高校檔案收集工作長效機(jī)制策略研究

熊玉閣 熊國雷

一、高校檔案收集工作存在的問題

（一）檔案收集歸檔意識不強(qiáng)

高校檔案收集需要學(xué)校各相關(guān)主體和部門的配合。由于相關(guān)工作人員，尤其是高校檔案產(chǎn)生部門工作人員檔案歸檔意識不強(qiáng)，缺乏歸檔意識，導(dǎo)致部分應(yīng)該歸檔的檔案資源缺失，影響檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量。

（二）高校對檔案工作重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足

高校在實際工作中，比較重視學(xué)生教育教學(xué)、科學(xué)研發(fā)和社會服務(wù)，認(rèn)為檔案工作只為這些核心工作服務(wù)，即檔案材料憑證保存工作，對檔案工作重視度不高，對檔案工作發(fā)展的需要，包括場地、設(shè)備、人員配備和檔案開發(fā)及編研等投入不足，從而制約檔案工作的轉(zhuǎn)型升級，導(dǎo)致檔案資政和育人功能發(fā)揮不出來。

（三）檔案工作隊伍力量不夠

高校在檔案收集中未建立起部門立卷制，未將各業(yè)務(wù)部門及二級學(xué)院納入檔案管理體系。各業(yè)務(wù)部門及二級學(xué)院未指定檔案工作專人，高校檔案工作隊伍不健全，檔案工作人員教育培訓(xùn)不到位，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，檔案收集業(yè)務(wù)無法延伸到各業(yè)務(wù)部門和二級學(xué)院，導(dǎo)致檔案收集的全面性不夠，未按時未按要求規(guī)范收集，嚴(yán)重影響檔案收集工作質(zhì)量和效率，影響高校檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

二、構(gòu)建高校檔案長效收集機(jī)制的策略

（一）建立健全檔案收集工作體系

1.堅持系統(tǒng)觀念，構(gòu)建檔案收集管理體系

（1）堅持檔案工作的政治定位，加強(qiáng)檔案收集工作的領(lǐng)導(dǎo)體系建設(shè)

高校要堅持和完善黨對檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，將黨的領(lǐng)導(dǎo)始終貫穿高校檔案工作“十四五”規(guī)劃實施全過程，為順利實現(xiàn)全國檔案事業(yè)“十四五”各項目標(biāo)任務(wù)提供堅強(qiáng)保證。高校要全面落實檔案工作的規(guī)劃實施組織領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，加強(qiáng)檔案工作的頂層設(shè)計，建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，確保檔案工作經(jīng)費(fèi)，將檔案事業(yè)納入發(fā)展規(guī)劃，納入目標(biāo)考核、檢查評估、專項督查的內(nèi)容，制訂學(xué)校檔案工作“十四五”規(guī)劃，及時研究部署和協(xié)調(diào)解決檔案工作的重大問題。

（2）深入推進(jìn)并完善部門立卷制度，將學(xué)校內(nèi)部各業(yè)務(wù)主管部門和二級學(xué)院納入檔案管理工作體系

高校要完善檔案收集的管理體系，實施部門立卷制度，明確各業(yè)務(wù)部門和二級學(xué)院檔案管理的主體責(zé)任，強(qiáng)化各部門檔案事業(yè)發(fā)展的職責(zé)，加強(qiáng)各業(yè)務(wù)部門和二級學(xué)院檔案收集工作履職能力建設(shè)，推動各部門將檔案工作納入年度工作計劃，要求各部門對本單位內(nèi)部產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。檔案管理部門負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)各部門按照檔案材料入館范圍和規(guī)范要求，制訂各部門檔案收集工作檢查監(jiān)督制度。

2.完善檔案收集工作的制度建設(shè)，加強(qiáng)制度保障

建立健全檔案收集制度標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。以貫徹落實新檔案法為契機(jī)，做好高校現(xiàn)行檔案管理制度的存改廢，保持高校檔案工作制度與新檔案法配套，以制度形式明確檔案收集范圍、收集標(biāo)準(zhǔn)及移交程序;規(guī)范檔案監(jiān)督檢查等方面的制度和政策，修訂和完善學(xué)校檔案年度考核評價指標(biāo)體系，改進(jìn)文件材料歸檔整理年度檢查辦法，制訂部門檔案立卷實施辦法。在檔案收集方式上，高校應(yīng)建立健全檔案長效收集，涵蓋常態(tài)化檔案收集方式、重大專題專項檔案收集方式、高校檔案社會征集方式，明確學(xué)校各部門職責(zé)，要求各部門確立本部門檔案管理制度、歸檔范圍及部門檔案工作負(fù)責(zé)人，推動學(xué)校檔案材料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，拓展學(xué)校館藏檔案資源。

