利用科技創新促進檔案工作高質量發展

張立云

關鍵詞：科技創新;檔案工作;管理質量;有效策略

檔案是人們記錄和保存信息的一種手段，可以將有價值的信息進行分類管理，檔案中的信息分為隱性和顯性，能夠為人們后續生產活動的開展提供重要的數據基礎，因此這也使得檔案管理工作的開展質量成為一項重要的工作。然而在實際的檔案管理工作中負責該工作的人員并沒有形成科學的管理意識，存在信息化設施不完善等多種問題，影響了單位檔案管理的效率，無法真正挖掘檔案中的價值。21世紀推動了科技革命的發展，并催生了大數據、人工智能這一類以信息技術為基礎的科學技術，給檔案管理工作的開展提供了重要的技術動力，因此作為管理人員應當積極學習新型的信息化管理理念和手段，利用科技創新提升工作質量。

一、利用科技創新促進檔案工作高質量發展基本原則

（一）遵循可行性原則

在對檔案管理工作進行模式轉變和創新的過程中需要將信息技術作為基礎，同時要求各個部門之間共同配合完善檔案資源，也需要配備專業的計算機人才。因此，在使用不同科學技術之前單位必須要保證自身能夠滿足創新型工作模式建設的基本需求，保證科技創新具有可行性。單位在進行科技創新改革之前需要對自身檔案管理工作進行分析和評估，找出目前存在的優勢和缺陷，進而制定出數字化檔案系統建設的計劃，保證系統建設的有序性和可操作性。

（二）遵循安全性原則

每個單位所收藏的檔案信息均是和單位發展、經營有緊密聯系的資料，例如單位內部的人事資料、核心會議記錄資料等，如果這些檔案資料出現破損或者丟失的問題，會影響到單位機構內部有序運行。特別是在科技創新的大背景下，雖然網絡可以為檔案資料提供存儲平臺，但是同時也存在較多的安全隱患，如病毒入侵、黑客攻擊等，均有可能威脅到檔案資料的完整性。因此在采取科技創新理念時應當積極遵守安全性原則，將保證檔案資料的安全性作為管理工作的基本。在對檔案資料實施電子化處理之后，應當構建安全防護體系，利用防火墻系統抵擋外來入侵的病毒或者木馬，使用病毒監測技術及時發現系統中的病毒。在檔案信息系統中設置登錄密碼，通過密碼限制獲取檔案信息的用戶類型，以此防止其他人獲取到檔案資料。

（三）遵循規范性原則

規范性原則所指的是在引進科學技術的過程中需要保證每一個流程都處于標準化的狀態，按照相關的規范和要求開展建設工作。只有規范化的數字化檔案管理系統才能夠為檔案管理工作提供重要的輔助，保證數據的存儲質量，提升工作的實際效率，保證檔案信息的安全性。不規范的現象則會引起檔案信息上傳錯誤、安全防護系統建設不完善等多種問題出現，可能會給檔案管理工作造成一定的阻礙和效率影響。因此單位在進行檔案建設之前需要設置規范化的操作流程，并在流程中設計相應的標準，在建設過程中對系統的質量進行評估和審核，及時發現在建設過程中存在的問題，并加以改正。除此之外，單位也需要保證信息化的檔案管理系統符合國家相關法律規定的要求以及行業標準，否則一旦觸碰到法律的界限會給單位的發展帶來嚴重影響。在信息技術快速發展的今天，網絡環境雖然帶給了人們便利，但是也同樣為不法分子提供了盜竊信息的環境，必須要保證檔案管理系統的規范化，防止檔案管理系統出現建設不規范的問題。

二、利用科技創新促進檔案工作高質量發展的具體措施

（一）構建數字化檔案管理系統

數字化管理系統支持線上瀏覽檔案功能以及遠程查閱檔案功能，只需要經過管理員的認可即可在檔案管理系統中進行相關操作。整體而言檔案管理工作的效率整體提高，可以構建共享型檔案管理系統，可以推動檔案管理工作的信息化建設進程。單位在過去發展的過程中存儲了大量的數據，因此要想在短時間內完成數字化檔案建設具有較大的難度，這就需要單位根據檔案的價值對其進行數字化處理。理論上來講，對于單位而言最好的方案是將所有的檔案信息全部數字化，但是由于數據量過大，且部分檔案存在不完整的情況，需要優先選擇重要的資料進行數字化。第一，選擇對于單位而言重要的檔案進行數字化處理，如記錄單位重要活動項目的檔案或者人事檔案等，可以為單位現階段工作的開展提供重要的便利。第二，選擇利用率較高的檔案進行數字化處理，提升單位內部的工作效率，將工作中不常使用的檔案或者無價值的檔案信息剔除。在建設數字化系統時需要上傳大量的數據，通過對檔案信息的價值進行評估，可以減少檔案管理人員的壓力，同時提高檔案管理效率。單位應當安排專業人員定期對數字化管理系統進行調整和優化，對檔案數據實施更新，評估檔案信息的價值，保證所錄入的檔案數據可以對單位的日常工作活動開展起到促進作用。

