建設項目檔案管理規章制度體系建設與實踐研究

劉雪飛

摘要：建設項目是一項復雜工作，為了提高項目建設效率，要做好相關內容分析工作。下面就從建設項目檔案管理規章制度體系建設與實踐入手進行探究，希望文中內容對相關工作人員可以有所幫助。

關鍵詞：建設項目;規章制度;檔案管理;圖像資料

建設項目個體會存在一定差異，會遇到各種不同類型問題，為了能夠更好解決遇到的各項不同類型問題，要在嚴格遵守相應法律法規基礎上，適當結合建設項目情況，構建合理的檔案規章制度體系。

一、檔案管理在建設項目中起到的作用

檔案能夠全面、精準記錄建設項目中各項信息和數據，其對于建設項目來說發揮著重要作用。建設項目檔案呈現不同方式，通常可以利用文字、數據表格、圖像、音頻等資料進行記錄[1]。通過音頻、圖像檔案各項資料能夠生動、全面描述建設項目中各項信息數據，這對于提高建筑單位檔案資料存儲來說意義重大。借助科學有效的檔案管理體系，為日后監督檢查工作開展提供支持，也可以實現對建設項目經驗的總結。

現階段，檔案管理作業形成了縝密的工作體系，多數企業都制定了與實際情況相符的檔案管理作業制度，檔案管理作業對于提高檔案管理效率來說具有指導意義，而且能夠促進經濟發展[2]。因此，相關管理人員要提高針對檔案管理工作的重視程度，相關人員在開展檔案管理作業時，要不斷對作業方法、方式進行創新，不斷學習新知識，對自身業務能力進行強化，進而使檔案管理水平得到進一步提高，為建設項目作業開展提供強有力的支持。

二、建設檔案管理規章制度體系需要遵循的原則

（一）符合相關法律法規

國家檔案局采用宏觀管理的方法管理檔案，而檔案館則負責在日常工作中貫徹自己的規章制度。可見，建設單位要根據自身情況構建合理的規章制度，既需要符合建設項目本身，也要符合國家頒布的各項規章制度、法律法規、標準等內容。堅持這一原則非常重要，可以進一步提高檔案工作規章制度的執行力[3]。

（二）系統性

從系統角度出發構建檔案工作規章制度體系，對檔案工作中涉及的各項內容進行全面分析，明確檔案作業中各個環節之間的關系，全面分析不同檔案的不同點和相同點，進而形成良好的規章制度[4]。

（三）綜合性與可操作性

構建檔案作業規章制度體系要在依據相應法律法規基礎上，具有綜合性和可操作性。所謂綜合性就是完成檔案全流程管理任務，而可操作性就是依據規章條款要求，進一步完成檔案管理工作。

三、檔案管理規章制度體系建設與實踐

（一）文件控制程序

本程序旨在確保各參與單位的文件是根據準確、及時、安全的數據傳輸而制定的，主要包括審批程序、管理職責、傳輸流程、管理方法與要求。例如，參加單位在文件控制方面需要做好具體工作，各類文件如何傳輸、流轉，以及文件形成后如何科學管理等，各項內容都應在該程序中體現[5]。需要注意的是，在該程序中，要注意檔案管理規定的各項銜接，確保各項文件執行之后，能夠合理歸檔，最大程度減少重復工作。

（二）文件編碼原則

該原則是為了規范文件實體管理而制定的，主要包括以下幾項內容：

（1）構成

將文件屬性合理納入編碼中。

（2）標識

采用字母、數字，或者字母與數字相結合進行標識。

（3）規則

如何將各種標識串聯起來。

文件編碼通常利用項目代碼、來源、單元代碼、序列代碼、文件類型代碼等多項內容共同構成，單元代碼要與WBS編碼保持一致，序列代碼通常都是文件最低一級類目流水號，編碼可以依據項目特點確定，不同代碼可以利用“-”連接符進行連接。編碼規則一般都依據項目不同形成文件類別而定，例如項目管理文件、技術文件、函件等，不同類型文件的編碼規則也會存在一定差異，要依據不同類型文件規則，對編碼規則進行確定[6]。

（三）管理檔案的具體規定

建設工程檔案管理是與建設工程其他工作相關的一項重要的基礎性工作，制定檔案管理條例可以為建設項目檔案管理的順利開展提供規則。具體工作內容和范圍涵蓋檔案管理的全過程。制定檔案管理的各項規定通常都依據《檔案法》、地方檔案作業條例與行業主管部門檔案管理的內容而定。建設項目檔案管理規定可以對相關法規條款進行細化分析，完成相應補充工作[7]。主要包括的內容有總則、檔案管理職責、檔案的收集、整理、保管、統計等各項工作。檔案管理規定是整個單位管理工作開展的總綱領，在對條款中各項內容進行確定后，通常要依據檔案作業流程進行制定，方便日后相關工作的開展。

（四）各項材料收集歸檔制度

該項制度是項目文件材料的形成、歸檔、積累和檔案的準確、完整、系統的各項內容的保證。主要包括歸檔職責、范圍、要求、時間等多項內容。針對歸檔范圍要依據相應國家的各項規定，全面結合項目進行確定。對于文件歸檔要堅持“誰負責、誰歸檔”原則，歸檔時間分為及時歸檔、定期歸檔等各項內容。

