辦公OA系統(tǒng)現(xiàn)狀及移動化應用的實現(xiàn)探討

高亞萍

關鍵詞：OA辦公系統(tǒng);移動化應用

一、緒論

隨著時代的變革和市場的不斷激烈，PC端的OA辦公系統(tǒng)在某種程度上無法完全滿足用戶需求，開發(fā)移動化的OA辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)“3A”辦公，使得用戶擺脫固定場所、固定設備、固定環(huán)境的限制，大大提高企業(yè)信息流轉、處理信息和開展工作的效率，進而提高企業(yè)的辦公質量和效率，其既是科技發(fā)展的體現(xiàn)，也是現(xiàn)代企業(yè)與市場的根本需求。

二、OA辦公系統(tǒng)和移動化應用

（一）OA辦公系統(tǒng)和移動化應用的概念

OA辦公系統(tǒng)簡單來說就是辦公自動化系統(tǒng)，它是用網(wǎng)絡和OA軟件一起建立的一個企業(yè)內(nèi)部的辦公通信平臺，用OA辦公系統(tǒng)來輔助完成辦公，可以通過OA系統(tǒng)來完成單位內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動化等等。

但是隨著時代的發(fā)展，企業(yè)辦公有了“3A辦公”的需求，即任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）、處理任何業(yè)務（Anything），但OA辦公系統(tǒng)卻仍然有著各種限制，無法實現(xiàn)移動化辦公，本文所要探究的OA辦公系統(tǒng)，即是對傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，使其插上翅膀，能夠實現(xiàn)移動化辦公，大大方便了企業(yè)辦公，提高了企業(yè)辦公的時效性。

（二）OA辦公系統(tǒng)和移動化應用的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)有著三方面缺陷：（1）不及時：企業(yè)工作人員處理業(yè)務時，不在辦公桌前，就無法立即查閱和處理待辦事宜;（2）不方便：因為傳統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)基于電腦系統(tǒng)，出差的工作人員需要攜帶筆記本電腦，非常不方便;（3）不安全：工作人員通過網(wǎng)吧、酒店提供的電腦或網(wǎng)絡登錄企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)時，存在安全漏洞，會被不法分子鉆空子。

值得一提的是，移動化OA辦公系統(tǒng)將成為未來辦公的重大發(fā)展方向，這一點已然成為業(yè)內(nèi)共識，并且隨著智能終端的普及以及移動應用技術的不斷進步，已能夠較簡單地做到這點，也因此，很多企業(yè)已經(jīng)通過專業(yè)的移動平臺實現(xiàn)了移動化OA辦公系統(tǒng)，大大增加了企業(yè)辦公的效率和質量，當然，也有很多企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)，還在使用非移動式的OA辦公系統(tǒng)。

三、OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)點

（一）OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)點

（1）功能實用性較強：OA辦公系統(tǒng)的特點就是功能強大，且非常實用，通過OA辦公系統(tǒng)，企業(yè)實現(xiàn)了無紙化、高效化、簡單化辦公，如下圖所示，即OA辦公系統(tǒng)的常見辦公模塊，并且在細節(jié)處做得非常好，例如OA公文管理系統(tǒng)已經(jīng)涵蓋辦公常見的公文格式，工作人員只需要簡單套用再輸入信息即可，例如文件審核過程中，為提高審核的靈活性，文件審核過程中能夠隨時操作添加或刪除某個審核對象，不用再去后臺調(diào)整，例如OA辦公系統(tǒng)有自動存檔和自動轉檔，隨時保存文件，例如隨時了解員工的工作進度，會讓辦公質量和效率隨之提升。