3.加強(qiáng)檔案收集工作隊伍建設(shè)

做好檔案工作，必須有一支高素質(zhì)的專業(yè)化干部隊伍。高校檔案工作隊伍是高校高質(zhì)量完成檔案收集工作的組織保障。

加強(qiáng)檔案工作隊伍的教育培訓(xùn)，全面提升檔案工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。高校要有全局觀，全面掌握檔案工作隊伍的基本情況，做好檔案工作隊伍建設(shè)的布局，加大工作隊伍建設(shè)的投入，在工作實踐中發(fā)揮高級人才的人力資源優(yōu)勢，實行檔案工作“傳幫帶”和“老帶新”機(jī)制，讓檔案工作人員真正成為政治上的明白人、檔案工作的內(nèi)行人，提高檔案收集整理工作的能力，努力打造一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才隊伍。

完善檔案工作考核機(jī)制。高校要弘揚(yáng)勞模精神、勞動精神、工匠精神，制訂高校檔案工作業(yè)績考核制度，對檔案工作業(yè)績進(jìn)行量化考核，根據(jù)檔案工作業(yè)績考核結(jié)果，開展檔案人才的表彰工作，樹立先進(jìn)典型，激勵引導(dǎo)高校檔案工作者爭當(dāng)新時代最美奮斗者，建功新時代、奮進(jìn)新征程，凝聚起推動檔案事業(yè)發(fā)展的磅礴力量。

（二）打造安全便利的檔案收集網(wǎng)絡(luò)平臺，強(qiáng)化檔案收集工作的科技支撐

檔案科技與信息化是推動檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要驅(qū)動力，要充分發(fā)揮科技創(chuàng)新在檔案事業(yè)發(fā)展中的支撐作用，加快實現(xiàn)以檔案信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。高校要與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案收集工作方式，加快推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，充分利用云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)和檔案工作的深度融合，加大運(yùn)用現(xiàn)代科技手段的力度，推進(jìn)檔案收集網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，推動檔案收集工作向創(chuàng)新化、科技化發(fā)展，使得檔案收集工作普惠化、便捷化、遠(yuǎn)程化。

加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)一步完善電子檔案采集、整理、歸檔工作機(jī)制，對庫存資源實行“存量數(shù)字化”，高校檔案收集工作的網(wǎng)絡(luò)平臺要對接學(xué)校相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)校電子檔案全流程收集，做到高校檔案“增量電子化”，簡化檔案收集流程，提高館藏檔案資源數(shù)字化率，為檔案信息化建設(shè)、檔案開放、檔案保護(hù)、檔案編研打好基礎(chǔ)。

（三）構(gòu)建高校檔案安全紅線和底線，建立檔案監(jiān)督檢查機(jī)制

檔案安全本質(zhì)上是政治安全，檔案安全涉及國家各個領(lǐng)域、各個方面的安全，不管是損毀、遺失檔案實體還是泄露檔案所記載的特定信息，都將造成無法彌補(bǔ)且難以估量的損失。高校要強(qiáng)化檔案安全意識，健全檔案安全工作機(jī)制，建立和完善檔案工作責(zé)任制，切實擔(dān)負(fù)起主體責(zé)任、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和監(jiān)管責(zé)任，對各業(yè)務(wù)部門和二級學(xué)院及檔案工作隊伍加強(qiáng)檔案安全教育，讓檔案安全意識入腦入心入工作實踐，落實檔案存取要求，探索創(chuàng)新檔案收集工作監(jiān)管方式，充分運(yùn)用信息化手段和遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)平臺，找準(zhǔn)檔案收集工作的薄弱環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對檔案工作的日常監(jiān)管，嚴(yán)守安全底線，確保收集檔案不遺漏不缺失。

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作者單位：海南大學(xué)檔案館（校史館）? 洛陽鐵路信息工程學(xué)校