機關文秘人員的工作意識與文檔管理分析

孫嘉琪

摘要：無論是在一般的企業辦公時還是在政府機關都少不了文秘這個職位。雖然文秘人員在工作中所處理的事情不是最緊要的，但是文秘人員這一崗位卻是必不可少的。尤其是對于一些機關單位而言，一些檔案、人事文件等的管理都少不了文秘人員的參與。可以說一個盡職盡責的文秘人員是單位提高辦事效率的關鍵點之一。因此本文主要就文秘人員應該具備的工作意識，與文檔管理工作能力的提升入手對此展開分析。

關鍵詞：文秘人員;工作意識;文檔管理;能力提升

引言：

對于文秘人員來說文檔管理工作其工作的一個主要部分之一，文檔管理這項工作本身具的難度不低，文秘人員若是在該項工作過程中疏忽大意，一旦出錯就會帶來很大的麻煩。因此，做好文秘工作需要文秘人員在辦公過程中保持謹慎，并且培養其良好的工作意識與習慣。只有這樣才能保障工作質量的穩步提升。

1機關文秘人員需具備的工作意識分析

1.1對工作認真負責的意識

文秘人員的工作內容是比較特殊的，難度雖然不大，但是所承擔的責任卻高。要保障工作的順利進行需要文秘人員具有較高的責任意識，對自己工作的喜愛與負責是最好的工作態度。尤其是在文檔管理這項工作中，本身文檔所含的信息內容可能比較復雜。文檔管理的工作內容主要可以劃分為三個步驟，首先是文檔收集，其次是對文檔進行分類整理，最后是對文檔的保存。這個工作雖然看上去難度較低，但是實際的操作過程比較繁瑣，且枯燥無味。因此，有些文秘人員在文檔管理過程中可能會因為工作態度不夠認真而導致工作失誤。文檔管理工作中一個小的失誤，可能會導致后續其他人員的工作無法正常進行，因此作為一個文秘人員要擔起肩上的擔子，用認真負責的工作態度做好每一步工作。

1.2在工作中保持較高的人文素養

實際上文秘工作人員的工作內容還是比較廣的，除了一些日常瑣事以及文檔管理等這類，文秘人員還需要經常與領導、以及部門其他人員進行溝通，除此之外對于接待一些貴客的工作也需要文秘人員操心。因此，對于交際能力較低的人來說做好文秘工作是很困難的。文秘人員在工作中還需要具備較高的人文素養，知道如何與人高效的溝通，用好的溝通能力來拉近人際關系。語言本身就是一門藝術，發揮好語言藝術，也是文秘人員能更順利的完成工作的保障之一。文秘人員的工作性質讓其需要與其他人員大量的交流，若是人文素養不高，在溝通過程中難免會發生一些尷尬的場面，無論是對于文秘人員自身而言還是對于其他員工而言都是很不好的工作經歷。

1.3.在工作中不斷學習

由于文秘工作的特性，工作范圍廣，要承擔的責任自然就多了。對于文秘人員而言每天除了固定的工作之外，可能還會有新的任務出現，在這種情況之下若是文秘人員面對新的工作任務不知道該如何處理難免會鬧出笑話。因此，文秘人員除了對日常的工作負責之外，在平時還要保持積極向上的心態，不斷學習不斷充實自己的能力，這樣在出現新的情況的時候才能更好的應對。作為機關文秘人員，需要明白與時俱進的重要性，樹立起正確的人生觀與價值觀，不能因為在機關工作就覺得工作穩定，不思進取。只有不斷的學習不斷的提升自己的職業素養，未來的道路才能越走越寬。

2提高文檔管理能力的分析

2.1文秘人員不斷提高管理技能

文秘人員要做好自己的工作當然要具備較高的工作能力與職業素養。在文檔管理工作中，許多文秘人員還是存在較大的欠缺的。因此要提高文檔管理能力就需要文秘人員不斷的磨煉自己，通過學習與實踐來提升管理技能。文檔管理技能的提升需要文秘人員做到以下幾個方面。第一，充分利用業余時間進行學習，上文中有提及作為一個文秘人員需要具備的工作意識之一就是不斷學習的進取精神。這一理念在文檔管理技能的提升上就有很高的實用性。通過不斷的學習來提高文秘人員自身的文案編寫以及文檔管理技能，對于自身的不足之處要及時改進。第二，除了日常的學習之外文秘人員要提高文檔管理技能還可以通過進修的方式來實現。通過到其他單位進修，借鑒經驗，取其精華去其糟粕，將別人的經驗通過消化吸收變成自己的技能。這一方式是最直接的，可以減少很多不必要的麻煩。對于文秘人員的文檔管理技能提升是非常有幫助的。

2.2機關單位建立文秘人員工作隊伍

大部分的機關單位需要處理的工作較多，因此文秘人員的工作內容也會相對繁瑣。若是將這些繁瑣的工作全部交給一個文秘人員那么完成難度無疑太大了。因此，機關單位要做好文檔管理工作只靠一個文秘人員來完成工作，是遠遠不夠的。單位要及時建立起一個完善的工作隊伍，根據單位的工作需求對文秘人員的工作能力進行培訓。通過建立起一個較為完善的文秘隊伍來提高單位的文檔管理效率。

2.3機關單位提高對文秘人員培訓投入

文檔管理工作本身就較為復雜，尤其是對于機關單位而言文檔管理工作的任務量相對于其他企業，可能會更大一些。在這種情況之下，想要提高文秘人員的文檔管理技能，只靠文秘人員的自覺性去學習是完全不夠的。單位相關人員要加大對文秘人員文檔管理能力的培訓力度，尤其是當一些新技術出現時，單位要及時組織文秘人員進行培訓，保障文秘人員在工作中能跟上時代的變化。

結束語：上文不但描述了文秘工作人員在日常工作中應該具有的工作意識，還對機關單位如何提高文秘工作人員的文檔管理能力進行了分析。對于文秘人員自身而言要做好自己的本職工作，除了認真的工作態度之外還需要不斷的學習。而機關單位也要加強對文秘人員文檔管理技能的培訓工作，才能保障工作效率的不斷提升。

參考文獻：

[1] 盧菲 . 淺論機關文秘人員的工作意識與文檔管理 [J]. 東方企業文化 ，2018（S1）：82.

[2] 李龍 . 對提高辦公室文秘人員素質的思考 [A]. 甘肅省鐵道學會文秘檔委員會 2006 年度綜合學術研討會論文集 [C].2006.

河南工程學院 451191