組織高效會(huì)議的原則分析

摘要：會(huì)議的根本是解決實(shí)際問(wèn)題，低效會(huì)議即便能夠解決問(wèn)題所產(chǎn)生的額外成本也很高，唯有高效會(huì)議才能在最短時(shí)間內(nèi)快速?zèng)Q策、最小成本下給出結(jié)果、最高執(zhí)行力實(shí)施會(huì)議決策。然而高效會(huì)議如何組織困擾現(xiàn)代社會(huì)，為此深入探討了組織高效會(huì)議的原則，希望對(duì)提高會(huì)議效率和品質(zhì)具有參考和借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：組織形式;高效會(huì)議;構(gòu)建原則

中國(guó)式會(huì)議很難提高效率，往往是因?yàn)闀?huì)議繁多、議題拖沓、領(lǐng)導(dǎo)一言堂，尤其很多會(huì)議中議不決、決不行、行無(wú)果，極大限制了會(huì)議效率的普遍提高。鑒于此，客觀分析組織高效會(huì)議的原則就顯得格外重要，即是保證會(huì)議順利推進(jìn)的要?jiǎng)?wù)，也是確保會(huì)議質(zhì)量的前提。現(xiàn)做如下分析。

一、低效率會(huì)議普遍問(wèn)題

1.1會(huì)繁多、議拖沓、一言堂

低效率的會(huì)議，最大特點(diǎn)就是會(huì)議數(shù)量之多，如同海量的繁雜信息毫無(wú)頭緒。即便開(kāi)會(huì)再多，也是無(wú)比拖沓，且多為領(lǐng)導(dǎo)一言堂。無(wú)論是會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后，與會(huì)成員都基本無(wú)交流、無(wú)溝通、無(wú)議論。那么這樣的會(huì)議即便做出決策結(jié)果，也很難表達(dá)集體意志，通常也很難做出正確的會(huì)議決策。

1.2議不決、決不行、行無(wú)果

也有很多會(huì)議，摒棄了領(lǐng)導(dǎo)一言堂的弊端，但是發(fā)言人數(shù)眾多，各方議題觀點(diǎn)不同，爭(zhēng)論不休之下久久難以決策。即便開(kāi)會(huì)數(shù)日最終投票完成決策，但執(zhí)行力相對(duì)較低。那么會(huì)議決策無(wú)法形成高效的執(zhí)行力，或者行動(dòng)后無(wú)任何評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)無(wú)任何反饋信息。行而無(wú)果不如不行，這樣的會(huì)議決策也是無(wú)效的。

二、組織高效會(huì)議的基本原則

2.1明確核心主題，解決關(guān)鍵問(wèn)題

組織一個(gè)高效的會(huì)議，必須明確核心主題。這個(gè)核心主題往往是組織內(nèi)部當(dāng)前最為關(guān)鍵的發(fā)展問(wèn)題，如無(wú)法解決該問(wèn)題則影響發(fā)展大局。核心主題與關(guān)鍵問(wèn)題相當(dāng)于會(huì)議主線，核心主題是中心點(diǎn)，向外可以擴(kuò)展出諸多關(guān)鍵問(wèn)題。組織會(huì)議前，明確核心主題后，需要依據(jù)各項(xiàng)關(guān)鍵問(wèn)題的重要性依次排列。之后在開(kāi)會(huì)時(shí)，先提出核心主題，然后再依據(jù)關(guān)聯(lián)問(wèn)題的重要性依次提出。可以認(rèn)為，高效會(huì)議組織目標(biāo)不在于開(kāi)會(huì)本身，而致力于通過(guò)會(huì)議解決具體問(wèn)題。因此，明確核心主題，解決關(guān)鍵問(wèn)題，才是高效會(huì)議的首要原則，且決定了會(huì)議效率。

2.2確定唯一主持，精準(zhǔn)會(huì)議流程

主持人是輔助會(huì)議順利推進(jìn)的關(guān)鍵，很多會(huì)議難以推進(jìn)，總在某一處小問(wèn)題上爭(zhēng)論不休，就是因?yàn)闀?huì)議主持人水平有限，沒(méi)有實(shí)時(shí)推進(jìn)會(huì)議流程。組織高效會(huì)議，必須提前精準(zhǔn)校對(duì)會(huì)議流程，保證每一個(gè)議題都能在預(yù)期時(shí)間內(nèi)完成討論。既能夠把控全局，又能夠聽(tīng)取多方意見(jiàn)，才能夠令會(huì)議順利推進(jìn)。而主持人便是執(zhí)行者，提醒參會(huì)者發(fā)言時(shí)間和次序，提出下一項(xiàng)議題，引導(dǎo)參會(huì)者討論，都是主持人需要完成的會(huì)議任務(wù)。很多企事業(yè)單位，往往會(huì)選擇最大領(lǐng)導(dǎo)作為主持人，這樣的人員配置形式才造成了領(lǐng)導(dǎo)一言堂的弊端。所以，主持人盡量不用第一領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行力較高的下屬即可作為主持人，只要嚴(yán)格遵守會(huì)議流程即可，確保會(huì)議順利推進(jìn)。

