關于企業數字檔案館的一些探討

黃文

一、背景

技術進步帶來了社會經濟政治方方面面的發展和變化，2017年12月18的中央經濟工作會議提出：目前中國特色社會主義已經開始進入了新時代，如何促進國家治理能力現代化，追求高質量的發展已經成為目前我國社會發展的根本要求。現如今大數據和信息資源的爆炸增長是信息時代顯著的特征，怎樣利用充沛的信息資源促進我國治理能力現代化是一個非常重要的問題。企業作為社會發展一個重要組成，提升其現代化治理能力是提升我國整體治理能力現代化的重要環節。檔案工作管理作為企業信息資源治理的重要體現，應當發揮自己的作用，加快信息化轉型，逐漸建立起現代化的數字檔案室，促進企業的發展。國家檔案局《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出：到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。本文對航空工業企業數字檔案館的建立作一些探討。

二、企業數字檔案館的定義

《企業數字檔案館（室）建設指南》中指出，企業數字檔案館（室）是指企業運用現代信息技術固化檔案工作業務流程，對本企業或與其具有資產隸屬關系企業的電子檔案或其他數字資源進行收集、整理、保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統平臺。

三、企業數字檔案館的特點

1.文件數量龐大

航空工業作為大型的現代的集研發、生產制造為一體的企業，其產品的開發從可行性論證開始，經過方案設計、詳細設計、飛行測試，最后到定型階段，每個階段都會有大量的文件產生。同時在各個過程中都會有大量的更改情況出現，這也意味著更多的檔案文件在此基礎上產生。例如，某所的檔案管理部門一年就收到了近10萬份型號文件。

另外，航空工業作為典型的軍工企業，其產品的制造往往呈現批量性的特征，無論是少品種多批量。還是多品種少批量，都有大量的產品產生，復雜多量的設計研發、制造文件給檔案管理帶來了巨大的挑戰。

2.協同性強，檔案復雜

航空工業涉及的行業和廠家非常的多，作為一個高技術制造產業，其產品的研發生產是一個異常龐大精密的產業體系。在外部來說，一個產品的誕生不僅需要設計和生產的主機場所的配合，同時關聯著上下游龐大的配套輔助企業。在單個單位內部來說，在設計或者制造時其也需要各個部門的通力合作。這使得整個型號產生的文件異常的瑣碎和復雜，對檔案數字化提出了更高的要求，要力求歸檔文件的完整和協調。

3.保密性強，保密要求高

航空工業作為我國特大型的中央管理的國有企業，其業務范圍同時涉及軍用和民用領域。無論是為國防安全提供的先進航空武器裝備還是為交通運輸提供的先進民用航空裝備，都涉及到了我國的國家安全和國家機密。在業務生產中產生的許許多多的文件也往往帶有商密甚至國家秘密，這就要求航空工業檔案管理部門在歸檔管理這些文件時尤其要注重整個檔案管理系統的保密處理，在歸檔和利用時嚴格遵守保密要求。

四、企業數字檔案館建設的主要內容

企業數字檔案館的建設不是一個一蹴而就的事情，筆者認為應該從檔案數字管理平臺、數字資源建設利用、檔案管理人員素質培養三個方面進行長期的探索。

1.檔案數字管理平臺建設

數字檔案管理平臺不是一個簡單的檔案管理軟件系統，它是用于管理數字檔案的信息平臺，是應具備收集、整理、鑒定、組織、保存和利用存檔數據的控制工具。檔案數字管理平臺應包括以下功能：（1）可以滿足檔案的基本業務管理需求，對企業在日常的業務生產中產生的文件進行數字歸檔，并對這些檔案進行分組、組卷、保存和信息交互、檔案檢索、利用和反饋功能，滿足日常檔案管理的基本需要。（2）從文件全生命周期出發對企業產品模型開發數據進行動態管理，在目前實際的業務工作中，文件與檔案不是一個簡單的轉變歸檔過程，在許多涉及對外的業務當中，本單位的文件已經實現歸檔，但從大的領域來看，該文件仍處于文件流轉過程，仍在發揮業務作用，這就使得我們不能孤立的認識歸檔的概念，簡單的處理文檔的管理工作，我們應把這整個流程看做一個完整的生命周期，以實現產品數據從接收、分發、評估和銷毀的控制和管理功能。（3）從前端控制的思想出發，檔案數字管理平臺的建設不能僅僅關注自身系統的管理，不能被動地等待文件流程進入系統當中。由于現實工作業務的復雜性，產生的文件往往具有多種多樣的格式和屬性，這對文件的歸檔提出了很大的挑戰，在設計檔案數字管理平臺時應當從一開始的業務系統介入，在業務系統的設計研發時就考慮到歸檔的需求，加入一開始的設計，使得檔案數字管理平臺得到無縫連接和完整的收集和歸檔數據。（4）隨著數字化技術手段在設計和制造過程中的應用，文件類型已經出現了越來越多的三維數據，對原有的多用于滿足二維文件歸檔的檔案管理要提出更高的要求，在新的檔案數字管理平臺中要充分考慮到二維圖紙文件和三維數模的歸檔要求。

