新時期建立健全檔案工作規范及標準探索

向艷琴

摘要：各項工作的順利開展都需要以檔案為基礎，目前，我國的檔案管理工作已取得初步成果，但在發展過程中仍存在問題需要解決。事業單位與企業單位管理部門的檔案工作開展，需要加強管理人員的檔案意識，是他們意識到檔案管理工作的重要性，并根據事企業單位工作特色突出檔案管理工作中心。本文以檔案管理工作為基礎開展研究，探索新時期的檔案工作規范與標準，以期促進檔案管理工作的創新化發展。

關鍵詞：檔案管理;創新優化;制度規范

自2001年起，檔案管理工作實施改革優化，對檔案分類做出細致調整，并制定有關檔案文件整理方法，簡化了檔案管理工作流程。文字檔案在進行整理時，可以按照機構進行分類整理，方便資料查詢。檔案管理工作優化改革后，開始實施部門歸檔，各管理部門成立檔案工作網絡小組，開展信息化檔案管理工作，加強檔案管理的集中統一性。

一、檔案工作開展意義

國家在經濟發展建設中將檔案管理工作上升到重要高度位置，檔案是對過去的經驗總結，在后續的建設發展中，通過檔案可以總結經驗得出規律，確保各項工作的持續發展，推動國家小康社會發展進程。檔案于現代化管理發展的重要性日益凸顯，對于檔案管理工作部門也提出了更高的工作要求。檔案管理工作的開展應從封閉轉變為開放，從注重文件保管轉變為提高檔案信息服務價值。互聯網技術的發展與應用也促進了檔案工作的信息化轉型。

檔案管理人員需要明確且統一認識到檔案管理工作的重要性，這是確保各項管理工作穩定有序開展的重要保障。檔案管理工作將紙質檔案與電子檔案進行同步歸檔，電子檔案的推出節約儲存空間，同時也可以避免檔案信息的丟失。部門在進行檔案工作時，歸檔范圍主要包括黨群類，行政類，科研類，基本建設，產品生產等，日常管理工作的開展，將各項信息數據形成以各類載體進行檔案材料歸檔。將過于分散的數據信息進行集中統一管理，提高各部門信息資源利用率，信息資料的基礎歸檔質量可以直接決定部門檔案管理工作水平高低，因此，檔案管理部門需加強對檔案管理工作的培訓，提高檔案管理工作人員綜合素質，培養全體工作人員的檔案信息意識，從工作的源頭加強對檔案數據收集的規范整理，以此來促進檔案工作結構優化調整，滿足各項工作需求，為規范，為確保檔案管理工作的科學化發展要奠定堅實有效的保障基礎，管理部門內部形成良好的管理工作氛圍。

二、檔案工作管理現狀

信息化社會發展背景下，工作單位逐漸認識到檔案工作的重要性，對于檔案信息資料的利用率逐漸提升，信息資源發展優勢極為明顯。在發展過程中開展對部門檔案規范化管理，同時也針對檔案管理工作相關制度進行明確探索，并在不同行業中起到差異性進步成果，如完成檔案管理制度，檔案管理標準以及規范檔案管理流程等。雖然取得了階段性成果，但部分單位在開展檔案工作時仍然存在著檔案管理不規范，檔案文件歸類無序等問題，無法統一標準的檔案管理制度降低了檔案管理工作效率，檔案資源的優化工作也無法得到實質性提升。

在管理工作發展中若想促進檔案工作管理優化發展，首先要加強管理層對檔案工作的認同，對檔案管理工作有明確認知。若存在檔案管理制度不健全，工作人員綜合素質較低，責任意識不強等都會影響檔案管理工作效率，甚至影響檔案管理工作的順利開展。部分事企業單位在開展檔案工作時因忽略檔案管理工作的重要性，也忽略檔案管理的基礎設施建設，檔案工作管理觀念的滯后也局限了檔案工作的優化發展，檔案工作無法信息化發展，就會影響檔案資源的利用。在新時期發展階段，檔案管理部門應加強對檔案管理工作重視性，逐步優化檔案管理工作體系，彰顯檔案工作的整體發展效能，提高整體工作服務質量。

三、檔案工作規范標準化探索

（一）加強管理人員檔案工作重視

事企業單位在進行檔案管理工作時，應根據本部門工作特點，企、事業單位管理特色以及檔案規范化管理的不足問題，制定科學有效的檔案工作規則，促進檔案工作部門系統性優化發揮檔案管理工作于部門發展的高效能。管理層人員首先要保證自身對檔案管理工作的正確認知，帶頭完成檔案的規范化管理工作，統一員工的檔案管理思想理念，并在檔案工作實踐中發現問題，解決問題，不斷優化完善檔案管理工作制度。從國內外成功案例中吸取優秀的檔案管理觀念，培養創新發展意識，將信息化技術，先進思想引進到檔案管理工作中，促進檔案工作的優化創新發展，營造內部和諧穩定發展的檔案管理氛圍。以部門管理層為首深入推動檔案工作規范開展，有助于在新時代社會發展背景下完成檔案資源的優化處理。

