淺談檔案管理信息化建設(shè)的幾點措施

孫立國

【摘要】借助于信息化的技術(shù)手段來幫助傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)工作可以變得更加便捷，幫助檔案信息的梳理與利用可以變得更加高效，也有助于這些檔案為企業(yè)單位的發(fā)展貢獻更高的價值。由此可以明顯看出對企業(yè)單位的檔案管理工作進行信息化改革建設(shè)的必要性，企業(yè)單位自身要意識到這一點，并在日常的檔案管理工作中采取有效措施對其進行信息化建設(shè)，提高檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量與效率，使得這一工作的實際效用能夠在檔案管理工作中充分發(fā)揮出來，借此推動檔案管理工作的發(fā)展，使其在相關(guān)單位的發(fā)展過程中起到積極的促進作用。

【關(guān)鍵詞】信息化檔案管理;企業(yè)檔案信息化;檔案信息化建設(shè)措施

一、建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實際效用，增強檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購進信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源。因此，單位首先要做的是重視檔案管理的信息化建設(shè)并投入更多的資金去幫助進行相關(guān)硬件以及軟件的建設(shè)，要有更加安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，構(gòu)建轉(zhuǎn)為檔案管理工作服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)平臺，平臺可以根據(jù)訪問者的屬性來對其權(quán)限進行界定，既確保檔案管理的安全與隱蔽性，也面向大眾提供更多樣的檔案服務(wù)，幫助一些公共信息可以得到共享。促使檔案資源得到充分的利用。

二、加強對檔案信息化建設(shè)的重視

想要對檔案管理工作進行變革的單位，在開展檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，還必須要做的一件事情就是轉(zhuǎn)變從領(lǐng)導(dǎo)層到基層檔案管理者的思想態(tài)度，必須要意識到檔案管理工作時重要的，對于企業(yè)單位的發(fā)展是有著極大價值的，從而端正自身在檔案管理工作中的態(tài)度，做出更多與提升檔案管理效用相關(guān)的嘗試。促使相關(guān)單位及其內(nèi)部的檔案管理者能夠提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度。此外，企業(yè)單位在改變自身對檔案管理工作的態(tài)度之后就需要從與檔案管理最相關(guān)的各種制度規(guī)定開始著手進行改革優(yōu)化，將原本存在較多漏洞的管理制度進行更加科學(xué)化的梳理，從而為實際檔案管理的信息化落實做出更爭取的指導(dǎo)。同時也能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息化建設(shè)的有效推動。企業(yè)單位的檔案管理制度在指定的過程中要充分考慮到信息化時代檔案管理工作應(yīng)該具備的特征，可以根據(jù)信息化管理環(huán)節(jié)規(guī)范其工作流程，并以此制定出合理的規(guī)范條例，要求管理人員按照相關(guān)規(guī)范條例開展信息化管理工作。比如說，針對信息化檔案管理的各項資料數(shù)據(jù)錄入這一環(huán)節(jié)，相關(guān)檔案管理人員必須要遵循統(tǒng)一的錄入標準，不同的內(nèi)容要有不同的格式標準，如此最終生成的電子檔案信息才會更加規(guī)范統(tǒng)一，后續(xù)查詢也能更方便。

三、借助信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中必須要為企業(yè)單位的檔案信息專門構(gòu)建一個數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并增加系統(tǒng)的安全防護性能，將所有的數(shù)據(jù)檔案信息劃歸到該系統(tǒng)中對其進行集中管理，就能最大程度上保證單位檔案信息的完整性以及真實性。當(dāng)然，為了使得相關(guān)的信息錄入，管理，查詢等工作更加便捷，還需要對整個系統(tǒng)進行模塊劃分，不同模塊負責(zé)不同功能，信息化檔案管理工作才會更高效。另外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時，還需要注意建立高效的搜索引擎，提高檔案查詢的效率。也要針對重復(fù)的檔案資料設(shè)立專門的瀏覽模塊，促使檔案管理人員能夠?qū)χ貜?fù)性檔案信息進行及時有效的處理，避免檔案信息的查詢管理受到不良影響。此外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過程中，相關(guān)技術(shù)人員要重視系統(tǒng)的安全性，可以在計算機中針對這一管理系統(tǒng)建立防火墻，也可以在計算機中安裝安全管理軟件、殺毒軟件等，以此實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵的有效抵御，進一步保障數(shù)據(jù)化檔案信息資源的安全性，防止其出現(xiàn)受損問題，影響到檔案信息的有效應(yīng)用。

四、提高檔案管理者的專業(yè)水平

單位的信息化檔案管理工作是否能夠按照預(yù)期更好地落實與實際執(zhí)行這項工作的檔案管理人員是有著不可分割的關(guān)系的，只有這些檔案管理者本身在檔案管理專業(yè)素養(yǎng)以及信息技術(shù)能力等方面有出色的水準，單位的相關(guān)檔案管理建設(shè)才能開展得更順利。所以說，企業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)的過程中還必須注重對檔案管理人員的培養(yǎng)，通過開展培訓(xùn)、講座、研討會等多種活動，提升檔案管理人員的專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力，使其能夠在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出重要作用。基于此，有關(guān)單位可以開展定期的專業(yè)培訓(xùn)，在培訓(xùn)內(nèi)容中融入先進的檔案管理思想、管理技術(shù)手段等，與此同時，不斷為檔案管理人員帶去更多與信息技術(shù)相關(guān)的知識，讓他們對信息技術(shù)的原理以及具體操作更加了解，能夠?qū)⑵渑c日常的檔案管理工作聯(lián)系起來進行有效融合，以此促進檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。

五、總結(jié)

通過上述分析，針對檔案管理進行有效的信息化建設(shè)，能夠提高檔案管理工作的服務(wù)水平，為使用者及管理者提供更大的便利，而對于檔案這種存儲在單位中的資源本身來講，對其進行信息化建設(shè)與管理也是使其利用價值最大化的一種有效措施。單位本身要不斷加強自身對于檔案管理工作的重視程度，將先進的信息化技術(shù)手段應(yīng)用在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中，有效改善傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足之處。

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