2.3校準(zhǔn)會(huì)議周期，鎖定議題時(shí)限

通常情況下，會(huì)議時(shí)間越長(zhǎng)，組織內(nèi)部承擔(dān)的會(huì)議成本越高。這其中包括了時(shí)間成本、人力成本、執(zhí)行成本等等。提高會(huì)議效率，就必須縮短會(huì)議時(shí)間。但是很多發(fā)展問(wèn)題并非一日決策，往往是動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程中不斷有新問(wèn)題產(chǎn)生，又接連演化出更多聯(lián)帶問(wèn)題。那么就需要校準(zhǔn)會(huì)議周期，可以盡量與問(wèn)題動(dòng)態(tài)發(fā)展的頻率重疊，再發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題產(chǎn)生時(shí)記錄下來(lái)，在臨近會(huì)議周期內(nèi)提出。如果某一次會(huì)議通過(guò)討論無(wú)法得出各方滿意結(jié)論，則應(yīng)當(dāng)鎖定議題時(shí)限，時(shí)限內(nèi)無(wú)結(jié)果議題當(dāng)順延至下次會(huì)議。

對(duì)于一個(gè)高效的會(huì)議而言，必須提前約定四個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)。其一，會(huì)議起止時(shí)間，可以提前到場(chǎng)，也可以留出稍許延時(shí)，但是總體會(huì)議時(shí)間的浮動(dòng)性不能太大，否則會(huì)議效率難以提高。其二，與會(huì)人員的發(fā)言時(shí)間必須確定下來(lái)，超時(shí)必須打斷發(fā)言，由下一人發(fā)言。其三，必須明確會(huì)議決策達(dá)成共識(shí)的具體時(shí)間，如期限內(nèi)未達(dá)成共識(shí)，則轉(zhuǎn)由下次會(huì)議決策，或直接投票決策。最后，必須確定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的行動(dòng)方案時(shí)間，也就是在得出會(huì)議決策后，必須有具體的執(zhí)行方案，以及該執(zhí)行方案的具體實(shí)施時(shí)間，確保會(huì)議決策能夠順利執(zhí)行。

2.4討論行動(dòng)方案，而非問(wèn)題本身

很多會(huì)議即便確定了議題時(shí)限，卻很難在有限的時(shí)間內(nèi)提出具體的解決方案。最為根本的問(wèn)題就是會(huì)議始終在討論問(wèn)題本身，問(wèn)題發(fā)生的時(shí)間、責(zé)任人、發(fā)生因素、最終后果等等，雖然也在議題范圍之內(nèi)，但是不提解決方案，會(huì)議效率始終難以提高。很多會(huì)議糾結(jié)于問(wèn)題本身，往往是因?yàn)榕c會(huì)人員相互推卸責(zé)任，才限制了會(huì)議效率。鑒于此，可對(duì)具體責(zé)任人暫而不談，只求解決方案。抓住有限的會(huì)議時(shí)間，爭(zhēng)取提出至少三個(gè)針對(duì)同一問(wèn)題的行動(dòng)方案，做到行動(dòng)決策有對(duì)比、有參考、有價(jià)值，才能從根本上提高會(huì)議效率。而最后與會(huì)人員，只要投票決策哪一項(xiàng)行動(dòng)方案可行性更高即可，即便平票也可二次商議后再次投票。那么會(huì)議即便延時(shí)也不會(huì)太多，肯定能確定至少一個(gè)行動(dòng)方案，確保會(huì)議決策具有執(zhí)行力。

2.5關(guān)注會(huì)議結(jié)論，會(huì)后考察成果

無(wú)論大會(huì)小會(huì)，最終會(huì)議結(jié)論都要落實(shí)到執(zhí)行層面上。那么會(huì)議本身的執(zhí)行效果如何、執(zhí)行方案是否可行，都有待后期考察。只要會(huì)議作出結(jié)論，議題便已經(jīng)成為過(guò)去式，各部門(mén)必須堅(jiān)決執(zhí)行會(huì)議結(jié)論。會(huì)議中也需要選出執(zhí)行方、檢驗(yàn)方、第三方。檢驗(yàn)方負(fù)責(zé)督促執(zhí)行方實(shí)施會(huì)議結(jié)論，第三方負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行方和檢驗(yàn)方的實(shí)施成果。會(huì)議中也需要確定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保執(zhí)行方實(shí)施會(huì)議決策有具體的參考標(biāo)準(zhǔn)，而檢驗(yàn)方也根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，第三方也參照該標(biāo)準(zhǔn)考察，形成多方合力之后，更有利于會(huì)議決策所得結(jié)論順利實(shí)施，確保會(huì)后成果得到滿意驗(yàn)收。

結(jié)論

綜上所述，低效率會(huì)議普遍問(wèn)題主要是會(huì)繁多、議拖沓、一言堂、議不決、決不行、行無(wú)果。為了進(jìn)一步提高會(huì)議組織效率，建議明確核心主題，解決關(guān)鍵問(wèn)題，確定唯一主持，精準(zhǔn)會(huì)議流程，校準(zhǔn)會(huì)議周期，鎖定議題時(shí)限，討論行動(dòng)方案，而非問(wèn)題本身，會(huì)議關(guān)注結(jié)論，會(huì)后考察成果。

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作者簡(jiǎn)介：伍波濤（1972-01） ，男，漢族，籍貫：廣東省 中山市，學(xué)歷：本科，研究方向：高教研究專業(yè) 實(shí)習(xí)研究員

中山大學(xué)新華學(xué)院