同時，檔案數字管理平臺在滿足業務要求的基礎上要加入保密管理的功能。具體來說，在構建安全保證系統時，我們必須首先維護基于加密技術的文件傳輸，維護傳輸和應用程序的安全環境。其次，通過對整個系統進行相應的防火墻、反病毒、反入侵檢測技術，我們能夠對維護電子文件的真實性做出一些保護。在日常的管理利用中，我們可以進行權限控制，通過設置管理、審計、安全權限劃分，對不同的用戶進行多層級安全權限控制，設置不同的權限，能有效保障電子文件的機密性和文件的安全性。通過建立對物理載體的保護事項，采取電子文件備份等措施能有效防止電子文件損壞丟失情況的發生。

2.數字資源建設利用

數字資源的建設和利用是數字檔案館建設的核心內容。豐富的數字資源庫是支持產品型號研制的重要資源，對流通中的業務數據來說，檔案數字管理系統要能及時地處理業務系統產生的電子數據，進行自動采集，并經檔案管理人員鑒定整理之后保存，以加速傳統檔案向數字檔案的轉換，提高電子檔案的標準化，促進各種形式的檔案更加準確，可靠和全面。同時，企業中往往保存有大量的實物檔案，包括以前保存的大量紙質文件和聲像、照片等。檔案管理人員不能忽視對存量檔案的數字化工作，考慮到原有檔案數量十分多，檔案人員應先對其進行鑒定，收集重要的和保存時間過久的檔案資源，及時對其進行數字化處理，轉為數字檔案資源。因此要進行一些基礎性設施建設，包括數字檔案館（室）獨立的辦公場地、配置完整的檔案數字化設備如計算機、掃描儀、打印機等。

在數字資源利用方面，要進行檔案信息利用平臺建設，依托企業的數字檔案資源庫，建立檔案資源門戶網站，實現信息資源的檢索瀏覽、下載及利用，共享檔案信息與資源，利用現代數字技術提供企業的日常生產，運營和管理信息支持和幫助。使用現代知識管理和大數據管理概念及新興技術創新企業檔案的利用，提供智能、全面的信息和決策支持。特別是在航空相關工業中，要注重單位主營業務檔案資料的收集利用，保持型號檔案的完整性，以便隨時供設計研發利用。同時，要改變既往的被動的接受查詢提供服務的方式，利用數字挖掘技術、知識圖譜技術等主動提供信息給用戶，主動組織檔案編研，為用戶的利用提供豐富完整的數據，且參與到企業成果資料編研合作中去，提供有用全面的檔案資源，加強數字資源的利用能力。

3.檔案管理人員素質培養

檔案管理人員是關系企業數字檔案館建設工作效果的直接因素。首先應提高檔案管理人員思想認知水平，改變許多人存在的被動工作、缺乏積極性的觀念。同時采取一定的獎勵措施使得檔案管理人員發揮主觀能動性、積極主動地參與到企業數字檔案館建設中來，在工作中保持熱情和繼續學習的動力，切實解決遇到的困難和問題，從思想上認識到建設企業數字檔案館的必要性和重要性。其次，數字檔案館建設離不開信息技術和一定的計算機基礎知識。而目前許多的檔案管理人員存在著知識結構老化的問題，對檔案管理的認知仍停留在紙質檔案管理時代，不具有建設數字檔案館的能力素養。一方面要定期開展信息技術基本知識業務培訓，對檔案管理人員進行數字檔案館建設的技術培訓，使他們了解掌握相關的基礎信息技術，能夠擁有解決基礎數字問題的能力。同時能夠比較準確了解和運用數字檔案館建設的標準和具體操作，提高各級檔案管理人員的綜合素質;另一方面要引進一些同時掌握信息技術和檔案知識的復合型人才，建立檔案研究小組，對數字檔案館建設進行課題和專業研究。此外應當加強與本單位信息技術部門的溝通和交流，開拓思路，促進發展。

