臨著一定的挑戰。換言之，傳統的檔案管理模式已不再適應時代發展的要求，對檔案管理模式進行變革勢在必行。

2 大數據時代職業技術學院檔案管理應用的技術

2.1 數據處理技術

在大數據背景下，檔案數據的存儲方式發生了顯著的變化，逐步地實現了電子化，不再采用以往的紙質媒介進行儲存，而是轉化為能夠被電子設備所識別的格式。

相較于傳統的存儲檔案的方式，檔案數據電子化更快捷、更方便，儲存的時間更加長久。這種全新的存儲檔案的方式是隨著數據處理技術的出現和發展而誕生的。

具體而言，伴隨著計算機技術突飛猛進的發展以及網絡技術水平的提升，在處理數據信息方面展現出兩大特征，即便捷與高效。在這種形勢下，人們處理數據信息時，不再受限于數據的大小和種類，借助計算機軟件，就可以在短時間內用極快的速度采集數據信息，并對其進行存儲和進一步加工、處理等，還利用各種軟件，從中提取出非常有價值的數據信息[1]。

在對檔案進行管理的過程中，數據處理所占的位置比較重要。在科學技術持續發展的背景下，唯有提升數據處理技術，方可在從事檔案管理工作時，使之變得系統化、自動化。

當下，在對檔案數據進行處理時，主要是借助計算機、網絡以及一些電子設備的特性，利用硬件和軟件的不同功能進行數據處理工作和數據加工工作。

2.2 網絡技術

現如今，全世界已全面步入網絡時代，人們借助網絡技術檢索和獲取信息、進行即時溝通、實現在線教育、在線辦公等。換言之，網絡技術使人們的生活發生了天翻地覆的變化。在檔案管理方面，也朝著檔案信息化的方向發展。

采用網絡技術進行檔案管理，可以充分利用網絡技術的優勢，極大地提升工作效率和對檔案進行管理的水平。

在建設檔案信息化期間，網絡技術、云計算等日漸成熟，極大地方便了檔案管理工作，使其擺脫了時間與地點的限制，可以利用網絡技術對檔案信息進行高效的收集、檢索與整理，從而使檔案的功能最大限度地發揮[2]。

2.3 人工智能技術

目前，在世界三大技術中，人工智能可以稱得上是最關鍵的一種技術，其會使人們的工作和生活發生極大的改變。當下，在一些領域中，人們已經開始運用人工智能機器人，極大地提升了工作效率。

從本質上而言，人工智能技術是一種計算機科學，即借助先進的技術，設計并生產出一些擁有高端智慧的機器，使其代替人類提供更高的價值。

現如今，在實踐方面，人工智能已發展到一定階段。將人工智能技術應用到檔案管理中，即使檔案信息呈現多元化且規模越來越大的趨勢，也可以把檔案管理得更好，而且使檔案管理朝著智能化的方向發展。除此之外，在檔案管理方面，人工智能技術還為其提供了技術方面的支持。

3 大數據時代檔案管理的革新

3.1 轉變檔案管理思維

在大數據技術時代，伴隨著技術的革新，人們在檔案管理方面也發生了極大的變化，最顯著的是檔案管理者的思維方式產生了較大的改變。而這一改變對于檔案管理工作將產生深遠的影響。

在過去，檔案管理者主要采用傳統的管理思維，把檔案數據信息的范圍限定在文字珍藏方面，導致檔案資源被極大地浪費，嚴重阻礙了檔案價值的展現。當下，隨著各種檔案資源的增加，檔案的范圍越來越廣泛，并逐步朝著信息化趨勢發展。此外，隨著智能手機、個人電腦的普及，人們應用的軟件越來越多，從而誕生了大量的電子數據檔案。如果依舊沿用傳統的管理思維對檔案進行管理，就無法充分挖掘出檔案所蘊含的重大價值，致使一些價值較高的檔案信息被埋沒[3]。

所以，在大數據技術應用背景下，檔案管理者一定要與時俱進，改變思維模式，對于檔案管理的發展態勢進行關注和了解，持續學習先進的檔案管理理念，從根本上轉變觀念，更好地從事檔案管理工作。具體而言，檔案管理者要擁有大檔案觀和大服務觀。

所謂大檔案觀，指的是擴大檔案數據信息的種類，并拓展檔案數據信息的范疇，即把各種形式的信息、數據、文件等都視作檔案的一部分，再借助網絡技術和信息技術，建立檔案數據庫。

