“智能+”時代檔案管理方法創新探討

紀麗萍

摘要：檔案信息的保存和處理，作為一項較為復雜和繁重的工作，在具體實施時，面臨著多方面的限制因素，而為了讓檔案更好的服務于社會和人民，就需進一步改革和轉變以往的檔案工作方式，結合信息化和大數據時代背景，增強對信息數據的利用率，從而達到對檔案的信息化建設，并極大的提升檔案服務質量，將更多更有價值的信息提供給人們，從而促進社會的進一步建設和發展。

關鍵詞：智能化;檔案管理;創新

一、新時代信息智能化背景下事業單位檔案管理的特征

（一）智能化檔案為管理對象

在新時代信息智能化背景下，事業單位檔案資源也逐漸實現了信息化，事業單位越來越少的利用紙質檔案，不斷增加智能化載體檔案，技術人員可以在計算機中存儲這些檔案，智能化檔案具有一定的虛擬性，這類檔案可以實現復制和傳輸等功能。

（二）收集利用為管理核心

在管理紙質檔案的過程中，管理人員需要加強信息管理檔案，但是落實信息化檔案管理工作，事業單位需要加強整理和保管檔案，因此也改變了事業單位檔案管理工作的對象，不斷增加了智能化檔案的數量，事業單位檔案管理工作的重點是高效管理和利用信息化檔案。

（三）檔案利用方式的信息化

事業單位在利用紙質檔案的過程中，檔案管理人員需要來到檔案室查閱檔案，降低了檔案利用率。在新時代信息智能化背景下，可以利用計算機形式呈現出智能化化檔案，提高了檔案查閱和利用的便利性，在網絡化應用階段，可以使檔案工作的效率和質量進一步提高。

二、新時代信息智能化背景下事業單位檔案管理的現狀

（一）檔案管理方式滯后

在新時代信息智能化背景下，逐漸突出了事業單位檔案智能化的重要性，事業單位在日常經營生產中會不斷出現各種智能化信息資源，在實際利用當前的檔案管理模式中，因為智能化化建設工作具有滯后性，無法滿足時代發展的需求。一些事業單位雖然建立了自動化辦公模式，但是因為事業單位檔案管理工作具備保密性，再加上事業單位檔案管理工作并不會直接產生經濟效益，因此一些事業單位并沒有構建專業化的檔案管理信息化平臺，沒有及時歸檔電子檔案，無法完整的存儲事業單位檔案信息。

（二）網絡安全問題

事業單位利用信息化技術的階段，事業單位需要正確理解信息化技術的利弊，高效管理和利用檔案，但是同樣也威脅到檔案安全性。事業單位經常會泄漏檔案信息，影響到事業單位信息的安全性。實現事業單位檔案管理工作的信息化，需要完善安全基礎設置，保障網絡信息安全性。促進新時代信息智能化背景下事業單位檔案管理工作可持續發展。

（三）檔案服務信息化程度低

事業單位檔案管理工作的目的是開發運用檔案信息，同時可以為事業單位戰略發展提供可靠性的參考數據。但是當前很多仍舊注重保管和整理檔案信息，降低了事業單位檔案管理信息化程度。在新時代信息智能化化背景下，檔案信息逐漸實現了智能化，對于事業單位檔案管理工作也提出了更高的要求，事業單位不僅要歸檔整合檔案，同時也要集中查閱檔案，提高檔案信息搜索和應用的便利性。

（四）電子檔案真實性問題

傳統的紙質檔案具有較高的真實性，因為檔案的載體是紙質，因此在記載和保存檔案信息的過程中很難發生虛假問題。但是針對電子檔案類型，因為信息技術具有虛擬化特征，因此很容易引發各種問題，尤其是真實性問題，一方面很難確定信息的原始性和真實性，另一方面在保存信息的過程中，如果發生了其他問題，也會影響到檔案信息的真實性，被他人篡改之后很難被察覺。

