SPD智慧物流體系在醫療耗材管理中的應用

文/褚張琪

“定數包”“高低儲”“拉式供應”，SPD 智慧物流體系大大提升了寧波市第一醫院的管理運營效率。

寧波市第一醫院是一家綜合性三級甲等醫院。醫院始建于1913年，是浙江省較早建立的一家公立醫院，坐落于美麗的寧波月湖東畔。

近年來，隨著醫院業務量的不斷增長,傳統的物流管理模式由于效率低、資源占用多、信息不共享等缺點，已經無法滿足醫院高速發展的要求。寧波市第一醫院為了適應新時代、新形勢的發展需要，引入供應管理配送（supply processing delivery,SPD）智慧物流體系，將精準智慧物流的優勢發揮了出來。

SPD 具體應用流程介紹

供應管理配送（SPD）智慧物流體系旨在建立信息化的藥品、醫療耗材采購供應鏈外包服務平臺，實現藥品、醫療耗材在生產廠家、流通渠道、醫院、患者之間無縫連接，互聯互通一體化管理，醫藥流通渠道與醫院實現無縫對接，完善院內100米的醫藥物流延伸。通過信息技術，鏈接專業智能設施設備，實現藥品、醫療耗材從生產企業、流通渠道、醫院到患者的垂直產業鏈商流、物流、資金流、信息流、票據流的“五流合一”管理。

SPD中心庫管理流程如圖1。其中實物入庫審核由SPD運營中心人員完成，院方安排在SPD中心庫的庫房專員循例驗收或抽查。

采購

基于云平臺構建智慧物流系統，寧波市第一醫院新進醫療耗材，通過使用科室申請、會議討論、議價，最終確定可以采購使用。供應商通過云平臺上傳資質證件，由醫院采購與供應中心的工作人員審核認證。審核認證通過的資質證件將保存在云平臺中，隨時隨地可以搜索查閱。只要有網絡的地方，輸入專用的賬號密碼，即可在網上查閱。與傳統的紙質證件保存相比，具有占用空間小、查閱方便、無須專人保管等優勢，同時方便供應商為多家醫院提供資質文件。云平臺還具有效期預警功能，及時提醒供應商上傳新證，方便醫院管理證件，及時更新證件。

審核通過的醫療耗材信息會傳入醫院內網。使用科室在內網系統中，提交請領請購單。采供中心工作人員根據各科室的使用習慣和歷史數據，審核確認。系統自動將同一個供應商的訂單合并后轉給供應商。供應商不僅能在云平臺中看到訂單信息，業務員的手機還能收到訂單短信。系統還專門為供應商開發了一款手機APP，方便業務員隨時隨地查看訂單。通過這些方式使供貨商及時準確地收到訂單信息并及時配送。配送的進程也可通過軟件實時掌握。

驗收入庫

供應商按照云平臺中的訂單信息安排發貨，同時將貨物信息和發票信息輸入系統生成記錄單。供應商將貨物、發票和打印出的記錄單發給醫院SPD中心庫。醫院SPD中心庫收到貨物后只需核對記錄單信息是否與實際相符，核對后，掃描記錄單上條碼即可入庫。無須再次輸入貨物、發票信息。

配送

與藥品一樣，每一種耗材都按照臨床使用規律制定一定數量的“定數包”。貨物入庫后，按照“定數包”的最小單位貼條碼。借助“定數包”的使用，配送時可實現醫療耗材快速打包并自動生成“定數包”號，從而實現信息的高效流轉。設置“定數包”可以方便使用科室準確而迅速地掌握耗材的消耗種類和數量，避免了耗材散領時出現的多發、少發和零亂的現象。“定數包”的信息包括有效期，所以一旦系統發現有過期的醫療耗材，工作人員可以準確找到，然后進行處理。

使用科室按照使用頻率和存放空間制定“高低儲”。即制定存放在科室中的醫療耗材數量的上下限。當耗材數量降低到下限或下限以下時，系統自動提醒SPD中心庫按照計算量向其補貨。傳統的護士長預估請領、制定計劃請領等模式都耗費了大量的人力和時間。采用醫療耗材“高低儲”設置后，不僅實現了系統自動叫貨的功能，還使科室內醫療耗材井然有序，使醫務人員可以專注于醫療服務。科室定數化管理補貨揀配流程如圖2。其中實物入庫審核由SPD運營中心人員完成，院方安排在SPD中心庫的庫房專員循例驗收或抽查。

圖2 補貨揀配流程

使用

使用科室在使用醫療耗材時，只需掃描“定數包”上的條形碼。掃描成功后，該“定數包”才被科室消耗即物權才轉移到醫院。SPD中心庫在驗收醫療耗材時，雖然有醫院工作人員核驗，但是物權仍屬于第三方物流公司，直到使用科室掃描了“定數包”上的條碼確定使用時，物權才屬于醫院。科室定數化管理院內科室配送及科室消耗流程如圖3。

圖3 院內科室配送及科室消耗流程

信息反饋

SPD智慧物流體系可以跟蹤醫療耗材信息，一直精準定位到使用。傳統的物流模式無法跟蹤到科室的使用信息，在科室使用這一環節一直缺乏監管。SPD智慧物流體系彌補了這一缺陷，可以將使用信息準確保存，利于后續的監管、統計等。使用科室可以通過安全（不良）事件上報系統，將使用情況反饋給采供中心。

資金流

資金流是物流管理的重要組成部分。這里的資金流是指醫院與第三方物流機構的資金往來。前文已經提到直到使用科室掃描了“定數包”上的條碼確定使用時，物權才屬于醫院。所以，醫院每個月需要支付給第三方物流公司使用過的“定數包”的錢。同時第三方物流公司會將使用科室簽字確認使用了“定數包”的單據交由醫院管理人員審核。這保證了醫院只需為已經使用了的醫療耗材買單。減少了醫院醫療耗材的庫存壓力，包括庫存場地和資金的壓力。在傳統的倉庫管理模式下，醫院的醫療耗材倉庫儲量常年保持在一百萬人民幣以上。而在建立SPD物流體系以后，真正實現了“零庫存”管理，減輕了醫院的財務資金壓力，消除了可能存在的庫存風險，比如庫存過期、自然災害等。原來的庫存風險已經轉嫁給第三方物流公司。SPD物資結算管理流程如圖4。

圖4 物資結算管理流程

SPD 運營使用效果

SPD智慧物流體系在寧波市第一醫院實施后，實現了醫療耗材的精細化管理，實現了智能化的主動叫貨，降低了醫院的綜合成本。將傳統的以制造商為核心、層層分銷的推式供應鏈改為以實際需求為依據的拉式供應鏈模式。實施前后效果對比總結見表1。

表1 SPD 智慧物流體系在寧波市第一醫院實施前后對比

目前國內已經有部分醫院已經引入SPD物流體系。SPD物流體系減少醫務人員物資管理的時間精力，增加醫務人員臨床工作時間，提高臨床工作質量，從而最終使病患獲益。在新醫改的要求下，醫院改革勢在必行，然而傳統的醫療耗材管理模式已經無法滿足醫院的發展需求。信息化、智能化、精細化的醫院物流管理模式必將取代傳統的物流管理模式。