事業單位文書檔案管理工作探討

王葉燁

檔案管理是一項意義深遠、責任重大的任務工作，相關事業單位和檔案工作部門應當引起重視。針對文書檔案管理的過程當中應采取更為合理、科學的方法，從而提升檔案管理質量和管理效率。本文主要分析和探討有關事業單位文書檔案管理的發展現狀以及相關對策，發揮文書檔案在事業單位工作中的積極作用，以供相關人員參考和借鑒。

檔案管理作為一項意義深遠、責任重大的工作任務，越來越受到廣泛關注。事業單位的文書檔案管理工作不僅對單位內部發展有著基礎性作用，同時對社會經濟的穩定也有著非常重要的作用。不斷地提升管理水平，有助于促進事業單位實現順暢、平穩的發展和運行。因此需要從文書檔案管理工作入手，分析在以往管理模式中存在的問題，通過制定針對性的解決策略，著力優化檔案管理水平，達到全面提高檔案管理工作效率的目標。

一、事業單位文書檔案管理工作基本情況

1.檔案管理方式各異。事業單位的類型不盡相同，大致分為“全額撥款”、“參公（即參照公務員）”、“財政補貼”、“自收自支”四類，部分單位還設有子公司。不同屬性的單位在實際工作中，檔案歸檔范圍、管理要求、管理標準不盡相同。

2.檔案種類繁雜。涉及行政運轉的各類文書檔案，包括機要文件、合同請示、公文報告、來往函件、法律文書等，都需要歸檔管理。

3.檔案增量差異較大。由于單位屬性不同，體量不同，絕大多數單位檔案年增加數量比較平穩，一般情況下年增量幾百件，少數單位年增量兩三千件。

總體來看，事業單位文書檔案管理工作處在不平衡的狀態，不同類型的事業單位，對待檔案重視程度不同。如文化、版權類事業單位，由于涉及大量專業檔案，如版本圖書檔案、電影藝術檔案、版權登記檔案等，對待文書檔案管理工作的重視程度高于沒有專業檔案的單位。機要文件、公文報告類規范化程度好于合同請示、法律文書類。這些現狀對檔案保護、檔案利用、庫房建設和檔案管理需要進一步探討。

二、事業單位文書檔案管理工作存在問題

1.重視程度有待提升。一些單位對檔案工作重要性沒有全面的認識，并沒有意識到檔案工作的重要性。檔案部門工作簡單粗放，歸檔率偏低，交接手續不清晰，有的檔案沒有分類、沒有目錄。有的單位甚至成立至今從未對檔案內容進行過系統地、有效地整理。

2.規章制度有待健全。大部分事業單位并沒有建立科學全面的檔案管理體系。一些事業單位對國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等基礎性檔案法規雖有所了解，制定了相關制度，但存在執行不到位、力度不夠等問題。一些單位存在沒有文件歸檔范圍和保管期限表，用文件管理規定替代檔案管理規定等問題。

3.人員配備有待加強。大多數事業單位文書檔案歸口綜合部門管理，檔案人員身兼數職，且大多未經專業培訓，對檔案工作的把控能力和專業素養都遠遠不夠。檔案管理人員有時因崗位調整，無AB崗備份，導致容易出現青黃不接、臨時抓差現象。檔案利用時，相關部門之間也容易產生相互扯皮、互相推諉的情況。

4.硬件設施有待改善。事業單位缺少專業的檔案管理技術設備。部分單位檔案工作環境較為簡單，沒有專門庫房，或是庫房位于地下室，條件簡陋。多數事業單位庫房硬件設施與國家檔案局對檔案庫房溫度、濕度、防火、防蟲、防霉、防水等基本要求還存在著不小的差距，硬件設備亟需改善。

5.數字化程度有待提高。少數事業單位對檔案進行檔案數字化加工，開展檔案數據庫建設和OA辦公系統電子文件歸檔，但是受我國檔案管理領域整體信息化發展時間短、經驗少的限制，還有許多環節需要根據具體情況繼續不斷完善。與此同時，仍有多數單位處于相對保守和落后的檔案管理狀態，僅以賬目記錄和文本記錄來實現簡單地數據保存，數字化信息化建設相對滯后。

三、加強事業單位文書檔案管理的主要措施

1.重視文書檔案管理工作，發揮其應有價值。從領導干部到工作人員都要提高思想認識，明確事業單位文書檔案管理工作的重要意義，單位應明確檔案工作分管領導、部門負責人和檔案工作人員，適當增加具體工作人員，落實主體責任，提升各層面對檔案工作重視程度。

2.建立檔案工作制度，提升檔案管理與服務的標準化水平。各單位檔案部門應結合實際情況，科學分類制定本單位管理制度，使各單位檔案工作有據可依。按期召開年度歸檔會議，健全檔案管理相關制度，布置新歸檔的檔案目錄上報備案，推動健全完善珍貴檔案保護措施，進一步推進檔案管理規范化、標準化建設，逐步夯實工作基礎。

3.提升信息化水平，優化工作方式。各事業單位應根據實際情況，進一步明確檔案工作要求，建立健全日常檔案工作規范。認真研究分類管理的具體措施，針對不同性質的檔案制定電子文件等新型載體檔案的歸檔標準和工作規范。通過積極引進信息技術，靈活應用現代化的信息技術，普及檔案綜合管理系統和開展檔案數字化建設，推動事業單位文書檔案管理工作的快速發展。

4.加強培訓，提升檔案管理工作人員專業素養。事業單位需加強檔案工作人員業務培訓，提升檔案管理隊伍整體素質。應以季度或年度為單位，專門安排課程給予針對性的培訓，組織相關部門人員積極參加。對于在檔案管理工作中表現優異的人員要給予必要獎勵，支持和鼓勵相關人員，從而充分調動工作的積極性，促使他們保持高度的工作熱情，進而推動管理和服務質量的上升。

四、結語

檔案管理是事業單位的重要工作任務，在社會不斷發展的背景下，需要相關單位及檔案工作人員加以重視，要以積極的工作態度去對待檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度，加強檔案管理團隊建設，不斷提升工作人員的職業素養和專業能力，加快推進數字化等現代化科學信息技術的應用，不斷提升文書檔案管理工作的水平和效率。

參考文獻

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