三、新時代信息智能化化背景下事業單位檔案管理創新措施

（一）提升檔案工作者的綜合素質

為了創建更加完善和全面的檔案信息庫，首先需建立一批具有較強工作能力的檔案工作者團隊，尤其是在大數據時代下，對檔案信息的利用和工作方面都提出了更高的要求，不再是簡單的裝訂和查閱，因此檔案人員需著眼于檔案的數據方面，借助大數據來促進和完善檔案館的管理和服務工作。為此，在大數據時代下，檔案人員需逐漸轉變為“數據科學家”，完善自身的綜合技能，一方面需具備全面的數學知識，能夠創建數據模型，另一方面能夠借助信息技術創建數據模型分析系統，最后還需對數據進行處理和分析，并總結出自己的獨到見解。此外，還需要做好相關工作人員的培訓功能，豐富其檔案管理專業知識，強化也操作技能，尤其是各種先進的管理方法、儀器設備的操作方法等，使之更好的迎合社會發展需要，更好的滿足檔案管理需要，更好的為檔案管理工作而服務。

（二）積極推進知識化和智能化化的館藏檔案方式

大數據時代，需積極轉變館藏檔案的存在形式，使其不再是以往的紙質檔案和無法處理的電子檔案形式，而應是包含數據信息的智能化形式，應將館藏轉變為一種最基礎的數據資源，而不僅僅作為被查閱者。為此，檔案部門需注重館藏的智能化化工作，并提升其對內容數據的建設能力，實現館藏數據資源化建設。提升檔案管理高度，使其轉變為知識管理，從而作為數據基礎，以供大數據時代的檔案管理和服務工作參考。

（三）建立管理服務平臺

在新時代信息智能化背景下，為了高效管理檔案資源，事業單位需要優化檔案管理形式。利用信息技術整理事業單位內部數據，構建智能化檔案管理服務平臺。事業單位利用智能化化檔案管理平臺，可以及時管理和發布檔案信息，同時可以存檔電子檔案。事業單位需要改進檔案管理流程，保障電子檔案安全性，提高事業單位檔案信息的規范性，保障信息化管理效果。事業單位完善管理服務平臺，需要利用平臺拓展性，集成利用事業單位自動化辦公系統，可以自動歸檔事業單位電子檔案。事業單位需要利用智能化檔案管理模式，完善檔案信息管理系統，詳細的記錄檔案數據，促使事業單位高效利用信息，科學的配置事業單位檔案資源。同時需要通過數據分析，滿足事業單位信息需求，進一步豐富事業單位檔案管理功能。

建立檔案信息服務平臺，不僅需要高速的傳輸信息，還要完善安全保障系統。利用網絡技術實現事業單位檔案管理工作的智能化。全面收集實體檔案信息和智能化檔案信息，通過分類匯總，保障檔案信息的安全性，建立檔案信息查詢平臺，有利于事業單位高度共享資源，不僅可以提高事業單位檔案信息的真實性，同時可以實現事業單位檔案資料的智能化，幫助用戶便捷的獲取信息，提高事業單位檔案管理工作效率。

（四）強化應用系統建設

因智能化檔案信息不僅多樣而且還十分復雜，只有將各個系統綜合在一起，方能將其功能最大化發揮出來。首先，針對業務系統而言，需要內嵌保管期限表、歸檔范圍以及電子文件分類方案，并且還應具備半自動或者全自動鑒定電子文件歸檔范圍、劃定保管期限等功能，可以高質量的完成格式轉換等功能。其次，具有能夠管理多門類檔案的功能，合理劃分檔案門類，采用軟件界面檔案門類樹羅列準確。另外，還需要指出的是，系統還需要具備音響、文書等檔案門類管理。最后，系統應能夠對文書、照片、錄音等類型的電子文件急性自動或手動收集的功能，具有能對傳統載體歸檔文件等進行輔助接收、采集的功能。只有具備上述功能要求，才能使檔案工作變得更為高效、先進。

四、結語

我國不斷改進和完善信息化技術，為了事業單位工作效率，事業單位需要重視檔案管理工作。在新時代信息智能化背景下，在事業單位檔案管理工作中充分利用信息技術，創新檔案管理工作模式，進一步提高事業單位檔案管理工作的信息化水平，為事業單位經營發展提供針對性的數據。

參考文獻

[1]徐飛翔.淺析新形勢下如何創新國有事業單位檔案管理工作[J].經濟師，2020（10）：238-239.

[2]孔旸.事業單位檔案管理與知識管理的深度融合及創新發展研究[J].城建檔案，2020（8）：78-80.

[3]曹倩.大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新路徑探索[J].蘭臺內外，2020（25）：7-9.

長白朝鮮族自治縣勞動監察大隊 吉林省白山市 134300