施工企業辦公室行政精細化管理創新思路探究

李曉娟

摘要：企業辦公管理是所有企業和機構的必修課，精細化成為總部管理的最新制高點。精細化的總部管理可以有效提升企業效率。本文研究了總行管理當前存在的問題，明確了行政管理精細化的概念，提出了行政管理精細化的具體對策。

關鍵詞：施工企業;辦公室;行政精細化;創新

引言

行政管理在企業日常管理中占有重要地位，企業內部各部門職責明確，辦公室行政管理不同于其他部門。工作類型很多，而且沒有明確的工作職責。為了改善復雜的辦公工作，提高辦公管理的效率，促進各職能部門之間的順暢溝通，為發展做出貢獻，精細化辦公管理，使精細化的管理方法更加科學。

一、辦公室行政管理精細化的必要性

新形勢下，新的服務要求、新的技術手段帶來了新的標準和新的辦公管理要求，辦公行政管理必須能夠根據新時代背景和工作模式的要求來執行任務。長期滯后、薄弱的管理基礎難以應對，廣泛的管理模式不能完全適應現階段發展的應該，主要體現在以下幾個方面：（1）傳統式的辦公室管理觀念及管理模式不能完全適應現狀及發展，不能迎合于只完成日常具體任務及保持基層單位正常運轉的辦公室工作。（2）文書管理法律法規應該適應新網絡時代的要求，進一步加強全面性及系統性，并及時更新完善。（3）完善崗位責任制，職責不明確，責任落實不到位，科學量化評價困難。任務復雜，人員短缺，勢必影響辦公室的整體工作效率。（4）人員素質參差不齊。部分員工習慣了原有的工作方式和工作方式，工作節奏緩慢，難以接受和掌握現代辦公信息技術。符合科學精細化管理的要求。

二、企業辦公室行政管理中存在的問題

1.缺少完整的行政辦公制度

管理機制是施工企業各個職能部門必備的法律法規，管理機制的真實性及科學性是辦公室工作順利開展的根底。部分施工企業在運營過程中缺少完善的管理辦公系統，降低了辦公效率。 有些公司沒有針對不同性質的辦公工作制定具體的規章制度，使得不同部門的管理制度相似，影響工作效率。由于很多企業對辦公室工作沒有明確的分工，部分崗位缺乏相應的負責人，無人認領、相互成見的情況影響了工作的順利進行。

2.缺少團結協作能力

辦公室的行政工作需要不同部門和員工之間的相互溝通、協作和配合，不能一個人完成。 在企業層面的實際工作中，部分員工缺乏協作能力，無法有效溝通。當工作中出現問題時，員工沒有團隊精神，無法有效解決問題，降低了辦公效率。

3.員工綜合素質較低

在企業中，部分員工綜合素質較差，不擅長辦公室工作。 由于文書工作的特殊性，有些工作可能沒有具體的職責。當這些問題出現時，辦公室工作人員無法及時有效地解決這些問題。部分員工綜合素質低，責任心不強，明確責任的工作不會以積極的態度處理，導致問題的積累，影響企業的正常經營。

三、企業辦公室行政管理精細化的思路

1.提高管理者對精細化的重視

管理者在企業的正常經營中發揮著重要作用，對企業的發展方向起著決定性作用。 管理者必須具備施工企業改革精細化管理的意識，確保精細化管理的實現。公司的。管理員需要對辦公室管理的改進給予足夠的關注，以便他們可以配置該系統并監督該系統的實施。提高管理者對改進辦公管理的興趣是實現辦公管理改進的主要條件。

2.樹立精細化的管理制度

構建合理的薪資束縛監督制度，構建完好的管理業務流程，可以幫襯施工企業更好地管理辦公室，而完善的管理制度可以限制員工的績效，調動積極性。因此，企業必須建立合理、完善的精細化管理體系，作為員工行動的基礎。建立完善的管理制度，可以保證企業的順利運行，促進企業又好又快發展。