（五）分類編號

分類編號是檔案管理中一項重要內容，其對于確保檔案管理作業的有序開展來說意義重大，一旦確定，可以依據具體情況適當擴充，但是不得隨意對其進行更改。進行檔案分類編號制定時，應當以《工業企業檔案分類試行規則》、《檔號編制規則》和行業主管部門檔案分類的具體內容作為核心依據，將所有檔案視作分類對象，全面結合管理特點和檔案內容，讓各類不同材料之間形成有機聯系，從而為后續開發利用、科學管理提供支持。檔案分類編號規則主要包括類目設置、檔號編制等各項內容。設定類目要包容建設項目的各項檔案，不得出現無類可歸情況，并且要對類目可擴充性進行充分考慮，為后續檔案管理作業開展提供支持。

分類編號需要保持驗證，不同類之間不得相互交叉，同一層次的分類標準需要保持一致，上位類內容需要大于下位類內容;分類編號要保持相對穩定，類別名稱要保持穩定;對于難以確定屬于哪一類項目檔案的規定通常采取約定俗成原則，對其應當被歸入到哪一類目進行確定。對于類目標識通常可以采用字母或數字表示，字母或數字在具體組合上可以依據特定方式表示。對于數字組合可以采取“雙位制”“八分制”，具體采用何種方式主要由同一級類目數量確定。

（六）文件材料與檔案整理規范

針對建設項目來說，該項規范主要包括以下幾項內容：

1.歸檔要求與整理細則

建設項目是一項復雜工作，該項工作在具體開展過程中會涉及大量內容，會產生大量數據，項目檔案產生的形成產生于整個項目建設的全過程中，因此，檔案形成整體跨度時間長、涉及多個單位，文件種類多且復雜，具體管理作業開展的難度較大。國家對建設項目檔案管理內容十分重視，制定了許多不同類型規范。建設單位為了更好地執行國家制定的各項規范，要嚴格依據不同行業、國家的各項規范，全面結合自身具體情況，制定建設項目檔案管理規范。該項規范主要包括：項目文件形成積累、質量要求、收集時間等多項內容。

2.整理設備儀器文件材料細則

現代建筑項目規模不斷擴大，項目也逐漸變得更加復雜，這也就會導致建設項目中會應用大量設備儀器，各項設備儀器性能會對建設項目質量、進度等各項內容造成直接影響，考慮到設備儀器管理十分特殊，這在一定程度上決定了部分檔案需要采取單獨方式管理。考慮到國家對于設備儀器檔案管理缺少針對性的管理標準，因此，建設單位在進行此項標準制定時，要依據該類型文件形成相應規律，結合企業實際情況界定哪些檔案是儀器設備檔案。部分儀器、設備、壓力容器等需要專門管理設備，相應的文件材料要放在設備儀器檔案中，完成相應管理工作，例如，壓縮機、機組、各類泵等材料都要歸入到設備儀器檔案庫中。該項規范主要包括儀器、設備文件材料形成積累、編目、整理、歸檔等多項內容。

3.整理作業照片細節

作業照片與一般經營管理作業形成照片存在一定差異，其直接體現建設項目的施工過程。針對該類型照片管理方法與經營管理作業形成照片管理方法存在一定差異，應當依據建設項目施工過程中開展管理，而對于經營管理作業形成的照片，通常情況下要采取年度方式完成相應管理工作。作業照片的內容主要包括建設項目開展前的整體面貌情況、施工開展時重點部位的具體施工情況（以建筑項目中的隱蔽工程、重點控制點、質量事故等各項內容作為重點內容）、建設項目開工典禮等各項內容。開展整理工作時，要依據工程項目（或單位工程、單項工程、裝置單元）進行分類整理。對于建設項目中的紙板照片，依據工程項目單獨組冊裝訂，對于數碼照片要依據工程項目情況，單獨建立文件夾，而且對于每個文件都要賦予一個指定的文件名稱。需要特別注意的是，照片說明要包括地點、時間、人物、背景等各項內容。該項細節主要包括：建設項目照片積累歸檔內容、具體整理原則、照片質量、整理步驟方法等多項內容。

四、結束語

在新時期快速發展背景下，要提高對建設項目檔案管理作業的重視，不得松懈，要嚴格依據建設項目特殊性，以及整個行業發展情況，不斷探索，從而獲取到先進的檔案工作方法、管理模式，同時，還要注重體系和制度建設，從而使建設項目檔案管理作業時效性能夠得到進一步提高。

參考文獻：

[1]張亞柏.提升工程項目檔案規范化管理水平的對策[J].城建檔案，2021（06）：61-62.

[2]饒笛，李文媛.淺議工程建設項目檔案管理中的檔案服務外包工作[J].城建檔案，2021（01）：56-57.

[3]劉輝敏.工程建設項目檔案創新管理的建議措施研究[J].蘭臺內外，2021（01）：25-27.

[4]陳韓鋒.新時期重點工程建設項目檔案管理對策探究[J].辦公室業務，2020（24）：133-134.

[5]王一鳴.強化建設項目檔案全過程管控 做好項目檔案工作[J].城建檔案，2020（12）：54-55.

[6]范琪琪.提升建設項目檔案規范化管理水平對策探析[J].機電兵船檔案，2020（05）：69-70.

[7]劉輝敏.淺談做好基本建設項目檔案管理工作的措施[J].辦公室業務，2020（16）：106-107.