網絡時代高校檔案管理信息化模式研究

臧敏

摘 要：隨著我國社會經濟的快速發展，信息技術被廣泛應用于各個領域，在極大程度上改變了人們的生活方式，為人們的日常工作、生活帶來便利。檔案是高校發展和教學的真實歷史記錄，是總結經驗、制訂計劃、完善管理的基礎。因此，提高檔案管理的完善性和工作效率是目前高校檔案管理工作的第一要務。信息時代的發展對高校檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理信息化是高校檔案管理工作發展的必然趨勢。隨著高校檔案管理工作涉及的范圍逐步擴大及其復雜程度不斷提高，高校檔案管理部門也開始重視通過信息化建設去提高檔案管理水平，助力檔案資源得到良好管理且充分開發利用其價值。有鑒于此，本文以網絡時代為背景，對高校檔案管理信息化模式的開展策略展開了研究。

關鍵詞：網絡時代;高校;檔案管理;信息化;模式研究

高校檔案管理是為招生、科研、教學和其他各項工作服務的重要事項。做好檔案管理工作，提升檔案管理效率，是高校現代檔案管理工作的重要任務。在社會體制不斷優化的今天，高校檔案管理信息化建設，是我國高校教育教學、科研工作開展的有力支撐。高校學生檔案、教師檔案繁多，在管理上有許多復雜而煩瑣的程序，在傳統管理模式中，造成了許多的負擔。以信息技術為導向開展的檔案管理模式具有高效能、共享性特點，增強檔案管理的實效性。信息化時代下檔案管理工作與信息化技術的融合已成發展趨勢。高校檔案源自長期的教學、科研、管理等各項工作，是一筆寶貴的信息財富。做好高校檔案管理工作，既可以讓學校的發展留下痕跡，也可以為總結教訓、調整策略、解決問題提供依據。

一、以教學和科研為中心的創新原則

高校應該始終堅持以教學和科研為中心的創新原則，關注人才的培養與發展，在檔案中詳細記錄好教學與科研的相關事跡，本著為學生負責、為教師負責的態度，將與教學和科研的相關事項進行系統的整理、歸納。在傳統的高校檔案管理模式中，過程與步驟十分煩瑣，并且記錄也不好保存，隨著時間的推移，很難進行再次檢索。如果時間相隔過久，很容易導致記錄的丟失，耽誤正常使用，造成不必要的損失。得益于信息技術的發展，高校檔案管理模式有了嶄新的面孔，不再是純“人工”操作，而是有了機器的“加持”，使得操作更加簡便，并且電子存檔的模式更加“人性化”，易于存檔、調檔。當有需要時，通過固定的方法，能夠使得信息再現，從而為有需要的人員提供便利的服務。這樣能夠大大減輕人力的負擔，提高工作效率，并且延長了檔案保存的時間，可謂一舉多得。

因此，高校應該緊跟時代潮流，注重創新的原則，不能故步自封，應該及時引進位于科技前沿的管理模式，不斷優化本校檔案管理的模式，為本校師生、畢業生提供更多便捷。一方面高校應該關注本校的教學方面，做好人才培養的工作，提高教師的水準，引進高層次人才，做好人才儲備工作，這樣才能夠為學生良好的授課質量提供保證和保障，相信在優秀教師的帶動之下，學生能夠獲得更多的啟發。另一方面高校應該關注本校的科研方面，鼓勵教師、學生、職工參與到科研創新的隊伍之中，參與到各種競賽比拼當中，在完成日常的教學、學習工作之余，投身于科研事業，拓寬社會視野，鍛煉適應于社會發展的各種本領。高校要將教學和科研的各項檔案詳細、系統的規整，增強教職工和學生參與校內管理的信心。這樣一來，通過堅持以教學和科研為中心的創新原則，有利于增強校內的創新氛圍，完成更多辦學指標。

二、標準化管理體系的建立

高校檔案管理是一項十分煩瑣而復雜的工作，同時又不失嚴謹，各部門應該力求科學、合理，完善各項管理標準，使得各項管理工作“有理可依”“有章可循”，這樣也有利于校內人員明確高校信息管理的規定，從而更加積極主動地配合其工作。高校有必要致力于標準化管理體系的建立，完善各項規章制度，在追求檔案管理信息化的道路上，“以理服人”。高校人員眾多，下設各種學院、學部，在管理工作上本就十分復雜，而檔案管理又需要細化各個環節，這就加大了高校的工作負擔。在網絡時代下，雖然相關的程序有所簡化，但是仍然要走好常規的路線，否則會出現很多程序漏洞，泄露人物隱私，給別有用心之人可乘之機。因此，高校應該重點加強標準化管理體系的建立，明確各項規章制度，雖然檔案管理追求信息化，但是仍然不能放棄應有的要求、標準。

高校之間應該促進交流，相互學習，在實現檔案管理信息化的過程中，經過不懈的努力與探索，完善各項標準，完成查漏補缺。在實踐中，高校應該根據教職工、學生的要求進行相應的調整，在追求簡化、便捷的同時，不能放棄對高標準、高質量的要求，不能一味地追求便捷。除此之外，高校之間還可以對此進行溝通，相互借鑒，找到更加行之有效的途徑。在理論支持的基礎之上，完善實踐標準。高校之間應該本著開放、包容的心態，及時聯系。比如，高校之間可以開展主題講座，邀請專業人士進行講解，學習相應的管理模式、技術。除此之外，高校之間還可以開展專題會議，請校內的相關人員做工作匯報，然后進行熱烈的討論，鼓勵各方踴躍發言。這樣一來，通過標準化管理體系的建立，有利于高校檔案管理信息化的工作更加科學、合理，在此基礎上，進行完善。

三、加強基礎設施建設

基礎設施是高校實現網絡化、信息化建設的重要支撐，隨著經濟水平的提升，人們的生活質量有了很大的提高，各項基礎保障也逐漸完善起來。高校在這一方面也應該有所作為。信息化、網絡化的道路離不開基礎設施的加持，高校應該完善校內網絡的建設，為廣大教職工和師生提供便捷的“校園網”，實現資源的共享。檔案管理信息化的實現還有很多道路要走，并且隨著時間的推移，管理的模式和要求都在發生著變化，這就需要相關部門跟上節奏。高校不僅要實現基礎設施的信息化，還要實現人員管理的信息化，要讓教職工、師生具備接受信息化管理的意識，增強應對各種信息風險的本領。眾所周知，學生檔案流動性、變動性較大，傳統的管理方法具有很多弊端，難以保證其實用性、真實性。因此，高校務必要加強基礎設施建設，提供各種用于信息化管理的設施，在基本保障方面做好措施。