四、企業辦公室行政管理精細化的對策

1.以辦公室文化建設促進精細化管理的實現

職工的具體行為較大程度上依賴于她或者他的主觀思維法律意識。應該促成辦公室管理的提高，首先應該統一思想，使大家明白科學化管理并非一蹴而就的事情。那是一個不斷改進及完善的過程。通過制定科學的、可操作的管理計劃，可以逐步誘導員工執行各項任務，形成逐漸精細化管理的辦公文化，通過提升管理法律意識提升執行力。比如作者所在單位在每年年初制訂施工計劃，分解為月、周、日工作計劃。通過準確細致的工作安排，辦公室的管理模式也相應改進，員工們按計劃工作，周而復始，隨著時間的推移逐漸形成精細化的管理感覺。

2.以制度化和標準化推進精細化管理的實現

如果說思想上的高度統一是實現辦公行政管理提升的必要前提，那么制度建設是必由之路。辦公室行政管理工作繁瑣復雜，要實現精細化管理模式，必須有完備的規章制度來指導和規范日常工作。因此，有必要完善辦公室各環節的工作制度，避免行政疏漏。要健全監督檢查制度，提高執行力。要認真清理現行制度，保持制度合理，補充必要制度，廢舊制度，構建完整、有效的制度。同時，制定明確的工作標準是辦公室管理者的行為準則和評價標準。缺乏工作標準導致行政人員和辦公室的整體工作方向不一致，從而導致更高的工作錯誤率。作者認為，標準制定應盡可能數字化并與評估掛鉤，最終降低工作錯誤率并提高工作效率。

3.建立員工精細化管理的工作習慣

推進科學精細化的辦公管理，關鍵在于人。通過辦公室行政的精細化管理方法，應該可以有效地培養行政人員的工作習慣和工作態度。首先，需要建立有效的績效考核評價機制。為非程序性、主觀性強的任務設計必要的定性評價指標。應采用科學的評價方法，充分利用信息系統，自動選擇生成相關工作指標。一些指標通過補充人工方法和人機集成來提高評估效率，這在量化困難時是必需的。考核綜合評價辦公室的整體運作情況，一方面對優秀員工進行獎勵，激發和調動工作積極性和積極性，讓他們更加投入到工作中。另一方面，對表現不佳的員工應給予適當的懲罰，以便他們及時改進。二是要使行政工作快速提升，需要培養能夠思考和分析以往工作流程，能夠實時綜合經驗和不足的行政人力。

4.細化崗位設置、明確崗位職責

依照“定崗、定編、定規范”的要求，完善辦公室管理工作法律責任查究監督制度。依照辦公室的行政職能作用及程序，科學合理地設置工作。明確工作崗位職責，斷定工作連接的結點及程序，努力做到分工明確。根據部分功能優化和全功能最大化的要求，針對每個工作職能具體分解各種管理標準，形成工作規范。

5.運用科學的管理手段支撐行政事務的精細化管理

科學、精細的辦公管理管理必須依靠先進的信息技術來支撐。精細化管理的過程中會產生大量的信息數據，需要熟練地對這些數據進行分類、篩選、處理、分析和應用，以提高辦公效率，降低管理成本。《成本管理》網絡軟件用于各方面的管理、電信話費管理和低成本耗材管理。經過兩年多的使用和持續改進，有效推動了公司從業務啟動到預算、審核和報銷的成本管理，全流程實時管理，促進成本轉化。從跟蹤到過程控制，對加強企業成本的精準管理具有現實意義。

結束語

隨著現代社會分工越來越專業化和精細化，工作和管理的時代已經到來。 順應新時代的新需求，只有將精細化管理的觀念滲入辦公行政管理，促成辦公行政管理從粗放式管理向精細化管理的快速轉變，進而提升辦公工作品質及服務水平。效率可以不斷提高。公司辦公室工作繁重，種類繁多。做好日常工作有助于公司的正常運作，提高辦公效率，更好地完成工作，降低行政和溝通成本。

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