試析供熱企業工程建設檔案管理工作

張淼

摘要：供熱企業檔案管理工作受到廣泛關注，以往檔案管理形式日益不適應信息化、智能化與大數據時代的需要。還要從檔案管理技術的發展趨勢出發，分析以往檔案管理工作存在的弊端，著力優化檔案管理工作體系，創新檔案管理的方式方法，達到全面提高檔案管理工作效率的目標。

關鍵詞：供熱企業;檔案管理;優化措施

引言

供熱企業是國家機構的重要組成部分，其工作內容相當廣泛。供熱企業檔案是對發展歷史的真實記錄，對新時期供熱企業的發展有著指導和借鑒的作用，但是許多供熱企業并未加強對檔案管理的重視，采取的依舊是傳統的檔案管理模式，因而很難形成良好的管理成效。在新時期的發展中，供熱企業應當正確審視檔案管理工作對供熱企業發展的促進作用，合理分析現階段檔案管理狀況，明確檔案管理存在的不足之處，采取有效措施加以優化，逐步提高檔案管理效率，促使檔案資源能夠得到充分地利用。

1檔案管理對供熱企業的重要意義

供熱企業本身是服務性質的社會單位組織，而檔案管理則是供熱企業發展過程中必不可缺的重要內容，不僅與供熱企業管理體系的完善有著緊密的聯系，還能夠直接影響供熱企業管理和服務質量。供熱企業的檔案管理內容非常完善，不僅包括供熱企業在歷史發展過程中所產生的各類資料內容，還有相當的理論與文獻，這些資料都可以為供熱企業的決策形成重要憑證。對于供熱企業來說，檔案管理是基礎工作之一。企業檔案管理主要特點是：一是檔案的種類較多。隨著供熱企業的發展及創新，檔案的種類也隨之增多;二是數量多。只要是單位正常的開展服務，檔案就會產生，隨著日積月累，檔案的數量也較多;三是要求高。檔案記錄并不只是資料的收集，還需要進行歸檔和管理。因此，檔案管理工作要加強規范性。

2檔案管理及服務效率提升措施分析

2.1重新構造檔案管理業務流程

第一，優化業務流程。在供熱企業檔案管理的過程中，為了能夠確保檔案信息化管理順利進行，在檔案管理的過程中，需要相關人員采取必要的措施優化業務流程。首先，優化檔案管理部門內部的業務流程，使各個部門在工作的時候都能夠熟悉自己的崗位職責。其次，優化檔案管理部門和其他部門的業務流程，強化檔案管理部門和其他部門之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發優化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實現檔案業務標準制度化發展。供熱企業檔案管理標準化對檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時候要將檔案流程標準以制度的方式固定下來，明確檔案管理分工。第三，完善供熱企業流動人員的檔案管理。對供熱企業的流動人員進行統計分析，根據統計分析結果對人員管理進行適應性的創新，一方面要加大對流動人才的檔案保留管理，另一個方面要簡化單位流動人員管理模式，制定出和整個單位相適應的流動人員檔案管理方案，不斷提升供熱企業人員檔案管理質量和管理效率。

2.2打造檔案管理信息化平臺

（1）檔案管理工作人員應嚴格按照國家規定的標準，推進整個管理系統的優化升級，積極做好檔案信息資源的開發利用及共享工作。

（2）檔案管理工作人員應注重基礎性工作，嚴格按照不同檔案搜集整理及分類要求，注重按標準進行分析研究，加強對整個檔案管理質量的控制及協調，及時修訂不合格的標準，確保檔案管理工作的有效性、科學性和嚴格性。

2.3提升檔案工作人員素質

檔案管理是供熱企業發展的基礎，決定著工作的效率和質量。供熱企業應提高重視程度，建立檔案管理部門，安排專業的人員對資料進行收集和整理。這也體現出檔案管理人員的重要性，其工作能力和專業技術對檔案管理質量影響較大。因此，供熱企業需要高素質的人才隊伍，并做好以下工作：一是做好檢查考核，對檔案管理人員定期進行知識技能考核，保證管理人員方法和技能提升;二是加強培訓，保證檔案管理人員熟悉工作內容，可以掌握先進的管理模式和操作方式。

2.4建立科學的檔案管理機制

檔案管理是一項系統性的工作，它的開展需要有相應的檔案管理制度作為支撐。供熱企業應當正確審視檔案管理工作，將其融入到日常管理工作中，并結合檔案管理的實際需求構建完善的管理機制，加強檔案管理的科學性、規范性，從而使得檔案管理工作變得有序合理。在建立檔案管理機制的過程中，供熱企業要確保檔案管理工作的所有內容都必須按照規定進行，盡可能使得檔案管理變得合理完善，全面推動供熱企業的科學發展。

結束語

總而言之，隨著時代的迅速發展，傳統的供熱企業檔案管理模式已經無法迎合新時期的發展需求，而檔案服務機制也存在相當多的不足，不能迎合使用者的具體需求。為了提高檔案管理與服務效率，供熱企業有必要結合自身的發展需求優化檔案服務流程，建立健全檔案服務機制，采用全新的檔案管理信息化實踐手段，不斷提高檔案管理人員的專業素質與道德修養，確保檔案服務功能能夠得到進一步拓展和完善，為使用者帶來更多的服務內容，充分發揮檔案資料的使用價值。

參考文獻：

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[2]李艷.供熱企業檔案管理問題與優化路徑探究[J].國際公關，2019（12）：192+194.

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