民營企業檔案管理中存在的問題及對策研究

郝國偉

摘要：在檔案管理方面，民營企業暴露出了不少問題，民營企業想要繼續保持自身的優勢長期發展下去，就需要正視自身的檔案管理問題，尋找問題的根源并加以改正。在黨中央十八大上，對民營企業檔案管理工作提出了具體要求：要從根本上解決民營企業檔案管理中存在的問題，是民營企業檔案管理工作能夠適應新形勢下企業的發展。

關鍵詞：民營企業，檔案管理，問題，對策

隨著社會主義市場經濟的建立和發展，民營企業成為了重要的一員，并且正在飛速的發展過程當中。與此同時，在檔案管理方面，民營企業暴露出了不少問題，民營企業想要繼續保持自身的優勢長期發展下去，就需要正視自身的檔案管理問題，尋找問題的根源并加以改正。[1]為了規范民營企業的檔案管理，早在2006年國家就下發了《關于促進民營企業檔案管理工作發展的意見》的通知，要求民營企業要根據自身的特點，制定相應的檔案管理法規和制度。在黨中央十八大上，對民營企業檔案管理工作提出了具體要求：要從根本上解決民營企業檔案管理中存在的問題，使民營企業檔案管理工作能夠適應新形勢下企業的發展。

1.民營企業檔案管理概述

檔案是一個企業生產活動記錄的重要憑證，對于一個工程企業而言，能夠通過他們的檔案直接體現出整個工程的各個環節，能夠為財務的結算提供依據，以及為一些糾紛提供法律證據。民營企業是法人自主經營的法人個體，具有較強的獨立性和自主選擇權，因此，在企業檔案管理方面也具有自身的自主權。民營企業以利潤獲取最大化為目標，檔案管理在機構設置上遵循著低成本、高效益的原則，對于檔案管理并不重視，很多民營企業的檔案管理工作都是由其他部門兼職。家族式經營模式是眾多民營企業的主要特點，他們會將檔案管理看作是公司資產的管理，具有較強的“私有”觀念。另外，只注重經濟效益的管理模式，往往會導致檔案管理的疏忽，隨著企業的發展，企業系列認證、研發等系統性資料會因為管理不到位而不能夠滿足企業發展的需要，最集中的表現就是：工作做了不少，而資料卻很少，導致一些崗位傳承性存在欠缺，在應對上級部門的檢查時，也缺少相應的材料。[2]

2.民營企業檔案管理存在的問題

2.1檔案管理重視程度上存在的問題

首先，民營企業在檔案管理方面認識不到位，他們只是看到眼前的利益，并不能夠看到檔案管理在一個民營企業發展過程中的重要作用，認為企業中的檔案管理可有可無。還有些管理者雖然強調檔案管理的重要性，但是卻不能夠將其擺在日程上去操作，什么時候親自體驗到檔案管理對企業發展的重要作用時，他們才能夠真正認識到檔案管理的重要性。

其次，由于企業檔案管理給企業帶來的效益具有一定的滯后性，受自身觀念的影響，多數企業管理者不想要在檔案管理方面投放過多的資金，他們更愿意將資金投放到生產和經營上，這就在社會上出現了一些“短命”企業的一個重要原因。

2.2檔案收集與管理中存在的問題

在企業運營與管理中，檔案是企業活動的必然產物，則檔案收集與管理則是民營企業檔案工作的一部分。在眾多民營企業中，檔案收集與管理工作存在不到位的情況。一方面，部分企業的檔案收集與管理缺乏一個統一的標準，僅僅是掌握在個別人手中，檔案的作用難以發揮。另一方面，部分民營企業的檔案管理脫離企業發展的時候實際需求。這些情況很大程度上限制了企業的發展，使企業資源得不到充分的利用甚至出現流失現象。

2.3檔案管理人員上存在的問題

民營企業的一個重要特點就是利益最大化，他們更加愿意以最小的投入換入更多的回報，以此在檔案管理人員的設置上本著“能兼任就不細分”的原則，而這些兼職人員他們也有自己的工作人物，這種情況下難免會出現顧此失彼的情況。另外，專業的檔案管理需要一定的專業技術水平，由于兼職人員缺乏相應的技術，在面對檔案管理時就會出現高消耗低效率的情況，外加自身工作的限制，他們工作起來難免會出現力不從心的情況，有時候會出現想怎么干就怎么干，應付了事的情況。

另外，民營企業不同于單位，他們的人員流動性較大，每年新入職的員工和辭職的員工大有人在，伴隨這些情況出現的就是職工入職離職的檔案轉入與調出，這些工作量相當繁瑣，部分民營企業并不均被相應地管理人員，有些具備管理人員的也會因為人手短缺不能夠很好的開展，只能夠能做多少就做多少，檔案擠壓無法處理的情況比比皆是。

3.民營企業檔案管理策略

3.1完善民營企業規章制度

首先，各民營企業檔案行政管理部門要加強學習，及時理解政府相關部門頒布的檔案管理文件內涵與精神。其次，要將部門的新規定及時地進行宣傳，對于新出臺一些的規定及時的去解讀。同時，加強對各級檔案管理業務部門和檔案管理人員的培訓，將新標準的學習納入到年度培訓當中。第三，不斷完善標準，將檔案工作的目標與企業的根本目的相融合，切實滿足企業發展的需要，提升檔案管理工作的服務水平。第四，民營企業要將自身的規章制度與國家政策相結合，以國家大環境為指導，從自身實際情況出發形成自身的特點。檔案管理行政部門要通過實踐調查，執行出符合企業的管理辦法和相關法規。

3.2加強民營企業檔案管理人員職業技能培訓

檔案管理的專業化是保障民營企業長期發展的基礎，民營企業檔案管理人員的職業技能水平則是影響企業檔案管理水平的重要因素，作為民營企業檔案管理人員要具備相應的專業資格，接受過專業檔案教育。針對目前在職的檔案管理人員，可以積極組織他們參加檔案管理方面的理論學習，提高他們的檔案管理能力，為企業的發展奠定基礎。

3.3檔案管理工作納入員工業績考核

員工的業績考核直接與員工的經濟收入相關，將檔案管理與員工的業績考核掛鉤，能夠更好的促使員工做好檔案管理工作。在具體的落實中，檔案管理的職責范圍必須具體到部門員工的崗位責任中，形成以領導層為核心的檔案管理機制，實施“誰主管、誰負責”的原則，將任務落實到各個部門人員當中，一級抓一級，落實檔案管理體系。

參考文獻

[1]李瑋.關于民營企業檔案工作的思考[J].黑龍江檔案，2013（3）

[2]馮秀臣.我國民營企業國際化發展戰略研究[D].哈爾濱工程大學，2012