淺談如何提高新時代檔案管理能力

張菲

摘要：隨著我國社會的發展，城市化進程在不斷加快，我國經濟快速發展，檔案管理工作也隨著社會的發展出現了很多新的業務領域，而受傳統檔案管理工作理念的束縛，現代檔案管理工作實踐之中新的問題與挑戰日益突顯。因此有效提升檔案管理水平既是社會發展的需要，更是檔案事業發展的根本保證。

關鍵詞：提高新時代;檔案管理

引言

在社會工作全面發展、社會體制深化改革的新時代背景下，檔案管理工作的重要性也日益突顯。檔案管理的現代現建設對國家檔案事業的快速發展起著不可替代的重要作用，對國家檔案事業的健康、穩定發展起著積極的促進作用。因此，我們必須立足檔案管理工作實際，緊跟時代發展的步伐，牢固樹立新時期檔案管理的新理念，在檔案管理的工作實踐中不斷增強自己的使命擔當與責任意識，不忘工作初心、牢記管理使命，深入研究檔案管理工作的改革與創新，有效提高檔案管理水平。

1檔案管理信息化的必要性

在推進全面依法治國過程中，建設檔案管理信息化體系是必要的。法治國家是契約型的社會，在現代企業聘用制度中體現得尤為明顯，對于受聘者來說，檔案則是唯一具有法律效力的證明。同時，提高檔案存儲的效益與檔案的利用效率是社會高速發展的必然趨勢，是現代企業發展的重要條件。檔案信息化也是新時代各行各業信息化進程的需要，在現代企業的人力資源方面尤甚。例如，當企業采用檔案管理信息化的手段之后，企業內部員工信息更加透明，更有利于通過網絡查詢電子檔案，因人而異地為領導決策提供依據，有效提高決策說服力與準確性，對提高企業競爭力也有一定的積極作用。

2企業檔案管理存在的不足

2.1企業檔案管理工作未受重視

大部分企業對檔案管理工作不夠注重，單將檔案管理當作是合同文件管理等;很多企業對經營情況、社會效益格外重視，對企業基礎資料的管理在逐漸弱化，此時單位檔案管理工作逐漸被簡化，部分檔案和人事管理工作目前逐漸進入到辦公室的管理部分，兼職化的檔案管理成為一種趨勢。其只是對合同文件、人事檔案等展開管理，對其余的資料信息尚未完成高效的管理。因此企業缺乏完備的檔案管理制度，將客戶信息和業務資料等都附加在工作者身上，在工作者出現流動的情況下，便會直接導致信息的丟失，給企業帶來嚴重的危害。

2.2國有企業檔案管理信息化建設資金投入不足

國有企業信息化建設需要資金投入，信息化建設包括硬件設備、軟件設備、數據庫、專業人才等，這些硬件設備與軟件是檔案信息化建設的必備條件，都需要靠資金投入來支撐，與其他工作相比，由于國有企業檔案管理工作受重視程度不夠，所以，有的國有企業對檔案管理所需資金投入相對較少，導致使檔案管理部門設備陳舊和配套軟件缺乏、更新滯后。

2.3信息化檔案管理人才匱乏

國企檔案信息化管理建設各項工作離不開優秀專業人才的努力。但當前階段，國企檔案管理人員的綜合素質以及專業水平普遍較低，無法滿足這項工作對人才的高標準以及嚴要求。畢竟傳統意義上國企檔案管理工作簡單易懂，管理人員無須掌握各種復雜的信息技術。當信息化檔案管理建設工作全面展開時，這些老員工便覺得束手無策，缺乏先進的技能與知識進行各項實踐操作。人才匱乏，使現階段國企檔案信息化建設工作遭遇巨大“瓶頸”。

3提高新時代檔案管理能力

3.1改進檔案管理觀念

對企業來講，管理觀念的改進不能只局限在企業收入、利潤獲取等有關環節，假設忽視了檔案管理觀念以及方式的優化，那么企業便會步入錯誤的循環中。現代企業制度下的檔案管理，理應在管理思想上確認檔案作為信息來源，改變以往的管理方式，持續進行改進以及優化，科學地融進信息手段。除此之外，企業的管理者理應重視檔案管理工作的展開，提升自身對此工作的認知程度，強化相關知識。

3.2強化國有企業檔案信息化應用系統建設

國有企業檔案信息化應用系統建設主要內容包括：檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。為了保障國有企業檔案信息化建設工作的有效性，及時聯網，建立起網絡應用系統是十分必要的。做好國有企業檔案信息化應用系統建設，主要做好以下幾方面：一是建立檔案信息的數字化。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，形成有序結構的檔案信息庫。二是開展檔案服務接口建設。檔案服務接口是國有企業檔案部門建立的對外服務接口，是檔案管理部門與社會或國有企業聯系的重要接口，方便檔案利用和共享查找。三是積極推動數字檔案館建設。數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。數字檔案館與實體檔案館互為依靠，實體檔案館是數字檔案館的基礎，數字檔案館助推實體檔案館的建設，數字檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務機制。

3.3積極培養和引進優秀檔案信息化管理人才

國企檔案信息化建設整個流程中，信息管理人員的操作以及實踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環節。鑒于此，國企在日常人才培養以及人才招募過程中，必須要加強培訓質量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養方面的各項專業培訓以及指導環節中，國企管理層應當精挑細選出能力出眾且有責任心的優秀管理人才以及專業技術人員，定期、定點進行系統化培訓和檢查。讓所有國企檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標和發展方向，充分發揮出應有的技能水平和工作能力。此外，在先進人才的招聘以及引入環節，國企人力資源部門應當采取高薪競聘、廣納良才的選拔原則，為應聘者提供一個公平、公正的競爭舞臺，讓優秀的檔案信息化管理人才有機會大展拳腳，將自己的知識水平和專業技術全面展現出來，為國企檔案信息化建設工作添磚加瓦。

3.4加強檔案部門的物理環境以及硬件環境的安全建設

在進行電力企業的檔案管理水平提升的過程中，要注意不能夠將一些容易泄密的設備連接到檔案數據信息系統中，同時還要注意做好各個信息網絡的連接工作，如：公共信息網、國際互聯網等網絡，要禁止間接連接或者是直接連接，同時采取物理隔離的方式將電力企業的檔案數據信息系統與外網之間的聯系，從而避免企業的機密性的檔案通過網絡連接泄露出去。

結束語

檔案管理信息化建設并不是一蹴而就的，而是要根據信息化的不斷變化及時保持更新的一項長久性工作。檔案工作管理者要樹立創新意識，能夠努力克服檔案管理向信息化轉型過程遇到的困難，及時地了解社會、時代發展的現狀以及發展的需求，使檔案信息化管理工作能夠做到理論結合實踐、時代結合創新的發展勢態，使信息資源能夠服務于企業，服務于社會。

參考文獻

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