大數據對學校檔案管理帶來的啟示

朱清昆

摘要：大數據互聯網時代的到來，為人們的生活提供了大量的便利，也促進了社會經濟的不斷發展。大數據技術也對學校的檔案管理體系的發展產生了巨大的影響。但如何在學校檔案管理體系的建設當中有效的使用大數據技術，依然缺乏統一的指導方針，需要各個學校檔案部門積極探索研究。本文從大數據應用的必要性出發，重申了將大數據技術應用于學校檔案管理系統的重要性以及其應用策略，為廣大的檔案管理人員吃下一粒定心丸，堅定的改革檔案管理系統。

關鍵詞：大數據;檔案管理;改革

引言：目前的社會處于數據爆炸的時代，每天都有成千上百萬的信息數據被創造出來，如何有效利用這些數據已經成為了目前社會以及政府關注的重點。大數據技術的發展，滿足了社會急需處理海量數據的需求，也促進了社會各行各業的革新。將大數據技術應用到學校的檔案管理工作中，有助于提升使用效率，加快查詢速度，提高學校檔案管理的質量，為學校的聲譽建設貢獻力量。

一、大數據的特點

第一，大數據又稱為海量數據，其數據量極大。得益于互聯網的發展以及應用，人們可以在互聯網上發布和使用來自全世界的數據信息，這些數據種類多樣，內容繁雜，需要特殊技術才能加以利用。第二，數據傳輸速度快。尤其是5G時代的來臨，大數據的生成以及傳播速度大大加快，使得人們可以立刻獲得來自全世界的數據信息。第三，大數據具備使用價值。大數據中通常蘊含人們對于某事的看法或客觀事實，會對社會的各行各業產生深遠的影響。第四，大數據的形式多樣。大數據的形式并不是唯一的，可能是音頻視頻，也可能是文字表情，只有利用大數據技術對非結構化的數據信息進行轉換篩選，才能從中找出蘊含的有價值的規律，為經濟建筑和社會發展提供幫助。學校檔案信息資源作為一種內容繁雜，缺乏條理性而又承載形式多樣的數據信息，只有將大數據技術有效的應用到學校的檔案管理當中，才能實現檔案信息的有效利用。

二、大數據運用在學校檔案管理中的必要性

（一）滿足社會發展的需求

社會的快速發展對人才提出了更高的需求，學校作為為社會輸送有用人才的基地，起到了至關重要的作用。因此，只有做好學校的檔案管理工作，才能更好的根據學生情況調整教學計劃，根據學校的師資情況，及時調整學校的運行方式，從而幫助學校提高教學質量，促進學校聲譽的不斷提高，為社會提供更多的高水平人才。

（二）優化檔案資源管理

傳統的檔案存儲方式多以紙質作為承載方式，其不僅占有大量的存儲空間，而且隨著存儲時間的增加以及數據信息的積累，很容易導致檔案信息缺失以及難以高效的查詢等問題，對學校檔案管理工作產生了負面影響，降低了使用效率。在大數據技術的幫助下，學校檔案管理系統可以利用云存儲以及云服務結合的方式有效的整合檔案資料，并利用電子形式作為存儲方式，有效的提升了檔案查詢效率，并減少因為意外情況而導致的檔案信息資源的缺失，保障了檔案管理工作的成果。

（三）提高檔案管理人員的工作效率

傳統的以紙質媒介存儲的學校檔案信息資源需要占有大量的空間進行存儲，并且在調動和提取檔案信息時花費大量的時間進行查詢。盡管學校檔案管理人員會按照編號和類別進行分類歸檔，但隨著年限的增長，檔案會逐漸增多，造成工作量的大幅增加，最終需要花費檔案管理人員大量的時間尋找之前的檔案，工作效率較低。而在大數據技術的協助下，檔案管理人員只需要將要尋找的檔案名稱輸入到搜索框中就可以迅速找到檔案的信息以及內容，大大縮短了查詢時間，提高了工作效率。除此之外，互聯網的應用減少了檔案數據傳輸的時間，避免了數據傳輸被時間和空間所限制，為檔案使用者帶來了便利。

三、大數據下學校檔案管理的改革策略

（一）構建檔案數據平臺

首先，學校應該構建檔案數據平臺作為檔案管理系統構建的基礎，從而構建大數據時代下的檔案管理體制。社會經濟的快速發展，促使對人才的需求快速增加，學校的招生規模不斷擴大，檔案信息資源也在快速增加，傳統的檔案管理模式難以應對如此龐大的檔案數據量，檔案管理人員的工作量過大。而在大數據的幫助下，檔案管理人員可以建立檔案數據管理平臺，通過電子形式存儲并利用大數據技術進行檔案數據共享，從而極大的提高了工作效率和質量，并為學校的發展提供了有價值的數據支持。

（二）增強檔案資源共享能力

構建信息化的學校檔案管理系統，需要將大數據技術的應用細化，科學的開展檔案信息資源整合工作，從而提高檔案信息資源的共享能力。第一，學習管理層應積極推動大數據技術在檔案管理工作中的應用，利用信息化的技術優勢營造良好的檔案管理環境，從而實現學校各部門之間數據信息的有效整合。第二，學校應提升硬件設備的水平，及時淘汰老舊設備，為檔案管理工作配置服務器和存儲設備，從硬件方面對學校的檔案管理提供支持，確保學校檔案的存儲安全。第三，學校應充分意識到信息資源的多元化，建立完善的信息分享平臺，實現對不同類型的信息進行整合。將數據按照其來源和內容劃分不同的權限，有利于對數據的保護，并提高檔案管理人員對信息查詢的速率，促進檔案管理工作質量的不斷提高。

（三）增強數據檔案安全機制

電子信息檔案存在的一個弊端就是容易遭到黑客入侵，從而造成有價值信息的損失。因此，學校應利用網絡安全技術對檔案管理系統進行保護，并設置權限管理，避免檔案丟失事件的發生。其次，應該積極使用新型加密技術以及防火墻手段。傳統的保密方式通常使用數字密碼的形式，形式單一，容易被破解。因此，可以利用新型的加密技術例如證書式簽名技術增加檔案信息的安全性，并利用防火墻保護檔案管理系統，減少檔案信息資源遭到竊取的可能性。

（四）加強工作人員的綜合素質

學校檔案管理體系中，最核心的部分是人，只有擁有一支具有高水平高素質的管理隊伍，才能確保學校檔案管理工作的質量。在大數據時代下，檔案管理人員應該積極開展對新技術的學習，提升自身的能力，跟上時代發展的步伐。此外，學校也應該積極開展相關內容的培訓，提高檔案管理人員對大數據技術以及信息化時代的理解，幫助其掌握技術操作的要領，從而更好的為學校的檔案管理體系建設做出貢獻。

四、結束語

總而言之，我國社會的快速發展對人才的需求越來越多，構建高質量的學校檔案管理工作有助于為社會提供高水平的人才，因此學校管理層應該充分重視對檔案資源的有效利用，構建相關平臺并提供檔案管理人員的綜合素養，并科學合理的使用大數據技術從中總結出有價值的信息，從而提高學校檔案管理工作的效率，促進學校的可持續化發展。

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