現(xiàn)代信息技術(shù)背景下電力企業(yè)檔案管理改革探究

王春慧

摘 要：電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)的重要組成部分，在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下，對(duì)電力企業(yè)檔案管理提出新思路有利于全面提高電力企業(yè)的檔案管理水平，提高工作效率，服務(wù)好企業(yè)，為電力企業(yè)更好發(fā)展提供必要的條件。本文就現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，提出具體措施。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代技術(shù);辦公自動(dòng)化;檔案管理

一、現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下電力企業(yè)檔案管理特征

1.美觀性和易用性

電力企業(yè)內(nèi)部有著各專(zhuān)業(yè)管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)作為現(xiàn)代信息環(huán)境下檔案管理工作的重要應(yīng)用系統(tǒng)，不僅檔案管理員要日常使用，企業(yè)內(nèi)部的其他人員也需要檔案信息共享，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的好用性和用戶(hù)體驗(yàn)是需考慮的重要原因之一。電力企業(yè)檔案管理系統(tǒng)可采用電腦、手機(jī)等多種方式登錄，系統(tǒng)用戶(hù)界面的設(shè)計(jì)可根據(jù)用戶(hù)需求靈活、大方簡(jiǎn)潔、美觀，構(gòu)建起智能化的服務(wù)平臺(tái)能在企業(yè)的各類(lèi)縱橫交錯(cuò)的系統(tǒng)中無(wú)縫對(duì)接，為企業(yè)提供服務(wù)利用時(shí)方便快捷，簡(jiǎn)單好用。

2.高效性和便捷性

現(xiàn)代信息技術(shù)已覆蓋電力企業(yè)在內(nèi)的各個(gè)領(lǐng)域，數(shù)字檔案勢(shì)在必行。電力企業(yè)部門(mén)科室多，運(yùn)營(yíng)中會(huì)產(chǎn)生科技、營(yíng)銷(xiāo)、技改和文書(shū)、會(huì)計(jì)等大量檔案，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已無(wú)法應(yīng)付如此龐大的工作量，致使提供利用效率低下。電力企業(yè)檔案辦公自動(dòng)化有效將信息分類(lèi)歸檔，將檔案管理的收集、整理、移交、保管、借閱、利用等傳統(tǒng)人工方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，多元化的檔案信息都可以在網(wǎng)上一鍵完成，提高工作效率、利用起來(lái)更便捷。

3.開(kāi)放性與共享性

現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境使得電力企業(yè)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，可以自成系統(tǒng)，為電力企業(yè)提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)功能，還能與企業(yè)的OA辦公自動(dòng)化和其他生產(chǎn)管理系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)。在大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)下的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料檔案的信息獲取更加方便準(zhǔn)確、全面廣泛，且能在無(wú)時(shí)間、空間限制環(huán)境下通過(guò)智能檢索共享資源、信息，極大節(jié)省了人物力、時(shí)間和紙張，為辦公帶來(lái)便利，為企業(yè)節(jié)約成本。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下電力企業(yè)檔案管理存在問(wèn)題

1.制度建立不健全

檔案信息化建設(shè)使當(dāng)前檔案工作由傳統(tǒng)手工工作向智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的迫切需要。當(dāng)前我國(guó)信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入快速發(fā)展階段，檔案利用方式和范圍不斷快速發(fā)展，與之相對(duì)應(yīng)的管理方式也不斷在更新，各方面發(fā)展都迫切要求加快檔案管理信息化，這就更需要一個(gè)完善的檔案制度來(lái)規(guī)范檔案管理。

大部分電力企業(yè)在內(nèi)部改革過(guò)程中，易忽略檔案制度的制訂，沒(méi)有相對(duì)完善的制度保障，檔案的收集整理歸檔工作易發(fā)生分類(lèi)混亂、資料應(yīng)收沒(méi)收、不該收的又收、保管期限不合理、遺漏或重復(fù)、資料丟失等問(wèn)題。查閱時(shí)無(wú)法提供完整的數(shù)據(jù)，無(wú)法發(fā)揮檔案的憑證借鑒作用，還會(huì)因資料的不齊全貽誤后期的工作，引起工作效率低下。電力企業(yè)部室多，文件資源的來(lái)源繁雜，沒(méi)有相對(duì)完整的管理制度，無(wú)法對(duì)應(yīng)歸檔文件有效的管理，導(dǎo)致電力企業(yè)檔案信息與工作需求逐漸脫節(jié)。