（二）加強檔案管理工作人員的信息化意識

檔案管理人員是影響檔案管理工作的關鍵因素，要想合理的利用科學技術完成檔案管理工作創新，就必須要加強檔案管理人員的信息化意識以及科技應用意識，這樣才能夠讓管理人員在實際工作過程中有意識地利用新型科學技術，真正達到檔案管理工作質量提高的目的。第一，應當向現有的檔案管理人員展開積極的培訓，強化管理人員的責任意識以及職業素養水平，確定管理人員能夠帶有飽滿的熱情投入到工作中。在培訓過程中利用“一對一”新老結對的方式展開針對性的技能操作培訓，由年輕管理人員向老員工講解信息化系統的使用方法，使管理人員都能夠應用信息技術開展工作。第二，積極吸引綜合型管理人才，對現有的檔案工作管理模式進行改革和創新，為檔案管理工作信息化建設隊伍注入新鮮血液與活力。在現代社會中人才才是第一競爭力，要想促進檔案管理質量提升，必須要吸收能夠掌握各類科學技術的新型人才，以此來強化人才隊伍的綜合素質，為科技創新的應用提供重要的人才基礎。

（三）構建完善的信息化管理制度

在科技創新應用時，應當確保管理人員能夠按照制度要求使用各類科學技術，以此來提高科學技術應用的規范性，為科技創新工作的開展提供制度保障，在這種情況下，有關管理人員需要結合自身檔案管理工作特點制定完善的信息化管理制度，以此來滿足科技創新的有關需求。要想建立完整的信息化檔案管理制度體系，就需要對信息化管理流程、管理事項、檔案管理崗位和管理設備等相關內容進行整合和分類，針對不同的細分內容建立不同的規章制度，通過對這些內容的統一管理，將相關工作人員的工作標準規范和工作流程細節等落實到具體的管理工作當中，確保檔案管理人員的規范操作，避免因人員等主觀因素造成各種檔案工作管理錯誤。通過這些細節的明確，可以讓不同管理人員認識到自身在檔案管理工作科技創新過程中的責任，以此來強化管理人員的責任意識。在規章制度建立過程中，需要考慮到獎懲并舉，既要考慮到能夠對管理人員實現一定的約束和規范，又要考慮到激勵管理人員在工作中進行創新。鑒于此，為了確保規章制度能夠調動工作人員的創新積極性和工作興趣，可以通過崗位晉升、業績考核、探索創新等手段來推動規章制度的建立，來將源源不斷的活力注入檔案管理工作的信息化建設中，促進檔案管理工作信息化建設的內容與手段創新，從而使得檔案管理的信息化建設工作邁入一個新的臺階。

（四）完善科技創新基礎設施

首先，要升級和優化檔案管理的硬件和軟件等基礎設施，這也是得以開展檔案信息化管理工作的重要保證，發揮科技創新的效果和作用。由于軟件的設計和優化對于檔案的信息化管理工作具有十分重要的決定作用，所以要高度重視檔案管理的軟件基礎設施的更新和應用。在開展具體工作當中，還需要從檔案管理工作的目標和理念出發，在上級部門的引領下，結合工作實際情況，來做好軟件的研發和優化工作。在檔案管理軟件和硬件的更新過程中，可以利用招投標的方式來選擇一些服務質量高和技術水平高的專業公司來開展這項優化工作，確保檔案管理工作中的硬件和軟件都能滿足實際工作各項需求。其次，可以引進一些先進的技術手段，將過去的人工管理模式逐步轉化為自動化、智能化的檔案管理模式，從而落實無紙化辦公和創建數字檔案等管理機制。例如可以在信息系統中增加專家系統，其中融合了多個不同專家有關于檔案管理工作經驗，能夠根據檔案內容進行自動判斷，提取出檔案內部有價值的信息，不僅可以提高隱性信息的轉化率以及準確率，同時也可以減輕管理人員的工作壓力。

三、結語

檔案管理工作可以對各種工作活動中產生的檔案資料實施有效整理，進而從中提取出相應的關鍵信息。通過在檔案管理工作中引進新型的科學技術，可以讓檔案管理工作也跟上信息時代的發展腳步，向著數字化的趨勢快速發展，提升檔案資料管理的數字化水平。對檔案實施數字化管理是一種新的管理模式，打破了以往檔案管理工作中存在的局限性，可以利用信息化手段收集檔案、鑒別檔案、整理檔案、存儲檔案、轉遞檔案、統計檔案以及查閱檔案。為此單位可以積極建設檔案信息化管理系統，利用系統來存儲檔案信息，并對各類檔案信息實施智能化分析，從中提取出相應的信息和規律，對單位發展和決策提供重要的數據基礎。在未來的發展過程中，科技創新將會是主要的發展趨勢，檔案管理工作作為各個單位中的主要工作內容之一，也必須要合理運用科學技術完成工作創新。