基于有道云筆記的高校輔導員工作效率提升攻略

崔筱琳

摘要：于2011年面世并迅速興起的有道云筆記已逐漸成為筆記類應用的領軍者。本文淺析高校輔導員傳統信息管理方式存在的問題，概述有道云筆記的功能和優勢，分享有道云筆記在高校輔導員日常工作中的具體應用實例，旨在為高校輔導員應用有道云筆記進行信息管理、提升工作效率提供借鑒。

關鍵詞：云筆記;輔導員;信息管理;工作效率

近年來，全國高校招生規模不斷擴大，在校學生數量逐年攀升，為高校輔導員工作帶來更多挑戰。高校輔導員日常面對大量的電話、短信、群消息和私聊消息，僅憑大腦記憶力不從心，容易遺忘重要事項和截止日期，這就凸顯了信息管理的重要性。

筆者通過文獻調查和實地訪談，發現絕大多數輔導員在工作中以傳統信息管理方式為主，以文字、手繪圖形式的傳統筆記記錄信息，輔以電腦、優盤、移動硬盤儲存信息。

傳統筆記可能存在如下問題：記錄方式單一，記錄速度較慢有時無法完整記錄，修改調整內容困難，信息凌亂分散無法快速檢索定位，容易丟失不易攜帶等。

一、有道云筆記的功能和優勢

有道云筆記是 2011 年網易旗下有道推出的個人與團隊的線上資料庫，其作為一種現代信息技術重要工具，在教育教學、工作管理等方面應用廣泛。

有道云筆記是對傳統筆記的升華，兼具文本手寫圖片語音多方式錄入、語言翻譯、文檔掃描Ocr識別、pdf轉word、一鍵導出、一鍵轉存微信微博鏈接收藏和網頁剪報、云協作共享等多種功能。

有道云筆記優勢明顯，存儲記錄媒體豐富多樣，支持多種附件格式，傳輸速度快，美觀整潔，自動保存，手機客戶端、電腦版、網頁版、iPad實時云端同步，實現多地點辦公，可隨時隨地查看編輯，增補修訂內容簡單，檢索查找內容快捷，導出分享打印方便，重要資料還可加密保存。有道云筆記格調質樸，專注做筆記，目前持續推出創新功能。最重要的是，使用者擁有 2G 容量初始免費存儲空間，完全可以滿足輔導員日常工作需要。

二、有道云筆記在輔導員工作中的應用實例

（一）資料存儲

高校輔導員可利用有道云筆記建立三級目錄，一鍵導入文件，進行分類管理。日常工作中教師通知、學生通知、賬號密碼、黨建材料、榮譽獎勵、理論文章、課題申報、會議記錄等均可按類別分別儲存。

輔導員可利用零散時間，通過云筆記的科大訊飛語音錄入、圖片錄入、一鍵轉存和網頁剪報等功能，積累素材資料，將瑣碎繁雜的工作條分縷析，形成層次分明的脈絡體系，搭建專屬知識庫。云端信息不會丟失，可隨時隨地多端口查看，可避免下班后因緊急突發事件需要回辦公室查看信息的麻煩。

（二）報表統計

高校傳統表格統計方式為輔導員督促班長，班長督促舍長，舍長督促舍員，層層匯總上報信息，執行過程繁瑣低效，而通過有道云筆記插入表格和云協作共享功能，可高效快捷地進行報表統計，多人可同時編輯表格信息，操作類似于騰訊在線表格，不同于騰訊在線表格一鍵導出 excel，有道云筆記編輯后可一鍵導出word。

（三）工作備忘

基于有道云筆記的工作備忘方式有兩種：

一是新建名稱為年份的文件夾，新建以年月命名的文檔，每日分辨緊急而重要的工作、緊急而不重要的工作、非緊急而重要的工作、非緊急而不重要的工作四類，依次記錄，尚未完成任務標記黃色高亮顯示，特殊任務可標記其他顏色高亮顯示;

二是通過創建待辦事項模塊記錄，完成任務后點擊復選框打鉤標記，以提示按照計劃執行。筆者一直采用前者，文檔清晰簡潔明了，內容進度一目了然。面對年度延續性事務或重要通知部署，很容易搜索到往年是如何安排的。

（四）文稿整理

高校輔導員在撰寫主持詞、講話稿、工作總結、述職報告、理論文章等時，由于前期資料分類存儲的鋪墊，只需簡單復制、合并、刪減、潤色等操作。可應用有道云筆記的pdf轉word功能，將最新搜集到的素材一鍵轉為可編輯狀態，輕松快捷取用所需。可應用有道云筆記的翻譯功能，將中文摘要一鍵翻譯為英文后人工核對修改。

三、結語

高校輔導員工作事無巨細瑣碎繁雜，選擇高效的信息管理工具至關重要。筆者自 2019 年 1 月開始使用有道云筆記，體驗感良好。故此，筆者綜述有道云筆記功能及應用形成攻略，以期幫助更多輔導員記錄和簡化工作，讓工作更加輕松、更有條理、更高效率。

參考文獻：

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