民營企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策研究

郝國偉

摘要：在檔案管理方面，民營企業(yè)暴露出了不少問題，民營企業(yè)想要繼續(xù)保持自身的優(yōu)勢長期發(fā)展下去，就需要正視自身的檔案管理問題，尋找問題的根源并加以改正。在黨中央十八大上，對民營企業(yè)檔案管理工作提出了具體要求：要從根本上解決民營企業(yè)檔案管理中存在的問題，是民營企業(yè)檔案管理工作能夠適應(yīng)新形勢下企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)，檔案管理，問題，對策

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，民營企業(yè)成為了重要的一員，并且正在飛速的發(fā)展過程當(dāng)中。與此同時，在檔案管理方面，民營企業(yè)暴露出了不少問題，民營企業(yè)想要繼續(xù)保持自身的優(yōu)勢長期發(fā)展下去，就需要正視自身的檔案管理問題，尋找問題的根源并加以改正。[1]為了規(guī)范民營企業(yè)的檔案管理，早在2006年國家就下發(fā)了《關(guān)于促進(jìn)民營企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的意見》的通知，要求民營企業(yè)要根據(jù)自身的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的檔案管理法規(guī)和制度。在黨中央十八大上，對民營企業(yè)檔案管理工作提出了具體要求：要從根本上解決民營企業(yè)檔案管理中存在的問題，使民營企業(yè)檔案管理工作能夠適應(yīng)新形勢下企業(yè)的發(fā)展。

1.民營企業(yè)檔案管理概述

檔案是一個企業(yè)生產(chǎn)活動記錄的重要憑證，對于一個工程企業(yè)而言，能夠通過他們的檔案直接體現(xiàn)出整個工程的各個環(huán)節(jié)，能夠為財務(wù)的結(jié)算提供依據(jù)，以及為一些糾紛提供法律證據(jù)。民營企業(yè)是法人自主經(jīng)營的法人個體，具有較強(qiáng)的獨(dú)立性和自主選擇權(quán)，因此，在企業(yè)檔案管理方面也具有自身的自主權(quán)。民營企業(yè)以利潤獲取最大化為目標(biāo)，檔案管理在機(jī)構(gòu)設(shè)置上遵循著低成本、高效益的原則，對于檔案管理并不重視，很多民營企業(yè)的檔案管理工作都是由其他部門兼職。家族式經(jīng)營模式是眾多民營企業(yè)的主要特點(diǎn)，他們會將檔案管理看作是公司資產(chǎn)的管理，具有較強(qiáng)的“私有”觀念。另外，只注重經(jīng)濟(jì)效益的管理模式，往往會導(dǎo)致檔案管理的疏忽，隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)系列認(rèn)證、研發(fā)等系統(tǒng)性資料會因為管理不到位而不能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要，最集中的表現(xiàn)就是：工作做了不少，而資料卻很少，導(dǎo)致一些崗位傳承性存在欠缺，在應(yīng)對上級部門的檢查時，也缺少相應(yīng)的材料。[2]

2.民營企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1檔案管理重視程度上存在的問題

首先，民營企業(yè)在檔案管理方面認(rèn)識不到位，他們只是看到眼前的利益，并不能夠看到檔案管理在一個民營企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用，認(rèn)為企業(yè)中的檔案管理可有可無。還有些管理者雖然強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，但是卻不能夠?qū)⑵鋽[在日程上去操作，什么時候親自體驗到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要作用時，他們才能夠真正認(rèn)識到檔案管理的重要性。

其次，由于企業(yè)檔案管理給企業(yè)帶來的效益具有一定的滯后性，受自身觀念的影響，多數(shù)企業(yè)管理者不想要在檔案管理方面投放過多的資金，他們更愿意將資金投放到生產(chǎn)和經(jīng)營上，這就在社會上出現(xiàn)了一些“短命”企業(yè)的一個重要原因。