五、建設企業數字檔案館的意義

企業檔案信息資源作為企業信息數據資源的重要組成部分，在大數據推進國家治理能力現代化的背景下，建設數字檔案館對于企業的改革發展來說，有著重要的意義。

1.有助于提高企業檔案管理能力

在傳統的企業檔案管理模式下，檔案管理往往是被動的，往往是文件產生部門提供什么文件資料，檔案管理部門就歸檔這些資料，常常有檔案歸檔不全、價值不高的情況出現。建設數字檔案館之后，從前端控制出發將檔案歸檔范圍和要求納入業務系統建設要求當中，實現文件歸檔的自動化處理，大大增加了檔案管理的主動性。同時，將檔案管理系統與各個業務系統建立標準化的數據接口，建立起標準化的歸檔制度和管理要求，有利于改變過去的數據資料格式混亂、管理分散的狀態。通過對文件各個流程的掌控，檔案管理不再是一個孤立的過程，整個檔案管理從文件的產生到文件的使用再到文件的歸檔成為一個整體的周期，有助于實現文件的全生命周期管理。

2.有助于提高企業檔案利用能力

在傳統的檔案管理工作中，首要職責是做好檔案的保存，往往不是很注重對檔案的服務利用。而《企業數字檔案館（室）建設指南》中指出：在新時代的背景下，企業數字檔案館要創新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動為企業提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務 。建設數字檔案館能加強對檔案資源的挖掘整合，在企業館藏檔案中保存著很多科研、生產、管理等業務工作形成的有價值的資料，特別是軍工行業，更是保存了許多的研究成果、工藝技術、經驗教訓等高價值的內容，而在傳統的檔案管理中，這些信息資源往往被忽略，沒有得到很好的利用和開發。建設數字檔案館之后有利于對于檔案資源進行深度的挖掘和整理分析，不斷完善和提高企業信息資源的收集、分析、利用的能力。例如在某型機以往的檔案資料進行分析和處理之后，總結了該型機在設計、研發、生產、保障中出現的問題情況，形成了完整全面的經驗教訓，從而對后續機型的設計生產提供幫助。另一方面來說，建設數字檔案館促進了檔案用戶利用效率的提高。在傳統的檔案利用提供中，往往需要用戶先進行利用審批，然后再前往檔案管理部門進行查閱。由于場地和檔案管理人員的限制，這樣的檔案利用無疑是效率低下的。而當檔案館館藏資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化時，信息利用時數據檢索無疑變得更加便捷、服務范圍變得更大。數字檔案館與傳統紙質檔案利用服務相比，同樣一份文件進行數字化加工后以電子的形式存在可在同一時間內供給多個用戶使用，檔案利用范圍被進一步擴大。同時由于檔案資源都是保存在電子載體上，對檔案利用的空間限制也被解除，用戶可以在多個地點進行查閱利用，檔案利用空間被進一步擴大。并且檔案數字化以后，用戶可以隨時查閱需要的檔案文件，再加之新的網上檢索方式的進步，用戶在查找自己需要的檔案資源所用時間進一步減少，檔案資源的利用效率大大提高。

建設數字檔案館作為一種大數據利用的方式，有助于提高企業決策信息化、精準化。在信息爆炸增長的今天，企業想要在激烈的競爭中作出科學的決策，就離不開對于整個企業信息資源的分析和利用。數字檔案館能夠幫助企業精確了解和掌握各類信息，通過對內部部門檔案資源的挖掘管理，有助于破除企業各個部門間存在的數據壁壘，實現信息資源的共享，進而判定企業內部部門協調發展狀況以及企業自身發展趨勢變化，推動企業管理現代化轉變，更好的發揮企業在社會發展中的作用。

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作者單位：中國直升機設計研究所