數字時代的項目文件歸檔
——淺析示范堆型核電總承包項目文件歸檔管理

郝崢

（中國核電工程有限公司，北京 100840）

引言

項目文件是在項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄，是項目建設全過程的記錄展現。筆者所在公司（以下簡稱“公司”）作為核電項目總承包單位，已完成百萬千瓦級核電項目的建設，并已通過國家驗收。總承包單位在核電項目建設過程中扮演至關重要的角色，如同項目的中樞神經系統，既要滿足業主要求，又要管理下游承包商。項目文件則是核電項目建設過程中各項活動的原始記錄。因此，總承包單位檔案管理部門應保留一套項目檔案，尤其是示范堆型工程項目，作為項目的全部記憶，以用來對后續示范堆型項目的還原，為其他該堆型項目文檔管理提供參考、借鑒等知識服務。

但目前，從國家、行業的文檔管理規定中，“歸檔”均是所指向業主單位提交文件，無論從歸檔范圍、歸檔時間、歸檔方式都有理論依據。并且向業主歸檔有總承包合同支撐，業主與總承包單位簽訂的合同中對文檔管理、交付有更細化的條款。項目文件由項目部向總承包單位總部歸檔的工作缺乏理論依據。本文總結以往總承包項目文件歸檔的問題及經驗，提出適用于示范堆型總承包項目文件歸檔管理策略，為后續核電項目文件向總承包單位歸檔奠定基礎。

一、現狀及存在問題

隨著部分總承包項目竣工以來，公司作為總承包單位陸續開展項目文件歸檔工作，即項目部向公司總部歸檔。鑒于公司首次開展該工作，缺乏相關經驗和制度，暴露一些問題，總結為以下幾點。

（一）歸檔范圍不統一

項目部向公司總部歸檔的項目文件類型過多且數量龐大。文件包含向業主交付的文件、項目管理性文件、過程文件、項目部行政管理及日常事務性文件、舊版施工文件、印章、光盤、獎狀等，甚至文件中夾雜不涉及工作的紙張。而有些項目部則僅僅將向業主交付的竣工文件向公司歸檔。同樣是百萬級千瓦的兩臺核電機組，不同項目歸檔的文件類別、數量存在差異。前者的歸檔文件多而雜，造成公司總部文檔人員要逐份甄別文件是否有保存價值；而后者會導致有利用、保存價值的文件未歸檔，影響項目文件的完整性。

（二）歸檔方式有待優化

歸檔的項目紙質文件種類較多，共計百余箱。部分文件未嚴格按類型裝箱，少部分箱內文件種類繁雜。紙質文件分兩批采用物流運輸的方式運抵公司總部。總部文檔人員需在前期花費大量的精力制定接收文件方案，協調足夠存放文件的空間，調配各級人員參與文件接收、轉運。電子文件歸檔采用移動硬盤，由項目部人員帶回總部。經總部文檔人員檢查，電子文件數量較少于紙質文件。

屬于交付業主范圍內的遺留紙質文件為復制件且數量較多，僅有參考價值而無憑證價值，同時加劇庫存空間壓力。在運輸、搬運過程中耗費大量人力、物力。電子文件的歸檔方式在一定程度上存在安全隱患。大量文件集中歸檔，后期無論從文件質檢、紙質文件甄別、紙質文件數字化等工作量明顯增加。

（三）歸檔文件質量有待提高

歸檔的紙質文件除屬于交付業主范圍的文件進行組卷、編目、裝盒，其他項目部產生文件未進行合規整理。在后續開箱檢查中發現部分文件缺少內容，有劃改過的痕跡。運輸過程中并未采取防水防潮措施。

個別電子文件存在圖像不清晰、文件無法讀取的問題，以及個別文件屬性清單著錄錯誤。各項目部在文件必填屬性要求、著錄格式要求不統一，因此需要總部文檔人員對屬性清單進行再次修正、優化。

二、產生問題的原因分析

（一）工作依據尚待完善

項目部向公司總部歸檔文件從范圍、時間、方式、流程等要求缺乏相應工作依據。由于是首次歸檔，同時缺乏實踐經驗，因此項目部和總部的文檔人員在工作中只能摸著石頭過河。項目部在某些環節上參照交付業主的規定，但業主與公司總部的歸檔要求存在差異，造成歸檔工作出現偏差。

（二）歸檔意識存在片面性

業務人員在項目進展過程中向公司歸檔的意識尚待加強，片面認為僅向業主完成交付即可，忽略向本公司歸檔的重要性。項目文件向本公司歸檔與交付業主同等重要，業務人員應樹立收集公司在項目管理、各項活動相關的原始記錄并以方便后續利用為目的向公司歸檔的意識。

（三）培訓宣傳力度有待加強

檔案管理部門對各項目部關于歸檔的培訓宣貫力度不夠。檔案管理部門應向各項目部傳達公司歸檔要求，宣傳向公司歸檔的重要性。尤其在項目前期，項目部設立初期就要將向公司歸檔的理念宣傳到位，并在過程中加以強化。項目中期、后期，對于項目文件歸檔出現的問題，公司檔案管理部門應及時協調、解決。

（四）歸檔時間滯后

項目部向公司歸檔的時間滯后，往往都是在項目竣工驗收才啟動歸檔。尤其核電項目周期長，文件數量龐大，如果都集中在項目后期歸檔，勢必造成項目部和公司檔案部門文檔人員工作量增大。加之，項目部后期面臨人員撤離，面對巨大工作量，業務人員會出現無法兼顧歸檔工作，從而出現草草了事的現象。并且，歸檔后出現的文件問題沒有充足人員負責整改。