（2）實現(xiàn)群體協(xié)同：群體協(xié)同也是OA辦公系統(tǒng)的重點突破之一，引入“協(xié)同辦公”的思想之后，打破了傳統(tǒng)的部門分工制。以“TEAM”團隊形式協(xié)作分工完成，充分調(diào)動全員參與。縱向分析，對領導階層來說，通過OA辦公系統(tǒng)能抓取數(shù)據(jù)，精準了解企業(yè)運行情況，做出精準戰(zhàn)略決策，對中層管理者來說，OA辦公系統(tǒng)是信息管理系統(tǒng)，通過對各類信息的收集和處理，加強工作和管理效率，而對于普通工作者，辦公自動化系統(tǒng)又是事務/業(yè)務處理系統(tǒng)，能夠精準了解業(yè)務進程，了解上層要求;橫向分析，通過OA辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)跨部門協(xié)作，縮短辦公周期，改變以往業(yè)務與業(yè)務之間、業(yè)務與財務之間的孤島現(xiàn)象，提高管理和決策的科學化水平。

（3）實現(xiàn)全程管理：為了讓企業(yè)更準確地掌控業(yè)務進展，OA辦公系統(tǒng)還有全程管理功能，包括①業(yè)務辦理：完成業(yè)務實時上傳，實時匯報數(shù)據(jù)，通過OA辦公系統(tǒng)，中層管理者對業(yè)務開展到那個程序，卡在哪個時間節(jié)點，在誰的手中沒有完成等，都一目了然;②信息留痕：企業(yè)規(guī)模越大，信息的流通過程就越復雜，在企業(yè)信息流通的過程中，尤其是文件審核和修改過程中，OA辦公系統(tǒng)會記錄下每一次文件的修改操作以及簽名操作，誰修改的、修改的是什么、修改前是什么、誰參與、誰簽名等，都可以一鍵查看;③動態(tài)備份：隨時隨地備份，以免發(fā)生系統(tǒng)宕機或遭到攻擊時企業(yè)數(shù)據(jù)丟失。

（二）移動OA辦公系統(tǒng)相比傳統(tǒng)OA的優(yōu)勢

（1）智能化、移動化辦公：在企業(yè)辦公、管理的過程中，SaaS（軟件即服務）技術的成熟推動移動OA的發(fā)展，讓OA辦公系統(tǒng)不再局限于辦公室、辦公點、電腦前，而是集成到移動終端中，依托互聯(lián)網(wǎng)開展工作，實現(xiàn)智能化、移動化辦公，打破了空間和時間的限制，無論人在何處，無論何時，只要一個手機，就能實現(xiàn)信息的查閱與審核、業(yè)務的辦理等。

（2）企業(yè)內(nèi)部可以更加方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同協(xié)作，實現(xiàn)迅速、全方位的信息收集、信息處理。

（3）幫助企業(yè)管理者和員工之間及時地做更多、更廣泛、更有效地溝通與協(xié)作。

（4）實現(xiàn)更加深入的過程管理，讓員工把精力投放到重要事項中去，按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程等安排工作。

四、企業(yè)建設移動OA辦公系統(tǒng)的途徑和策略

（一）關鍵技術

（1）OA辦公系統(tǒng)移動化：如何將OA辦公系統(tǒng)“移植”到移動終端中，就是企業(yè)建設移動OA辦公系統(tǒng)的關鍵技術核心，通常來說，企業(yè)現(xiàn)有OA辦公系統(tǒng)的原廠商并未提供數(shù)據(jù)接口且無H5化，造成OA辦公系統(tǒng)難以移動，而現(xiàn)在通過良好的SaaS（軟件即服務）技術，卻能夠做到這一點。

（2）網(wǎng)絡安全：移動化OA辦公操作在互聯(lián)網(wǎng)，用外網(wǎng)接入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，在一定程度上必然會出現(xiàn)安全漏洞，一旦有不法分子，很可能以此來攻擊企業(yè)系統(tǒng)，可以說移動OA辦公系統(tǒng)雖然方便了，但安全性卻下降了，需要做好網(wǎng)絡安全才行。

（3）權限管理：權限管理可以看作網(wǎng)絡安全的一個手段，利用權限管理，每一個移動終端和企業(yè)賬號綁定，嚴格檢查登入和操作權限管理，進而讓移動辦公更加安全。