2.2檔案收集與管理中存在的問題

在企業(yè)運(yùn)營與管理中，檔案是企業(yè)活動的必然產(chǎn)物，則檔案收集與管理則是民營企業(yè)檔案工作的一部分。在眾多民營企業(yè)中，檔案收集與管理工作存在不到位的情況。一方面，部分企業(yè)的檔案收集與管理缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，僅僅是掌握在個別人手中，檔案的作用難以發(fā)揮。另一方面，部分民營企業(yè)的檔案管理脫離企業(yè)發(fā)展的時候?qū)嶋H需求。這些情況很大程度上限制了企業(yè)的發(fā)展，使企業(yè)資源得不到充分的利用甚至出現(xiàn)流失現(xiàn)象。

2.3檔案管理人員上存在的問題

民營企業(yè)的一個重要特點(diǎn)就是利益最大化，他們更加愿意以最小的投入換入更多的回報，以此在檔案管理人員的設(shè)置上本著“能兼任就不細(xì)分”的原則，而這些兼職人員他們也有自己的工作人物，這種情況下難免會出現(xiàn)顧此失彼的情況。另外，專業(yè)的檔案管理需要一定的專業(yè)技術(shù)水平，由于兼職人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)，在面對檔案管理時就會出現(xiàn)高消耗低效率的情況，外加自身工作的限制，他們工作起來難免會出現(xiàn)力不從心的情況，有時候會出現(xiàn)想怎么干就怎么干，應(yīng)付了事的情況。

另外，民營企業(yè)不同于單位，他們的人員流動性較大，每年新入職的員工和辭職的員工大有人在，伴隨這些情況出現(xiàn)的就是職工入職離職的檔案轉(zhuǎn)入與調(diào)出，這些工作量相當(dāng)繁瑣，部分民營企業(yè)并不均被相應(yīng)地管理人員，有些具備管理人員的也會因為人手短缺不能夠很好的開展，只能夠能做多少就做多少，檔案擠壓無法處理的情況比比皆是。

3.民營企業(yè)檔案管理策略

3.1完善民營企業(yè)規(guī)章制度

首先，各民營企業(yè)檔案行政管理部門要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，及時理解政府相關(guān)部門頒布的檔案管理文件內(nèi)涵與精神。其次，要將部門的新規(guī)定及時地進(jìn)行宣傳，對于新出臺一些的規(guī)定及時的去解讀。同時，加強(qiáng)對各級檔案管理業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員的培訓(xùn)，將新標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)納入到年度培訓(xùn)當(dāng)中。第三，不斷完善標(biāo)準(zhǔn)，將檔案工作的目標(biāo)與企業(yè)的根本目的相融合，切實(shí)滿足企業(yè)發(fā)展的需要，提升檔案管理工作的服務(wù)水平。第四，民營企業(yè)要將自身的規(guī)章制度與國家政策相結(jié)合，以國家大環(huán)境為指導(dǎo)，從自身實(shí)際情況出發(fā)形成自身的特點(diǎn)。檔案管理行政部門要通過實(shí)踐調(diào)查，執(zhí)行出符合企業(yè)的管理辦法和相關(guān)法規(guī)。

3.2加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)

檔案管理的專業(yè)化是保障民營企業(yè)長期發(fā)展的基礎(chǔ)，民營企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)技能水平則是影響企業(yè)檔案管理水平的重要因素，作為民營企業(yè)檔案管理人員要具備相應(yīng)的專業(yè)資格，接受過專業(yè)檔案教育。針對目前在職的檔案管理人員，可以積極組織他們參加檔案管理方面的理論學(xué)習(xí)，提高他們的檔案管理能力，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.3檔案管理工作納入員工業(yè)績考核

員工的業(yè)績考核直接與員工的經(jīng)濟(jì)收入相關(guān)，將檔案管理與員工的業(yè)績考核掛鉤，能夠更好的促使員工做好檔案管理工作。在具體的落實(shí)中，檔案管理的職責(zé)范圍必須具體到部門員工的崗位責(zé)任中，形成以領(lǐng)導(dǎo)層為核心的檔案管理機(jī)制，實(shí)施“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，將任務(wù)落實(shí)到各個部門人員當(dāng)中，一級抓一級，落實(shí)檔案管理體系。

參考文獻(xiàn)

[1]李瑋.關(guān)于民營企業(yè)檔案工作的思考[J].黑龍江檔案，2013（3）

[2]馮秀臣.我國民營企業(yè)國際化發(fā)展戰(zhàn)略研究[D].哈爾濱工程大學(xué)，2012