事業(yè)單位文書檔案管理工作探討

王葉燁

檔案管理是一項(xiàng)意義深遠(yuǎn)、責(zé)任重大的任務(wù)工作，相關(guān)事業(yè)單位和檔案工作部門應(yīng)當(dāng)引起重視。針對文書檔案管理的過程當(dāng)中應(yīng)采取更為合理、科學(xué)的方法，從而提升檔案管理質(zhì)量和管理效率。本文主要分析和探討有關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀以及相關(guān)對策，發(fā)揮文書檔案在事業(yè)單位工作中的積極作用，以供相關(guān)人員參考和借鑒。

檔案管理作為一項(xiàng)意義深遠(yuǎn)、責(zé)任重大的工作任務(wù)，越來越受到廣泛關(guān)注。事業(yè)單位的文書檔案管理工作不僅對單位內(nèi)部發(fā)展有著基礎(chǔ)性作用，同時對社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定也有著非常重要的作用。不斷地提升管理水平，有助于促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)順暢、平穩(wěn)的發(fā)展和運(yùn)行。因此需要從文書檔案管理工作入手，分析在以往管理模式中存在的問題，通過制定針對性的解決策略，著力優(yōu)化檔案管理水平，達(dá)到全面提高檔案管理工作效率的目標(biāo)。

一、事業(yè)單位文書檔案管理工作基本情況

1.檔案管理方式各異。事業(yè)單位的類型不盡相同，大致分為“全額撥款”、“參公（即參照公務(wù)員）”、“財(cái)政補(bǔ)貼”、“自收自支”四類，部分單位還設(shè)有子公司。不同屬性的單位在實(shí)際工作中，檔案歸檔范圍、管理要求、管理標(biāo)準(zhǔn)不盡相同。

2.檔案種類繁雜。涉及行政運(yùn)轉(zhuǎn)的各類文書檔案，包括機(jī)要文件、合同請示、公文報告、來往函件、法律文書等，都需要?dú)w檔管理。

3.檔案增量差異較大。由于單位屬性不同，體量不同，絕大多數(shù)單位檔案年增加數(shù)量比較平穩(wěn)，一般情況下年增量幾百件，少數(shù)單位年增量兩三千件。

總體來看，事業(yè)單位文書檔案管理工作處在不平衡的狀態(tài)，不同類型的事業(yè)單位，對待檔案重視程度不同。如文化、版權(quán)類事業(yè)單位，由于涉及大量專業(yè)檔案，如版本圖書檔案、電影藝術(shù)檔案、版權(quán)登記檔案等，對待文書檔案管理工作的重視程度高于沒有專業(yè)檔案的單位。機(jī)要文件、公文報告類規(guī)范化程度好于合同請示、法律文書類。這些現(xiàn)狀對檔案保護(hù)、檔案利用、庫房建設(shè)和檔案管理需要進(jìn)一步探討。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作存在問題

1.重視程度有待提升。一些單位對檔案工作重要性沒有全面的認(rèn)識，并沒有意識到檔案工作的重要性。檔案部門工作簡單粗放，歸檔率偏低，交接手續(xù)不清晰，有的檔案沒有分類、沒有目錄。有的單位甚至成立至今從未對檔案內(nèi)容進(jìn)行過系統(tǒng)地、有效地整理。

2.規(guī)章制度有待健全。大部分事業(yè)單位并沒有建立科學(xué)全面的檔案管理體系。一些事業(yè)單位對國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等基礎(chǔ)性檔案法規(guī)雖有所了解，制定了相關(guān)制度，但存在執(zhí)行不到位、力度不夠等問題。一些單位存在沒有文件歸檔范圍和保管期限表，用文件管理規(guī)定替代檔案管理規(guī)定等問題。

3.人員配備有待加強(qiáng)。大多數(shù)事業(yè)單位文書檔案歸口綜合部門管理，檔案人員身兼數(shù)職，且大多未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，對檔案工作的把控能力和專業(yè)素養(yǎng)都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。檔案管理人員有時因崗位調(diào)整，無AB崗備份，導(dǎo)致容易出現(xiàn)青黃不接、臨時抓差現(xiàn)象。檔案利用時，相關(guān)部門之間也容易產(chǎn)生相互扯皮、互相推諉的情況。

4.硬件設(shè)施有待改善。事業(yè)單位缺少專業(yè)的檔案管理技術(shù)設(shè)備。部分單位檔案工作環(huán)境較為簡單，沒有專門庫房，或是庫房位于地下室，條件簡陋。多數(shù)事業(yè)單位庫房硬件設(shè)施與國家檔案局對檔案庫房溫度、濕度、防火、防蟲、防霉、防水等基本要求還存在著不小的差距，硬件設(shè)備亟需改善。

5.數(shù)字化程度有待提高。少數(shù)事業(yè)單位對檔案進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和OA辦公系統(tǒng)電子文件歸檔，但是受我國檔案管理領(lǐng)域整體信息化發(fā)展時間短、經(jīng)驗(yàn)少的限制，還有許多環(huán)節(jié)需要根據(jù)具體情況繼續(xù)不斷完善。與此同時，仍有多數(shù)單位處于相對保守和落后的檔案管理狀態(tài)，僅以賬目記錄和文本記錄來實(shí)現(xiàn)簡單地?cái)?shù)據(jù)保存，數(shù)字化信息化建設(shè)相對滯后。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的主要措施

1.重視文書檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)有價值。從領(lǐng)導(dǎo)干部到工作人員都要提高思想認(rèn)識，明確事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義，單位應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和檔案工作人員，適當(dāng)增加具體工作人員，落實(shí)主體責(zé)任，提升各層面對檔案工作重視程度。

2.建立檔案工作制度，提升檔案管理與服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化水平。各單位檔案部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，科學(xué)分類制定本單位管理制度，使各單位檔案工作有據(jù)可依。按期召開年度歸檔會議，健全檔案管理相關(guān)制度，布置新歸檔的檔案目錄上報備案，推動健全完善珍貴檔案保護(hù)措施，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，逐步夯實(shí)工作基礎(chǔ)。

3.提升信息化水平，優(yōu)化工作方式。各事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)一步明確檔案工作要求，建立健全日常檔案工作規(guī)范。認(rèn)真研究分類管理的具體措施，針對不同性質(zhì)的檔案制定電子文件等新型載體檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范。通過積極引進(jìn)信息技術(shù)，靈活應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，普及檔案綜合管理系統(tǒng)和開展檔案數(shù)字化建設(shè)，推動事業(yè)單位文書檔案管理工作的快速發(fā)展。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位需加強(qiáng)檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)。應(yīng)以季度或年度為單位，專門安排課程給予針對性的培訓(xùn)，組織相關(guān)部門人員積極參加。對于在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員要給予必要獎勵，支持和鼓勵相關(guān)人員，從而充分調(diào)動工作的積極性，促使他們保持高度的工作熱情，進(jìn)而推動管理和服務(wù)質(zhì)量的上升。

四、結(jié)語

檔案管理是事業(yè)單位的重要工作任務(wù)，在社會不斷發(fā)展的背景下，需要相關(guān)單位及檔案工作人員加以重視，要以積極的工作態(tài)度去對待檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，不斷提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，加快推進(jìn)數(shù)字化等現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升文書檔案管理工作的水平和效率。

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