三、示范堆型核電總承包項目文件歸檔策略

（一）完善歸檔制度

在近幾年公司開展的核電總承包項目歸檔工作中，檔案管理部門總結經驗、教訓，結合公司實際情況，梳理歸檔管理各要素、要求，明確適合公司的歸檔原則、范圍、方式、流程，并納入到公司文檔管理體系以及項目標準化管理體系。在管理層面、操作層面均有章可循，填補項目文件歸檔工作的空白，為核電總包項目文件歸檔提供良好的理論支撐。

1.制定歸檔原則

（1）實行“電子文件為主 紙質文件為輔”的單套制

依據核電項目總承包合同，總承包單位交付業主公司的文檔全部為原件。總承包單位項目部留存的各類紙質文件大部分為復制件，僅有少部分無需向業主歸檔的為原件。數以萬計的紙質復制件向公司總部歸檔，在運輸、存放、保管均存在巨大工作壓力。復制件對于公司而言僅有參考價值。因此，總承包單位歸檔項目文件應以電子文件為主，即無原件的文件僅歸檔一套電子版，有原件的紙質版、電子版同時歸檔。這樣既能保證總承包單位存檔一套完整的項目文件，又能緩解大量紙質文件帶來存放、保管的壓力。

（2）注重項目文件的完整性 保證應歸盡歸

結合近幾年完成項目文件歸檔的經驗來看，向業主歸檔的文件一定屬于向公司總部歸檔范圍內。而不向業主歸檔卻在公司歸檔范圍內的文件類型往往容易忽視。公司檔案管理部門在梳理已歸檔文件時經常發現竣工、監理、調試等文件都比較完整，而一些過程類、管理類文件的完整性則差強人意。項目進展過程中業務人員不注重收集、保管這部分文件，造成缺失。例如：記錄項目重大節點、重大決策的會議紀要、信函、聲像文件；規范項目部各項工作的管理制度；記錄項目簽訂合同的審批、執行、結算文件等，都是項目管理中的重要原始記錄。另外，項目部獲得的榮譽、獎項、各類印章都是項目部各類活動的見證。因此，歸檔范圍應在交付業主的范圍上進行擴充，保證應歸盡歸。

2.梳理文件屬性

項目歸檔文件以電子文件為主。歸檔電子文件同時要將文件屬性一并歸檔。鑒于以往核電等項目電子文件歸檔的經驗，公司檔案部門梳理針對各類文件的電子文件屬性，形成屬性固化模板，并且制定著錄規則。所有屬性都劃分為“必填”和“有則必填”，規范著錄要求，避免空項。以建安竣工文件為例，見圖1。

3.優化歸檔方式

歸檔時間由項目后期統一歸檔轉變為過程歸檔，即項目部按階段或定期向業主歸檔后及時向公司歸檔。其他不向業主歸檔的文件可以按階段申請向公司歸檔。這樣既可以避免項目后期集中歸檔給項目部和公司總部帶來的工作壓力，又可以及時解決文件出現的問題。

（二）加強過程服務指導

公司檔案部門在每年制定對各項目部的服務指導計劃，按計劃對各項目部開展項目文檔業務指導。在與項目部進行業務交流的同時，公司總部檔案人員傳達、宣貫歸檔要求，將歸檔環節前置。實地查看即將歸檔的文件，提早發現問題，解決業務盲點，推動歸檔工作順利開展。

（三）強化數字化歸檔

目前公司在各核電總包項目部均部署施工管理系統。該系統設置項目管理各功能模塊，實現各項業務環節在系統中流轉。各業務流形成的記錄也同時在系統中產生并以原生電子文件的形式輸出。

檔案人員可將固化的歸檔流程和歸檔要求提供給軟件開發商，作為系統功能需求。在歸檔的每個環節細化功能需求，例如在申請歸檔環節，設置為必填項的屬性，若為空項或不滿足歸檔要求，系統默認為不合格數據，無法提交歸檔；在歸檔數據處理環節，應設置錯誤信息標注功能，可讓文檔人員有的放矢進行整改。

隨著數字化電廠以及無紙化辦公的推進，文檔水平較為成熟的核電項目部已經完成業主與總承包方信息系統的對接，構建數字化信息管理平臺。這樣，雙方可實現文檔資源共享與數字交付，推進項目文檔一體化管理。

鑒于此，向公司歸檔理應以系統歸檔形式，搭建施工管理系統與公司文檔信息系統的接口，構建業務-文檔信息平臺。首先，項目文件歸檔以電子文件為主，也就是電子文件為整個項目的全部文件。所有文件通過信息平臺產生、流轉、歸檔，保證電子文件的原始性、安全性、完整性。其次，檔案人員在搭建數字化信息平臺時，可結合歸檔要求向軟件開發商提出功能需求。這樣可利用系統功能規范管理要求。第三，平臺的搭建有利于項目文件過程歸檔，項目部文檔人員在完成交付業主后，即可通過平臺向公司歸檔，為文檔人員減輕工作量。因此，搭建數字化業務-文檔信息平臺可助推以上幾種文件歸檔策略的落地。

四、結論

綜上所述，公司檔案管理部門通過幾年的歸檔實踐，后經復盤、總結歸檔各環節工作，制定一系列優化策略和管理要素，并納入到管理制度中。再通過搭建文檔信息平臺，為優化策略的落地提供助力。在后續示范堆型核電總承包項目文件歸檔中定能保證文件的完整、規范、安全，為總承包單位保留項目全部原始記錄奠定基礎。