要做到這一點，檔案管理者就要轉變管理思維，充分借助各種全新的信息技術，使檔案系統日趨完整，從中挑選出有一定價值的信息，并對檔案數據更好地進行處理，從而使檔案管理日漸系統化。與此同時，在互聯網技術的影響下，對于原始數據進行全面收集，并在此基礎上進行計算以及更進一步的分析，充分挖掘其內在價值，從而為接下來的決策奠定基礎。

所謂大服務觀，指的是摒棄傳統的服務理念，轉變思想，確立以人為本的服務理念，在進行檔案管理期間，為人民群眾提供多元化服務和開放化服務，對于不同人群的不同需求，要予以滿足。同時，要對不同種類的檔案進行深入的分析，從中獲取有價值的資源，從而使檔案信息的服務水平得以提升，為人們提供更好的服務。

總之，作為檔案管理者，要革新服務理念，真正從人們的需求出發，并充分借助大數據技術把潛在的檔案信息挖掘出來，使檔案資源的價值最大化。

3.2 革新檔案管理方式

檔案管理工作涉及諸多方面，如采集檔案信息、對信息進行整理、對信息的真偽進行鑒定、對檔案信息進行存儲以及檢索檔案信息等。對于職業技術學院而言，按照傳統的檔案管理方式，人們在對檔案數據進行處理時，往往采用較為簡單的方式，所以經常出現檔案價值不高的情況，而且時常有死檔案的情況[4]。

在大數據時代，傳統的檔案管理方式發生了改變，可以將原本的死檔案“復活”，積極主動地對檔案加以利用，并結合檔案的不同特點與具體屬性，運用不同的軟件管理檔案，充分挖掘檔案數據中的價值。

4 大數據時代職業技術學院檔案管理模式的改革策略

在大數據技術時代，面對檔案管理發展的新趨勢與人們在該方面的全新需求，職業技術學院一定要改革檔案管理模式，優化檔案管理方式，采用高效化、現代化的管理方法，使檔案管理的能力和水平獲得大幅度提升。

4.1 與時俱進，轉變檔案管理理念

在大數據時代，職業技術學院要加強關于改革檔案管理模式的宣傳，還要強調采用比較前沿的檔案管理觀念的重要性，向相關從業人員進行普及。

對于職業技術學院專門從事檔案管理工作的人員而言，一定要與時俱進，調整檔案管理方面的理念，運用大數據技術進行檔案管理。另外，要對檔案進行再次加工，使其更加數據化、智能化。

在職業技術學院，很多檔案工作人員由于思想的局限性，在從事檔案管理工作時，依舊停留在以往的思維模式中，依舊沿用傳統的方式看待檔案工作，仍然秉持傳統的檔案管理理念，認為檔案工作的重點在于對其進行妥善的保管，這種理念會嚴重地阻礙職業技術學院檔案管理工作的開展。因此，要加強職業技術學院的檔案信息化建設，就要迅速轉變檔案管理理念，利用大數據技術的優勢做好檔案管理工作。

4.2 確立檔案大數據戰略

要想促進職業技術學院檔案管理工作的進一步發展，就要確立檔案大數據戰略，使其在大數據背景下獲得長足發展。具體而言，職業技術學院的領導人員要充分意識到檔案管理的價值所在與重要意義，并結合本單位的實際情況，確定大數據計劃，確保檔案管理按照這一計劃實施，對于檔案數據進行科學的管理，運用大數據技術使檔案數據的作用獲得最大限度的發揮，并充分利用單位在人才儲備與科學技術方面所具備的極大優勢，使大數據戰略計劃得以落實[5]。

如此一來，方可為檔案管理工作指明方向，確保檔案工作人員沿著正確的方向和計劃從事檔案管理工作，從而使檔案信息化建設得以逐步落實。

4.3 做好檔案數據的采集與處理

在大數據時代，職業技術學院想要做好檔案管理工作，就必須采用全新的模式對數據進行采集和進一步處理。在這一過程中，要注意以下幾點。

首先，職業技術學院要對所有部門的檔案數據信息進行處理，使其信息化和電子化，處理之后將其進行提交，在學院檔案館中把這些數據信息資源都完好地保存下來。這樣可以為檔案信息化打下基礎，做好必要的準備工作。

其次，檔案館中的數據信息難免有錯誤之處，因此，對于檔案館中的所有數據要進行進一步處理，整理出其中不規范的數據和漏洞百出的數據，并將其徹底刪除，以確保檔案數據的準確性。