檔案管理作為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，見(jiàn)證整個(gè)企業(yè)的開(kāi)始和發(fā)展，并能為企業(yè)在碰到經(jīng)濟(jì)糾紛、技術(shù)困難的時(shí)候起到挽回?fù)p失消除困難的作用，意義非常重要。但由于很多企業(yè)對(duì)檔案管理的意識(shí)不到位，檔案工作沒(méi)有制度可依，自上沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)層的支持，自下沒(méi)有得到員工們的理解，檔案工作無(wú)法積極開(kāi)展，檔案工作做得再好都得不到認(rèn)可，很大程度上打擊了檔案管理人員的工作積極性。

2.檔案管理基礎(chǔ)差

電力企業(yè)檔案主要涉及變電站、線路、文書(shū)、會(huì)計(jì)、科研等 ，很多檔案主要還是以紙質(zhì)檔案為主 ，雖部分信息已被錄入電腦系統(tǒng) ，但電力企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)沒(méi)有覆蓋到檔案管理這一方面 ，檔案整理仍沿用傳統(tǒng)的歸檔后由人工手動(dòng)錄入檔案系統(tǒng)的工作方法 ，源自各部門(mén)、各基層的信息共享等功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)。電力企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)差，信息化建設(shè)緩慢 ，檔案查閱手段落后使得檔案信息難以在電力企業(yè)資源管理工作中發(fā)揮出最主要的應(yīng)用 ，延長(zhǎng)了電力企業(yè)制度改革的進(jìn)程。有些電力企業(yè)，人手不足、檔案工作缺乏先進(jìn)設(shè)施設(shè)備，甚至最基本的檔案庫(kù)房、空調(diào)等都無(wú)法滿(mǎn)足，有庫(kù)房也就一間簡(jiǎn)易的辦公室，基本的庫(kù)房、辦公室、閱文室“三分開(kāi)”，也做不到庫(kù)房規(guī)定的“九防”要求，造成檔案容易受到天氣和保管條件的影響，出現(xiàn)潮濕、蟲(chóng)蛀、遺失現(xiàn)象，檔案受到不同程度的損壞，有些孤本更是損壞到無(wú)法修復(fù)，后期無(wú)法為企業(yè)提供利用，不能彰顯檔案的作用，也更得不到大家對(duì)檔案工作的重視。

3.檔案信息利用不足

電力企業(yè)檔案信息作為服務(wù)電力企業(yè)的基礎(chǔ)條件，在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下，信息化建設(shè)非常重要。為了節(jié)約工作時(shí)間，各部室的工作人員都急需能在辦公平臺(tái)一鍵搜索出自己需要的信息。檔案信息分類(lèi)整理后再次利用不足，沒(méi)有整體性和開(kāi)拓性的思路，僅停留在簡(jiǎn)單檢索查閱層面，收集到的資料不齊全、不完整，無(wú)法做到對(duì)檔案資料的整合分析，做不了深層面、多角度的檔案編研，無(wú)法為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息，檔案的利用率低下。制度不完善，沒(méi)有制度的保障，檔案信息工作不被重視，不能充分發(fā)揮檔案的核心作用。

4.檔案人員配備不合理

為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，部分電力企業(yè)檔案都已開(kāi)展檔案數(shù)字化處理，積極向著智能化、智慧化的檔案發(fā)展，但是檔案管理人員的素質(zhì)始終占據(jù)整個(gè)過(guò)程的主導(dǎo)作用，其個(gè)人的工作能力與檔案工作開(kāi)展、發(fā)展、管理、利用密切相關(guān)，不僅要具備先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，有整合文件材料進(jìn)行鑒定編研能力，同時(shí)還要具備先進(jìn)的信息技術(shù)處理能力。從當(dāng)前情況來(lái)看，電力企業(yè)的檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，多為非檔案專(zhuān)業(yè)人員，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與崗位需求不匹配，文化水平低、沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)模糊不清。檔案工作在很多領(lǐng)導(dǎo)眼里一直都處于可有可無(wú)，很多檔案管理員還是由即將退休的員工擔(dān)任，作為退休前的過(guò)渡階段，還未弄清檔案工作該懂的知識(shí)就已到退休時(shí)間，人員更換頻繁，不利于檔案工作開(kāi)展 ，即使是有年輕的檔案人員，也是身兼多職，只在面臨檢查的時(shí)候才加班加點(diǎn)的突擊去做，浮于表面、應(yīng)付檢查。