（二）完善檔案工作管理制度

檔案工作的順利推動，需要以科學完善的檔案工作管理制度為基礎，在檔案工作管理制度的保障下，完成對其內部所有檔案資源的錄入分類整合，切實有效地帶動事企業單位內部檔案工作的優化發展，進而完善整體檔案管理工作的服務體系。檔案工作管理的開展，需要強調管理制度的科學性與規范標準的工作體系，要求檔案管理部門在實際工作開展過程時，要不斷吸取經驗，通過對檔案管理體系制度的不斷優化完善，促使檔案工作管理制度在實際工作中有效落實。檔案工作管理制度的設定要以相關法律法規以及規章制度為基礎，確保檔案工作管理的科學化、制度化的協調發展，豐富檔案管理工作層次，明確工作目標，對檔案管理工作更多細節進行優化完善，如對檔案的分卷整理與分類歸類等。在發展中循序漸進的提高檔案管理工作的優化效率，提高檔案資源的利用率。

（三）加強檔案工作人才隊伍建設

檔案管理工作的順利開展需要有足夠人才保障與人才支持，在發展過程中，對于檔案工作管理的探索實踐中顯示，要充分意識到人才綜合素質培養與人才隊伍建設的重要性，并要求在人才培養中做出重要的實踐探索。首先，在日常管理工作中要提高對人才招聘的標準選拔，部分事企業單位并沒有意識到檔案工作管理的重要性，因此在組建檔案管理部門時，選拔的檔案工作人員素質普遍不高，甚至有些部門存在著員工兼職的情況。在組建檔案工作人才隊伍后，要定期的開展座談會或組織學習等來提高檔案工作人員綜合素質，積極引進全新的發展理念與發展技術，促進檔案工作管理的創新性，構建現代化檔案管理隊伍，使檔案管理工作可以滿足企、事業單位發展，檔案資源需求與利用要求。其次，應建立并完善人才獎勵體系，實施有效的人才獎勵制度可以激發員工工作積極性，使檔案工作人員以更為飽滿積極的狀態投入到檔案管理工作中，確保員工可以嚴格按照檔案管理制度實施檔案管理，避免檔案收集出現問題，影響檔案使用。

（四）促進檔案工作管理信息化體系建設

互聯網的高速發展帶動社會的信息化進程，企、事業單位在開展檔案工作管理的實踐中要充分意識到信息技術的應用價值，并結合現代社會發展背景下對檔案資源的使用要求，以事企業單位規范化檔案工作管理制度為基礎結合互聯網信息技術，完成對檔案資源的電子化分類，分檔管理，通過引進信息化管理技術有效地提高檔案管理工作效率，也可以方便企、事業單位對檔案資源的查詢與借閱。信息化檔案管理體系的建設應以，檔案管理制度為核心理念，事企業單位通過資金投入與人力投入，加快建設檔案工作，管理基礎設施，完成對檔案管理信息化平臺建設，實現檔案信息技術的研發使用。通過互聯網連接企、事業單位內部各部門，在信息技術網絡下實現對檔案資源的共享，不但有效提高檔案工作管理效率，同時也有助于帶動其他工作管理效率。以信息化技術為促進，事企業單位可以加強對檔案工作人員綜合素質培養進程，利用網絡工作人員可以拓展更多信息資源來源渠道，滿足員工自主學習需求，通過管理人員自身素質的不斷提升，有效的保障了檔案資源的優化利用。

（五）檔案工作開展的法律建設思考

檔案工作管理開展需要加強法律建設思考，根據法律規定與規章制度，依照程序來開展檔案歸檔工作，加強工作人員檔案管理的法律思維，切實有效的實行監督管理。

為確保檔案管理工作的法律建設的順利開展，政府等相關部門應建立完善檔案監督管理法律體系，使得檔案管理有法可依，有法可循，避免因法律條款的漏洞而缺少對檔案管理責任束縛。通過明確的法律規定，以執法程序作為工作開展依托，可以有效的促進各企、事業單位的檔案法制工作開展，并以此不斷優化，加強檔案工作管理的制度化、規范化。

檔案資源儲存著各類信息以及大量內容知識，資源信息都是對歷史的總結與整理，對于當下企、事業單位的人才管理與社會發展建設都具有重要作用的。通過對資源的查詢，企、事業單位在發展過程中可以總結經驗教訓，社會在發展建設時也可以規避政策性的失誤。而在現代化發展過程中也在不斷形成大量的檔案資源信息，為后續的發展進社留下重要的參考資料。正是因為檔案資源的珍貴性，企、事業單位才應加強對檔案工作的法治思考，加強對檔案資源管理工作的重視，并建立完善檔案管理制度作為資源管理的保障。檔案工作的法律建設是必要的，企、事業單位通過結合現有的檔案管理與相關法律，不斷加強檔案管理人員的法律意識，促進各部門規章制度的科學合法性，在科學的制度管理下，帶動企、事業單位上下協調發展，將各部門的檔案管理工作進行實施統一，促進檔案工作的健康法治的發展方向。

四、結束語

在社會經濟高速發展的背景下，檔案工作的開展迎來發展機遇，但同時也伴隨著各種發展挑戰，只有不斷推動檔案管理工作的深化改革，加強管理觀念的與時俱進，將傳統檔案管理工作與現代化大數據信息技術相結合，提高檔案管理工作效率，加強數據整合收集能力，促進檔案工作的規范化發展，從而對各項工作的開展產生影響。檔案工作人員通過不斷提高個人綜合素質，加強信息化技術引進，為事企業單位發展提供更好基礎保障。

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