淺析行政執法檔案信息化應用的社會效益

劉亞 張其嚴

行政執法檔案是行政執法單位在實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查及其他執法活動中形成的各種文字、圖表、聲像、電子載體等形式的歷史記錄，屬于文書檔案的一部分，是重要的信息資源。

行政執法檔案是執法活動的載體和依法執法的依據，具有體現法定程序，載明法定事項，明確執法責任的作用。[1]行政執法檔案兼具主體特定性、形式規范性、法律效力不可重復適用性的特點。

一、行政執法檔案信息化應用現狀

為充分開發利用檔案的價值，使其發揮最大社會效益，執法單位大力推進行政執法檔案信息化工作，即對各類被監管單位的許可審批、日常監督檢查、衛生行政處罰等建檔留存的同時，實現網絡和紙質同步建設，所有被監管單位的執法檔案全部錄入專業信息平臺，檔案管理人員嚴格把關，確保每份實體檔案與電子檔案對應一致。同時，通過專業信息平臺，監督指導下級業務，并接受上級機構監督。

以河北省衛生行政執法檔案為例，檔案信息化處理全部收錄河北省衛生計生綜合監督信息平臺，實現省、市、縣分級監督和業務指導。同時，全省執法檔案資料經數據交換并入國家數據系統。

二、行政執法檔案信息化應用的社會效益

經信息化處理后的行政執法檔案在應用過程中會產生以下幾方面的社會效益。

1.為各級各部門科學決策提供數據參考。行政執法檔案信息化應用后，統計查詢、數據分析更加快捷直觀，按時間、地域、行業分類、執法進度、罰沒金額、營業狀態等條件都可對數據進行篩選比對，分類匯總等操作，快捷得出統計數據，分析圖表等，簡單快速。幫助當地政府，相關行政部門，上級執法部門科學決策提供依據。比之翻閱紙質檔案，人工點數的傳統方式，效率大大提高。

2.拓展監督執法工作的廣度和深度。信息化檔案數據廣度上涵蓋大量行政執法業務，深度上涉及鄉鎮（派出機構）、縣、市、省、國家各級機構，橫向到邊，縱向到底，底數清楚，業務明晰。在此基礎上，上級對下級的督導受時間、空間的制約較少，督導和指導工作開展更加方便和低成本。

3.最大限度發揮監督指導、服務社會職能。被監管單位實體、紙質檔案、電子檔案三者對應，確保每一個被監管單位都納入監管范圍，掃清監管死角，杜絕監督對象體外循環，從而最大限度發揮監管職能，更好為社會安全和公眾健康保健護航。同時，信息化處理后的檔案信息，經設置，具備電子報警、前饋機制、后續追蹤、制式文書等功能，從而更好的履行職責，服務社會。如可在許可到期前規定日期內提醒服務對象及時辦理延續;可排查零次監督單位，并按分級標準完成規定監督頻次，確保監督全覆蓋;可追蹤監督整改落實情況;可線上提供文書范本給服務對象等。

4.促進行業交流，業務進步。優秀檔案、典型檔案借助檔案信息化應用實現零距離的網上交流共享，全國各地的執法機構和個人可以更加便捷高效的實現業務的溝通交流，學習探討。較之傳統學習方式，節約時間和經濟成本，并且突破了地域限制，范圍更廣，效率更高，形式靈活多樣。

5.推動各領域信息資源共建共享。信息化處理后的行政執法檔案應用范圍更廣，實現多領域、跨行業的流通，大部制聯合執法前景廣闊。仍以衛生行業為例，衛生行政執法檔案信息化應用于河北省衛生計生綜合監督信息平臺的基礎上，與省行政許可審批平臺、市兩法銜接平臺、市政府雙公示網站實現對接，完成檔案信息資源的傳輸和共享，促進衛生行政執法檔案信息化應用的價值最大化，促進各部門協同合作，節約了行政成本。

參考文獻：

[1] 行政執法檔案管理初探.王學義. 中國檔案 2009年04期

作者單位：保定市衛生監督局