淺析高校檔案信息化建設(shè)

汪敬

摘要：信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和利用，為更好地查詢利用檔案提供便利。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化逐漸成為主流趨勢，作為高校，更應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，重視檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作管理水平，為高校檔案事業(yè)的發(fā)展提供重要保障。本文結(jié)合信息化建設(shè)的時(shí)代要求，對高校檔案信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化建設(shè)

隨著教育的不斷發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，檔案也成為高校發(fā)展進(jìn)程中十分重要的信息資源。將先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中，能夠促進(jìn)高校檔案信息化發(fā)展，提高檔案管理效率，降低成本，優(yōu)勢明顯。因此，高校需要結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況以及檔案管理工作現(xiàn)狀，積極采取信息化建設(shè)策略，不斷提高檔案管理水平。

1. 檔案信息化建設(shè)概述

1.1 含義

檔案信息化主要指對傳統(tǒng)檔案管理模式的突破，傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的主要內(nèi)容為實(shí)體檔案資料的保存，而信息化建設(shè)的目的便是實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案的保存。通過對數(shù)字化信息技術(shù)的利用，能有效提高高校檔案管理質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)需要對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化處理，實(shí)現(xiàn)信息的共享[1]。檔案信息化建設(shè)的過程中，工作人員需要使用多種先進(jìn)技術(shù)方法，例如數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件以電子的形式儲存在系統(tǒng)中，建立相應(yīng)的檔案信息庫。另外，在調(diào)用檔案的過程中，因相關(guān)手續(xù)流程較為復(fù)雜，導(dǎo)致效率低下，無法保證檔案管理工作的實(shí)效性。但是將先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中，不但能夠提高管理效率，同時(shí)能夠?qū)Ψ?wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，為檔案管理工作提供技術(shù)保障。目前工作人員可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，不斷拓寬信息來源，保障信息收集的全面性、有效性和準(zhǔn)確性，提高整體收集效果，另外也可以對不同檔案進(jìn)行整理和分類，保證工作效率的同時(shí)有效提高信息處理水平。

1.2 可行性

首先，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，得到了各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，這也為提高管理水平，加快信息化建設(shè)提供了全新的途徑。其次，高校均具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，工作人員也可以進(jìn)行相關(guān)操作，完成相應(yīng)的檔案處理工作。再次，越來越多的高校開始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，可以為檔案信息化建設(shè)工作提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。最后，我國也出臺了諸多檔案管理?xiàng)l例，提高了高校對檔案信息化建設(shè)的重視度，有助于促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2. 高校檔案信息化建設(shè)措施

2.1 提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度

在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，將檔案信息化建設(shè)納入高校發(fā)展規(guī)劃中。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，有計(jì)劃、有步驟、有針對性地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作，為廣大師生提供更優(yōu)質(zhì)、高校、便捷的服務(wù)。另外，需加大檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，營造良好的檔案管理工作氛圍。高校可以通過舉辦相關(guān)展覽、制訂工作簡報(bào)、檔案法規(guī)宣傳等方式，提高工作人員對檔案管理信息化工作的認(rèn)識，采取多種形式和途徑對檔案信息化建設(shè)重要性的宣傳，有效解放思想，更新觀念。

2.2 不斷完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

在檔案信息化建設(shè)的過程中，高校要根據(jù)實(shí)際情況和需求，對信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行配備和完善，保證檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。在檔案信息化建設(shè)的過程中，需加強(qiáng)對高校局域網(wǎng)的構(gòu)建，為高校各部門間信息的傳輸和共享提供便利，同時(shí)能夠提高文檔的收集效率。在硬件設(shè)施配備方面，需配備獨(dú)立的服務(wù)器，比如打印機(jī)、掃描儀和刻錄儀器等。在軟件設(shè)施配備方面，高校應(yīng)積極使用專業(yè)化檔案管理軟件以及相關(guān)數(shù)據(jù)處理軟件，提高檔案管理工作效率，為檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。另外，檔案管理需要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支撐，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的選擇需要建立在Internet/Web技術(shù)的基礎(chǔ)上。高校需要建立覆蓋全校的集成系統(tǒng)，能夠適用于多種操作系統(tǒng)、應(yīng)將平臺、多用戶、多任務(wù)，能夠在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下有效運(yùn)行，提高效率。最后，高校還需要加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建設(shè)。網(wǎng)站是展示檔案信息化建設(shè)成果的主要窗口，對網(wǎng)站進(jìn)行完善，結(jié)合不同用戶設(shè)立不同的欄目板塊，使用在線利用功能，開通在線服務(wù)，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[2]。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理工作人員的素質(zhì)對檔案管理信息化建設(shè)有決定性影響，因此，只有提高工作人員的綜合素質(zhì)才能有效推動檔案管理的信息化建設(shè)。首先，需要不斷優(yōu)化和完善人才聘用機(jī)制。在引進(jìn)人才的過程中，注重考察其專業(yè)背景，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)和檔案專業(yè)人才。在工作分工的過程中，需要結(jié)合工作人員的專業(yè)優(yōu)勢進(jìn)行合理分工，比如計(jì)算機(jī)專業(yè)人才可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、收集、檔案信息系統(tǒng)維護(hù)、檔案管理軟件優(yōu)化等工作。其次，需要建立相應(yīng)的考核機(jī)制。制定合理的崗位目標(biāo)責(zé)任機(jī)制，充分提高檔案管理工作人員的主觀能動性，加強(qiáng)對信息服務(wù)效率和質(zhì)量的重視，提供優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)。最后，需要建立相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制。加強(qiáng)對在職檔案管理工作人員的培訓(xùn)，鼓勵(lì)其進(jìn)一步深造，完善理論知識體系，掌握相關(guān)技能技巧。高校可以定期組織檔案行業(yè)前沿講座、相關(guān)學(xué)術(shù)會議等，通過多種方式有效提高工作人員的綜合素質(zhì)，使其符合檔案管理信息化建設(shè)需求[3]。

2.4 明確檔案信息化建設(shè)長期規(guī)劃

高校檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，是一項(xiàng)復(fù)雜的長期性的系統(tǒng)工程，因此需要做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，按照流程分布進(jìn)行，這樣才能保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。高校需要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定全面的信息化建設(shè)方案，將檔案信息資源開發(fā)和利用作為重心，促進(jìn)檔案數(shù)字化、管理規(guī)范化發(fā)展，不但能夠有效提高管理效率，同時(shí)有助于檔案服務(wù)領(lǐng)域的拓展。另外，高校需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，將檔案室檔案文件、案卷均錄入系統(tǒng)中，提高各部門檔案信息化管理水平，建立全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔“雙套制”的目標(biāo)[4]。

3. 結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必經(jīng)途徑，能夠有效提高高校檔案管理質(zhì)量和效率，但是檔案信息化建設(shè)任務(wù)艱巨，因此在建設(shè)的過程中，需要具備前瞻性，嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，考慮今后的需求，高校還需要結(jié)合自身具體情況，分階段展開檔案信息化建設(shè)，使檔案能夠更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 龐小銘. 高校檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 西部素質(zhì)教育，2020，6（9）：118-119.

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[3] 賀蕊. 淺析高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新要點(diǎn)[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020（8）：5-6.

[4] 談芳吟. 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問題對策[J]. 管理觀察，2018（6）：140-141.