社保檔案管理之我見

王俊

【摘? ? 要】社保檔案管理對經(jīng)辦社保業(yè)務(wù)、維護參保人利益、社保基金運行情況分析等有著十分重要的意義，本文將根據(jù)筆者多年從業(yè)經(jīng)驗，從經(jīng)辦養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的角度去分析社保檔案管理存在的問題并提出相應(yīng)的建議。

【關(guān)鍵詞】社保檔案? 信息化? 電子化

中圖分類號：G4? ? ? 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.01.195

社會保險是我國社會保障制度中一個重要的組成部分，保障公民在年老、疾病、工傷、失業(yè)、生育等情況下依法從國家和社會獲得物質(zhì)幫助的權(quán)利。近年來，我國經(jīng)濟水平不斷提高，人們的保險意識不斷增強，參保人數(shù)也越來越多，相應(yīng)社保檔案數(shù)量也隨之劇增，因此檔案的管理、使用等工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。

一、什么是“社保檔案”

社保檔案記載著參保人的出生日期、參加工作經(jīng)歷、參保日期等信息，是計算參保人享受社保待遇的重要依據(jù)，還記載著社保機構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料，是社會保險行政部門或?qū)徲嫏C構(gòu)檢查社保基金收支和運行情況的重要依據(jù)，對維護社保基金安全有著十分重要的作用。

二、社保檔案工作現(xiàn)狀

1.對社保檔案管理重視程度不夠。加強社保政策宣傳、擴大社保參保覆蓋面、創(chuàng)新社保服務(wù)方式、簡化辦理社保流程等是近年來社保業(yè)務(wù)工作的重點。社保檔案管理是一項復(fù)雜的工作，地方政府重視度不夠，投入的人力、財力、物力遠遠滿足不了社保業(yè)務(wù)的管理需要，導(dǎo)致社保業(yè)務(wù)檔案管理工作無法全面開展，歷史紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)電子化。

2.時間久遠的紙質(zhì)社保檔案存在損壞風險。社保檔案不同于一般檔案，社保業(yè)務(wù)常常需要查閱和新裝社保檔案資料，社保檔案的使用頻率遠遠高于其他檔案，加大了社保檔案的損壞風險。受限于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展程度，社保信息系統(tǒng)建設(shè)起步晚，有許多參保人的參保信息、繳費記錄記載在紙質(zhì)檔案上，隨著年代久遠和以往保存檔案條件不完善，紙質(zhì)社保檔案較為脆弱，存在一翻就爛的風險。同時，紙質(zhì)社保檔案還可能存在非人力因素的破壞，如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等，這些因素無一不會對社保檔案造成永久性、不可逆性的破壞。

3.社保檔案信息化建設(shè)力度不夠。當今社保檔案的信息化程度遠遠跟不上社保業(yè)務(wù)需要，如辦理部分跨省養(yǎng)老保險轉(zhuǎn)移接續(xù)業(yè)務(wù)時，仍需要依據(jù)紙質(zhì)轉(zhuǎn)移接續(xù)信息表一一對照錄入，降低了社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率。缺乏社保檔案信息共享平臺，對于及時查詢是否違規(guī)繳納養(yǎng)老保險難度較大。社保檔案電子化程度不高，傳統(tǒng)索引方式難以做到分類分業(yè)務(wù)精準查詢，不利于參保人員的信息統(tǒng)計，難以發(fā)揮社保檔案在社保基金監(jiān)督過程中的重要參考作用。

三、加強社保檔案管理的建議

1.高度重視，強化人、財、物要素保障。社保檔案管理工作關(guān)系群眾的切身利益，群眾對社保關(guān)注度比較高，各級部門、各經(jīng)辦機構(gòu)、經(jīng)辦人員要高度重視。一要落實專人管理，招錄和培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才，學習先進社保檔案管理模式。二要給予財政資金支持，保障社保檔案管理工作開展具有足夠的經(jīng)費。三要配備必要物資、場地，提供規(guī)范現(xiàn)代化的社保檔案管理場所，配置現(xiàn)代化檔案儀器，盡快把紙質(zhì)檔案電子化。

2.結(jié)合實際，提升社保檔案電子化水平。相關(guān)機構(gòu)或部門要統(tǒng)一建立一個獨立的社保檔案管理系統(tǒng)。一要由專網(wǎng)連接，并制定相關(guān)管理制度，規(guī)范查閱和錄入程序，確保社保檔案信息安全。二要做好檔案備份，選取不同地區(qū)建立至少三個檔案服務(wù)器，以此提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保社保檔案遺失損壞后可恢復(fù)。三要做好業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)和社保檔案管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)對現(xiàn)在和今后產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案及時電子備份，根據(jù)年齡、參保時間、性別等個人信息類別和轉(zhuǎn)移、養(yǎng)老保險待遇核定等業(yè)務(wù)類別優(yōu)化索引方式，提高社保檔案查詢效率。

3.互聯(lián)共通，積極做好檔案信息化建設(shè)。建立社保檔案管理系統(tǒng)是一項長期性的工作。可以先完善省級社保檔案管理信息系統(tǒng)，做好市與市之間、省與省之間互聯(lián)共通，實現(xiàn)各個業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以跨省共享，可以拓寬對參保人參保信息追蹤核查新渠道，充分維護社保基金安全。做好信息互聯(lián)共通，還可以提高辦事效率，優(yōu)化辦事流程，為參保人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

社保檔案記載著參保人各項重要信息，關(guān)乎參保人的切身利益，做好社保檔案管理工作，對社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦、社保基金監(jiān)督有著十分重要的作用，社保檔案管理需要與時俱進。

參考文獻

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