最后，職業技術學院的相關工作人員在管理檔案時，要結合大數據時代背景，充分采用一些技術性較強的軟件對數據進行處理，并采用科學的方式，對檔案中的所有數據進行處理。

4.4 做好檔案數據的歸檔與存儲

要想對檔案管理模式進行改革，就要注重檔案數據的歸檔環節與存儲環節，對檔案數據進行科學、合理的分類，并對所有的檔案數據確認有效存儲的期限。

具體而言，在對檔案數據信息進行管理時，要對其進行分類，并選用合適的方式予以保存。與此同時，要根據現實情況與職業技術學院不同教職工和學生的具體需求，確定將其檔案進行保存的合理期限。根據具體的期限要求做好相應的存檔工作。除此之外，要采用電子存儲的方式將其進行保存。

4.5 采用人工智能技術進行檔案資源管理

在進行檔案管理時運用人工智能技術，使其不再被傳統紙質媒介所約束，而是通過數字化的方式存儲于網絡之中，再結合各種先進的網絡技術和硬件設施，對檔案數據進行數字化管理，如此一來，使檔案管理的效率和檔案管理的水平得以大幅度提升。

例如，運用人工智能技術對職業技術學院的檔案數據進行收集之后，可以通過在相關程序中輸入關鍵詞的方式，對檔案數據進行科學分析以及進一步檢索，這樣就可以在很短的時間內快速搜索所需信息，從而在大量的檔案數據信息中找到自己需要的資料[6]。

4.6 實現檔案資源共享

在大數據技術不斷發展的背景下，隨著互聯網的普及，要想加強職業技術學院的檔案信息化建設，就要對檔案管理模式進行革新，實現檔案資源的共享。

對于職業技術學院的檔案館而言，利用大數據技術，可以對大量的檔案數據進行處理，將其轉化為數字格式后進行存儲，從而方便人們迅速獲取需要的檔案資源。

這是因為通過對大數據技術的充分應用，職業技術學院的檔案數據變得更加公開、更加透明，人們完全可以借助網絡平臺獲取所需的檔案信息，并對其進行充分利用。換言之，大數據技術為檔案管理提供了技術方面的支持，實現了檔案資源的共享，使檔案管理工作變得更為高效，并有效提升了檔案的利用率，使其更好地為人們提供服務。

4.7 進一步開發與利用檔案資源

當下，我國職業技術學院在檔案管理方面已大體實現了網絡化，即將所有的檔案資料進行了數字化處理，并將其上傳到網絡平臺。這樣一來，檔案工作人員在管理檔案的過程中，不僅借助了網絡平臺，還借助各種計算機軟件的力量，從中挖掘出有意義并且有價值的檔案信息，并優化檔案管理措施，為職業技術學院的教職工和學生提供更好的服務。

但是當前職業技術學院的檔案管理人員對于檔案數據尚未做到充分挖掘，所以未能充分獲取更多有價值的信息。究其原因，是其尚未掌握更好的方法，未對檔案數據進行充分的開發與更有效的利用。相信在不久的將來，伴隨著大數據技術的進一步發展，職業技術學院的檔案管理人員能夠提高檔案數據信息的利用率。檔案管理部門要改進管理模式，充分應用各種先進技術，提升檔案管理水平。

5 結語

綜上所述，在大數據時代背景下，對于從事檔案管理工作的人員而言，要想有效提升檔案管理水平，就要加大檔案信息化建設力度，這是社會發展與科技進步的必然趨勢。因此，對于職業技術學院而言，要以積極的態度應對檔案管理所面臨的機遇和挑戰，接受檔案管理所發生的巨大變化，在檔案管理實踐過程中全面應用信息技術，革新檔案管理理念，轉變檔案管理模式，采用更現代化、更科技化的方式從事檔案管理工作，有效提升檔案管理的水平，充分滿足職業技術學院不同人群對于檔案的不同需求。

【參考文獻】

【1】白雅文，吳景泰.大數據時代企業科技檔案信息化建設對策研究[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2021（4）：142-143.

【2】張紅，龐波.大數據視域下高校人事檔案信息化建設研究[J].蘭臺內外，2021（10）：7-9.

【3】宋秋萱.大數據背景下關于檔案管理的探討[J].內蒙古科技與經濟，2021（5）：25-26.

【4】盧運利.大數據時代的高校檔案管理創新分析[J].中國新通信，2021，23（1）：141-142.

【5】吳德佩.大數據技術在檔案管理中的應用[J].數字技術與應用，2020，38（6）：51-52.

【6】朱琦.大數據技術在檔案管理中的應用研究[J].科技資訊，2018，16（2）：8-9.